Microsoft Office System 2003 для решения задач современного бизнеса

Наталия Елманова

Поддержка бизнес-процессов

   Поддержка обмена XML-данными и XSD-схем

   Смарт-документы

   Смарт-теги в Office 2003

   Данные в режиме реального времени

Организация коллективной работы

   Интеграция со службами Windows SharePoint

   Business Contact Manager

   Управление правами доступа

 

Мicrosoft Office является, наверное, самым популярным продуктом в нашей стране, да и во всем мире. За годы своего существования этот продукт превратился из простого набора офисных приложений в необычайно мощный инструмент, с помощью которого можно получать доступ к любой информации, будь то корпоративные базы данных, хранилища данных средств групповой работы и почтовых серверов, информационное наполнение Web-сайтов, информация от других компаний, партнеров и клиентов, результаты обращения к Web-приложениям. В процессе развития приложения этого семейства приобрели возможности доступа к базам данных, к аналитической обработке данных и к аналитическим службам, к Web-приложениям и Web-сервисам; реализованы возможности организации коллективной работы и коллективного доступа к документам, создания разнообразных решений, в том числе корпоративных.

Говоря о потребностях современного бизнеса, следует подчеркнуть, что своевременный и удобный доступ к информации во многом является залогом успеха на рынке для любой компании — без этого трудно реагировать и на запросы клиентов, и на изменение рыночной ситуации. Сейчас, когда количество доступных источников информации растет постоянно и с огромной скоростью, к подавляющему большинству современных пользователей вполне применим термин «Information worker» — сотрудник, работающий с информацией. Если раньше считалось, что своевременный доступ к информации требуется в основном лицам, принимающим решения, то в последние годы он необходим практически всем — независимо от профессии и должности, поскольку без этого невозможно ни успешно вести бизнес, ни оставаться профессионалом в своем деле.

Сотрудники, работающие с информацией, нередко сталкиваются с такими проблемами, как перегруженность информацией, хранящейся в разных местах и в разном виде, неэффективная организация совместной работы и обмена данными с коллегами, наличие огромного количества накопленных данных, управляемых устаревшими или выведенными из эксплуатации приложениями, недостаточная интеграция бизнес-процессов в компаниях, наличие неэффективных и неудобных приложений, к тому же плохо совместимых друг с другом. Новые возможности, реализованные в новой версии Microsoft Office System 2003, выпуск которой ожидается в самое ближайшее время, должны помочь таким сотрудникам (и компаниям, в которых они работают) в решении перечисленных проблем. Пользователи продуктов этого семейства будут иметь доступ к текущим данным в любое время и смогут получать их практически из любого источника, а совместная работа и координация действий членов коллектива будет осуществляться независимо от их местонахождения.

Самыми важными областями применения Microsoft Office System 2003 являются управление бизнес-процессами, организация доступа к информации и ее защиты, работа с информацией и ее интеллектуальная обработка, а также организация, координация и оптимизация совместной работы. Ниже мы рассмотрим средства решения перечисленных задач в Office 2003, причем речь будет идти не об окончательной версии продукта, а о второй бета-версии.

Поддержка бизнес-процессов

Говоря о поддержке бизнес-процессов, следует отметить, что проблема хранения нужных данных отдельно от приложений, с помощью которых эти данные создавались или просматривались, успешно решается посредством их хранения в определенном стандарте. Сейчас самым популярным стандартом обмена данными между приложениями является XML, который избран средством интеграции данных и процессов в Office 2003. В частности, этот продукт поддерживает определяемые пользователем XML-схемы, что позволяет обмениваться данными с другими приложениями, включая как приложения, используемые внутри компании, так и внешние (например, бизнес-приложения партнеров или клиентов). Иными словами, широкое применение языка XML в Office 2003 служит в основном для того, чтобы реализовать решение задач, связанных с поддержкой бизнес-процессов и с доступностью информации. Многие из нижеперечисленных функциональных возможностей базируются на применении XML.

