oldi

Outlook 2000 — больше функций, меньше кнопок

Александр Прохоров

Расширение возможностей календаря Outlook

     Календарь в виде Web-страницы

     Планирование собраний

     Удобные мелочи

Усовершенствования в управлении контактами

     Обмен информацией в формате v-Card

     Личные списки рассылки

     Отслеживание активности контактов

     Отслеживание дублирования контактов

     Использование папок для контактов из адресной книги

     Web-ярлыки панели Outlook

     Развитие возможностей факсимильной связи

Новые возможности работы в режиме удаленного использования

     Фоновая синхронизация автономных папок

     Улучшена загрузка электронной почты

 

Данная публикация является продолжением статьи, посвященной усовершенствованиям в программе Outlook 2000.

Расширение возможностей календаря Outlook

Календарь в виде Web-страницы

Outlook 2000 дает возможность сохранить календарь в HTML-формате (рис. 1) и переслать его по электронной почте или опубликовать на Web-узле.

Соответственно информация из календаря будет доступна даже тем владельцам браузеров, у которых не установлен клиент Outlook.

В начало В начало

Планирование собраний

В Outlook 2000 получила дальнейшее развитие технология iCalendar, которая позволяет коллективно планировать время, обмениваться информацией о содержании своих календарей и планировать собрания через Интернет.

На рис. 2 показан процесс планирования собрания с возможностью пригласить обязательных и необязательных участников.

Пользователи Outlook 2000 имеют возможность опубликовать на выбранном ими Web-узле информацию о свободных и занятых интервалах времени в своих календарях, что и позволяет осуществлять коллективное планирование — то есть находить область, в которой большинство участников свободны, и назначать встречу. Чтобы найти следующий интервал, когда все будут свободны, можно воспользоваться кнопкой Автовыбор.

Календари сотрудников своей организации обычно можно найти на сервере Exchange Server, а доступ к календарям внешних пользователей, работающих со стандартом iCalendar, можно получить через Интернет. Использование формата iCalendar позволяет сэкономить время и не вводить вручную данные предстоящего собрания. Достаточно открыть поступившее приглашение и принять (или отклонить) его; при этом система сама внесет в ваш календарь все необходимые параметры. Таким образом, все действия получившего приглашение сводятся к тому, что он должен лишь подтвердить или отклонить данное приглашение.

В процессе планирования собрания иногда приходится изменять список участников. При этом возникает ситуация, когда часть людей из списка уже получили некоторые документы, а часть их еще не имеют. В Outlook 2000 есть возможность автоматически направить дополнительные документы тем, кто их еще не получил.

В начало В начало

Удобные мелочи

В Outlook 2000 появился ряд мелких доработок интерфейса, которые экономят время при постоянной работе с программой. В частности, появилась удобная функция всплывающей подсказки. Если текст сообщения не умещается в окне, то чтобы прочитать его, достаточно подвести курсор мыши к мероприятию в окне календаря — и на экране появляются подробности данного мероприятия.

Поскольку большинство пользователей планируют неделю на пять рабочих дней, в новом Outlok имеется возможность представлять неделю в двух видах: рабочей пятидневной (рис. 3) и обычной полной семидневной.

В Outlook 2000 появились также дополнительные возможности при печати календаря: исключать из распечатки мероприятия, помеченные как личные, печатать календарь с распределением текста по строкам, умещать информацию за месяц точно на одну страницу.

В начало В начало

Усовершенствования в управлении контактами

Обмен информацией в формате v-Card

Как известно, бумажная визитная карточка позволяет исключить процесс многократного написания личных данных. То же самое позволяет сделать формат v-Card — вы выбираете из своей базы данных запись с нужными контактными данными и отправляете ее в данном формате (рис. 4).

Кроме того, электронные визитные карточки можно включать в индивидуальную подпись отправляемого сообщения и автоматически создавать новые контакты, перетаскивая в папку «Контакты» сообщения формата v-Card, взятые, например, на Web-узлах.

В начало В начало

Личные списки рассылки

В Outlook 2000 появилась дополнительная возможность создания личных списков рассылки, по которым можно отправить сообщение сразу нескольким адресатам, объединенным под одним именем (рис. 5).

Личные списки рассылки хранятся в одном месте с информацией о контактах.

