Microsoft PowerPoint 2000: новые возможности и новая надежность

Антон Орлов

Рабочая область. Все под рукой

Формат HTML — свой, надежный и доступный всем

Телевидение в локальной сети

Наконец-то — таблицы!

Проекторы, анимация, списки...

Заключение

 

Презентационное оборудование

 

Предлагаемая вашему вниманию публикация продолжает цикл статей, посвященный возможностям продуктов, входящих в новый офисный пакет Microsoft Office 2000. Мы расскажем об усовершенствованиях в программе PowerPoint 2000.

Так уж получается, что в каждой новой версии популярнейшего офисного пакета Microsoft Office наиболее радикальным усовершенствованиям подвергаются лишь один-два его компонента. В Office 95 по сравнению с Office 4.2 появилась система сопряжения всех частей Microsoft Office — Панель Office. В Word 97 основному преобразованию подверглись текстовый редактор Word и язык макросов Office, который стал похож на настоящий язык программирования. А теперь, с появлением Office 2000, похоже, пришла очередь и PowerPoint, мощной системы создания презентаций — наборов красочных слайдов для демонстрации на экране компьютера, проектора или для печати.

Изменения в новой версии PowerPoint действительно можно назвать революционными. Внешний вид рабочего окна стал другим и куда более удобным. Наконец-то для полноценного просмотра презентации достаточно иметь только Интернет-браузер и больше не нужны замысловатые функции вроде упаковки презентаций. Можно организовать передачу презентации по локальной сети, причем тем, кто будет ее смотреть, совсем не понадобится Microsoft PowerPoint. В слайды можно вставлять настоящие таблицы и редактировать их, а текст, вписываемый в слайд, автоматически подстраивается под размер слайда. Но самое главное, что формат HTML теперь стал основным форматом для презентаций! Это означает, что презентации можно сохранять не только в оригинальном двоичном формате .ppt, как было раньше, но и в виде Web-страницы; при этом в HTML-формате сохраняются абсолютно все настройки, особенности, мелкие детали презентации. Потом эту Web-страницу можно опять открыть в PowerPoint и продолжить редактирование. Впрочем, обо всем по порядку…

Рабочая область. Все под рукой

Установив PowerPoint, вы наверняка с удивлением станете разглядывать изменившуюся по сравнению с предыдущей версией рабочую область — место, где пользователь проводит больше всего времени при создании слайдов (рис. 1). Теперь, чтобы просмотреть структуру презентации, не надо переходить в специальный режим и напряженно вглядываться в маленькие эскизы, не надо искать мышью маленькие кнопки или шарить по пунктам меню для добавления заметок к каждому слайду — все у вас под рукой, в одном и том же окне. По наблюдениям тестовой лаборатории Microsoft, многие начинающие пользователи, работая с PowerPoint от случая к случаю, даже не подозревают о возможности в этой программе просмотра структуры презентации или вставки примечаний и поэтому не используют все возможности PowerPoint. Теперь этого трудно не заметить.

Как и в других компонентах Office 2000, все меню могут отображать лишь самые часто используемые пункты. Добавление или удаление кнопок с панели происходит одним движением мыши. Если, по мнению справочной системы PowerPoint, вам нужен совет по работе с этой программой, то в рабочей области появится светящаяся лампочка — заметная, но совершенно не мешающая работать. Щелкните по ней, — и вам подскажут, как достичь ваших целей наиболее эффективным образом. Буфер обмена, запоминающий последние 12 копирований или вырезаний, — мечта многих пользователей Windows — теперь вам доступен. А письмо со всей презентацией или с единственным слайдом можно отправить одним нажатием кнопки.

В начало

В начало

Формат HTML — свой, надежный и доступный всем

Основным усовершенствованием в PowerPoint 2000, как, впрочем, и во всей этой версии офисного пакета, стала полная совместимость с форматом HTML. Алгоритм сохранения презентации в HTML-формате переработан кардинально: теперь в браузере она будет выглядеть точно так же, как и в PowerPoint. Причем для просмотра HTML-презентации не нужны самые современные модели браузеров: достаточно использовать Microsoft Internet Explorer версии не ниже 4.0, а по данным рейтинговых компаний Интернета (например, http://www.spylog.ru/), такие и более современные браузеры имеются более чем у 85% пользователей Сети. Как выглядит в браузере презентация, показанная в программе PowerPoint на рис. 1, видно на рис. 2.

