Microsoft Office 2003 beta. Впечатления домашнего пользователя

Часть 1

Александр Прохоров

Microsoft Office Outlook 2003

   Обновленный пользовательский интерфейс

   Правая панель (область просмотра)

   Центральная панель

   Левая панель (область переходов)

   Упрощение процедуры создания нового сообщения

    Иллюстрирование записей контактов

   Улучшенная безопасность

   Фильтрование нежелательных писем

   Блокировка внешнего содержимого

   Усовершенствование правил и оповещений Outlook

Microsoft Word 2003

   Режим чтения документа

   Закрепление стиля

   Реализация оригинального формата файла XML

 

Выпуски Office 2003

 

В июле этого года вышла бета-версия Microsoft Office 2003. До официального представления нового пакета программ в России осталось чуть больше трех месяцев. В декабре в розничную продажу поступят выпуски Office 2003, указанные в таблице.

Microsoft Office является наиболее популярным офисным приложением как для корпоративных, так и для домашних пользователей. Когда появились первые версии Оffice, требования к программе домашних и корпоративных пользователей различались незначительно. Однако в последнее время корпоративные пользователи в первую очередь заинтересованы в решениях, призванных обеспечить слаженную коллективную работу, в то время как домашних пользователей чаще всего интересует совершенствование индивидуальной работы. Очевидно, что освоение корпоративных технологий требует более высокой степени подготовки, поэтому освещению новинок, реализованных в MS Office 2003, будут посвящены два цикла статей: один будет адресован домашним пользователям, другой — корпоративным.

Данная статья открывает цикл, в котором речь пойдет о новшествах, помогающих оптимизировать работу домашних пользователей. В ней рассказывается об изменениях в Outlook и Word, рассматриваются изменения в интерфейсе и даются советы по использованию новых команд. В этом же номере опубликована первая статья для корпоративных пользователей под названием «Microsoft Office System 2003 как инструмент решения задач современного бизнеса».

Microsoft Office Outlook 2003

Обновленный пользовательский интерфейс

Несомненно, интерфейс программы стал более удобным. Прежний двухколоночный дизайн заменен на трехпанельный (рис. 1), что обеспечивает более рациональное расположение сообщений на экране.

Правая панель (область просмотра)

Представление области просмотра в виде вертикальной панели позволяет выделить для текста письма на 40% больше места, чем при традиционном горизонтальном расположении панели (см. рис. 1). Это, в свою очередь, дает возможность реже открывать письма в отдельном окне и тем самым избавляет от необходимости следить за множеством отдельных окон для каждого сообщения. Расположенные вертикально сообщения выглядят, как текст в газетных колонках. Известно, что газетная колонка с малой длиной строки гораздо удобнее для чтения, чем горизонтальный подвал с длинной строкой.

Центральная панель

Основной особенностью представления информации в центральной панели являются новые правила группировки сообщений. Щелкнув правой кнопкой мыши по панели Arrange by date (рис. 2), вы получите меню, позволяющее выбрать тип сортировки.

Если выбрать режим Arrange by size, то сообщения разбиваются на группы: большие (Large) — 100-500 Kбайт, средние (Мedium) — 25-100 Kбайт и малые (Tiny) — менее 10 Кбайт (рис. 3). Подобная сортировка весьма удобна, когда необходимо найти письма с большими вложениями. При выборе группировки по дате появятся группы: «Сегодня», «Вчера», «На прошлой неделе» и т.д. Эта функция позволяет проще разбираться с почтой.

Следует отметить продуманность, удобство и эргономичность интерфейса. Экономия пространства достигается не только за счет вертикального расположения панелей. Например, для экономии места формат даты изменяется в зависимости от того, как давно было получено сообщение. Так, для сообщения, полученного сегодня, будет показано только время. Для сообщений, полученных несколько месяцев назад, точное время не имеет большого значения, поэтому в программе Outlook будет показана только дата.

Левая панель (область переходов1)

В данной панели объединены основные элементы навигации. Область переходов предоставляет возможность более точного управления ресурсами по сравнению с обычным статическим списком папок.

