oldi

Microsoft Word из Office XP

Александр Прохоров

MS Word — основные усовершенствования

   Средства форматирования

   Коллективная работа над документами

   Распознавание речи

   Распознавание рукописного текста

Дополнительные новшества MS Word

   Распознавание имен собственных и названий

   Выделение нескольких участков текста

   Отдельное окно подсчета слов Word Count

   Упрощенная функция Mail Merge

   Экономия бумаги при печати

   Новая функция Drawing Canvas

   Диаграммы

   Водяные знаки

   Новая панель безопасности (Security tab)

Новые возможности для работы с Web-документами и Web-сайтами

   Поддержка CSS (cascading style sheets)

   Буллиты

   Отфильтрованных HTML

Языковые усовершенствования

   Перевод

   Внедрение символов и международных значков

Выводы

 

В пакете программ MS Office появляется все больше компонентов, все они важны, каждый выполняет свою функцию, и тем не менее всем очевидно, что Microsoft Word — это фаворит по умолчанию. Действительно, если Excel или Access нередко скромно ждут своего часа, то окно Word открыто у всех обладателей Office при каждом сеансе работы. Поэтому с появлением нового офиса — Office XP — прежде всего следует обратить внимание именно на Word. Итак, что же здесь нового…

MS Word — основные усовершенствования

Средства форматирования

Удобная, расположенная сбоку от рабочего поля боковая панель task pane1 предоставляет доступ к множеству функций, в частности позволяет вызвать инструменты форматирования Styles and Formatting (рис. 1). С помощью панели форматирования вы можете выбирать, применять и отменять формат, обладая всей информацией на экране и не нуждаясь в постоянных обращениях к меню.

Функция Select all (выбери все) позволяет отселектировать все области текста, имеющие подобное форматирование. Выделив часть текста с некоторым форматированием и используя команду Select all, можно отобрать все участки, где данный формат встречается по всему тексту и, например, заменить его на новый.

Вы также можете открыть панель Reveal Formatting (Показать форматы) (рис. 2) для того, чтобы показать атрибуты форматов. Команда Clear formatting (Стереть форматирование) позволяет отказаться от форматирования.

Форматирование документа стало более удобным благодаря наличию интеллектуальных меток, так называемых смарт-тэгов. Например, вы можете автоматически контролировать и корректировать внедрение элементов по команде Paste на основе смарт-тэга, предоставляющего доступ к опциям автокоррекции (AutoCorrect Options) (рис. 3) и к опциям форматирования внедренного текста (Paste Options) (рис. 4).

В начало В начало

Коллективная работа над документами

В описываемой версии Word средства коллективной разработки стали еще более совершенными. Одно из новшеств — новый режим выделения вносимых в текст изменений.

Вероятно, вы замечали, что в предыдущих версиях Word текст после коллективной правки выглядит как расцвеченное полотно, на котором понять окончательную редакцию можно только после того, как примешь все исправления. В новой версии окончательная редакция видна сразу, аколлективная правка помещается справа от окончательного варианта текста2. Такое решение, видимо, опять-таки рассчитано на широкие мониторы, потому что, так же как и боковая панель, «отъедает» часть экрана по ширине.

Режим выделения правки активен при включении функции track changes и при сравнении различия двух сравниваемых документов.

Непосредственно из программы Word можно послать документ на проверку (For Review) (рис. 6). Программа автоматически генерирует запрос на проверку, апосле возвращения нескольких исправленных документов их можно легко «слить» в результирующий документ, учитывающий замечания всех проверяющих. Причем Word последней редакции, то есть Office XP, необходим только отправителю, ау редактирующих может быть предыдущая версия программы. Доработанные функции сравнения и слияния документов в сочетании с выносными комментариями (рис. 5) позволяют представлять результаты коллективной работы в более аккуратном и понятном виде.

В начало В начало

Распознавание речи

Наверное, самой интересной из новых возможностей стала функция использования речевых команд. Это то новшество, на тестирование которого ушло больше всего времени. Для работы вам понадобится микрофон. Удобнее всего использовать микрофон с наушниками, который постоянно находится на равном удалении от источника звука. Я использовал микрофон Axis-302 от компании Labtec (он обошелся мне в 700 руб.). После установки микрофона специальный помощник помогает вам настроить систему. Программа спросит вас о возрасте и половой принадлежности. Вернее, возрастных категорий всего две: до 12 лет и старше (видимо, в распознавании детского голоса есть своя специфика). В течение примерно 15 минут вы сидите перед экраном и произносите в микрофон тот текст, который высвечивается на дисплее. Программа показывает (примерно как в караоке) процесс распознавания, выделяя распознанный текст цветом. Так происходит обучение программы — подстройка под индивидуальные особенности речи. Затем вы можете настроить режим диктовки, когда программа печатает надиктовываемый вами текст, или режим подачи речевых команд управления типа file, print, open, close, view, delete etc.

