Средства документооборота

Наталия Елманова

Что представляют собой средства документооборота

Наиболее популярные средства документооборота

   Documentum 4i (Documentum)

   Lotus Domino.Doc 3.5 и другие решения на базе Lotus Domino/Notes

   DOCS Open (Hummingbird)

   Решения с применением SharePoint Portal Server, Content Management Server и Exchange (Microsoft)

   Другие решения

Заключение

 

Для современного офиса характерно оперирование большими объемами информации. При этом от скорости доступа к необходимым данным и документам, от возможностей их анализа и обработки зависит эффективность бизнеса предприятия. Именно поэтому IT-менеджеры многих компаний стремятся внедрять системы документооборота, чтобы повысить производительность труда сотрудников.

Внедрение системы документооборота обычно сопровождается анализом и реорганизацией бизнес-процессов предприятия, созданием модели управления им, а также выбором собственно средств документооборота, удовлетворяющих потребностям данной компании. Именно о них и пойдет речь в данной статье.

Что представляют собой средства документооборота

Средства управления документами обеспечивают процесс создания документов, контроля их версий, управления доступом к ним и их распространением в корпоративных сетях, а также осуществляют контроль над потоками документов в организации. Документы могут храниться в специальных хранилищах, в базах данных или в виде обычных файлов. Современное понятие документа включает документы, созданные с помощью офисных приложений, мультимедиаданные и иные документы.

Несколько лет назад системы управления документами в основном предназначались для использования малыми группами пользователей, работающих в небольших компаниях. В последнее время, с появлением территориально распределенных предприятий, с началом интенсивного обмена данными между компаниями и благодаря использованию Web как одного из средств ведения бизнеса, ситуация несколько изменилась. Современные системы документооборота обычно применяют распределенную архитектуру управления документами, и в этом случае они должны обладать масштабируемостью, надежностью, поддержкой распределенного управления документами и обращения к ним с помощью как общедоступных приложений, например офисных приложений и Web-браузеров, так и мобильных устройств, а также средствами защиты данных от несанкционированного доступа и средствами интеграции с другими приложениями, например со средствами коллективной работы, системами управления предприятием, средствами управления информационным наполнением Web-сайтов, корпоративными порталами.

Нередко перечисленные категории приложений обладают собственными встроенными средствами документооборота либо средствами, позволяющими создавать приложения для управления документами. Иногда производители перечисленных категорий программного обеспечения создают средства документооборота в качестве дополнения к ним (например, подобные дополнения существуют для Novell GroupWise). При этом сами средства документооборота могут различаться функциональностью и ориентированностью на те или иные виды задач: одни из них предназначены для реализации только делопроизводства (в этом случае они обеспечивают работу с электронными версиями документов и их свойствами в соответствии со стандартами делопроизводства, принятыми в данной стране), другие — для управления бизнес-процессами (иногда в конкретной предметной области), третьи — для управления потоками работ и данных, а четвертые просто обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания документов, совместной работы над ними и публикации их внутри компании. Есть продукты, совмещающие несколько перечисленных функций. Кроме того, в ряде литературных источников к средствам документооборота относят также средства управления информационным наполнением Web-сайтов и порталы. Иными словами, рынок подобных продуктов весьма многообразен.

Согласно предсказаниям ведущих аналитических компаний, таких как IDC и Gartner Group, в ближайшее время значительную долю рынка могут занять средства документооборота, входящие в качестве составной части в инфраструктурные решения, например в средства обмена сообщениями и коллективной работы (такие как продукты IBM, Microsoft, Novell), просто за счет более низкой совокупной стоимости владения, обусловленной отсутствием необходимости внедрения отдельных приложений для управления документами. При этом наиболее часто будут применяться корпоративные системы управления документами и средства документооборота, входящие в состав порталов и средств управления информационным наполнением.

Обсудив, что представляют собой современные средства документооборота и какими они бывают, рассмотрим наиболее распространенные из них.

В начало В начало

Наиболее популярные средства документооборота

Documentum 4i (Documentum)

Documentum 4i компании Documentum является одним из признанных лидеров рынка средств управления документами и информационным наполнением. Documentum 4i содержит средства для управления структурированными и неструктурированными документами, обмена большими объемами данных с другими приложениями внутри предприятия и за его пределами. Этот продукт по существу представляет собой открытую масштабируемую платформу, интегрирующуюся с другими инструментами и системами.

Documentum обеспечивает полный цикл управления документами и процессами их обработки и интеграцию с бизнес-приложениями, автоматизирующими основную деятельность функциональных подразделений предприятия. Это позволяет решить широкий спектр задач автоматизации документооборота на предприятии, связанный с деятельностью различных подразделений, а также автоматизировать типовые бизнес-процессы, в которых участвуют сотрудники нескольких различных подразделений. С помощью Documentum 4i возможно создание электронных архивов, систем делопроизводства, средств управления проектной и технической документацией (этот продукт поддерживает управление документами CAD/CAM-систем).

