oldi

Outlook 2000 — больше функций, меньше кнопок

Александр Прохоров

Outlook 2000 в двух словах

Outlook 2000 — подробности

    Упрощение программы в эксплуатации

    Улучшение интерфейса

    Расширенная поддержка технологий Интернета

    Новые возможности управления электронной почтой

    Управление сообщениями электронной почты

    Определение размера папки

 

Данная публикация продолжает цикл статей, посвященный возможностям продуктов, входящих в новый офисный пакет Microsoft Office 2000; на этот раз речь пойдет об усовершенствованиях в программе Outlook 2000.

Outlook 2000 в двух словах

Outlook является одним из центральных элементов пакета Office 2000. Об этом свидетельствует хотя бы тот факт, что из десяти компонентов Office различной комплектации только три (Word, Outlook и Excel) входят во все варианты поставки («Стандартный», «Для малого бизнеса», «Профессиональный», «Экстра», и «Для разработчиков»).

Необходимо отметить, что из трех вышеперечисленных компонентов Outlook 2000 получил наибольшее количество усовершенствований. Как поклонники пакета, так и конкуренты Microsoft сходятся во мнении о том, что Outlook 2000 — это система, которая удачно интегрирует средства управления электронной почтой с функциями организации личной информации, и что радикальная модернизация последней версии делает изучение этой информационной системы более простым и быстрым.

Традиционным достоинством программы является ее универсальность и возможность объединить и структурировать в рамках единого интерфейса большой объем записей. В этом смысле Outlook 2000 мощнее своих конкурентов. Программа является очень удачным решением для планирования большого объема разнородной информации; при этом возможности Outlook 2000 в полной мере раскрываются в случае использования в корпоративных интрасетях, на базе Microsoft Exchange Server. Можно отчасти согласиться с оппонентами офисной стратегии Microsoft, которые по-прежнему говорят об избыточной функциональности приложения и, как следствие, — о некоторой сложности системы Outlook 2000 для организации малых объемов информации. Учитывая тот факт, что количество информации имеет тенденцию к росту, данный недостаток является весьма относительным. Однако можно согласиться с тем, что в ряде случаев для создания небольших электронных органайзеров есть более простые средства, например Lotus Organizer.

Главной особенностью Outlook остается совмещение функций электронной почты и личной информационной системы, причем в версии Outlook 2000 данные возможности получили дополнительное развитие. Так, в частности, записи адресной книги получили дополнительный раздел, в котором может объединяться вся имеющаяся информация, относящаяся к данному контакту, включая сообщения почты, назначенные встречи и планируемые задачи, связанные с этим человеком.

Несмотря на широкие возможности Outlook 2000, позволяющие планировать встречи и организовывать рабочее время, центральным элементом системы по-прежнему остается управление электронной почтой. В новой версии программы появились более развитые поисковые инструменты, шаблоны для создания более привлекательно оформленных сообщений в формате HTML и многое другое.

Ряд элементов интерфейса обрел более простой дизайн в привычном для пользователя Web-стиле. Новая версия программы предоставляет пользовательский интерфейс к Internet Explorer, что позволяет просматривать Web или обращаться в корпоративную сеть непосредственно из Outlook 2000.

В настоящей статье достаточно подробно рассматриваются направления, по которым шло развитие программного продукта, анализируются новые возможности Outlook 2000, а также те функции, которые впервые появились в версии 1998 года и были развиты в Outlook 2000.

В начало В начало

Outlook 2000 — подробности

Говоря об усовершенствованиях Outlook 2000, можно условно выделить несколько основных направлений, по которым шло развитие возможностей продукта: упрощение в эксплуатации, развитие поддержки Интернета, расширение возможностей коллективной работы и совершенствование работы в режиме удаленного доступа.

В начало В начало

Упрощение программы в эксплуатации

Outlook — это программа, которой пользуются миллионы людей во всем мире, постоянно внося свои пожелания по увеличению степени удобства тех или иных функций. Основываясь на многочисленных замечаниях пользователей предыдущих версий продукта, разработчики Outlook 2000 внесли целый ряд изменений, касающихся установки, настройки и эксплуатации программы.

