«Университет» управляет университетом

Александр Прохоров

Выбор платформы

Структура системы «Университет»

Учебный процесс

     Автоматизация документооборота

     Управление финансами

     Управление персоналом

     Автоматизированные рабочие места системы «Университет»

     Требования к оборудованию и СУБД

Перспективы внедрения в России

Во всем мире серьезные организации уделяют особое внимание системам автоматизации и управления предприятием. Сегодня просто невозможно представить работу большинства успешных российских предприятий без комплексной информационной системы поддержки управления. Как ни странно, в список организаций, имеющих единые информационные комплексы управления, почти не попадают наши университеты и вузы. Это при том, что престиж российского образования по-прежнему высок, а масштабы отечественной системы образования поистине огромны. В одном только МГУ учатся и работают более 50 тысяч человек. Очевидно, что управление подобным механизмом требует колоссальных ресурсов даже в пределах одного факультета. Трудно даже подсчитать, какие средства в масштабах страны тратятся при отсутствии единой комплексной системы автоматизации и управления. Несомненно, что разработка множественных приложений, автоматизирующих отдельные стороны деятельности университета или вуза, либо создание разрозненных многоплатформных приложений принципиально не решает эту задачу. Исходя из этого российская компания REDLAB предложила собственную разработку — систему управления вузами «Университет», построенную на базе широко известного в мире пакета SAP R/3, надежность и перспективность применения которого доказана многолетним лидерством на рынке глобальных систем управления. Никто не оспаривает эффективность системы R/3, однако платежеспособность российских вузов ставит под сомнение возможность внедрения в учебных организациях дорогостоящих решений. Определенные надежды на успех внедрения единой системы автоматизации «Университет» вселяет тот факт, что все большее число руководителей в России понимают, что если богатой организации нужно хорошее управление, чтобы быть эффективной и выжить в современных условиях, то бедной оно нужно вдвойне. И что любая организация, скупясь на приобретение современной системы управления, тратит куда большие средства на преодоление последствий неэффективного управления.

То, что эффективность работы отечественных предприятий и учреждений в среднем по России невысока, факт общеизвестный, однако оценки некоторых зарубежных источников, даже если предположить их предвзятость, поражают. Одним из таких документов является отчет о конкурентоспособности экономики стран мира за 1999 год (World Competitiveness Report), который приводит обобщенные оценки 4000 лидеров мирового бизнеса эффективности работы различного рода предприятий в 59 странах мира по результатам 1999 года.

В числе прочего в этом отчете утверждается, что в среднем по России эффективность работы учреждений находится на 59-м месте (из 59 возможных!), а уровень менеджмента — на 58-м месте, в то время как по ресурсам рабочей силы мы располагаемся на 25-й позиции, то есть почти в середине данного списка.

Ни для кого не секрет, что «в единственном экземпляре» в России могут сделать все, а организовать и эффективно управлять массовым производством почти не умеют. И сегодня для всех очевидно, что это проблема не отсталости отечественной науки или нехватки талантов и индивидуальностей в нашем отечестве, а неэффективного управления нашими учреждениями и предприятиями. Есть, конечно, исключения — предприятия, которые выходят на мировой уровень по качеству менеджмента и управления, но, к сожалению, их вклад в среднестатистические данные таков, что на общие цифры они почти не влияют. Поэтому если говорить в среднем об эффективности предприятий, занятых в сфере высшего образования, а именно наших вузов и университетов, то ситуация мало отличается от других отраслей. Проблема управления является комплексной — это не исчерпывается лишь вопросами компьютеризации и автоматизации, однако несомненно, что одна из существенных ее составляющих — наличие единой интегрированной информационной системы для управления предприятием, когда принятие решений строится на основе полной и достоверной информации.

Характерными особенностями образовательных учреждений и в целом системы образования Российской Федерации являются многоплановость их видов деятельности, региональные различия, индивидуальная специфика каждого образовательного учреждения в организации учебного процесса, управлении научными исследованиями, административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью, в проведении кадровой политики, в реализации социальных программ и т.д.