При желании переключиться на режим печатания слов скажите «Dictate» — и можете надиктовывать текст. При первом знакомстве функция весьма впечатляет. Однако со временем понимаешь, что до совершенства ей еще далеко. Конечно, для большинства российских пользователей основным недостатком является отсутствие возможности распознавания русского языка. Уровень распознавания текста на английском языке, которого мне удалось добиться от системы, составил примерно 80% (рис. 7). Любопытно, что при надиктовывании текста другими лицами (без переучивания системы под нового «спикера») процент распознавания был очень низок — менее 50%.

Система довольно чувствительна к посторонним звукам. Достаточно кому-то начать разговаривать в той же комнате, как в надиктовываемом тексте появляются «лишние» символы. При управлении компьютером существует некий психологический барьер — управлять командами привычнее мышью. Поэтому, несмотря на то, что данная функция — несомненно революционная, войдет она в широкую практику (по крайне мере, в России) не раньше, чем через несколько лет.

Я проводил тестирование в домашних условиях и полагаю, что в офисе, где постоянно присутствуют посторонние шумы, успешно пользоваться системой речевых команд и диктовки текстов еще более проблематично.

В начало В начало

Распознавание рукописного текста

В office появилась еще одна новая функция — распознавание рукописного текста для ввода его в документ в печатном виде (рис. 8). Вы можете писать при помощи устройства рукописного ввода, например graphics tablet или tablet-PC, и затем помещать текст в Word-документ в печатном виде, что, несомненно, очень удобно.

К сожалению, возможности протестировать данную функцию у меня не было. По свидетельству тестирующих организаций, она вполне работоспособна.

В начало В начало

Дополнительные новшества MS Word

Распознавание имен собственных и названий

Если раньше Word распознавал только адреса электронной почты и Web-адреса, то теперь этот список расширился. Усовершенствована работа с именами собственными, названиями и т.д. Например, если вы напишете день недели с маленькой буквы, то появится смарт-тэг, уточняющий, намеренно ли вы это сделали (рис. 9).

В начало В начало

Выделение нескольких участков текста

Весьма полезным приобретением стала возможность выделения нескольких участков текста в разных частях документа (рис. 10), что позволяет, например, одновременно применить формат к разным частям текста.

В начало В начало

Отдельное окно подсчета слов word count

Для оценки объема написанного вами текста вам больше не придется прибегать к помощи меню. Новая панель word Count позволяет держать данную информацию на экране постоянно (рис. 11).

В начало В начало

Упрощенная функция mail merge

Word использует преимущества боковой панели задач task pane для размещения на ней нового помощника для пошагового осуществления функции mail merge. Теперь создавать многоадресные рассылки, конверты, этикетки и т.д. стало намного проще (рис. 12).

В начало В начало

Экономия бумаги при печати

Режим Print layout поможет вам быстро убрать лишнее «белое» пространство на полях в нижней и верхней частях текста (рис. 13).

В начало В начало

Новая функция Drawing Canvas

Новая функция Drawing Canvas (Холст) поможет вам более точно внедрять автофигуры в текст, контролируя их положение на странице, масштабирование, обтекание текстом (рис. 14).

В начало В начало

Диаграммы

На что я обратил особое внимание и что обязательно пригодится мне в работе — это новые диаграммы, которые наверняка понравятся большинству пользователей. Насколько неудобно было рисовать диаграммы раньше, настолько приятно делать это теперь. Пользуясь панелью Drawing (Рисование), вы сможете создать самые различные диаграммы на все случаи жизни (рис. 15).

Доступно целых шесть видов диаграмм. На мой взгляд, наиболее часто требуются три из них: организационная диаграмма — которая служит для иллюстрации различных иерархических зависимостей (рис. 16), диаграмма Круги Эйлера (рис. 17), предназначенная для иллюстрации пересечения и объединения множеств, и диаграмма пирамидального типа (рис. 18), которая отображает соотношение базового и надстроечных элементов.

Имеются также циклическая диаграмма — для иллюстрации процессов с замкнутым циклом, радиальная диаграмма — для отображения отношения вспомогательных элементов с ключевым, атакже таргет-диаграмма — для иллюстрации стратегии достижения цели (шаги к реализации).