Упрощение установки программ

В современных компаниях используются различные способы обмена сообщениями электронной почты. Одни организации работают через поставщика услуг Интернета, другие обмениваются почтой посредством установленного в организации сервера Интернета, третьи помимо электронной почты Интернета работают с Microsoft Exchange Server или с другими системами, четвертые вообще не обращаются к функциям электронной почты и используют Outlook как средство планирования. Важно отметить, что во всех этих случаях вне зависимости от типа организации обмена сообщениями электронной почты Outlook 2000 позволяет провести оптимальную настройку приложения.

В процессе работы с менеджерами электронной почты накапливается достаточно много учетных записей. Это приводит к определенной проблеме, связанной с возможностью утери последних при переходе на новую систему.

Для решения этой проблемы в процессе установки Outlook 2000 автоматически определяет наличие других клиентов электронной почты и, обнаружив последние, считывает текущие параметры для оптимизации дальнейшей настройки. Программа установки подключает параметры входа в сеть, производит импорт информации из адресных книг и позволяет сохранить все списки контактов и рассылки.

Таким образом, переход на использование Outlook 2000 для пользователей таких программ, как Outlook 97/98, Outlook Express, Microsoft Messaging, Netscape Messenger и т.д., проходит почти безболезненно.

Увеличение производительности

В Outlook 2000 значительно быстрее, чем в предыдущих версиях программы, осуществляется поиск и открытие элементов различных типов. В частности, более быстрым стал запуск приложения и выход из него, более оперативным стало чтение сообщений в области просмотра без открытия отдельного окна, сократилось время переключения между различными модулями.

В отличие от Outlook 97, в Outlook 2000 архивация папок производится в фоновом режиме, что дает пользователям возможность работать с Outlook без прерываний. Все это позволяет сократить общее время на выполнение основных операций, предоставляемых программой.

В начало В начало

Улучшение интерфейса

Представление данных в виде Web-страниц

Многие элементы интерфейса Outlook 2000 приобрели более простой вид, часть из них получила привычный для пользователей стиль оформления окна в виде Web-страницы.

В частности, характерным примером такого оформления может являться окно Outlook сегодня, в котором можно кратко ознакомиться с наиболее актуальной информацией на текущий день, относящейся к разным категориям (календарь, задачи, сообщения) и представленной в одном окне.

Как видно из рис. 1, окно Outlook сегодня имеет стиль Web-страницы, на которой все записи являются гиперссылками, с помощью которых можно перейти в соответствующие окна за дополнительной информацией.

Индивидуальная настройка меню инструментов

В Outlook 2000 наряду с другими приложениями Microsoft Office использована новая технология Microsoft IntelliSense, которая позволяет учитывать действия пользователя и на основе этой информации настраивать меню в соответствии с запросами конкретного пользователя. За счет упрощения доступа к наиболее часто используемым командам на панелях инструментов остаются только нужные пользователю функции, найти которые гораздо проще. Впрочем, наряду с поклонниками подобного подхода есть и скептики, которые склонны к тому, чтобы, запомнив однажды интерфейс, находить инструменты именно там, где они видели их в последний раз, а не там, куда его переместила система. Как известно, на всех не угодишь, но не вызывает сомнений, что подход, предоставляющий интеллектуальную систему самонастраивающегося меню, является перспективным.

Более наглядные информационные панели

Большинство стандартных меню и панелей инструментов Outlook 2000 упростилось, что позволяет быстрее находить многие команды, наиболее подходящие к конкретной ситуации.

На панелях инструментов уменьшилось количество кнопок, а наиболее важные из них теперь имеют текстовые надписи. Информационные панели стали более броскими. В частности, заголовок состояния сообщения, в котором указывается, был ли дан ответ на сообщение, имеется ли на нем пометка о необходимости отслеживания и т.д., теперь сразу обращает на себя внимание (рис. 2).

Упрощенное окно Параметры

Диалоговое окно Параметры, вызываемое из кнопки Сервис (рис. 3), приобрело более логичный и простой вид. Названия всех вкладок перегруппированы и отображаются в одной строке.

Новые инструменты поиска

Несмотря на то что в Outlook 2000 количество функций возросло, одновременно с этим количество кнопок и вспомогательных окон сократилось. В частности, новый инструмент поиска позволяет легко находить сообщения и при этом отображает их в том же самом окне.