Поэтому решение проблем управления образовательными учреждениями немыслимо без их полной информатизации на основе одной из современных корпоративных информационных ERP-систем и без создания инфраструктуры управления развитием образования.

Об этом в том числе говорится и в статье первого заместителя Министра образования Российской Федерации Г.А.Балыхина «Актуальные экономические проблемы развития системы образования Российской Федерации», опубликованной в последнем номере журнала «Поиск». В статье, в частности, речь идет о том, что основу инфраструктуры управления развитием образования должна составить отраслевая информационная среда для системы образования России, предусматривающая «единое информационное пространство системы образования на базе отраслевой информационной системы, позволяющей комплексировать в едином процессе управление персоналом, бухгалтерским учетом, экономикой и финансами, трудом и заработной платой, научными исследованиями, техническим и социальным развитием и другими аспектами работы образовательных учреждений».

В таком контексте чрезвычайно актуальной становится необходимость создания единой интегрированной информационной системы управления отечественными вузами, которая послужила бы основой для создания в ближайшем будущем единого информационного пространства системы образования Российской Федерации.

В 1996 году компания REDLAB при поддержке МГУ взялась за осуществление подобного проекта, который получил название «Университет». Впервые в рамках одного проекта была поставлена такая масштабная задача, как создание адаптируемой интегрированной системы для информационной поддержки всех видов деятельности российских высших учебных заведений. Задача по разработке системы, которая позволила бы поднять экономическую эффективность работы вуза за счет мониторинга всех финансовых, материальных и интеллектуальных ресурсов, наладить учет всех видов деятельности вуза и обеспечить его взаимодействие как с другими вузами, так и по вертикали министерство — вуз

Одной из первых серьезных проблем, с которыми столкнулись разработчики, стал выбор платформы, на которой должна строиться система. Были проведены встречи с мировыми производителями программного обеспечения в этой области, такими как SCT, DataTech, PeopleSoft, SAP, Exect, Baan, OCU, а также изучен опыт отечественных производителей аналогичных систем («АйТи», «Галактика», «Парус», «Цефей», «1С»), проведены обследования деятельности некоторых отечественных вузов, разработана информационная модель деятельности вуза. На основании анализа собранной информации в 1998 году было принято решение о создании Единой интегрированной информационной системы на базе одной из существующих и апробированных корпоративных ERP-систем. Выбор был сделан в пользу платформы SAP R/3, которая наиболее полно соответствует сформулированным требованиям к информационной системе управления образовательным учреждением, а именно:

• R/3 охватывает все сферы деятельности предприятия: учет основных средств, финансы, бюджетирование, кадры, расчет заработной платы. Ни одна российская система не в состоянии конкурировать с ней по степени законченности, интегрированности, масштабируемости, многофункциональности, апробированности, открытости и т.д.

• Из зарубежных систем управления предприятием эта система наиболее широко распространена во всем мире, и что особенно важно — продвинута в части вопросов управления персоналом, что является одним из ключевых вопросов при создании решения в части автоматизации учебного процесса.

• Из западных систем SAP R/3 — единственная, которая поддерживает полностью локализованную для России версию, включая полную и регулярную поддержку российского законодательства (что особенно важно для финансовых и бухгалтерских задач). Система установлена на десятках предприятий РФ. Система позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с требованиями российского законодательства, а при необходимости составлять отчеты в соответствии с западными стандартами (например, GAAP).

• Система SAP R/3 может, помимо автоматизации внутривузовской деятельности, служить базой для обучения управленческих кадров на примере смоделированной специальными средствами системы корпорации. Это очень важно для отраслевых вузов, поскольку позволяет предложить на рынок дополнительную услугу для предприятий своей отрасли.

• SAP R/3 позволяет строить вертикальное решение министерство — вуз как на федеральном, так и на региональном уровне.

