А у нас в конторе факс. А у вас?
Милочка, вот вам — оригинал, а вот — его ксерокопия. Сверьте, пожалуйста.
Неизвестный отечественный руководитель секретарю.
Конец 80-х стал в нашей стране золотым временем для производителей и поставщиков факсимильного оборудования. Основной причиной этого бума стала официальная инструкция, признавшая факсимильную копию финансовых документов достаточным основанием для выполнения финансовой операции. До середины 90-х в корпоративном секторе использовались настольные машины, несмотря на появление в конце 80-х первого модема с поддержкой факсимильной связи. Причин тому было несколько — прежде всего несравнимо проще объяснить секретарю, что надо просто нажать на кнопку «Start», чем учить его пользоваться персональным компьютером. Кроме того, до второй половины 90-х на рабочем месте секретаря не часто можно было встретить персоналку выше i386.
Повальное распространение практики обмена факсимильными сообщениями породило ряд проблем. Прежде всего необходимо вести учет, хранение и распределение всей входящей корреспонденции. Кроме того, установившаяся практика факсимильной рассылки рекламных материалов в последнее время достигла запредельных величин — в среднем 6-10 «пустых» сообщений в день. Все это ведет к большому расходу факсимильной бумаги и к повышению нагрузки на секретарей. Электронная почта (при всех ее бесспорных преимуществах) пока не в состоянии заменить факс. Возникает вопрос: можно ли переложить всю эту мороку на программу, которая будет выполнять все эти операции и заодно сэкономит недешевую факс-бумагу? Оказывается, можно. При этом существуют различные возможности решения этой проблемы.
В случае небольшой компании или частного лица проблема решается установкой факс-модема и программного обеспечения к нему. В подавляющем большинстве случаев его возможностей хватает для выполнения рутинных операций получения, отправки и просмотра поступивших факсов. В случае если вас привлекает нечто необычное и функциональное, стоит попробовать отечественную разработку — пакет программ VentaFax for Windows (business- и home-версии).
Программа поставляется в домашнем или деловом варианте (home- and business edition). Все версии пакета VentaFax обеспечивают прием и отправку факс-сообщений при работе с факс-модемами, поддерживающими системы команд Fax Class 1 и Fax Class 2 (2.0). В режиме автоматического ответа на входящие звонки программа примет факс автоматически, без участия пользователя. Опционно возможно подключение голосовых функций, обеспечивающих прием и отправку голосовых сообщений при работе с модемами, поддерживающими различные стандарты записи и воспроизведения звука. Располагая голосовым модемом и голосовой версией пакета VentaFax, вы сможете организовать автоинформатор или автоответчик. Кроме того, голосовые версии пакета VentaFax обеспечивают также распознавание типа ответа при входящих и исходящих звонках. Например, при попытке отправить факс программа обнаружила, что ей ответили голосом. В этом случае она сможет перед началом передачи факса воспроизвести в линию заданную вами реплику.
Однако эта программа хороша только в случае использования ее в частном секторе. Для корпоративного применения она не пригодна. Исключением является случай, если у всех сотрудников компании установлены факс-модемы. Но покажите мне руководителя, способного принять решение о закупке 100 факс-модемов… Наиболее разумно приобрести ограниченное количество модемов (от одного до десятка, в зависимости от количества сотрудников и интенсивности факсовой рассылки, а также количества доступных телефонных линий), приобретенные модемы установить на несколько компьютеров и использовать их как некое подобие старых добрых ЕС-1840-терминалов, но только для отправки факсимильных сообщений. Перед глазами проходят видения дисплейного класса с рядами уткнувшихся в мониторы пользователей. Одним словом — ностальгия. Однако этот варварский способ не решает проблемы получения факсимильных сообщений сотрудниками. Трудно представить себе компанию, в которой у каждого сотрудника имеется персональный номер факса. В идеале хотелось бы работать с факсом так же, как с общими сетевыми принтерами под управлением некоторой NOS (Network Operation System). Однако ни одна известная система такой возможности не предоставляет. В этом случае может помочь популярный продукт компании Symantec — WinFax PRO.
Отличительной особенностью этого пакета является возможность конфигурации одного ПК как хост-системы факсимильной службы. Это позволяет каждому члену рабочей группы передавать и получать факсы — в результате снимается необходимость покупать несколько модемов или выделять дополнительные телефонные линии. Единственное ограничение заключается в том, что это возможно только в IP-сети. Существующая возможность управлять приоритетом сообщений и временем его отправления вместе с возможностью широковещательной рассылки факсов будет весьма полезна как в небольшой организации, так и в крупной корпорации. Усовершенствованная адресная книга, интеграция факсов с приложениями Symantec ACT! 4.0 и Microsoft Outlook 98/2000 делают работу с факсами еще более удобной. Для критичных сообщений есть возможность установить сигнал персонального оповещения на пейджер или сотовый телефон. Можно также автоматически переадресовывать поступающие факсы на другой номер факса или адрес электронной почты либо удаленно загружать их на свой портативный компьютер. Кроме того, программа имеет обширные возможности настройки и интуитивно понятный интерфейс.