При сохранении презентации в формате HTML создается управляющий основной файл, а в директории, где он сохранен, — папка со служебными файлами, содержащими данные презентации. Это куда как удобнее, чем в PowerPoint97, — не надо разыскивать index.html среди множества файлов.

По сравнению с такой же презентацией, сохраненной в формате HTML с помощью предыдущей версии PowerPoint, можно заметить значительно более красивый и удобный интерфейс с приятными для глаз кнопками. А самое интересное, что теперь совершенно не имеет значения, при каком расширении экрана будет смотреться такая сохраненная в HTML презентация — она автоматически подстраивается под экран того, кто ее смотрит.

Презентацию, сохраненную в формате HTML, можно снова открыть в PowerPoint и продолжать ее редактирование, при этом будут доступны абсолютно все возможности PowerPoint. Даже макросы, написанные в редакторе Visual Basic for Applications, сохраняются вместе с файлами презентации, хотя их можно использовать, только открыв презентацию в PowerPoint. Поскольку теперь формат HTML стал «родным» для PowerPoint, то вы вообще можете забыть про файлы с расширением .ppt и использовать для хранения своих слайдов только Web-страницы. А делать это стоит! Во-первых, файлы HTML гораздо устойчивее к повреждениям. Если в файле .ppt будет поврежден всего один байт, то открыть его уже не удастся. А файл HTML — текстовый, и потеря даже нескольких сотен байт может вообще не отразиться на его содержимом, а если и отразится, это не трудно исправить. В любом случае абсолютно вся сохранившаяся информация из HTML-файла может быть легко изъята для создания нового.

Наконец-то полностью отпала необходимость заботиться о том, чтобы у тех, кто будет смотреть презентацию, тоже была установлена на компьютере программа PowerPoint, или с помощью отдельных программ создавать упакованные ролики. Презентацию, сохраненную в формате HTML, могут смотреть все, у кого есть Интернет-браузеры. А есть ли у них PowerPoint — не имеет значения.

Презентация в формате HTML поддерживает все возможности презентации, демонстрируемой из PowerPoint. Можно включить полноэкранный режим, и тогда никто даже не догадается, что презентация показывается из Интернет-браузера, а не из PowerPoint. Работают все эффекты анимации, в том числе анимация при смене слайдов. Как уже говорилось, разрешение экрана не имеет значения — презентация будет одинаково хорошо отображаться как при самом малом, так и при самом большом разрешении, текст и рисунки будут адекватно масштабироваться.

Достигаются все эти чудеса посредством создания в программе PowerPoint хитроумных скриптов, написать которые вручную вряд ли кому-нибудь удастся без больших усилий. Каждый слайд теперь сохраняется не в виде снимка с экрана, а в виде отдельных компонентов — фона, рисунков, текста, разметки — что и позволяет подвергать его повторному редактированию в PowerPoint. Широко используются таблицы стилей, стандарт XML, в общем, все новейшие технологии. А если вы рассчитываете показывать свои презентации тем, у кого нет новых моделей браузеров, то и в это случае вам не следует отказываться от использования PowerPoint2000: существует специальный режим совместимости, при котором презентация сохраняется в специальном формате и может корректно отображаться в старых моделях браузеров. К сожалению, не поддерживается браузер Opera (точнее, в нем может быть отображен лишь первый слайд даже при сохранении презентации в режиме совместимости), но им пользуются не очень многие, как, впрочем, и другими старыми моделями.

В PowerPoint имеется возможность гибко настраивать параметры сохранения презентации в формате HTML. Делается это из меню Сервис-Параметры-Параметры Web (рис. 3). Можно задавать цвета панели навигации, запретить использование длинных имен файлов (это полезно, если вы собираетесь поместить готовую презентацию в Интернет), указать кодировку файлов HTML. Если вы пожелаете, то рисунки могут сохраняться в специальных форматах VML и PNG, и тогда качество графики будет безукоризненным. Посмотрите, например, на рис. 4 — такие переливы фона с помощью обычных Gif’ов и Jpeg’ов не получить! К тому же презентация, сохраненная с использованием форматов VML и PNG, занимает в два раза меньше места, чем при использовании только GIF и Jpeg. Однако форматы VML и PNG могут отображаться только в браузерах Microsoft Internet Explorer 5.0 и старше.