Поддержка обмена XML-данными и XSD-схем

В отношении доступа к данным и обмена ими с другими приложениями в первую очередь следует отметить расширенную поддержку XML в Word 2003 и в Excel 2003 — эти приложения поддерживают пользовательские XML-схемы, отображая их элементы в документах, что позволяет передавать Web-сервисам представленные с помощью схемы данные и применять к данным XSLT-преобразования. При этом пользователи, естественно, не обязаны знать ни сам XML, ни тем более XSLT. В компании могут применяться собственные XSD-схемы для внутренних документов или для обмена данными с клиентами или партнерами.

Microsoft Excel 2003 позволяет осуществлять импорт/экспорт XML-данных, XSLT-преобразование. Microsoft Word 2003 поддерживает пользовательскую разметку XML в документе, сохранение XML-документа в пользовательской схеме или в схеме Word, содержит панель просмотра XML-тегов и структуры документа, позволяет осуществлять проверку данных на соответствие XSD-схеме в процессе набора, осуществлять XSLT-преобразование данных при открытии и сохранении документа, редактировать любой XML-файл. Естественно, все эти особенности отражены в объектных моделях указанных приложений.

Средство сопоставления для XML в Excel 2003 позволяет разработчикам решений сопоставлять существующие электронные таблицы Excel со структурами данных XML, создавать динамические документы Excel для загрузки, отображения и записи данных XML с самыми свежими сведениями в любом формате, создавать новые XML-совместимые хранилища данных из существующих электронных таблиц Excel (рис. 1).

В Access 2003 появился ряд новых возможностей импорта/экспорта XML-файлов. Access позволяет работать с XML-файлами с любой схемой и импортировать их в существующую структуру базы данных Access или продолжать использование созданного разработчиками преобразования XSL (рис. 2).

Обширная поддержка языка XML в Word 2003 способствует созданию решений для широкого спектра бизнес-задач, таких как ведение отчетности, агрегирование данных, публикация, поиск и предоставление данных для бизнес-процессов. Word 2003 обеспечивает возможности сохранения и открытия файлов XML в пользовательской схеме (что позволяет сохранить представление документа в виде XML-схемы), создания, сохранения и открытия файлов XML в схеме Word, использования преобразования XSL для управления отображением в Word XML-файлов с пользовательской схемой, редактирования файла XML при сохранении его структуры в соответствии с правилами пользовательской схемы, создания документа Word с помощью запроса к базе данных. Отметим, что в Word поддерживается работа с технологиями XPATH, XSL, XSD, а также проверка правильности схемы.

Из наиболее интересных способов применения указанных возможностей назовем такие задачи, как преобразование данных и документов с помощью XSLT, структурное редактирование, представляющее собой ограничение набора средств форматирования, доступных для документа, а также возможность указать части документа, которые могут быть отформатированы, что позволяет использовать Word в качестве средства ввода данных (рис. 3).

Смарт-документы

Office System 2003 реализует концепцию так называемых интеллектуальных документов (smart documents). При редактировании подобного документа на экране отображается панель, которая аналогична панелям Office XP — New Document или Styles and Formatting. Что именно отображается на этой панели, зависит от того, с каким элементом документа работает пользователь. Смарт-документы позволяют пользователям получать необходимые данные непосредственно в документ, с которым производится работа, связывают эти данные с другими приложениями, позволяют выполнять с ними различные сложные действия (рис. 4).

С точки зрения авторов решений на основе Office, шаблон подобного документа следует разрабатывать либо путем создания XML-файла, соответствующего XML-схеме смарт-документа, либо применяя интерфейс ISmartDocument для создания кода, отображающего список возможных действий пользователя и обработки событий, связанных с выбором одного из них. Разработчики, имевшие дело с созданием собственных смарт-тегов в Office XP, могут найти некоторое сходство в реализации подобных документов и смарт-тегов.

Смарт-теги в Office 2003

В Microsoft Office 2003 работа со смарт-тегами осуществляется и в Access, и в PowerPoint, и в Outlook. Пользователи Access 2003, создающие формы для третьих лиц, теперь могут, не прибегая к программированию, вложить смарт-теги в элементы управления. В Word 2003 и Excel 2003 выполнение действий, выбранных с помощью смарт-тега, может быть привязано к элементам XML в документах и электронных таблицах.