Для каждого модуля (Mail, Calendar, Contacts и т.п.) имеется свой интерфейс панели, представляющий нужную информацию. На рис. 4 мы показали только три панели. В первой панели — Mail отображаются папки почты, а для быстрого доступа в верхней части находится раздел Favorite Folders (Избранные папки). Добавить папку в избранные можно простым перетаскиванием мышью.

В верхней части панели календаря Calendar отображается маркер выбора даты. В разделе контактов Contacts имеется список всех локальных и общих папок контактов, которые можно открывать и просматривать в разных режимах. При этом возможны различные режимы просмотра контактов, например Address Cards (Адресные карточки) или By Company (По организациям) и т.д.

Область переходов включена по умолчанию. Ее отключение и включение осуществляется с помощью команды View®Navigation Pane.

С помощью меню Go (рис. 5) добавляется еще один вариант навигации по модулям области переходов. Для каждого модуля имеются сочетания горячих клавиш, показанные на рисунке.

Существует большое количество персональных настроек панели. Например, перетаскивая мышью верхнюю границу меню с кнопками Mail, Calendar, Сontacts и т.д., можно уменьшить количество отображаемых в вертикальном меню кнопок вплоть до того, что всё меню сожмется в строчку, освободив место на панели (рис. 6).

Еще одно новшество позволяет удобнее осуществлять сортировку и обработку почты. Речь идет о виртуальных папках поиска Search Folders, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям.

Например, если вы хотите побыстрее очистить папку Inbox и смотрите, какие большие письма вам целесообразно удалить в первую очередь, вы можете зайти в папку Large Mail (рис. 7) и удалить большие письма; при этом они будут удалены и из папки Inbox.

Упрощение процедуры создания нового сообщения

Процедура создания нового сообщения электронной почты была несколько упрощена за счет оптимизации работы с Microsoft Word в качестве редактора сообщений электронной почты. За счет изменения интерфейса удалось сократить количество кнопок на экране и освободить больше места для сообщений. Изменилось также окно выбора адресной книги, которое теперь имеет более удобный интерфейс, масштабируется и может отображать больше записей (рис. 8).

В новой версии программа будет чаще предугадывать вводимый пользователем адрес. Новая функция автозаполнения производит поиск всего лишь по одной букве вместо трех, а список автозаполнения сортируется по частоте использования, а не по алфавиту, что позволяет в большинстве случаев адресовать сообщение нажатием уже первой буквы имени получателя.

Иллюстрирование записей контактов

Лично мне всегда нравились бумажные визитки с фотографиями. Взглянув на визитку через пару недель после встречи, вы не должны будете ломать голову, что же это за господин. Аналогичная возможность появилась и в Outlook — хранить записи контактов можно теперь вместе с фотографиями (рис. 9).

Улучшенная безопасность

В последнее время все острее становится проблема спама. Я, например, получаю примерно в пять раз больше нежелательных сообщений, чем действительно нужных. Частично решить эту проблему мне помогла небольшая утилита MailWasher, а также ряд аналогичных программ, но лучше, конечно, когда с такой задачей справляется одно приложение. Outlook 2003 имеет совершенные средства борьбы со спамом.

Фильтрование нежелательных писем

В Outlook 2003 применяется технология, позволяющая определить, относится ли сообщение к нежелательным на основе его содержания и дополнительных факторов, например времени его отправки. Фильтрация основывается на анализе структуры сообщения с целью определения вероятности спама.

В случае получения подозрительного сообщения пользователь видит окно, показанное на рис 10. Программа сообщает, что пришло сообщение с подозрением на спам и письмо автоматически перемещено в папку Junk E-mail folder, где оно позднее может быть просмотрено (рис. 11). Мне данная функция Outlook показалась особенно полезной. Причем ни одного нужного письма при просмотре папки Junk E-mail я не обнаружил.

Чтобы изменить настройки фильтра, следует выполнить команду Actions® Junk E-mail®Junk E-mail Options, в результате чего появится одноименная панель (рис. 12). В ней, в частности, можно определить режим, при котором письма с подозрением на спам будут автоматически удаляться.

На панели Junk E-mail Options можно настроить четыре уровня защиты:

• первый уровень — отсутствие защиты;

• второй уровень — низкая защита — (удаляются только очевидные спам-сообщения);

• третий уровень — высокая защита — применяются более строгие параметры фильтра, однако при этом, возможно, будет ошибочно задерживаться больше нужных сообщений;

• последний уровень — это режим, при котором получение писем доступно только по списку доверенных отправителей. Если сообщение ошибочно помечено как спам, то пользователь может занести отправителя этого сообщения в список доверенных отправителей (рис. 13).

