Word, Outlook, Internet Explorer. Полезные советы

Word, Outlook и Internet Explorer — наверное, именно эти программы наиболее часто используются на персональном компьютере. Работать с данными приложениями умеют практически все владельцы ПК, но при этом большинство из них знакомы лишь с малой долей их возможностей. А следовательно, потери от неэффективного использования данных программ очень велики. Надеемся, что приведенные ниже советы подскажут, как работать быстрее, и помогут сэкономить драгоценное время.

Word

Сравнение документов side by side

Вероятно, вы встречались с проблемой сложности сравнения двух версий одного и того же документа. В Word 2003 появилась возможность сравнения документов в режиме side by side, позволяющая вызвать сразу два документа и скроллировать их одновременно и отдельно, сравнивая те или иные разделы двух документов.

Откройте два документа и выберите команду Window => Compare Side By Side With... Если у вас открыто только два документа, именно они и будут сравниваться — в противном случае программа попросит уточнить, какие именно документы необходимо сравнить.

Для управления документами появляется плавающая панель (рис. 1). Нажатие левой кнопки меняет режим скроллирования (включается/выключается режим одновременного скроллирования), а правая кнопка позволяет вернуть позицию окна в положение, с которого вы начали сравнение документов.

Рис. 1

Web-странички с минимумом избыточных тэгов

Когда вы сохраняете Web-странички или посылаете электронные сообщения в HTML-формате с помощью Microsoft Word, в документ добавляются дополнительные тэги, что позволит вам использовать всю функциональность Word для дальнейшей работы с документом.

Для того чтобы уменьшить размер Web-странички и e-mail-сообщения в HTML-формате, сохранять данные можно в специальном фильтрованном формате (filtered HTML) — в этом случае лишние тэги будут удалены.

Если вы откроете Web-страницу, сохраненную в режиме filtered HTML, в программе Word, часть функциональности по дальнейшему редактированию этого документа, возможно, будет утрачена. Например, маркированные списки и нумерованные списки будут отображаться, однако возможность их видоизменения средствами Word будет утрачена.

Поэтому следует использовать режим filtered HTML только на финальной стадии — перед непосредственным переводом в HTML.

Если вы планируете работать далее над форматированием документа, полезно создавать два файла: один в обычном формате Word, а другой в режиме filtered HTML.

Все элементы Web-сайта в одном файле

В Word 2003 появилась возможность сохранять все элементы Web-сайта, в том числе текст и графику, в одном файле. Для того чтобы использовать данную возможность, достаточно выполнить команду Save As и выбрать пункт Single file Web page. В данном режиме осуществляется инкапсуляция, которая позволяет, например, послать полностью Web-сайт как e-mail-сообщение или вложение в электронную почту. Данный формат поддерживается в Internet Explorer 4.0 и более поздних версиях.

Как добавить название (title) Web-странице

Название (title) появляется в полоске title bar вверху окна, а также, например, в истории просмотра Web-браузера. Если кто-то сохраняет ссылку на вашу Web-страницу, название title появляется в персональном списке person's favorites list. Для того чтобы задать title, необходимо, выполняя команду File => Save as Web Page, щелкнуть по надписи Change Title (рис. 2) и впечатать нужное имя.

Рис. 2

Как оптимизировать Web-страницы под конкретный браузер

Сохраняя Word-документ как Web-страницу, вы имеете возможность оптимизировать ее под конкретный браузер.

Выполните команду Tools => Options и в одноименной панели выберите вкладку General, а в ней — панель Web Options. Во вкладке Browsers в поле People who view this Web page will be using выберите нужную версию браузера (рис. 3). В списке Options разрешите (или запретите) перечисленные возможности.

Рис. 3

Повторное использование функции Format Painter

Когда вы нажимаете на иконку Format Painter (копирование формата), происходит копирование форматирования текста той области, где расположен курсор. Теперь, если вы выделяете какую-либо область текста, Format Painter применяет к ней вышеупомянутое форматирование.