• Система достаточно хорошо апробирована в качестве основы для управления зарубежными университетами. В настоящее время в образовательных учреждениях Америки, Европы и стран Азиатско-Тихоокеанского региона инсталлировано более 350 систем SAP. Среди университетов, использующих решения SAP, есть такие престижные университеты, как университеты Торонто, Карлсруэ, Гумбольдта, штата Миннесота и многие другие. Для заказчиков из сферы высшего образования и научных исследований решения SAP обеспечивают стратегическую деловую инфраструктуру, поддерживающую бизнес-процессы и специфические организационные потребности образовательных и научных учреждений. Решения SAP позволяют им достигать значительных преимуществ и увеличивать внешнюю и внутреннюю эффективность и прозрачность деятельности университета.

Конечно, зарубежный опыт управления вузами невозможно просто перенести на российские учебные заведения, имеющие свою специфику. Однако, учитывая вовлечение России (особенно за последнее десятилетие) во все большее количество международных проектов и учебных программ, а также широкую систему зарубежных грантов, массовое обучение в России иностранных студентов, программы обмена с зарубежными вузами и университетами, можно с уверенностью сказать, что иметь информационную систему, совместимую с западными аналогами, весьма перспективно. Не последнюю роль в выборе системы R/3 сыграло наличие в ней модулей, ориентированных на управление бюджетными организациями, и хорошо проработанной подсистемы управления персоналом. Кроме того, система имеет мощную среду разработки, основанную на языке ABAP, поддерживает практически все современные популярные СУБД, что особенно важно для внедрения в России, где в многочисленных вузах функционируют самые разные приложения, для которых важна возможность интеграции в общую систему.

Что касается возможностей адаптации системы R/3 к российской специфике, прежде всего нужно сказать о ее локализации. Силами разработчиков SAP система полностью локализована, причем, если говорить, например, о бухгалтерии, то все изменения российского законодательства отслеживаются и становятся доступными для пользователей. Подразделения, которые занимаются российской локализацией, находятся как в Москве, так и в штаб-квартире SAP.

Система «Университет» строится следующим образом. Основу составляют специальным образом настроенные на специфику вуза модули R/3, главными из которых являются модули FI (Управление финансами) и HR (Управление персоналом). Следует отметить, что возможности по расширению здесь почти безграничны — в зависимости от потребностей можно настроить модули управления проектами, контроллинга и другие — вплоть до маркетинга, сбыта и производственных процессов.

Принципиально система R/3 настраивается под разные типы предприятий: производственные, государственные, учебные. Помимо типа предприятия можно задавать более детальные настройки для конкретных видов задач. Для формирования данных настроек компания REDLAB провела широкое обследование большого количества вузов, в результате чего удалось построить бизнес-модель, на основании которой и осуществляется адаптация системы под конкретные условия. По свидетельству Генерального директора компании REDLAB Игоря Терехова, несмотря на огромное количество уже собранной и проанализированной информации, модель должна постоянно совершенствоваться за счет обследования все новых вузов и учета различных аспектов их деятельности. В настоящее время обследование вузов активно продолжается, а также ведутся работы по обследованию Министерства образования.

Сегодня система «Университет» имеет 12 функциональных модулей (рис. 1), которые можно условно разбить на четыре основные группы: учебный процесс, автоматизация документооборота, управление финансами и управление персоналом.

Отдельные подсистемы настраиваются в зависимости от перечня задач, решаемых в пределах конкретного вуза. При эксплуатации программного комплекса в вузе в состав системы могут быть интегрированы уже имеющиеся разработки института, созданные как на базе R/3, так и с помощью других инструментальных средств (рис. 2).

На основе базисной функциональности R/3 силами фирмы REDLAB разработаны дополнительные модули, представленные в правой части рис. 3; помимо модуля управления учебным процессам имеется также ряд модулей для решения специфических задач, связанных с научной деятельностью университета. Разработка была произведена на основе инструментария SAP с максимальным использованием стандартных системных объектов, что позволило при сравнительно небольшом увеличении программного кода добиться высокой функциональности вновь разработанных модулей.