Если письмо заносится в список доверенных отправителей Trusted Senders List, то его автор автоматически становится доверенным и сообщения от него никогда не обрабатываются как нежелательные.

Список отправителей нежелательной почты — Junk Senders List — служит для блокирования определенных адресов или имен доменов, а в список доверенных получателей — Trusted Recipients List — можно внести список рассылки. Сообщение, отправленное на адрес электронной почты или в домен, занесенный в этот список, не будет проверяться на спам.

Блокировка внешнего содержимого

Письма в формате HTML могут содержать изображения, которые загружаются с Web-сервера при открытии сообщения. Факт загрузки с сервера является подтверждением, что почта кем-то прочитывается. Данная возможность может использоваться спамерами для проверки актуальности адресов в спам-листах. Outlook 2003 имеет функцию блокировки внешнего содержимого, которая пресекает все попытки подключиться к Web-серверу в Интернете, пока пользователь не решит просмотреть это содержимое.

В качестве примера на рис. 14 показано письмо «Новости Интернет-магазина Bolero.ru», полученное во время тестирования Outlook 2003. Оно отображается без вложенных графических изображений. Если вам достаточно ознакомиться только с текстом письма, картинки можно не загружать. Таким образом, помимо борьбы со спамерами блокировка изображений позволяет также ограничить объем трафика, что может быть актуально для пользователей, применяющих низкоскоростное соединение. Однако если вы попытаетесь переслать подобное письмо по другому адресу, то возникнет предупреждение о том, что редактирование, пересылка данного письма или ответ на него приведет к тому, что Outlook будет вынужден загрузить графические файлы с некоторого сервера, который был блокирован (рис. 15).

Если изображения получены с сообщением, а не хранятся на Web-сервере, то они будут отображены в программе Outlook по умолчанию. Не блокируются также изображения в сообщениях электронной почты, содержащих ссылки на Web-узлы, определенные как зоны безопасности Internet Explorer для доверенных узлов. Кроме того, не блокируются изображения в сообщениях электронной почты, отправленные лицом, занесенным в список доверенных отправителей.

Усовершенствование правил и оповещений Outlook

Для того чтобы ознакомиться с новыми функциями правил и оповещений, выполните команду Tools®Rules and Alerts и в диалоговой панели Rules and Alerts выберите пункт New Rule, в результате появится панель Rules Wizard, в которой с помощью пошаговых инструкций можно создать нужное правило (рис. 16).

Например, можно определить конкретное звуковое оповещение, которым будет сопровождаться получение письма от конкретного человека или при наличии ключевого слова в данном послании.

Помимо вышеописанных, в программе имеется еще целый ряд новых функций, например для пользователей планшетных ПК появилась улучшенная поддержка рукописных форм, целый ряд изменений касаются усовершенствований коллективной работы. Однако данные аспекты протестированы не были, поэтому они не рассматриваются в данной статье. 

В начало В начало

Microsoft Word 2003

Внешне Word 2003 мало отличается от версии 2002 года (рис. 17), по крайней мере для того, чтобы начать работать с новой версией, не требуется привыкать к новому интерфейсу — все кнопки на своих местах. Незначительные изменения касаются нового режима чтения, о котором следует рассказать подробнее.

Режим чтения документа

В Word 2003 появился новый режим чтения — Reading Layout Mode, который позволяет:

• удалять при чтении ненужные инструменты;

• отображать карту документа, давая удобный доступ к любому месту документа;

• автоматически масштабировать текст для удобного чтения и навигации;

• вносить комментарии без необходимости перехода в обычный режим.

Для того чтобы активизировать режим чтения, необходимо выбрать на рабочей панели пункт Read, имеющий пиктограмму «раскрытая книга», в результате экран примет вид (рис. 18).

Режим предоставляет удобные одностраничный и многостраничный режимы для чтения и редактирования документа. Кажется, что эта функция эмулирует режим приложения Adobe Reader (более известного как Adobe Acrobat Reader). Однако, в отличие от Adobe Reader, данный режим предоставляется не только для чтения, но и для редактирования.

