Оптимизируем затраты на печать

Сергей Асмаков

Выбор принтера

Снижение стоимости отпечатков

Заправлять или не заправлять?

 

Работа не только любого современного офиса, но и многих домашних пользователей неразрывно связана с необходимостью печати самых различных документов и информационных материалов. И пользователь домашнего принтера, приобретающий расходные материалы на собственные деньги, и ответственный сотрудник офиса, ежемесячно отчитывающийся перед руководством компании за истраченные средства, вынуждены решать одну и ту же задачу: с одной стороны, обеспечить получение печатных материалов в необходимых количествах, а с другой — по возможности снизить соответствующие издержки. Описанию различных способов достижения этого компромисса и посвящена данная статья.

Выбор принтера

Зачастую корень проблемы, связанной со слишком высокими расходами на печать, кроется не в чрезмерной расточительности и беспечности сотрудников офиса (или пользователя домашнего ПК), а в ошибках, допущенных при выборе печатающего устройства. Именно поэтому мы начнем обсуждение темы оптимизации затрат с одного из ключевых моментов — с выбора наиболее подходящей модели принтера.

Прежде всего нелишне напомнить, что характеристики приобретаемого устройства в первую очередь должны соответствовать специфике тех задач, для решения которых оно будет использоваться. Кроме того, не стоит забывать о том, что скупой платит дважды. Применительно к печатающим устройствам данную поговорку можно конкретизировать в виде двух основополагающих принципов.

Чем дешевле печатающее устройство, тем больше оказывается отношение совокупной стоимости владения к первоначальной цене. Например, стоимость струйного принтера начального уровня составляет 50-60 долл. При этом затраты на приобретение одного комплекта чернильных картриджей (естественно, речь идет об оригинальных расходных материалах) варьируются от 30 до 50 долл. — то есть практически сопоставимы с ценой самого принтера. Учитывая, что картриджи, выпускаемые для подобных моделей, обычно имеют небольшой ресурс, даже при относительно малых объемах печати за год придется приобрести 2-3 комплекта. Нетрудно подсчитать, что уже за первый год использования такого принтера эксплуатационные издержки превысят стоимость самого устройства.

 

У младших моделей струйных принтеров стоимость владения уже за первый год эксплуатации может превысить цену самого устройства

У младших моделей струйных принтеров стоимость владения уже за первый год эксплуатации может превысить цену самого устройства

Преимуществом более дорогих устройств является использование картриджей большей емкости, а также модульной системы заменяемых узлов. Так, в большинстве недорогих лазерных принтеров применяются интегрированные картриджи, содержащие помимо емкости с тонером основные изнашивающиеся узлы (фотобарабан, бункер для сбора отработанного тонера и пр.). Что касается более дорогих моделей, предназначенных для печати больших объемов документов, то в них, как правило, предусмотрена возможность замены емкостей с тонером и отдельных узлов печатающего механизма (фотобарабана, блока термозакрепления и т.д.) независимо друг от друга. Подобный подход позволяет снизить совокупную стоимость владения и в конечном счете — стоимость отпечатков.

Таким образом, при больших объемах печати ни в коем случае не стоит поддаваться соблазну приобрести технику по принципу «числом поболее, ценою подешевле». Сиюминутная экономия от приобретения полудюжины недорогих настольных принтеров взамен одного мощного сетевого устройства в дальнейшем обернется значительно более высокими эксплуатационными затратами. В то же время использовать высокопроизводительный сетевой принтер для эпизодической печати тоже невыгодно — из-за больших первоначальных вложений.

Чем более универсальным является используемый принтер, тем выше затраты на печать. Выигрыш от «разделения труда» между печатающими устройствами различных типов оказывается тем весомее, чем более разнородные задачи приходится решать подразделению или рабочей группе. Именно поэтому в средних и крупных офисах нередко можно увидеть несколько печатающих устройств различных типов, каждое из которых используется для выполнения относительно узкого круга задач.

