Office Business Applications

Ключевые сценарии и типовые подходы к реализации

Алексей Федоров

Что такое Office Business Applications

Уровни OBA

OBA уровня 1

OBA уровня 2

OBA уровня 3

Office Business Applications: преимущества для бизнеса

Ключевые сценарии для Office Business Applications

Создание Office Business Applications: основные шаги

В данной статье речь пойдет об Office Business Applications — наборе средств, практик, типовых сценариев и подходов к реализации, которые позволяют решать ключевые проблемы, возникающие в большинстве организаций, использующих как бизнес-приложения, так и продукты семейства Microsoft Office System 2007.

Результаты многочисленных исследований показывают, что, несмотря на постоянные улучшения в офисных приложениях и приложениях, автоматизирующих основные и вспомогательные бизнес-процессы, только 4% корпоративных знаний хранится в бизнес-приложениях. В большинстве случаев такие знания теряются при увольнении сотрудников. Интересны следующие факты: средняя компания с доходом в миллиард долларов использует 48 различных финансовых систем и 2,7 ERP-систем, при этом 55% проектов по развертыванию систем работы с клиентами (CRM) не отвечают требованиям пользователей, 70% реализаций CRM завершились неудачей, 42% лицензий на CRM-системы так и не нашли применения, более 40% внедрений систем управления ресурсами предприятий (ERP) вызвали сложности у пользователей. Приведем еще несколько цифр. Более 80% информации, связанной с основной деятельностью компании, хранится на жестких дисках пользователей и, таким образом, недоступно для использования другими сотрудниками компании. В среднем 20% рабочего времени тратится на электронную почту, от 50 до 75% корпоративной информации передается людьми — это означает, что такая информация не хранится в удобном для применения виде и извлекается и преобразуется перед тем, как стать доступной сотрудникам.

Потенциал для создания приложений, облегчающих работу сотрудников, существует: в мире более 15 млн рабочих мест на SAP, 8 млн рабочих мест на Oracle, более 450 млн пользователей Microsoft Office, 80 млн рабочих мест на SharePoint Portal Server. Осознавая эти факты, только в США в текущем году компании планируют потратить более 56 млрд долл. на создание собственных бизнес-приложений.

В целом можно выделить два типа приложений: офисные приложения, пользователи которых спонтанно порождают бизнес-документы и выполняют какие-то действия индивидуально или совместно с коллегами, и бизнес-приложения, пользователи которых работают в рамках структурированных процессов, но применяют не совсем гибкие приложения со специализированными интерфейсами, — в отличие от приложений первого типа, ориентированных на создание офисных документов, такие бизнес-приложения ориентированы на регистрацию транзакций (рис. 1).

Рис. 1. Два типа бизнес-приложений

До недавнего времени разработчики предпринимали более или менее удачные попытки интеграции этих двух типов приложений, результатом чего обычно становилась «лоскутная» интеграция (рис. 2). Причем способы функционирования такой интеграции, методы взаимодействия отдельных компонентов и приемы реализации тех или иных механизмов обычно понятны только разработчикам и никак не документируются. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда в компании одиноко стоит сервер на базе 386-го процессора, порой даже без подключенного монитора, и никто не знает, какие магические операции на нем выполняются (например, запуск раз в неделю пакетного файла, выгружающего из СУБД Paradox в Excel 95 данные с последующей обработкой и записью в файл DBF), зато все знают (на печальном опыте), что отключение этого сервера приводит к потере отчетности или к каким-то другим критическим для функционирования компании сбоям.

Рис. 2. Результат «лоскутной» интеграции

Рассмотрим типичное бизнес-приложение, автоматизирующее определенный бизнес-процесс, например последовательность действий по нахождению возможности продажи какого-либо товара определенному клиенту. Теоретически такой процесс может выглядеть так, как показано на рис. 3.

Рис. 3. Идеальный бизнес-процесс

В реальности для достижения результата требуется выполнить множество дополнительных действий, которые обычно связаны с неструктурированным созданием офисных документов, с обменом этими документами, электронными сообщениями и т.п. Причем все это выполняется вне бизнес-приложения (рис. 4).