Теперь, готовя презентацию, вы можете сохранить ее в формате HTML и поместить в Интернет или на дискету. А придя на место, где вы будете ее демонстрировать, просто загрузить ее в браузер. Даже в Microsoft Internet Explorer 4.0, который есть на любом компьютере, где установлена Windows 98. И нет проблем — демонстрируйте... А захотите изменить, то просто загрузите ее обратно в PowerPoint. И все — абсолютно все компоненты презентации снова окажутся в вашей власти.

В начало

В начало

Телевидение в локальной сети

Если вы работаете в крупном офисе, где есть локальная сеть, и у вас возникла необходимость ознакомить коллег со своей презентацией, то вы легко можете организовать такой показ. Для этого нужно всего лишь использовать функцию «вещания», тоже имеющуюся в новой версии PowerPoint. И конечно, для просмотра презентации вашим зрителям не понадобится ни PowerPoint, ни даже Office. Достаточно обозревателя Microsoft Internet Explorer.

При показе презентации слайды сохраняются в формате HTML и передаются на компьютеры слушателей. Отдельным потоком информации идет звуковое сопровождение. Можно использовать и видеозаписи, но для этого необходима установка сервера Microsoft NetShow. Данный сервер нужен и тогда, когда число зрителей превышает 16. Показываемая презентация сохраняется на сервере локальной сети и доступна для просмотра всем опоздавшим к началу вещания.

Кроме того, значительно улучшена функция совместной работы над презентацией в локальной сети. С помощью программы NetMeeting, также входящей в комплект поставки Office2000 и Microsoft Internet Explorer 5.0, можно организовать «интрасетевое собрание» для создания или редактирования презентации. При этом каждый участник собрания может временно взять на себя функцию полноправной работы над презентацией, редактируя ее по собственному усмотрению. А все остальные, и он в том числе, могут обмениваться при этом файлами или сообщениями.

Сохранить презентацию в формате HTML в локальной сети так же просто, как и на жестком диске. Пользователи могут не звать системного администратора, чтобы поместить свое творение в сеть, достаточно просто указать путь для сохранения.

Короче говоря, для тех, кто работает в офисе с локальной сетью, Microsoft тоже приготовила приятные сюрпризы. Трудитесь вместе, показывайте свои работы всем, сохраняйте их там, где хотите...

В начало

В начало

Наконец-то — таблицы!

В PowerPoint 2000 наконец-то реализована долгожданная функция работы с таблицами! Теперь не надо вставлять таблицу Word, чтобы красиво распределить данные по слайду. А значит, не надо и устанавливать Word, если вы хотите работать только с PowerPoint. На рис. 5 показано, как выглядит таблица в PowerPoint.

Поддерживаются практически все основные функции работы с таблицами. Вставка строк, столбцов, объединение ячеек, задание толщины границы, различная заливка цветом или узором для каждой ячейки, центровка текста по вертикали — все это доступно пользователю. К тому же в отличие от Word текст в таблице можно располагать даже вертикально.

Таблица представляет собой набор сгруппированных автофигур, поэтому даже при открытии презентации с таблицей в PowerPoint 97 она будет отображаться. Правда, если вы там ее отредактируете, то в PowerPoint 2000 она будет уже именно набором автофигур, а не таблицей.

В начало

В начало

Проекторы, анимация, списки...

Поддержка формата HTML, функция «вещания» в интрасети, возможность создавать таблицы, новый вид интерфейса — радикальные улучшения в PowerPoint 2000. Однако есть и множество не столь заметных, но от этого не менее важных нововведений. Например, по аналогии с Microsoft Word появилась автоматическая нумерация пунктов списка, то есть когда вы в начале строки ставите цифру и потом вводите текст, то после нажатия Enter следующая строка будет пронумерована следующим номером (рис. 6).

В качестве маркера ненумерованного списка можно использовать свои рисунки (рис. 7). Если же у вас таких рисунков нет, то к вашим услугам богатая коллекция изображений под названием OfficeArt, поставляющаяся вместе с Office. В 2000-й версии пакета она расширена.

Если у вас нет желания продумывать интерфейс будущей презентации, в вашем распоряжении имеется большое количество готовых шаблонов презентаций. Просто выберите понравившийся и вводите свой текст, а рисунки и компоновку слайда PowerPoint за вас подготовит.

В полноэкранном режиме отображения изображение курсора исчезает с экрана (рис. 7). И ничто не будет мешать слушателям наслаждаться вашим творчеством. Кроме того, пока презентация показывается, хранители экрана и режим энергосбережения монитора автоматически отключаются. Поэтому вам действительно ничто не испортит процесс...