Конечно, для большинства пользователей домашних ПК подобный вариант является (по тем или иным причинам) неприемлемым. В такой ситуации обычно приходится выбирать один из двух наиболее типичных вариантов: либо приобрести универсальный струйный принтер и тем самым примириться с заметным увеличением расходов на печать в угоду универсальности, либо предпочесть монохромное лазерное устройство, жертвуя в угоду экономичности возможностью получения цветных документов.

Теперь от общих рассуждений перейдем к вещам более конкретным и рассмотрим несколько наиболее важных соображений, которые необходимо учитывать при выборе той или иной модели принтера.

Нужна ли цветная печать? Несмотря на то что в течение нескольких последних лет разница в цене между цветными и монохромными моделями принтеров заметно сократилась, приобретение и эксплуатация цветного печатающего устройства пока обходится гораздо дороже по сравнению с монохромным принтером аналогичного класса.

Стоит отметить, что, по большому счету, проблема выбора между монохромными и цветными моделями актуальна главным образом в случае приобретения лазерных (или светодиодных) печатающих устройств. Все выпускаемые сегодня струйные устройства являются цветными. Таким образом, при отсутствии необходимости печатать цветные документы целесообразно остановить свой выбор на монохромной лазерной или светодиодной модели принтера.

 

Монохромный лазерный принтер не может печатать цветные документы, но при этом обеспечивает значительно более низкую стоимость отпечатка по сравнению

Монохромный лазерный принтер не может печатать цветные документы, но при этом обеспечивает значительно более низкую стоимость отпечатка по сравнению
со струйными устройствами аналогичного уровня

Максимальный формат отпечатков. Цена печатающего устройства в значительной степени зависит от максимального формата поддерживаемых носителей. В случае лазерных принтеров выбор обычно производится между моделями форматов А4 и А3. Что касается струйных устройств, то здесь вариантов больше: фотопринтеры формата 10Ѕ15, универсальные и фотопринтеры форматов А4 и А3, а также широкоформатные устройства формата А2, А1 и т.д.

В настоящее время фактическим стандартом для офисных принтеров являются устройства формата А4. Именно на листах такого формата обычно печатаются деловые письма, доклады, отчеты, презентации, буклеты и пр. Однако для ряда применений — например для печати таблиц, чертежей, сложных диаграмм и подобных материалов — могут понадобиться устройства большего формата. Поскольку разница в цене между моделями (разумеется, относящимися к одному классу) формата А3 и А4 весьма существенна, нужно как следует подумать, действительно ли для выполняемых подразделением (или индивидуальным пользователем) задач необходимо устройство формата А3.

Возможность печати на специфических типах носителей. В зависимости от специфики выполняемых задач к выбираемой модели принтера могут предъявляться дополнительные требования — в частности возможность печати на специфических типах носителей. Многие модели современных лазерных и струйных принтеров позволяют печатать не только на обычной бумаге, но и на наклейках, конвертах, прозрачных пленках, баннерах, заготовках для визитных карточек и т.д. При этом следует учитывать не только потенциальную возможность самого устройства, но и факт наличия соответствующих расходных материалов в ассортименте близлежащих магазинов.

Оцените ориентировочный объем печати. Приступая к выбору печатающего устройства, необходимо хотя бы приблизительно представить предполагаемый объем работ, для выполнения которых оно будет использоваться. Эти данные следует сопоставить с такими характеристиками принтера, как максимальная (рекомендуемая) месячная нагрузка и общий ресурс.

Проводя расчеты, имеет смысл изначально заложить определенный «запас прочности» — например при реальных потребностях в печати 5 тыс. страниц в месяц лучше выбрать модель, выдерживающую месячную нагрузку не менее 7-10 тыс. страниц в месяц. Не стоит забывать и о том, что постоянная эксплуатация принтера с предельной нагрузкой увеличивает риск возникновения различного рода неисправностей и неполадок, а также преждевременного выхода из строя.