Рис. 4. Реальный бизнес-процесс

Вспомним приведенные выше цифры — они как раз отражают реалии повседневной работы: большинство поставщиков CRM- и ERP-систем могут отлично автоматизировать бизнес-процесс, но шаги, которые требуется пройти для получения результата, не охватываются только бизнес-приложениями — как видно из нашего примера, множество действий выполняется в офисных приложениях. Таким образом, для перевода работы на качественно новый уровень нужны соответствующие инструменты и надежная платформа для создания приложений.

Office Business Applications как раз является платформой и набором инструментов, позволяющими решить основные проблемы, связанные с отсутствием четкой синхронизации и интеграции между документоориентированной деятельностью с использованием средств, входящих в состав Microsoft Office System 2007, и транзакционной деятельностью, осуществляемой в рамках применения традиционных бизнес-приложений — CRM, ERP, SCM и т.п.

На рис. 5 показано, как можно успешно решить вышеописанную задачу по превращению идеального сценария в реальный с помощью программных компонентов Office Business Applications.

Рис. 5. Office Business Applicaions

На рисунке приведены ключевые компоненты платформы Microsoft Office System 2007, которые могут использоваться для реализации Office Business Applicaions: Workflow, поиск, Business Data Catalog, расширяемый интерфейс пользователя, поддержка хранения документов в формате Open XML, встроенные в платформу средства обеспечения безопасности, создания web-сайтов и порталов и т.п. Потребителями этой функциональности могут быть продукты Microsoft (семейство бизнес-приложений Microsoft Dynamics), продукты, создаваемые партнерами (например, Duet — совместная разработка Microsoft и SAP), а также продукты, разрабатываемые независимыми компаниями или создаваемые внутри компаний для решения специфических задач, связанных с улучшением бизнес-процессов и повышением эффективности работы сотрудников.

Что такое Office Business Applications

Office Business Applicaions (OBA) — это новое поколение приложений, объединяющих офисные и бизнес-приложения. OBA-приложения делают бизнес-приложения более доступными для офисных работников за счет предоставления доступа к информации через знакомые интерфейсы на основе Microsoft Office System 2007.

К основным характеристикам OBA-приложений можно отнести следующие:

• простота в использовании — за счет интеграции с уже знакомыми большинству пользователей средствами существенно снижаются затраты на обучение сотрудников;
• конфигурируемость — платформа, на основе которой создаются OBA-приложения, обеспечивает единую, гибкую инфраструктуру, которая может быть легко адаптирована как пользователями, так и разработчиками;
• поддержкасовместной работы — возможность совместной работы над документами и бизнес-данными обеспечивается самой платформой, которая поддерживает как формальные, так и неформальные процессы;
• поддержка контекста — благодаря интеграции в существующие процессы и приложения пользователи всегда остаются в контексте основного документа и/или бизнес-процесса;
• ролевой подход — единая система безопасности, реализованная на уровне платформы, позволяет создавать различные пользовательские роли, максимально отражая те бизнес-задачи, которые стоят перед организацией.

Уровни OBA

Можно выделить четыре уровня Office Business Applications, характеризующих степень интеграции с бизнес-приложениями на уровне клиентских или серверных компонентов. К первому уровню относятся сценарии, в которых используются клиентские или серверные компоненты Microsoft Office System 2007 без интеграции с бизнес-приложениями. Второй уровень OBA предполагает интеграцию с бизнес-приложениями либо на уровне клиентских компонентов, либо на уровне серверных компонентов. Третий уровень — это интеграция с бизнес-приложениям как на уровне клиента, так и на уровне сервера, а последний, четвертый уровень предполагает реализацию сценариев, при которых происходит интеграция с несколькими бизнес-приложениями, причем как на клиентском, так и на серверном уровне.

Рассмотрим более подробно каждый из уровней Office Business Applications с точки зрения использования клиентских и серверных компонентов Office и интеграции с бизнес-приложениями и базами данных.