В окне поиска пользователь Outlook 2000 найдет простые инструкции, помогающие добиться лучших результатов, а также кнопку вызова диалогового окна расширенного поиска. В последнем имеется специальный помощник, который подробно расскажет о дополнительных возможностях поиска в Outlook 2000, когда они понадобятся пользователю.

В новой версии Outlook появилась также удобная команда «Быстрый поиск контактов», помеченная на панели инструментов (рис. 4). В поле команды достаточно ввести хотя бы часть фамилии субъекта контакта, чтобы система вызвала окно с данными о нем.

Совершенствование организации электронной почты

Работа с информацией, находящейся в несистематизированной электронной почте, — весьма непростая задача. Чтобы максимально упростить ее, Outllok 2000 предлагает такие удобные средства для организации вашей почты, как папки, представления и правила.

Сортировка почты по папкам

Вкладка Новая папка окна Организовать (рис. 5) позволяет создать папку, а затем перемещать в нее выделенные сообщения. Вы также можете создавать определенные правила для помещения писем разного сорта в различные папки. Так, в качестве примера на рис. 5 показано правило, по которому сообщения от Васильева Михаила будут поступать в папку Друзья.

«Мастер правил» позволяет редактировать существующие правила и создавать новые (рис. 6).

Впервые Мастер правил появился еще в Outlook 97 как помощник для разработки критериев для выполнения различных операций над сообщениями электронной почты. Этот мастер предназначен в первую очередь для новичков. В Outlook 2000 Мастер правил из дополнения превратился в составную часть приложения (рис. 7).

Сортировка сообщений по цвету

Следующая возможность организовать ваши сообщения — это придать им соответствующий цвет (рис. 8). Возможно, если сообщения от вашего начальника станут окрашиваться в красный цвет, вы реже будете оставлять их без внимания.

Сортировка почты «По представлению»

Имеется также возможность сортировать вашу почту «По представлению». Это означает, что вы можете представить ее По предметам, По отправителю, По получателю, По Временной шкале для сообщений (как это, например, показано на рис. 9) и т.д. Каждая из вкладок имеет дополнительные инструменты, которые позволяют создавать более сложные правила для каждого представления.

Сортировка почты на желательную и нежелательную

Те, кто работает с электронной почтой, знают, как много лишних, а следовательно, отвлекающих сообщений приходит в почтовые ящики. В основном это предложения о том, как можно за умеренные деньги получить совет или программу, которая поможет вам сказочно разбогатеть. Вам также могут приходить сообщения, которые скромно именуются «Сообщения для взрослых», причем это еще не худший вариант, худший — это, конечно, вирусы по почте. Для борьбы с подобными письмами имеется еще одна вкладка — «Нежелательная почта», которая позволяет настроить фильтр ненужной почты (рис.10). Пользователь получает возможность создать определенный список отправителей, почту от которых необходимо считать нежелательной. Есть также возможность отслеживания нежелательных сообщений по ключевым словам.

В начало В начало

Расширенная поддержка технологий Интернета

В Outlook 2000 существенно расширился спектр поддерживаемых технологий Интернета, связанных с обменом сообщениями, управлением каталогами, обеспечением безопасности, планированием работы и организацией сотрудничества.

В частности, реализована поддержка почтовых протоколов: POP, SMTP, IMAP, S/MIME. Почтовые протоколы РОР3 (Post Office Protocol) и простой протокол передачи электронной почты SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) наиболее часто используются для обмена сообщениями электронной почты через Интернет. Протокол IMAP4 является стандартом Интернета на передачу сообщений электронной почты и их хранения на серверах. Поддержка IMAP4 обеспечивается при установке конфигурации «Internet Only».

Протокол S/MIME служит для защиты сообщений электронной почты и используется в Outlook 2000 для генерации цифровой подписи и для шифрования передаваемой информации.

В Outlook 2000 также поддерживается протокол передачи сетевых новостей NNTP, который применяется для публикации и обмена сообщениями в рамках Интернет-конференций и электронных досок объявлений.

Поддерживается протокол LDAP — протокол доступа к сетевым каталогам, который является основным средством поиска данных в глобальных каталогах Интернета и который позволяет найти корреспондентов электронной почты в общедоступном Интернете или в корпоративной сети.