Не забывайте о функциональности и расширяемости. Данный фактор актуален главным образом при выборе печатающего устройства для оснащения рабочих групп и подразделений. Ситуация на рынке печатающих устройств такова, что нередко модели принтеров, относящиеся к различным классам, обладают весьма близкими техническими характеристиками (разрешающей способностью, максимальной скоростью печати, форматом и типом поддерживаемых носителей и т.д.). При этом цена модели уровня рабочей группы оказывается заметно выше по сравнению с персональным принтером. Однако проводя подобное сравнение, не следует забывать о том, что сейчас различия между классами принтеров определяются главным образом не техническими характеристиками печатающего механизма, а набором имеющихся функций и возможностями по их расширению.

 

Топ-модели сетевых принтеров обладают широкими возможностями по подключению

Топ-модели сетевых принтеров обладают широкими возможностями по подключению
дополнительных устройств

Как правило, принтеры начального уровня оснащены минимальным набором функциональных возможностей, расширить который практически невозможно. Подобные модели рассчитаны на использование именно в том виде, в каком они приобретаются. Более дорогие модели, относящиеся к классам устройств для средних рабочих групп, департаментов и предприятий, обладают не только более широким набором функциональных возможностей, но и значительно большей гибкостью. В общем случае преимущество принтера более высокого класса заключается не столько в повышенной производительности и способности выдерживать высокие нагрузки, сколько в возможности подключать довольно большое количество разнообразных дополнительных приспособлений и узлов, которые позволят наилучшим образом адаптировать его к выполнению тех или иных задач.

Именно поэтому при выборе той или иной модели принтера стоит обратить внимание на наличие возможностей по подключению дополнительных подающих лотков, модуля автоматической двусторонней печати (если он не входит в стандартную комплектацию), различного оборудования для финишной обработки, интерфейсных карт и сетевых адаптеров.

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания. Вряд ли кто-либо из читателей сомневается в том, что для нормальной эксплуатации любого принтера необходимы соответствующие расходные материалы. Естественно, что перед тем, как приобрести ту или иную модель печатающего устройства, нелишне удостовериться в том, что все необходимые для работы расходные материалы (картриджи, бумагу и т.д.) можно приобрести или заказать в расположенных поблизости магазинах.

В случае приобретения высокопроизводительного принтера, нуждающегося в регулярном техническом обслуживании, необходимо заранее выяснить условия предоставления подобных услуг и местонахождение ближайшего сервисного центра. В некоторых случаях за дополнительную плату вместе с принтером можно приобрести расширенный набор сервисных услуг, предоставляемых на определенный срок (обычно от 1 до 3 лет).

В начало В начало

Снижение стоимости отпечатков

Несмотря на кажущуюся простоту, задача расчета стоимости отпечатка является весьма сложной и запутанной. За долгие годы в дискуссиях по этому вопросу было сломано немало копий, но прийти к единому мнению до сих пор не удалось. И это не удивительно, поскольку в общем случае данная задача является неразрешимой. Ведь для того, чтобы точно рассчитать затраты на получение одной копии на том или ином печатающем устройстве, необходимо учитывать огромное количество различных факторов, причем некоторые из них являются в известной мере величинами случайными и не могут быть четко определены заранее. Впрочем, рассмотрение различных нюансов этой проблемы (которые, кстати, различны применительно к каждому их типов печатающих устройств) может занять не один десяток страниц и выходит за рамки данной статьи. Мы же ограничимся основными рекомендациями по снижению совокупной стоимости получаемых отпечатков.

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов. Для многих моделей принтеров (струйных, лазерных, термосублимационных и пр.) выпускаются различные комплекты расходных материалов, рассчитанные на более или менее интенсивное использование печатающего устройства. Например, это могут быть чернильные или тонер-картриджи стандартной и повышенной емкости (соответственно для струйных и лазерных устройств), комплекты для изготовления большего или меньшего количества отпечатков в случае термосублимационных аппаратов и т.д. Как правило, приобретение расходных материалов с более высоким ресурсом при прочих равных условиях позволяет снизить стоимость отпечатков. Это в полной мере справедливо и для наборов специальных типов бумаги: чем больше листов содержится в приобретаемой упаковке, тем дешевле обходится каждый лист.