Многие пользователи знакомы с данной функцией, но при этом большинство не знает, что если щелкнуть по иконке Format Painter дважды, то можно применять скопированный формат повторно столько раз, сколько необходимо и эта функция будет активна до тех пор, пока не будет нажата клавиша Esc.

Save All/Close All

Если вы удерживаете Shift key при выборе пункта File menu в программе Word, состав меню изменяется. Вместо Close появляется функция Close All, а вместо Save — Save All (рис. 4).

Рис. 4

Строка без буллита

При создании маркированного списка в Word нередко возникает ситуация, когда необходимо оставить следующий пункт без буллита. Для этого необходимо нажать комбинацию клавиш Shift+Enter. В следующей строке, когда вы нажмете Enter, новая строчка вновь будет с буллитом.

Например:

• Гвозди

• Шурупы

Винты

• Пироги

• Сапоги

Как использовать нужное форматирование при вставке

В случае копирования текста из какого-либо документа в Word последний автоматически переносит текст с тем форматированием, которое имело место в документе, из которого производится копирование. Для того чтобы вставляемый текст имел то же форматирование, что и Word-документ, следует использовать команду Edit => Paste Special => Unformatted Text (рис. 5).

Рис. 5

Форматирование с помощью смарт-тэга

После вставки текста в любое приложение Office щелчок по смарт-тэгу открывает меню с выбором типа форматирования, в том числе следующих вариантов:

Keep Source Formatting — при этом сохранится формат, которым обладал текст в исходном документе;
Match Destination Formatting — произойдет форматирование вставляемых данных по принципу оформления документа, в который осуществляется вставка (рис. 6).

Рис. 6

Как добавить описание вашему Word-документу

Свойства документа (Document Properties) — это информация, которую Microsoft Word позволяет добавить каждому документу. Данной полезной функцией мало кто пользуется, а между тем с ее помощью можно добавить целый ряд описаний и инструкций, что будет особенно ценно, если вы работаете в команде. Для добавления описания Word-документа нужно вызвать панель Document Properties по команде File => Properties (рис. 7).

Рис. 7

Быстрый доступ к выборочным документам

Вы хотите иметь быстрый доступ к ряду документов Word? Нет ничего проще! Выполните команду View => Toolbars => Customize, выберите вкладку Commands, раздел Built-in Menus и перетащите иконку Work на панель, как показано на рис. 8.

Рис. 8

Теперь для того, чтобы добавить текущий документ в меню Work, достаточно открыть его и щелкнуть по пункту Add to work menu (рис. 9) — текущий документ будет добавлен в меню. Удалить его можно, используя комбинацию клавиш Ctrl+Alt+ Минус.

Рис. 9

Вставить линию в документ

Вы хотите отделить параграф линией? Нажмите трижды клавишу знака переноса и клавишу Enter и вы получите тонкую линию. Нажмите трижды клавишу знака нижнего подчеркивания и клавишу Enter — получите жирную линию. А при нажатии трижды клавиши знаков равенства и клавиши Enter вы получите двойную линию.

Калькулятор в Word

Знаете ли вы, что калькулятор можно добавить в панель Word?

Рис. 10

Выполните команду View => Toolbars => Customize => Commands tab и поместите иконку Tools Calculate на панель инструментов (рис. 10). Теперь, напечатав некоторое выражение, выделив его и нажав на кнопку Tools Calculate, можно будет получить результат (рис. 11).

Рис. 11

Для того чтобы заменить выражение результатом счета, нажмите сочетание клавиш Ctrl+V.

Непрерывное изменение масштаба

Для изменения масштаба документа нажмите клавишу Ctrl и с помощью колесика мыши меняйте масштаб до получения нужного разрешения. Это гораздо удобнее, чем обращаться к меню.

Outlook

Контролируйте спам-фильтр в Outlook 2003

В почтовый клиент Microsoft Outlook 2003 встроен фильтр спама, который призван отсеивать нежелательные сообщения и помещать их в отдельную папку.