В системе R/3 есть модули, предназначенные для управления учебным процессом, однако проведенный компанией REDLAB анализ показал, что использовать их в условиях российских вузов не представляется возможным. В связи с этим компанией REDLAB были разработаны специальные модули управления учебным процессом, отражающие специфику российских вузов.

Подсистема «Учебный процесс» разработана как абстрактная модель, в которой изначально не определены конкретные виды занятий и контроля, а также критерии оценки знаний. Настройка для каждого вуза и для каждой формы обучения (рис. 4) производится на основе таких объектов, как специальность, учебный план, расписание занятий, ресурсы для проведения занятий и т.д.

Терминология также может настраиваться в соответствии со стандартами, принятыми в конкретном вузе.

В целом внедрение подсистемы предполагает автоматизацию учебных планов, расписания занятий, контроля прохождения студентов по учебным планам, автоматизацию сбора и хранения результатов экзаменов, зачетов и т.д.

Если необходимо, система может учитывать контроль внесения платы за обучение, планирование и учет дополнительных и специальных курсов. В данной подсистеме также осуществляется расчет нагрузки преподавателей, распределение между ними обязательных и факультативных курсов, планирование распределения аудиторий и ряд смежных задач.

Обобщенная модель учебного процесса вуза (рис. 5) позволяет связать воедино все элементы учебного процесса. на основании ряда допущений, которые сводятся к тому, что специальность состоит из специализаций, специализация характеризуется учебным планом, представляющим собой список учебных дисциплин с часами и видами контроля, а учебные группы привязываются к учебному плану, что служит основой для составления расписания. В свою очередь, преподаватели закреплены за кафедрами, а дисциплины — за кафедрами и за преподавателями, что позволяет взаимоувязать все вышеупомянутые элементы.

Автоматизация документооборота является типичной функцией для предприятий различного профиля, она позволяет организовать учет документов по подразделениям и по вузу в целом, осуществлять контроль исполнения приказов, автоматизировать ведение архива документов, поиск документов и их публикацию в общих папках системы и через Web. Данная подсистема позволяет также организовать распределение документов по личным папкам пользователей и обеспечить пересылку документов.

Подсистема решает стандартные для бюджетной организации задачи, то есть учитывает организацию ввода и хранения финансовых документов, автоматизирует формирование финансовой отчетности, планирование и учет бюджетных средств, учет основных средств организации и т.д. Помимо этого система позволяет учитывать специфику учебной организации и планировать, например, такие специфические источники поступлений финансов, как гранты, а также осуществлять гибкую настройку учетных функций под бизнес-процессы конкретного университета.

Данная подсистема осуществляет учет сотрудников, ведение данных сотрудника, учет труда и заработной платы, а также стипендий студентов и аспирантов и пр.

Минимальное количество клиентских мест, которое требуется для среднего вуза, колеблется от 20 до 30. Однако это не означает, что вуз должен закупать такое количество лицензий сразу. Проект может начинаться с нескольких клиентских мест и постепенно развиваться. В принципе, система рассчитана на создание как традиционных для любой организации автоматизированных рабочих мест, таких как бухгалтерия, зарплата, учет персонала, так и специфических для вуза, таких, например, как ректорат, деканат, ученый совет, кафедра, учебный процесс, научные исследования и пр.

Приведенный список отнюдь не исчерпывает возможности системы. Каждое из приведенных в данном списке рабочих мест может быть разбито на несколько или наоборот соединено с другими в соответствии с необходимостью и с учетом должностных обязанностей конкретных сотрудников.

Система «Университет» целиком вписывается в архитектуру «клиент-сервер». Клиент может быть самый тонкий, вплоть до PC 486. Нагрузка на клиент минимальная, основная нагрузка ложится на сервер, на котором работают сервер баз данных и сервер приложений. Требования к серверу сводятся к необходимости наличия большого дискового пространства и не менее 512 Мбайт оперативной памяти. В качестве сервера разработчик (компания REDLAB) рекомендует использовать UNIX-серверы компании Sun Microsystems.