В последнее время некоторые производители принтеров начали выпускать экономичные комплекты, включающие сразу несколько картриджей. Например, компания EPSON предлагает комплекты из трех, четырех и шести чернильных картриджей для ряда моделей своих струйных принтеров. Розничная цена таких комплектов на 20-40% ниже по сравнению с суммарной стоимостью аналогичного набора картриджей, приобретенных поштучно. Компания Canon поставляет для своих струйных принтеров экономичные наборы, включающие два черных картриджа. В нынешнем году НР выпустила два комплекта для печати фотографий на струйных принтерах (HP Home Photo Pack и HP Pro Photo Pack), в которые входят картриджи и набор специальной бумаги формата 10Ѕ15 см.

Некоторые производители поставляют экономичные комплекты и для лазерных принтеров — главным образом для цветных моделей.

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме. Один из наиболее простых в реализации способов снижения затрат на печать — применение экономичного режима для вывода текстовых документов и черновиков. Правда, при использовании струйного принтера в этом случае придется смириться с потерей насыщенности черного цвета. Что же касается лазерных моделей, то на многих из них текстовые документы, отпечатанные в обычном и экономичном режимах, практически неотличимы друг от друга — при том, что расход тонера в последнем случае уменьшается на 30-40%.

Используйте средства учета печатаемых документов и ограничения прав доступа пользователей к сетевым принтерам. В средних и больших рабочих группах, где, как правило, применяется несколько печатающих устройств, подключенных к локальной сети, довольно часто возникает проблема, связанная с чересчур большим (для решаемых данным коллективом задач) объемом печати и с соответствующим ростом затрат на приобретение расходных материалов. При отсутствии эффективных средств контроля за использованием сетевых принтеров сотрудники нередко злоупотребляют возможностью бесконтрольно распечатывать объемные тексты (далеко не всегда имеющие отношение к работе), а также огромное количество документов, с которыми вполне можно было бы работать и в электронном виде.

Навести порядок в этом случае можно при помощи специализированных программных и аппаратно-программных решений, поставляемых многими производителями принтеров, а также сторонними разработчиками. Такие решения дают возможность вести учет всех заданий, поступивших на сетевые принтеры рабочей группы (когда и с какого компьютера был отправлен документ на печать, его объем, настройки печати и пр.), автоматически формировать соответствующие отчеты, осуществлять мониторинг печатающих устройств для обновления информации о текущем состоянии, а также об оставшемся ресурсе установленных в них расходных материалов и заменяемых узлов и т.д. Кроме того, подобная система позволяет (в случае возникновения такой необходимости) закрыть отдельным пользователям (или группам) доступ к устройствам с высокой стоимостью копий (фотопринтерам, широкоформатным принтерам и т.п.).

В начало В начало

Заправлять или не заправлять?

Обсуждая тему снижения затрат, было бы непростительно обойти вниманием вопросы использования совместимых расходных материалов, а также восстановления и перезаправки картриджей. Этим проблемам и посвящена заключительная часть статьи.

Наверное, не будет преувеличением сказать, что в сознании большинства наших сограждан, использующих различные печатающие устройства, прочно укоренилось мнение, что цены на оригинальные расходные материалы неоправданно завышены. При этом изобилие альтернативных вариантов так и побуждает поддаться соблазну — ведь совместимый картридж обходится дешевле оригинального как минимум вдвое, не говоря уже о заправочных комплектах.

Несмотря на то что производители принтеров на протяжении многих лет активно борются с компаниями, занимающимися восстановлением и заправкой использованных картриджей, а также изготовлением совместимых расходных материалов, популярность подобных изделий год от года растет. Причем эта тенденция характерна не только для российского, но и для мирового рынка. Этому отчасти способствуют законы большинства государств, защищающие интересы конечных пользователей и здоровой конкуренции. Вне закона поставлены лишь изготовители поддельных картриджей, имитирующие как сами изделия, так и дизайн упаковки производителей оригинальных расходных материалов. Но что касается изготовителей совместимых картриджей (а также чернил, тонеров и т.п.), то они осуществляют свою деятельность исключительно на законных основаниях, и каким-либо образом воспрепятствовать им производители принтеров, как бы им того ни хотелось, просто не имеют права.