OBA уровня 1

Первый уровень можно условно назвать «Базовые бизнес-приложения». Он предполагает наличие клиентского приложения на Microsoft Office или на SharePoint Server. Примерами реализации таких решений для клиентской части Office могут быть продукты компаний Crystal Ball Software, Diamante, FractalEdge и Mindjet. Решение первого уровня, реализованное на SharePoint Server, есть, например, у компании Mondosoft. К первому уровню также принадлежат приложения, использующие и клиентскую часть на Microsoft Office, и клиентскую часть на SharePoint Server. К таким сценариям относятся решения, включающие как минимум одно клиентское приложение семейства Office (чаще всего это Word, Excel или InfoPath) и Office SharePoint Server. Подобные приложения полностью реализованы внутри Office System и не используют ни бизнес-приложений, ни приложений, работающих с базами данных. Примеры таких приложений можно найти у компаний Ascentium, boardwalk, BrightWork, Captaris, Connvision EMC, Getronics, I3solutions, KGT и Nusoft Solutons.

OBA уровня 2

Второй уровень Office Business Applications можно назвать «Упрощение использования бизнес-приложений». Он также включает сценарии, реализующие клиентскую часть либо на Microsoft Office, либо на SharePoint Server, либо на обеих платформах — как клиентской, так и серверной. В первом случае решение содержит клиентский продукт Microsoft Office, который интегрируется с бизнес-приложением или с базой данных. Примерами подобных приложений могут быть решения, предлагаемые такими компаниями, как Dassault Systemеs, Document Sciences, Duet, Siebel (CRM), Hummingbird и OTB Solutions. Решение также может включать клиентскую часть, реализованную средствами SharePoint Server, с интеграцией с бизнес-приложением или с базой данных. Примерами таких приложений являются решения, предлагаемые компаниями Avanade, CorasWorks, Microsys и Safran.

Ко второй группе относятся сценарии, включающие как минимум один клиентский продукт Microsoft Office и Office SharePoint Server с интеграцией с бизнес-приложением или с базой данных. Эти сценарии реализованы в продуктах таких компаний, как Accruent, Agile, Campana Schott, Coda, Epicor, EPK Group, Interwoven, Lascom, Panorama и Wonderware.

OBA уровня 3

Третий уровень Office Business Applications, который можно назвать «Улучшение бизнес-процессов», также предполагает возможность реализации клиентов либо на Microsoft Office, либо на Office SharePoint Server, либо и на клиентской, и на серверной платформе. К первому типу относятся приложения, включающие клиентский продукт Microsoft Office и интегрирующиеся с несколькими бизнес-приложениями и/или с базой данных (пример — Oracle Customer Explorer), либо приложения, включающие Office SharePoint Server и интегрирующиеся с несколькими бизнес-приложениями и/или с базами данных (пример — Allianz Global Investors).

Ко второму типу относятся приложения, использующие как минимум один клиентский продукт Microsoft Office и Office SharePoint Server и интегрирующиеся с несколькими приложениями или с базами данных. Примеры таких сценариев можно найти в продукте Dynamics Snap, а также в решениях для London Stock Exchange, Novartis, Pfizer и у компании T-Systems Multimedia.

Мы рассмотрели уровни Office Business Applications с точки зрения использования клиентских и серверных компонентов Microsoft Office и различных сценариев интеграции. Еще один вариант классификации Office Business Applications — по типу ориентации (на задачи или на процессы) и уровню работы (индивидуальная или командная). Результат такой классификации показан в таблице.

Классификация ОВА-приложений в зависимости
от их ориентации и уровня работы

Office Business Applications: преимущества для бизнеса

Кратко суммируем основные преимущества создания и использования Office Business Applications для бизнес-пользователей, разработчиков, организаций и партнеров.

Бизнес-пользователям Office Business Applications помогает в получении информации и совместной работе в рамках бизнес-процессов. Ранее бизнес-информация была доступна работникам только через специальные интерфейсы соответствующих бизнес-приложений или ограниченному кругу специалистов, имеющих доступ к бизнес-приложениям.