Когда вы помещаете текст на слайд, то PowerPoint 2000 автоматически подбирает его параметры таким образом, чтобы он целиком уместился в предназначенном для него пространстве слайда. Изменяемые параметры — межстрочный интервал и размер шрифта, то есть то же самое, что в таких случаях изменяют пользователи. Так что сосредоточьте свои усилия на смысле текста, а не на его размерах.

На слайды презентации теперь можно помещать рисунки в формате Gif с анимацией, при этом анимация рисунка останется. Не нужно биться над вашей красивой эмблемой, чтобы она была такая же переливчатая, как и на вашем сайте, — просто вставьте ее оттуда на слайд.

К каждому слайду теперь можно записать отдельную звуковую дорожку. Ее также при желании можно изменить. Причем только ее — не затрагивая другие слайды.

Если к вашему компьютеру можно подключить два монитора, то есть возможность с помощью PowerPoint 2000 организовать вывод презентации лишь на один из них. Представляете, как это удобно: приехали на конференцию, подключили свой ноутбук к большому монитору в зале и показываете презентацию, а в этот момент что-нибудь еще на своем компьютере делаете. Или — на одном мониторе редактируете презентацию, а на другом сразу смотрите, что из этого получается.

Если вы планируете демонстрировать презентацию не на мониторе, а посредством проекционного аппарата, то к вашим услугам Мастер проекторов (рис. 8), который поможет настроить проектор оптимальным образом.

Если вы набираете текст на разных языках, программа автозамены, автоматически исправляющая описки и опечатки, возникающие в процессе работы, будет работать по-разному для разных языков. Скажем, в английском тексте буква «i» всегда будет делаться прописной, а в шведском — нет. Кроме того, в процессе ввода текста PowerPoint 2000 автоматически определяет язык набираемого текста и использует соответствующий словарь проверки орфографии и список автозамены. Вам теперь вообще не придется работать с меню Язык, столь, наверное, досаждавшим прежде своим неудобством.

Интерфейс диалогового окна настройки анимации тоже стал поудобнее. Теперь не надо просматривать длинный список эффектов, а можно выбрать сначала тип эффекта, а потом характер его применения (рис. 9).

В начало

В начало

Заключение

Если переход на 2000-ю версию Microsoft Word можно рекомендовать отнюдь не всем — (грузится дольше, а новых возможностей не так много), то с PowerPoint ситуация прямо противоположная. Никто из хотя бы иногда запускающих PowerPoint у себя на компьютере никогда не пожалеет об установке новой версии. Можно сказать, что именно с 2000-й версии система PowerPoint стала целиком и полностью оправдывать свое предназначение — создание готовых наборов слайдов, которые можно просматривать и показывать где угодно: и в офисе, и в гостях, и через интрасеть или Интернет. Готовый набор слайдов может быть совершенно независимым от создавшей его программы — для полной эксплуатации всех его возможностей достаточно Интернет-браузера, причем даже не самой последней версии. Этот набор весьма устойчив к повреждениям, поскольку текстовый файл намного легче восстановить в случае ошибки диска или передачи данных, чем двоичный. А при необходимости набор слайдов можно опять открыть в PowerPoint и доработать или исправить.

Новый вид рабочего места в PowerPoint мало кого оставит равнодушным. Теперь он стал похож на хорошо продуманный верстак мастера, где нет ничего лишнего, а все нужное лежит так, что достаточно лишь протянуть руку, чтобы взять и работать. Долгожданная возможность вставки таблиц, сохранение анимации gif-файлов, вставленных на слайды, возможность работы с двумя мониторами, автонумерация списка при его создании, автоматическое размещение текста в слайде, мастер по настройке проекционных аппаратов — все это очень важные усовершенствования. PowerPoint теперь принесет пользу практически всем, даже жизнь Web-мастеров может стать значительно легче. Ведь на разработку скриптов, которые PowerPoint генерирует за пару минут, у Web-дизайнеров могли бы уйти часы, а то и дни. А скрипты генерируются действительно хорошо... Во всяком случае, как я ни пытался, мне не удалось вызвать их ошибку.

Итак, ставьте PowerPoint, настраивайте на сохранение презентаций по умолчанию в формате HTML и творите. Хотите — слайды, хотите — свой сайт... В любом случае, жалеть не будете. Желаю удачи!

КомпьютерПресс 12'2000