Documentum 4i предоставляет средства разработки, позволяющие создавать J2EE-приложения, может использоваться совместно с рядом серверов приложений, поддерживает XML и обладает сервис-ориентированной архитектурой. Кроме того, он поддерживает персонализацию, обмен данными с бизнес-приложениями, доставку данных на любые устройства, включая мобильные, управление несколькими связанными репозитариями, полнотекстовый поиск в документах и метаданных, разграничение доступа к данным и процессам на основе ролей. Наряду с этим Documentum 4i поддерживает LDAP, SSL, цифровые сертификаты и электронные подписи при утверждении документов. Этот продукт включает графические средства описания документооборота, контроль версий и взаимосвязей документов и метаданных, блокировку на время редактирования.

Documentum 4i доступен на платформах Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000, Sun Microsystems Solaris 2.7. В качестве репозитария могут использоваться базы данных, управляемые СУБД производства Oracle, Microsoft и Sybase.

К достоинствам Documentum 4i следует отнести масштабируемость, включающую разделение ресурсов, устойчивость к сбоям, баланс нагрузки, поддержку индустриальных стандартов и интеграцию с серверными продуктами и системами управления предприятиями других производителей. Определенный недостаток Documentum 4i — высокая стоимость его внедрения, поскольку он не является готовым решением, а скорее, представляет собой средство для его создания.

Поставщиком данного продукта на российском рынке является компания «Документум Сервисиз» (http://www.documentum.ru/)

В начало В начало

Lotus Domino.Doc 3.5 и другие решения на базе Lotus Domino/Notes

Lotus Domino.Doc — средство управления документами компании IBM, основанное на средстве обмена сообщениями Lotus Domino/Notes. В отличие от большинства зарубежных продуктов подобного класса этот продукт локализован.

Domino.Doc позволяет использовать возможности платформы Lotus Domino/Notes для быстрого построения систем делопроизводства и документооборота с учетом специфических для предприятия бизнес-процессов. С помощью этого продукта можно решать такие задачи, как управление жизненным циклом документа — от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования; распределенное редактирование документа; контроль версий; полнотекстовый поиск; уведомления об изменениях в документах; применение шаблонов; полномасштабные средства идентификации пользователей; средства защиты данных.

Отметим, что на базе Lotus Domino/Notes также создан ряд отечественных решений для делопроизводства и документооборота, учитывающих отечественную специфику и правила, принятые в этой области. Наиболее известны среди них такие продукты, как «Босс-Референт» (АйТи), семейство продуктов DIS-Assistant (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), CompanyMedia и OfficeMedia (ИнтерТраст), N.System (Компьютер-Лэнд), «Делопроизводство» (КСК).

В начало В начало

DOCS Open (Hummingbird)

Компания Hummingbird разрабатывает решения масштаба предприятия более 15 лет. Ее продукт DOCS Open считается одним из самых известных средств документооборота. Этот продукт представляет собой мощное решение по управлению документами, которое позволяет организовать корпоративное хранилище документов, управлять им, назначать права доступа к информации. Благодаря своей открытой архитектуре DOCS Open может работать практически в любой информационной среде и взаимодействовать со множеством приложений.

Широкие поисковые возможности DOCS Open дополняются богатым набором функций по работе с документами: работа с версиями, разграничение доступа, ведение истории работы с документом и т.д., что позволяет обратиться к нужному документу любому сотруднику предприятия (в соответствии с его правами, конечно). Дополнительно DOCS Open имеет удобные средства администрирования для управления хранением, архивирования документов, ведения журнала работы, настройки различных системных параметров и справочников.

Базовые возможности DOCS Open значительно расширяются целым спектром дополнительных продуктов:

  • DOCS RM — средство управления жизненным циклом документов;
  • DOCS Routing — средство управления маршрутизацией документов;
  • DOCS Imaging — средство обработки изображений и распознавания текстов, применяемое при оцифровке бумажных архивов;
  • DOCS Unplugged — средство обслуживания удаленных пользователей в отсутствие подключения к корпоративной сети;
  • DOCS Development Kit — средство создания приложений на базе DOCS Open;
  • RocketLink for AutoCAD — средство управления документами и объектами AutoCAD.

Отметим, что в качестве репозитария для DOCS Open можно использовать Microsoft SQL Server, а также СУБД фирм Oracle и Sybase. Сам продукт функционирует на платформе Windows.

Из других продуктов Hummingbird, предназначенных для создания систем документооборота, отметим DOCSFusion — cервер приложений для управления документами, который позволяет обращаться к любым данным с любой клиентской платформы. С помощью DOCSFusion можно обрабатывать информацию посредством настольных приложений либо Web-интерфейса. Для этой цели предназначены Web-клиент CyberDOCS и Windows-клиент PowerDOCS.

Поставщиком DOCS Open и DOCSFusion в России является компания HBS (http://http://www.hbsltd.ru/).