С одной стороны, пользователь волен сам решать, какие именно расходные материалы он будет приобретать для своего принтера, — ведь мнение производителя печатающего устройства, высказываемое им в той или иной форме, в любом случае носит лишь рекомендательный характер. С другой стороны, лишь немногие из тех, кто отдает предпочтение совместимым расходным материалам, всерьез задумываются о том, что любая экономия связана с определенными компромиссами. На самом же деле уменьшение прямых расходов на приобретение картриджей, бумаги и прочих совместимых материалов оборачивается для экономного пользователя и определенными негативными последствиями — хотя порой и не столь очевидными.

Начнем с того, что даже очень качественно изготовленные совместимые расходные материалы обычно заметно отличаются от оригинальных. Каждый из производителей принтеров разрабатывает собственные технологии производства тонеров, чернил, красителей и специальных типов бумаги, которые защищены соответствующими патентами. По вполне понятным причинам обладатели этих патентов не заинтересованы в лицензировании указанных технологий сторонним производителям. Поэтому изготовители совместимых расходных материалов разрабатывают и используют собственные технологии производства этой продукции, которые, как правило, имеют очень мало общего с фирменными аналогами. При замене даже одного из оригинальных компонентов (чернил, тонера, бумаги и т.п.) на совместимый неизбежно нарушается четкое взаимодействие всех компонентов системы печати, и говорить в этом случае о достижении заявленных производителем принтера уровне качества и прочих характеристик отпечатков уже не приходится.

Нелишне будет также обратить внимание на то, что процесс постоянного развития технологий печати с каждым годом делает жизнь сторонников использования совместимых расходных материалов все более и более сложной. Ведь по мере совершенствования технологий печати ужесточаются требования к характеристикам и свойствам применяемых в принтерах расходных материалов — тонеров, чернил, красителей и т.д. Соответственно и последствия от применения компонентов низкого качества оказываются все более ощутимыми.

Наиболее безобидным последствием от использования низкопробных расходных материалов является ухудшение качества отпечатков — снижение четкости текста, неровные очертания символов, появление на листе непропечатанных или запачканных областей, заметное искажение цветопередачи (в случае цветных устройств). Применительно к струйным принтерам стоит отметить и такой аспект, как снижение стойкости отпечатков к воздействию влаги, света и содержащихся в воздухе газов.

В ряде случаев использование расходных материалов низкого качества может привести и к поломке принтера. Так, содержащиеся в некачественных чернилах посторонние примеси и микроскопические воздушные пузырьки способны намертво закупорить капиллярные каналы, по которым чернила поступают к дюзам печатающей головки. В результате некоторые дюзы вообще перестают функционировать и принтер начинает «полосить». Хорошо еще, если печатающая головка интегрирована в картридж: хотя и придется потратиться на приобретение нового картриджа, фатальной поломки принтера благополучно удастся избежать. А вот для принтеров с пьезоэлектрической технологией печати, оснащенных несъемными печатающими головками, последствия окажутся значительно более серьезными — тут уже не обойтись без обращения в сервисный центр и без весьма дорогостоящего ремонта.

Впрочем, неприятные сюрпризы вследствие использования совместимых расходных материалов могут ожидать владельцев не только струйных, но и лазерных принтеров. Известны случаи, когда из-за перекосившейся в процессе работы шестеренки некачественно изготовленного тонер-картриджа выходили из строя механические части печатающего механизма, а принтер приходилось попросту выбрасывать.

Конечно, найдется немало пользователей, которые на протяжении многих лет приобретают совместимые расходные материалы и при этом получают вполне удовлетворительные результаты, не сталкиваясь с поломками. Для многих пользователей цена отпечатка была и остается решающим фактором, и ради ее уменьшения они готовы мириться со снижением качества изображения и с повышением риска возникновения сбоев. Однако проблема заключается в том, что заранее оценить качество совместимых расходных материалов практически невозможно, и в любом случае подобный опыт можно сравнить с лотереей. А в таком случае можно ли быть до конца уверенным, что и на этот раз повезет?

КомпьютерПресс 11'2005

Наш канал на Youtube

1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Популярные статьи
КомпьютерПресс использует