Однако помимо «букета» преимуществ имеются и недостатки. Самым неприятным является необходимость обучения каждого сотрудника работе с новым программным обеспечением. В случае небольшой компании это не страшно — но что делать администраторам крупных (от 100 пользователей) корпораций? Если допустить, что на обучение одного сотрудника необходимо 30 минут и проводить занятия в группах по 10 человек, то затраты времени только на этом направлении составят пять часов. И это без учета необходимости выполнения повседневных обязанностей и неизбежного на начальном этапе огромного количества работы «на местах». По своему опыту могу утверждать, что перевод компании (200 активных пользователей) на новую систему только получения (не отправки) факсов занял полную рабочую неделю. После этого в течение еще двух недель оставалась существенной дополнительная нагрузка на службу технической поддержки, вызванная этим нововведением. Окончательно (по истечении одного месяца) мы констатировали увеличение общей загруженности службы технической поддержки на 15% за счет дополнительных вопросов по системе WinFax PRO. После этого было принято решение остановить внедрение пакета на стадии trial-версии и рассмотреть альтернативные варианты. При этом необходимыми условиями оставались минимизация количества факс-модемов в компании и минимальность нововведений со стороны пользователей. Было высказано логичное предположение, что серверная часть может быть сколь угодно сложной (без потери надежности) при условии предельной простоты клиентской части (без потери функциональности и минимальности времени, необходимого на обучение сотрудников). Поскольку абсолютное большинство сотрудников уже два года работают с электронной почтой, был начат поиск соответствующего программного обеспечения, позволяющего отправлять и получать факсы так же просто, как и сообщения электронной почты. В результате мы остановились на интересной разработке компании GFI FAX & VOICE — FaxMaker for Exchange & SMTP (http://www.gfifax.com/).
Этот пакет разработан как устанавливаемый компонент почтового или Exchange-сервера. После установки в списке коннекторов Exchange-сервера появляется дополнительный коннектор FaxMaker. Отправка факсов осуществляется абсолютно так же, как обыкновенная электронная почта. При этом адресная строка выглядит следующим образом: [FAX:1234567]. В результате отпадает необходимость в длительном обучении сотрудников. В нашем случае обучение прошло без участия службы технической поддержки. В течение первой недели мы провели испытания системы с пятью пользователями. В конце недели мы обнаружили, что число сотрудников, отправлявших факсимильные сообщения, существенно превышает запланированные пять человек. Эксперимент показал, что система распространилась подобно цепной реакции путем взаимообмена информацией сотрудников, участвовавших в тестировании, и остального персонала. В результате по истечении срока действия trial-версии под давлением сотрудников в рекордные сроки было принято решение о приобретении указанного продукта и начале его полноценной эксплуатации.
Помимо простоты использования указанный пакет характеризуется удобством администрирования и конфигурирования. Удобочитаемые протоколы работы и утилиты мониторинга позволяют в кратчайшие сроки получить критически важную информацию о таких параметрах, как загрузка входящих и исходящих линий и очереди на отправку. Интегрирование в Microsoft Exchange дает возможность создать единую корпоративную систему обмена информацией под единым управлением. Суммируя все вышесказанное, можно рекомендовать этот пакет для применения в крупных компаниях, уже использующих в своей работе Exchange Server.
Было бы наивно утверждать, что указанные продукты являются единственными на рынке программного обеспечения. Для того чтобы опровергнуть подобное утверждение, достаточно просмотреть разделы «Офисные и Серверные приложения» на http://www.tucows.com/ и http://www.32bit.bhs.com/. Однако все перечисленные программы являются яркими представителями трех основных категорий факсимильного программного обеспечения: персонального, многопользовательского и корпоративного. Делать прогнозы — дело неблагодарное, но можно с уверенностью сказать, что в ближайшее время это деление будет сохраняться. Выбор же конкретной программы должен происходить индивидуально, с учетом потребностей конкретного лица или организации. Оптимисты предрекают скорое отмирание факсовой переписки и воцарение электронного документооборота. С этой точкой зрения можно спорить, однако стоит учитывать тот факт, что в отличие от электронного письма присланный по факсу платежный документ является основанием для финансовой операции. Поэтому рискну предположить, что у факсимильного документооборота большое будущее, и не важно, что создаваться и читаться он будет в программах электронной почты — важно лишь то, что до адресата он дойдет по телефонным проводам, оставаясь с юридической точки зрения факсимильным документом. Об отмирании факса можно будет говорить лишь после принятия соответствующих юридических документов и проведения повальной «интернетизации» всех слоев общества, на что в нашей родной стране может потребоваться не одна пятилетка.
КомпьютерПресс 11'2000