Помимо этого поддерживаются стандарты vCard (формат контактов для Интернета), vCalendar (стандарт для управления встречами в Интернете) и iCalendar (стандарт календарного планирования в Интернете).

Формат vCard предназначен для обмена пересылаемой через различные сети адресной информацией, которая может содержать помимо текста изображения логотипы и пр. Стандарт vCalendar содержит описание формата обмена информацией о планируемых встречах с помощью типовых сообщений, при помощи которых пользователи могут обмениваться данными и планировать собрания.

В начало В начало

Новые возможности управления электронной почтой

Редактирование почтовых сообщений формата HTML

В Outlook 2000 в полной мере организована поддержка электронной почты в формате HTML, которая позволяет создавать почтовые сообщения на уровне современных Web-страниц. Впервые почта HTML была использована в Office 98, и эта возможность была развита в Outlook 2000.    Outlook 2000 позволяет отправлять сообщения со всеми мультимедийными объектами, которые могут использоваться на Web-страницах. В сообщениях могут содержаться и Web-страницы целиком. Для того чтобы использовать для всех сообщений формат HTML, достаточно выбрать в окне Параметры опцию Отправлять в формате HTML (рис. 11).

Сообщения можно передавать в любом формате (HTML, RTF или в виде неформатированного текста — см. рис. 11).

В Outlook 2000 имеется также возможность быстро переключаться между форматами HTML, RTF и неформатированным текстом непосредственно в ходе редактирования сообщения. При этом, естественно, переход из формата HTML приводит к соответствующим потерям в форматировании документа (рис. 12).

Пользователи Outlook 2000 имеют также возможность вызывать из Outlook другие Office-приложения и посылать почту из этих приложений. В частности, на рис. 13 показано, как электронное письмо готовится из окна Excel, вызванного в Outlook. Подготовленное письмо пересылается в формате HTML, и получатель может прочесть данное сообщение на компьютере, где комплект Office вообще не установлен.

Множественные подписи

Outlook 2000 позволяет включать в сообщения подпись пользователя в различных форматах. Пользователь имеет возможность выбирать подпись, соответствующую данному сообщению (рис. 14). Например, одна подпись — официальная, с указанием должности, другая — для неформальных сообщений. Помимо этого благодаря поддержке стандарта vCard к разным подписям можно прикреплять разные карточки.

Outlook 2000 предоставляет широкие возможности оформления сообщений в собственном стиле, на базе выбора бланков, с помощью которых можно изменять фоновые изображения, цвет фона и шрифта, создавать индивидуальные стили. Данные элементы оформления могут применяться по умолчанию или назначаться пользователем для каждого сообщения.

Подобная возможность придает сообщениям электронной почты менее скучный вид. Однако следует отметить, что чрезмерное увлечение использованием графического фона иногда снижает читабельность сообщения (рис. 15).

В начало В начало

Управление сообщениями электронной почты

Фильтрация сообщений

В Outlook 2000 получил дальнейшее развитие Мастер правил, о котором было сказано выше, при описании окна Организовать. Помимо описанных функций возможна также фильтрация по учетным записям. То есть для систематизации почты можно применять правила, зависящие от того, на какую учетную запись поступило сообщение.

Автоматическое отображение потока сообщений

Если обрабатываемое сообщение является частью потока обсуждения (то есть на него получены ответы или оно само послано в ответ на другое сообщение), пользователь может автоматически вывести на экран все другие сообщения, входящие в данный поток. Для этого достаточно щелкнуть на информационной панели (на заголовке серого цвета в верхней части формы сообщения), как показано на рис. 16.

Автосохранение черновиков

Outlook 2000 сохраняет все неотправленные сообщения в специальной папке Черновики, что позволяет пользователю редактировать почтовое сообщение в несколько этапов и отсылать его только после окончательной редакции. Эта же папка может производить автосохранение на случай сбоя системы.

В начало В начало

Определение размера папки

Часто пользователю необходимо проследить, какой объем на диске занимает быстро накапливающаяся почта. В Outlook 2000 появилась еще одна новая панель Размер папки (рис. 17), позволяющая быстро определить объем дискового пространства, занимаемый данной папкой.

Продолжение статьи об усовершенствованиях пакета Outlook 2000 можно будет прочитать в следующем выпуске данного цикла.

КомпьютерПресс 6'2000