Однако эту папку необходимо время от времени проверять и контролировать, чтобы полезное письмо не было распознано как спам.

Фильтр в Microsoft Outlook 2003 анализирует формальные атрибуты сообщения и его тело. При анализе формальных атрибутов сообщения фильтр пользуется черными и белыми списками.

Если вы получили нежелательное e-mail-послание, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем меню (рис. 12) выполните команду Junk Email => Add sender to the Blocked Senders List. E-mail-сообщения от абонентов, которые помещены в Blocked Senders list, будут блокироваться и отправляться в папку Junk E-Mail folder.

Если, напротив, программа ошибочно поместит нужное вам письмо в папку Junk E-Mail folder, добавьте этого пользователя в белый список по команде Add sender to the Safe Senders List — впредь он не будет блокироваться.

Рис. 12

Цепочка сообщений в Outlook 2003

Возможность Outlook 2003 сортировать почту по обсуждениям (View => Arrange By => Conversation) позволяет оперативно просматривать сообщения и быстро удалять ненужную почту. Организуйте просмотр почты вышеуказанным способом (рис. 13), и вы увидите, что ко многим темам имеется цепочка более ранних писем. Данный способ отображения корреспонденции позволяет проще найти и удалить устаревшие письма.

Рис. 13

Сохраняйте документы там, где вам удобно

Когда вам приходит сообщение с вложением и вы хотите сохранить его на диске, то по умолчанию Outlook предложит вам сохранить вложение в папке My Documents. Если вы сохраняете файлы-вложения в другом месте, то вам каждый раз необходимо менять место назначения. Ускорить процедуру поможет добавление ярлыка в папку My Documents, отсылающего в нужную папку.

Internet Explorer

Как ограничить доступ детей к нежелательным Интернет-ресурсам

Если перед вами стоит задача ограничить доступ детей к нежелательным Web-ресурсам, то с помощью Internet Explorer 6 вы сможете поставить к таким ресурсам пароль доступа, а также написать список разрешенных и запрещенных узлов. Для того чтобы поставить запрет на бесконтрольный доступ к Интернет-ресурсам в

Internet Explorer, выполните команду Сервис => Свойства обозревателя и выберите вкладку Содержание (рис. 14).

Рис. 14

Активируйте кнопку Включить и в появившейся панели выберите вкладку Общие. В этой вкладке воспользуйтесь функцией Создать пароль. Впредь для доступа к запрещенным ресурсам будет требоваться пароль.

Изменение размера шрифта в IE

Простой, но весьма полезный совет. Не все Web-странички предлагают оптимальные размеры шрифта, а каждый раз лезть в настройки шрифта утомительно. Нажмите клавишу Ctrl, и, перемещая колесико мыши, вы сможете увеличивать либо уменьшать размер шрифта отображаемого текста.

Открыть ссылку в новом окне

Что делать, если вы не желаете уходить с текущей страницы, но хотите при этом посмотреть ссылку на ней? При щелчке на URL удерживайте клавишу Shift — в этом случае страница откроется в новом окне.

Как сменить домашнюю страницу

Некоторые программы устанавливают свою страницу в качестве домашней. Чтобы изменить страницу, с которой следует начинать обзор, необходимо выполнить команду Сервис => Свойства обозревателя и в разделе Домашняя страница (рис. 15) указать желаемый адрес или выбрать пункт С пустой.

Рис. 15

Быстрый набор URL

Если URL-адрес, который вам необходимо внести в адресную строку, имеет вид www.имя.com, то вам достаточно набрать данное имя и нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter.

Быстрое перемещение между Web-страницами

Быстрое перемещение между несколькими Web-страницами удобно осуществлять, удерживая нажатой клавишу Shift и колесико мыши.

КомпьютерПресс 6'2005

1999	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2000	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2001	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2002	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2003	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2004	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2005	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2006	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2007	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2008	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2009	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2010	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2011	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2012	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2013	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12