При переходе в режим чтения появляются дополнительные пункты меню (рис. 19).

В режиме чтения с постраничными иконками (Thumbnails) намного легче ориентироваться в больших документах (рис. 20).

Во время тестирования новой версии Word мне приходилось редактировать книгу объемом более 100 страниц, и я убедился, что при работе с большими документами данный режим обеспечивает существенные преимущества.

Закрепление стиля

Если вам приходилось создавать многостраничный документ, собирая информацию из многочисленных источников, копируя ее из Сети, из пришедших писем и т.д., а потом получать правку рецензентов или сотрудников, принимающих участие в создании этого документа, то вы, наверное, знаете, как сложно бывает в итоге отследить лишние стили, которые в огромном количестве внедряются в документ.

Недавно я столкнулся c подобной задачей. Подготовив многостраничный документ, я обнаружил в нем более десятка лишних стилей. В Word 2002 реализована возможность работы со стилями в панели задач, где вы можете получить список всех используемых в документе стилей. Двигаясь по этому списку, можно выделять все вхождения в тексте, к которым применен данный стиль, и менять его на нужный. Но, согласитесь, данная процедура весьма трудоемка.

Гораздо проще заранее запретить использование лишних стилей — именно эта возможность и реализована в новом Word. Выполните команду View Task Pane, перейдите на вкладку Document task pane и выберите режим Protect Document (рис. 21).

В результате откроется помощник, который позволяет закрепить стили (lock styles). Вы можете также применить функцию к части документа. Поставьте флажок в пункте Limit formatting to a selection of styles и затем нажмите на ссылку Settings, после чего появится панель Formatting Restrictions (рис. 22).

В этой панели можно выбрать стили, которые будут использованы в данном документе. Таким образом, можно предотвратить внедрение лишних стилей, что избавит вас от последующего утомительного удаления их.

В пункте Editing Restrictions (Ограничения по редактированию) вы можете указать различные режимы ограничений редактирования, вплоть до режима Read only (рис. 23).

При запрещении изменения контента необходимо нажать на кнопку Yes, Start Еnforcing Рrotection (рис. 23), в результате чего появится одноименная панель (рис. 24), в которой доступно использование защиты разной степени надежности.

Реализация оригинального формата файла XML

Основная причина, по которой компания Microsoft применила поддержку XML как родного формата Word 2003, заключается в том, что XML становится важным механизмом передачи данных. За несколько лет интенсивного развития потенциал существующих Web-технологий оказался исчерпанным в силу внутренних ограничений языка HTML. Эти ограничения заключаются прежде всего в закрытом характере языка HTML, а также в невозможности расширения его функциональности пользователем и интеграции информационных ресурсов. Магистральное направление развития Web-технологий теперь связано с новым расширяемым языком разметки XML (Extensible Markup Language), стандарт которого был принят консорциумом W3C в феврале 1998 года.

Данные, сохраняемые в XML, могут использоваться многими приложениями, серверами и службами. В связи с этим поддержка данного стандарта открывает определенные перспективы в плане организации документооборота. Однако до последнего времени данную технологию как родной формат поддерживал весьма ограниченный круг клиентских приложений.

Теперь файлы в формате XML можно создавать в хорошо известном приложении Word, что позволит разработчикам информационного наполнения избежать подробного знакомства с XML и пользоваться привычным инструментом.

В Word 2003 реализован оригинальный формат файла XML, и теперь Word 2003 позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в формате XML, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и иные файлы хранятся раздельно. Доступна также функция преобразования, позволяющая перевести файл Word XML в формат HTML 4.0 или XHTML для отображения его в Web-обозревателе.

Более подробно о поддержке XML в Office 2003 можно прочитать в вышеупомянутой статье «Microsoft Office System 2003 как инструмент решения задач современного бизнеса».

В заключение следует еще раз подчеркнуть, что в данной статье были рассмотрены не все нововведения в программах Word 2003 и Outlook 2003, а лишь те из них, которые, на наш взгляд, в первую очередь будут востребованы при работе с приложением Office 2003 на desktop-компьютере в домашних условиях.

КомпьютерПресс 9'2003