В начало В начало

Отслеживание активности контактов

При большом количестве контактов определенной проблемой становится создание протокола истории взаимоотношений с тем или иным адресатом.

Outlook 2000 помогает решить данную проблему, предоставляя пользователю возможность вывести в отдельной панели все записи, связанные с взаимоотношениями по данному контакту. В данную панель попадают сообщения, которые хранятся во всех папках, в том числе в папках Исходящие и Удаленные (рис. 6). Если в папке Удаленные, например, хранятся старые записи, то соответственно их можно просмотреть здесь же, щелкнув по выбранной записи мышью.

Вкладка Действия окна Контакт дает возможность просматривать, группировать, сортировать и фильтровать наборы взаимосвязанных элементов.

Выбрав интересующее вас письмо, вы можете тут же вызвать это письмо и восстановить всю переписку по данному вопросу одним щелчком мыши (рис. 7).

В Outlook 2000 расширены возможности функции Отметка к исполнению, которая теперь распространяется и на контроль над отдельными контактами (рис. 8).

В начало В начало

Отслеживание дублирования контактов

При большой базе данных достаточно сложно проследить за тем, чтобы не ввести данные об одном и том же контакте дважды. Outlook 2000 отслеживает данную ситуацию и предлагает несколько вариантов ее решения (рис. 9).

В начало В начало

Использование папок для контактов из адресной книги

Пользователи Outlook 2000 имеют возможность включить в адресную книгу несколько папок для контактов и обращаться к любой из них через свою адресную книгу. Для этого достаточно в окне свойств соответствующей папки пометить, что к ней разрешен доступ из адресной книги (рис. 10).

В Outlook 2000 значительно упрощена рассылка сообщений по адресам за счет автоматической выборки контактов по категориям (рис. 11). Имеется также возможность автоматического включения в список контактов автора сообщения, на которое посылается ответ, что избавляет от ручного ввода подобных данных.

В начало В начало

Web-ярлыки панели Outlook

На панели Outlook 2000 можно размещать ярлыки для любых файлов, папок и Web-страниц, что позволяет осуществить быстрый переход к нужному документу.

Возможность размещать на панели Outlook Web-ярлыки позволяет выводить в правой области окна часто используемые Web-страницы (рис. 12). При этом, конечно, Outlook не в состоянии полностью заменить основной браузер, и его невозможно зарегистрировать в качестве браузера, используемого по умолчанию.

В начало В начало

Развитие возможностей факсимильной связи

В Outlook 2000 осуществляется расширенная поддержка факсимильной связи благодаря наличию программы WinFax Starter Edition фирмы Symantec. Факсимильные сообщения можно передавать и получать непосредственно из Outlook, применяя для этого такой же интерфейс, как и для обмена электронной почтой. Новые факсимильные функции доступны, если при установке Outlook была предусмотрена возможность работы с поставщиком услуг Интернета.

В начало В начало

Новые возможности работы в режиме удаленного использования

В современных условиях сотрудники офисов различных компаний все чаще испытывают потребность в средствах удаленного доступа к корпоративным серверам электронной почты. Outlook 2000 предлагает целый ряд усовершенствований в этой области.

В начало В начало

Фоновая синхронизация автономных папок

При работе с Microsoft Exchange Server автономные папки позволяют сохранять данные непосредственно на сервере, что обеспечивает безопасность и возможность совместного использования данных. При очередном сеансе связи с Microsoft Exchange Server автономные папки автоматически синхронизируются с информацией, хранящейся на сервере. Причем если в Outlook 97 во время синхронизации работа пользователя блокировалась, то в Outlook 2000 эта операция осуществляется в фоновом режиме. Пользователи Outlook 2000 имеют возможность задать периодичность синхронизации данных. Таким образом, в автономных папках всегда будет храниться свежая информация.

В Outlook 2000 появилась возможность задать критерии выборки записей и синхронизировать только выборочные контакты.

В начало В начало

Улучшена загрузка электронной почты

Outlook 2000 позволяет загружать сообщения электронной почты с максимально возможной скоростью. Загрузка электронной почты происходит в фоновом режиме и не мешает работать с программой.

Появилась также возможность настройки автоматической связи с поставщиком почтовых услуг по коммутируемым каналам в удобное для пользователя время.

КомпьютерПресс 8'2000