Комплексная автоматизация офисной деятельности

Александр Николаев

Задачи автоматизации офисной деятельности

      Обеспечение совместной деятельности

      Документооборот

      Планирование работ и управление ими

      Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

      Связь с внешним миром

      Защита данных

Решение

      Система автоматизации документооборота ЭСКАДО


На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов — разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений — возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

В этой статье рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому в предлагаемой статье они также будут представлены в неразрывной связи.

В начало В начало

Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

В начало В начало

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

В начало В начало

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

В начало В начало

Планирование работ и управление ими

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

В начало В начало

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

  • Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.

  • Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.

  • Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.

  • Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.

  • Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

В начало В начало

Связь с внешним миром

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

  • средства электронной почты;

  • автоматизация службы факсимильных сообщений;

  • средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

В начало В начало

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

  • Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.

  • Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.

  • Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

В начало В начало

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

  • технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;

  • поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;

  • встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;

  • интерфейс с другими источниками данных через ODBC;

  • развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

  • совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;

  • взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;

  • обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;

  • коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

  • реализацию электронной почты;

  • создание Интернет-сервера;

  • поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

В начало В начало

Система автоматизации документооборота ЭСКАДО

Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.

Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается различными способами.

Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис. 1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.

Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно для регистрации документов и контроля их прохождения.

Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.

Контроль взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.

Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:

  • определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;

  • назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;

  • определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;

  • рассчитывать разницы во времени и в стоимости между планируемыми и фактическими данными;

  • вести расписание отдельных задач проекта;

  • синхронизировать расписание отдельных задач проекта или всего проекта целиком.

Информация о любом проекте может быть представлена как в стандартном виде, предлагаемом системой Lotus Notes, так и в виде графа. На рис. 2 и 3 один и тот же проект представлен в двух видах.

Ведение учетной информации о сотрудниках сосредоточено в модуле «Персонал». Помимо анкетных данных о каждом сотруднике, здесь хранится его табель и ведется учет отпусков. Данная информация о сотруднике может быть автоматически использована в системе автоматизации коммерческой деятельности (СКАТ), речь о которой пойдет далее, для расчета зарплаты.

Работа со справочной и вспомогательной информацией осуществляется при помощи модуля «Справочник». Эта часть системы ЭСКАДО служит для хранения информации о партнерах и клиентах, здесь содержатся шаблоны документов и договоров, хранится информация о курсах валют.

В целях наиболее полного моделирования процессов, связанных с документооборотом, система ЭСКАДО содержит также средства настройки параметров автоматизации. Для этого в системе существует ряд программ-агентов, посредством которых можно задавать различные нюансы работы с документами, например: определять, сколько времени отводится одному сотруднику на визирование. Таким образом, программы-агенты позволяют осуществить настройку системы на специфику конкретного предприятия.

Для каждого документа в системе ЭСКАДО могут быть заданы исполнитель и контролер. Это гарантирует, что документ не потеряется и его состояние всегда можно будет проверить. Более того, для конкретного документа может быть разрешено его изменение отдельными сотрудниками организации в процессе визирования.

Эти и другие возможности системы ЭСКАДО позволяют наиболее полно организовать работу с документами и максимально точно смоделировать все процессы реального документооборота.

Рассылка и визирование документов являются двумя основными способами работы с ними в системе ЭСКАДО. Рассылка представляет собой передачу документа всем нуждающимся в нем сотрудникам и не требует от них какой-либо обязательной реакции на него. Визирование представляет собой более сложный способ работы с документами.

При визировании каждый из сотрудников, к которому пришел документ, обязан поставить специальную отметку — визу, говорящую о том, что он работал с этим документом и документ может быть передан на визирование далее. В режиме визирования прохождение документа по сотрудникам может осуществляться как последовательно, так и параллельно, что позволяет организовать работу над документом оптимальным образом.

Более того, каждый из сотрудников, если ему предоставлены соответствующие полномочия, может изменить маршрут движения документа: например начальник подразделения перед визированием может отправить документ на рассмотрение своим заместителям.

Пакет ЭСКАДО содержит развитые средства для организации гибкого поиска документов. Например, документ может быть найден по входящим в него словам, или по имени отправителя, или по дате создания и по многим другим критериям.

Планирование мероприятий в системе ЭСКАДО осуществляется из модуля «Персонал». На рис. 4 показаны различные мероприятия. Отдельное мероприятие может быть задано как личное, то есть для конкретного лица, либо для группы сотрудников. При этом для мероприятия могут быть заданы дата и время, когда лица, задействованные в нем, получат соответствующее оповещение (например, перед его началом).

Следует особо отметить, что в системе ЭСКАДО под термином «мероприятие» подразумевается не только некое организационное собрание, совещание или встреча, но и напоминание о чем-либо или конкретная производственная задача.

Контроль прохождения документов является важной частью работы с ними. Система ЭСКАДО предоставляет для этого различные средства. Прежде всего для этой цели могут быть использованы специальные программы-агенты, о которых говорилось выше. Так, например, для документа может быть затребовано оповещение контролера по электронной почте при визировании документа конкретным сотрудником.

Кроме того, в пакете ЭСКАДО ведется журнал изменений, позволяющий контролировать прохождение документа в системе и работу сотрудников с ним.

Ввод документов в систему ЭСКАДО может быть осуществлен из различных источников, каковыми могут являться файлы различных прикладных систем, сообщения, полученные по электронной почте, факсимильные сообщения. Следует отметить, что при помощи агентов ввод документов в систему ЭСКАДО из электронной почты или с электронного факса может быть автоматизирован.

В системе ЭСКАДО реализован интерфейс с популярным пакетом распознавания текстов Fine Reader, благодаря которому ввод документов с бумаги осуществляется автоматически.

Материал предоставлен компанией Интерпроком ЛАН. Тел.: (095) 129-83-01, 129-80-33, www.ipclan.rosmail.com.

КомпьютерПресс 4'2000