Диаграммы имеют множество настроечных и оформительских параметров. Например, на диаграмме (см. рис. 16) применены трехмерные элементы. Используя настройки, диаграмме можно придать различное оформление.

В начало В начало

Водяные знаки

В новой программе Word вы можете легко добавить картинку, логотип или даже некоторый текст в качестве водяных знаков для распечатываемых документов.

Выполнив команду Format→Background→Printed Watermark, вы получаете доступ к панели (рис. 19), выбираете картинку — и перед вами документ с водяными знаками, например такой, как показано на рис. 20.

В начало В начало

Новая панель безопасности (Security tab)

Для того чтобы вызвать данную панель, выполните команду Tools→Options→вкладка Security.

Данная панель позволяет, к примеру, защитить паролем конкретный документ. Только будьте внимательны: если вы забудете пароль, документ придется создавать заново.

Вы также можете установить пароль, который будет давать право на модификацию данного документа при коллективной работе, атакже установить другие параметры (рис. 21).

Кроме того, вы можете удалить персональную информацию из документа. Это относится, например, к таким данным, которые создаются при внесении исправлений в режиме track changes или при указании последнего из сохранявших данный документ авторов.

В начало В начало

Новые возможности для работы с Web-документами и Web-сайтами

Поддержка CSS (cascading style sheets)

Вы можете использовать Word для управления CSS, которые служат для форматирования сразу нескольких Web-страниц или целого Web-сайта.

В начало В начало

Буллиты

Буллиты-изображения теперь могут быть использованы так же, как и стандартные. Вы можете изготовить свой собственный буллит и вставить его в таблицу стандартных. В качестве буллита можно использовать любое изображение, например ваше фото (рис. 22), которое будет масштабироваться вместе со шрифтом.

В начало В начало

Отфильтрованный HTML

Для того чтобы сократить размер Web-страниц и сообщений электронной почты в HTML-формате, вы можете сохранить их в отфильтрованном HTML, в котором будут удалены некоторые тэги, используемые программами MS Office. Данная функция рекомендована продвинутым пользователям.

В начало В начало

Языковые усовершенствования

Перевод

Word предлагает несколько двуязычных словарей, доступ к которым можно получить с боковой панели (рис. 23). Есть также кнопка, которая открывает путь к онлайновым офисным сервисам office eServices (рис. 24).

К сожалению, русско-английского словаря пока нет ни внутри программы, ни на сайте eServices. Поэтому протестировать перевод я смог на примере лишь одной фразы: «ищите женщину» — это оказалось единственное выражение, которое я смог написать по-английски и сверить правильность написания с французским вариантом. Любопытно отметить, что в разделе Office eServices вам предложат не только машинный перевод, но тот, что выполнен человеком. Возможна также услуга по проверке машинного перевода человеком за определенную сумму (судя по расценкам — немалую).

В начало В начало

Внедрение символов и международных значков

Новый Word позволяет добавлять некоторые символы, которых прежде не было (рис. 25).

При использовании с Microsoft Windows 2000 новый Word поддерживает печать на многих «новых» языках, в том числе на языках стран СНГ, грузинском и армянском.

В начало В начало

Выводы

Программа MS Word из нового пакета Office XP — это, бесспорно, значительный шаг вперед на пути создания естественного интерфейса «машина-человек». Наряду с более удобным доступом к командам, более мощными средствами форматирования, более совершенными средствами коллективной работы и безопасности появились качественно новые средства — такие как возможность речевого общения с компьютером, возможность распознавания рукописных символов. Интеграция с Web и доступ к службам eServices еще более интеллектуализируют продукт. При этом следует отметить, что большинство функций, связанных с оптимизацией интерфейса, могут быть по достоинству оценены только при работе на больших мониторах. На мониторе же с 15-дюймовым экраном появление любых дополнительных панелей сокращает основное рабочее пространство и приводит к необходимости горизонтальной прокрутки экрана, что сразу снижает кпд нововведений. Самым серьезным недостатком для применения новых речевых и лингвистических достижений рассматриваемого Office в России является отсутствие распознавания и перевода с русского языка. Да и сами функции речевого управления компьютером и функции надиктовывания текста требуют усовершенствования. В целом программа оставляет очень приятное впечатление, радует новыми возможностями и создает ощущение, что вы пользуетесь действительно современным продуктом, вобравшим в себя достижения лучших технологий сегодняшнего дня.

КомпьютерПресс 7'2001