Таким образом, к оборудованию могут быть сформулированы следующие требования:

• Сервер — Sun Server от 512 Мбайт RAM, от 20 Гбайт HDD.

• Клиентские станции — любые PC Intel Pentium, на которых устойчиво функционирует Windows 9x или Windows NT.

• Локальная сетевая среда — от 10 Мбит.

• Подключение к Интернету при работе в удаленных офисах.

• Оборудование для резервного копирования базы.

• СУБД: Informix, Oracle, MS SQL, DB/2, ADABAS.

После ознакомления с основными возможностями системы «Университет» читателю, вероятно, любопытно будет услышать ответ на вопрос, который прозвучал в самом начале статьи: «Каковы же перспективы внедрения данного проекта в России?» С одной стороны, не секрет, что даже безусловно перспективные решения, способные реформировать устаревший процесс управления в системе высшего образования, не доходят до масштабного внедрения из-за элементарного отсутствия средств. С другой стороны, несомненно, что серьезные коммерческие организации, взявшиеся за подобный проект, просчитывали перспективы его внедрения и окупаемости и имеют конкретный бизнес-план. Чтобы уточнить ситуацию, что называется, из первых рук, я встретился с Генеральным директором компании REDLAB и задал ему несколько вопросов, касающихся перспектив внедрения проекта «Университет» в России.

КомпьютерПресс: Ознакомившись с материалами о вашем проекте, я выяснил, что аналогичные системы на базе R/3 используются в 360 крупнейших учебных заведениях мира, таких, например, как Массачусетсский технологический институт, университет Гумбольдта и другие. Опять-таки, МГУ (в котором начато внедрение системы) — это тоже огромный университет, и, вероятно, для подобных организаций применение такой мощной и дорогостоящей системы, как R/3, оправдано. Но не кажется ли Вам, что использование вашей разработки как типовой для большинства российских вузов — это слишком дорогое решение?

Игорь Терехов: Прежде всего, понимая, что российские вузы не в состоянии выложить суммы, исчисляемые многими сотнями и даже миллионами долларов (а столько аналогичные системы стоят на Западе), мы добились от наших партнеров специальной ценовой политики. Она позволяет, во-первых, на порядок снизить общую стоимость системы и, во-вторых, обеспечить возможность плавно наращивать систему, приобретая лицензии маленькими «партиями». Нами заключены соответствующие соглашения о целевом партнерстве с SAP AG, Sun Microsystems и другими компаниями, направленные на обеспечение наиболее выгодных условий приобретения продуктов в рамках проекта.

Далее, я в принципе не считаю, что система, предлагаемая нами, дороже аналогичных отечественных систем. Не говоря уже о себестоимости собственных «бесплатных» разработок, которые на деле выливаются в немыслимые затраты не столько на саму разработку, сколько на сопровождение и развитие. И это при практически полном отсутствии совместимости и перспектив интегрировать в единую систему отдельные подсистемы.

КП: Но ведь существуют небольшие вузы, просто не способные позволить себе затраты, которые относительно невелики для таких гигантов, как МГУ.

И.Т.: Действительно, наряду с крупными университетами существуют вузы меньшего масштаба, поэтому мы рассматриваем как минимум два варианта решения: для крупных и для небольших вузов. Мы допускаем возможность построения системы для сравнительно небольших вузов на базе отечественных программ. Это могут быть, например, отечественные разработки, такие как БОСС. Второй вариант удешевления системы для небольшого вуза — это возможность работы через крупный вуз или университет. В этом случае система устанавливается в крупные региональные или отраслевые университеты. Те же вузы, что не могут себе позволить установку собственной системы, приобретают какое-то количество клиентских лицензий и пользуются информационной системой, функционирующей в одном из крупных центров, который в данном случае выступает как Application-Provider, имеющий на своем сервере выделенные разделы для вузов-клиентов.