Данные в режиме реального времени

Пользователи получили возможность создавать динамические диаграммы и графики, строящиеся в режиме реального времени по мере изменения данных, поступающих от систем внутреннего уровня. Это позволяет отслеживать изменение бизнес-информации и создавать отчеты на основе самых свежих данных.

В начало В начало

Организация коллективной работы

Коллективная работа в режиме реального времени повышает эффективность деятельности сотрудников компании и обеспечивает дополнительную гибкость. Ниже мы рассмотрим, что нового появилось в Office 2003 для организации коллективной работы.

Интеграция со службами Windows SharePoint

Службы Windows SharePoint предоставляют приложениям Office 2003 средства для работы над общими документами, для ознакомления с ходом работы, для поиска других сотрудников в сети.

При открытии документа, находящегося в узле SharePoint, в открывшем документ приложении Office 2003 появляется специальная область задач со сведениями об узле. С ее помощью можно привлечь в рабочую область новых участников, создавать, назначать задачи и отмечать их как завершенные, загружать дополнительные документы, добавлять связанные с документом гиперссылки.

Узлы рабочей области для документов (Shared Workspaces) упрощают коллективную работу. Как и узел SharePoint, они собирают для участников проекта все сведения о совместной работе в одном месте. Эти узлы также интегрируются с приложениями Office 2003 через область задач, что обеспечивает легкий доступ ко всем ресурсам. Область задач общей рабочей области и узлы рабочих областей для документов позволяют каждому участнику наблюдать за редактированием документов и за состоянием задачи в целом (рис. 5).

Создание рабочей области для документов осуществляется из приложений Office путем установки определенных параметров вложения документа в почтовое сообщение или посредством вызова соответствующей команды меню. Если совместный доступ к документу осуществляется в узле рабочей области документа, то каждый участник будет извещен о внесении изменений в документ и получит предложение ознакомиться с ними или внести собственные изменения.

Рабочая область для собраний (Meetings Workspace) предназначена для тех, кто занимается подготовкой, проведением и сопровождением собраний, и позволяет хранить в одном месте все относящиеся к собранию материалы. Это оптимизирует процедуру планирования собрания, координацию участников, упрощает решение организационных проблем.

В Office 2003 с данными из служб Windows SharePoint можно работать непосредственно в Outlook, что позволяет повысить эффективность использования общих данных.

В Outlook 2003 можно расположить рядом несколько календарей одновременно: локальные календари, календари общих папок, календари и представления календарей других пользователей. Можно перетаскивать встречи в другие календари или в собственный календарь, а также назначать встречи с владельцами открытых календарей (рис. 6).

Преимуществами тесной интеграции служб Windows SharePoint и Outlook в Office 2003 являются такие возможности, как применение служб Windows SharePoint в качестве небольшого сервера рабочей группы (для открытия совместного доступа к контактам и календарям без применения Exchange), кэширование данных на локальном компьютере для работы в автономном режиме, открытие списков календарей, событий и контактов служб Windows SharePoint в пользовательском интерфейсе Outlook.

С помощью контактов и календарей Outlook 2003 и служб Windows SharePoint можно наблюдать сразу за несколькими личными и общими календарями. Общие календари и списки контактов можно просмотреть непосредственно в Outlook (рис. 7).

Кроме того, в Outlook 2003 добавлено очень много новых возможностей, повышающих эффективность работы пользователей (подробнее об этом вы можете прочесть в статье «Office 2003 Beta. Впечатление домашнего пользователя»).

Среди средств, повышающих эффективность коллективной работы, назовем и службы оповещения с помощью отправляемых по электронной почте уведомлений о событиях, к которым могут относиться внесение изменений в документ, библиотеку документов или элемент списка.

Что касается списков SharePoint, то нужно отметить следующие усовершенствования. Например, при работе со списками теперь можно воспользоваться сходными с Excel возможностями (фильтрация, сортировка, вычисления на основе формул), а также осуществлять коллективное редактирование списков, загружать их в приложения Office и создавать их локальные копии.