В начало В начало

Решения с применением SharePoint Portal Server, Content Management Server и Exchange (Microsoft)

Корпорация Microsoft на сегодняшний день не предлагает отдельного продукта для управления документооборотом. Однако подобные решения с успехом создаются на базе таких ее продуктов, как SharePoint Portal Server, Content Management Server, Microsoft SQL Server и Exchange.

SharePoint Portal Server представляет собой инструмент для создания корпоративных порталов. Он интегрируется с Microsoft Office, что дает заказчикам возможность объединить в один процесс совместную работу над документами, управление, поиск, подписку на документы и их обсуждение. SharePoint Portal Server позволяет публиковать информацию на корпоративном интранет-сайте, выполнять поиск документов, находящихся в различных хранилищах, осуществлять доступ к документам с учетом пользовательских ролей, следить за версиями документов, рецензировать документы и подтверждать возможность их публикации. Web-сайты в Microsoft SharePoint Portal Server 2001 позволяют вести поиск по документам или просматривать категории документов, осуществлять подписку пользователей на содержимое какой-либо категории с последующим получением уведомлений об изменениях в соответствующих папках и документах, блокировать редактируемые документы и подтверждать возможность их публикаций.

Microsoft Content Management Server 2001 представляет собой средство управления информационным наполнением Web-сайтов и позволяет эффективно управлять информационным наполнением Web-узла на протяжении всего его жизненного цикла, начиная с создания и коллективного редактирования документа и заканчивая его внедрением.

Microsoft Exchange представляет собой средство обмена сообщениями и коллективной работы (о нем вы сможете прочесть в статье, посвященной данной категории программного обеспечения).

Все три продукта существуют только для платформы Windows. Они поддерживают кластеризацию, что позволяет создавать масштабируемые решения. Решения на базе Microsoft Exchange Server 2000 можно создавать с помощью объектных моделей, используя средства разработки, поддерживающие COM. Отметим, что в состав Office XP Developer входит Workflow Designers — набор инструментов для разработки систем автоматизации документооборота и коллективной работы на базе Microsoft SQL Server 7.0/2000 или Exchange 2000 Server. Эти инструменты позволяют описать последовательность прохождения документов и выполнения иных бизнес-процессов и дают возможность обращаться к обоим перечисленным выше серверным продуктам с помощью единого интерфейса.

В начале мая нынешнего года корпорация Microsoft объявила о выпуске Content Management Server and SharePoint Portal Server Integration Pack. Этот продукт позволяет создать решение, содержащее интегрированное средство управления всем жизненным циклом информационного наполнения и документооборотом, а также средства поиска данных.

Из российских решений на базе перечисленных продуктов следует отметить систему управления документооборотом OPTiMA-WorkFlow («Оптима», http://www.optima-workflow.com/rus/), использующую Exchange в качестве серверной части.

В начало В начало

Другие решения

Объем данной статьи не позволяет подробно рассказать обо всех продуктах, относящихся к классу средств документооборота, а также средствах создания решений подобного назначения. Поэтому ниже мы перечислим те из них, что не вошли в данный обзор, но используются в нашей стране:

  • решения на базе GroupWise 6. Этот продукт включает базовые средства документооборота, а также интегрируется со средством управления бизнес-процессами Metastorm eWork. Помимо этого существует несколько дополнений к GroupWise сходного назначения от независимых производителей;
  • система управления документами LanDocs («Ланит», http://www.landocs.ru/) ориентирована главным образом на делопроизводство и архивное хранение документов и состоит из системы делопроизводства, сервера документов (архива), средств сканирования и визуализации изображений, средств удаленного доступа с использованием Web-клиента и почтового сервера. Компонент делопроизводства реализован на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server;
  • система «Дело» (ЭОС, http://www.eos.ru/) ориентирована на автоматизацию делопроизводства и хранит учетные записи в СУБД Oracle или Microsoft SQL Server;
  • «Евфрат» (Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/). Электронный архив с базовыми возможностями контроля исполнения;
  • «Эффект-Офис» («Гарант Интернешнл», http://www.garant. spb.ru/) — электронный архив со средствами описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов, а также с инструментами автоматизации делопроизводства. Отличием данного продукта, рассчитанного на небольшие компании, является его невысокая цена и скромные требования к ресурсам;
  • платформа DocsVision (Digital Design, http://www.digdes.ru/) предназначена для создания масштабируемых решений в области автоматизации документооборота, систем контроля исполнения и автоматизации бизнес-процессов.

Отметим также, что ряд российских компаний разрабатывает заказные системы документооборота.

В начало В начало

Заключение

В настоящей статье мы обсудили назначение и особенности средств документооборота и рассмотрели распространенные на российском рынке программные продукты, относящиеся к этой категории, а также средства создания решений подобного назначения. Мы видим, что выбор средств документооборота на данный момент достаточно велик и разнообразен, и практически любая компания, нуждающаяся в подобных средствах, может выбрать и внедрить продукт, максимально удовлетворяющий ее потребностям.

КомпьютерПресс 9'2002