КП: А какие управленческие системы функционируют в университетах и вузах сегодня? Как относятся вузы к собственным разработкам, стремятся ли они их менять и насколько местные решения уступают тем, которые предлагаете внедрять вы?

И.Т.: На мой взгляд, автоматизация учебных заведений находится в достаточно разобранном состоянии. В большинстве крупных университетов в некотором объеме решены вопросы бухгалтерского учета на базе таких программ, как «1С», «Парус», «Галактика» и другие. Есть много собственных разработок, нацеленных на автоматизацию отдельных компонентов учебного процесса. Должен сказать, что среди них немало интересных и талантливо сделанных систем, но проблема все равно остается. В 99% случаев эти системы в разных подразделениях, на разных факультетах даже в пределах одного университета несовместимы. Разработка отдельных модулей (таких как «бухгалтерия», «кафедра», «научные исследования», «система абитуриент») ведется разными коллективами, на различных платформах. Основной проблемой для организации в данном случае является невозможность объединения и согласования данных различных программ в единую систему. Усложнены развитие, адаптация и поддержка системы. Такие «системы», как правило, не документированы, то есть их нельзя назвать продуктом. При этом большинство руководителей университетов и вузов начинают понимать, что, располагая решениями для отдельных подразделений, они, тем не менее, далеки от решения вопроса комплексной автоматизации предприятий как единого целого. К счастью, я наблюдаю существенное изменение взглядов руководителей вузов на эту проблему. Все реже можно слышать утверждения типа: «У нас есть система автоматизации. Мы уже работаем над ней 20 лет. Еще немного — и доделаем». Руководители все больше, на мой взгляд, начинают понимать роль самой задачи, а также сложность и дороговизну решения ее своими силами.

Еще я хотел бы обратить внимание на то, что использование в качестве ядра системы R/3 позволяет реорганизовать управление вузом, поднять его корпоративную культуру на, без преувеличения, международный уровень. Необходимо отметить, что система R/3 аккумулировала в себе более чем двадцатипятилетний опыт управления тысячами и тысячами предприятий в разных отраслях по всему миру.

КП: Насколько я могу судить из Вашего рассказа, проект предполагает весьма существенные инвестиции в разработку. Есть ли у Вас уверенность, что затраты на разработку окупятся, а система будет внедрена во многих российских вузах? Имеется ли поддержка проекта на уровне руководства МГУ, Министерства образования, или, может быть, эта программа поддерживается какими-то международными организациями?

И.Т.: Во-первых, как я уже упоминал, вузы, очевидно, тратят не меньшие деньги на развитие и поддержку имеющихся на сегодняшний день собственных средств автоматизации. Говоря о политике министерства, надо отметить, что действительно имеется ряд международных и российских программ, нацеленных на совершенствование процесса управления учебным процессом, и мы рассчитываем, что многие вузы получат финансирование из этих источников. Что касается поддержки руководства МГУ, думаю, Вы согласитесь, что без этого вряд ли состоялось бы внедрение системы на факультете ВМиК. В настоящее время готовится проект внедрения системы на физфак МГУ.

КП: Какие же планы по срокам внедрения системы в МГУ?

На ВМиК система уже частично функционирует; мы думаем, что летнюю сессию студенты будут уже сдавать с ее использованием. Общее время на внедрение основной функциональности заняло около полугода. Думаю, что на других факультетах, с учетом полученного опыта, процесс будет идти быстрее. Говоря о факультете МГУ как об объекте для внедрения системы, следует понимать, что по своей структуре, масштабам и организации многие из факультетов Московского университета сравнимы с университетами средних размеров. Конечно, установка и настройка системы в центральном аппарате МГУ будет иметь особую специфику, но для большинства вузов система на ВМиК, я думаю, может служить завершенным образцовым проектом.

КомпьютерПресс 5'2000