Таблицы, созданные в Access 2003, можно связывать со списками узлов SharePoint, что позволяет применять службы Windows SharePoint в качестве сервера баз данных для пользователей Access.

Business Contact Manager

В состав Microsoft Office 2003 входит диспетчер контактов — Microsoft Business Contact Manager, интегрирующийся в Outlook и остальные приложения. Этот инструмент обладает чертами, напоминающими некоторые CRM-приложения. Диспетчер позволяет хранить контакты вместе со связанными с ними документами, календарными встречами, задачами, напоминаниями, электронными таблицами, списками дел и функциями электронной почты. В Microsoft Business Contact Manager имеются функции, облегчающие работу индивидуальным предпринимателям и мелким предприятиям. В частности, диспетчер позволяет создавать страницу контакта, содержащую правила и уведомления о необходимых делах, а также сохранять другие данные об этом контакте, накапливающиеся со временем (рис. 8).

Каждая страница контакта может включать связанные сообщения электронной почты, документы, заметки, историю покупок и платежей клиента, изображения и многое другое, так что пользователь может следить за всеми этапами взаимодействия клиента с компанией.

Business Contact Manager позволяет сортировать и группировать контакты, облегчая пользователям создание персонифицированных рассылок. Диспетчер контактов легко интегрируется с приложениями Office, а также позволяет импортировать информацию из других средств управления контактами.

Управление правами доступа

Возможности Office 2003 позволяют устанавливать права редактирования документа и защищать его содержимое, указывая тех пользователей, которые уполномочены на чтение документа или внесение в него изменений. Система управления правами доступа к информации (Information Rights Management, IRM) дает возможность ограничить использование в документах функций копирования, вставки, печати, отправки по электронной почте.

Подчеркнем, что технология IRM предназначена для защиты информации не от постороннего доступа извне, а именно от несанкционированного доступа сотрудников компании. Даже при наличии совместного доступа к документам в корпоративной сети данная технология обеспечивает контроль за правами пользователей на их применение, что неосуществимо с помощью стандартных средств сетевой защиты. Так, в отношении персонала, имеющего дело с конфиденциальными или исключительно важными сведениями, можно отключить функции копирования, пересылки или вывода на печать защищенного документа либо содержащегося в нем объекта или фрагмента. Документам Office 2003 можно установить защиту как для отдельных пользователей, так и для групп, причем для каждого пользователя или группы может быть установлен набор разрешений в соответствии с их ролью, определенной владельцами документа. В зависимости от этой роли система IRM для активации назначенных прав отключит определенные команды в меню приложения. Владельцы документа могут также запретить печать или переформатирование документа, установить сроки истечения действия прав других пользователей (рис. 9).

Технология защиты в Office 2003, интегрированная со службой Active Directory, весьма проста в эксплуатации и может применяться в различных приложениях Office 2003. С помощью этой технологии и, конечно, при условии выработки грамотной политики в отношении конфиденциальности документов существенно снижается риск несанкционированной передачи корпоративной информации.

Поскольку права устанавливаются на уровне приложений, то файлы Office, защищенные технологией IRM, можно открыть только в приложении Office 2003 или более поздней версии. Пользователи прежних версий Microsoft Office могут воспользоваться бесплатной программой просмотра документов, защищенных технологией IRM.

Помимо защиты конфиденциальной информации, технология IRM может применяться и для совместной работы над сложными документами. Например, можно запретить применение в шаблоне документа стилей, отличных от заданных при его создании, или вообще запретить непосредственное форматирование текста, а также разрешить редактировать только часть документа.

Таким образом, новая версия Microsoft Office System 2003 представляет собой многофункциональный инструмент для эффективной коллективной работы, позволяющий сотрудникам компании осуществлять доступ к разнообразной информации, оптимизировать коллективную деятельность, защищая при этом конфиденциальные данные и интеллектуальную собственность, что делает его весьма привлекательным для корпоративных пользователей.

 

В одном из следующих выпусков нашего журнала будет рассказано о том, что нового следует ожидать разработчикам решений на базе Microsoft Office System 2003.

КомпьютерПресс 9'2003