Разработчикам Office Business Applications помогает сфокусироваться на создании решений, а не отдельных приложений, сервисов и их интеграции — в распоряжение разработчиков предоставляются мощные средства разработки и сервисы на уровне платформы Office System 2007.

Организациям Office Business Applications позволяет повысить производительность и снизить затраты на обучение и адаптацию продуктов за счет расширения доступа к информации и бизнес-процессам пользователям, знакомым с продуктами семейства Office.

Партнерам Office Business Applications дает возможность расширить сферу использования их приложений, снизить затраты на создание приложений за счет применения ключевых компонентов и сервисов Office System 2007 и затраты на обучение конечных пользователей.

Ключевые сценарии для Office Business Applications

Можно выделить четыре ключевых сценария, предполагающих создание Office Business Applications:

1. Расширение аудитории, имеющей доступ к функциям бизнес-приложения, — в этом случае за счет интеграции бизнес-приложения и клиентских или серверных компонентов Office System 2007 обеспечивается доступ к бизнес-данным для пользователей, которым ранее такие данные были недоступны или работа с ними требовала обучения и наличия навыков обращения со специализированными интерфейсами бизнес-приложений.
2. Получение управления над действиями и процессами, происходящими внутри бизнес-приложений, — пользователи получают возможность управления процессами, порождаемыми бизнес-приложениями, непосредственно из офисных приложений — приложений, реализованных с использованием либо клиентских компонентов Microsoft Office, либо серверных компонентов Office SharePoint Server, либо и тех и других.
3. Улучшение интерфейса пользователя, а не структуры приложения — данный сценарий предполагает создание более удобного и знакомого большинству пользователей интерфейса на базе клиентских или серверных компонентов Office System 2007 поверх бизнес-приложений. При этом структура бизнес-приложений и их функциональность не изменяются, оставаясь полностью доступными для работы через специализированные интерфейсы.
4. Создание контекста совместной работы вокруг бизнес-приложений — в этом случае решается задача обеспечения совместной работы с бизнес-данными, хранящимися в бизнес-приложениях из клиентских и серверных компонентов Office System 2007. Данный сценарий предполагает расширение функций поиска в Office SharePoint Server на бизнес-данные, извлекаемые из приложений, включение бизнес-данных в офисные документы и ряд других возможностей по обеспечению контекстной работы.

Создание Office Business Applications: основные шаги

При создании Office Business Applications независимо от выбранного сценария и типа создаваемого решения важно знать основные этапы этого процесса и четко следовать им. Можно выделить следующие основные шаги создания Office Business Applications:

1. Анализ бизнес-требований — определяется, к какому из четырех ключевых сценариев относится создаваемое приложение, какого оно типа, какие способы и типы интеграции предполагаются для реализации требований.
2. Создание клиентских приложений — в зависимости от выбранного сценария и результатов анализа бизнес-требований создаются соответствующие клиентские приложения, использующие клиентские компоненты либо Microsoft Office, либо Office SharePoint Server и интегрирующиеся с бизнес-приложениями и/или с базами данных.
3. Создание сайтов на SharePoint для хранения документов Office — в зависимости от выбранного сценария и результатов анализа бизнес-требований создаются сайты для хранения офисных документов, которые будут доступны для совместной работы и будут содержать бизнес-данные, извлеченные из бизнес-приложений и/или из баз данных; такие документы, помещенные в соответствующие области Office SharePoint Server, при необходимости будут порождать бизнес-процессы.
4. Связь сайтов и приложений с применением модели бизнес-процессов — при реализации определенных сценариев может потребоваться получение управления над бизнес-процессами и интеграция приложений на уровне процессов.
5. Связь с приложениями через SOA — в тех случаях, когда интеграция с бизнес-приложениями осуществляется через web-сервисы, может потребоваться реализация SOA-сценариев и соответствующих компонентов, обеспечивающих сервис-ориентированный подход для интеграции между клиентскими и серверными компонентами Office Business Applications.
6. Добавление коннекторов с данными для кроссфункциональных процессов — в тех случаях, когда интеграция с бизнес-приложениями осуществляется с использованием специализированных коннекторов (предоставляемых компаниями, разрабатывающими бизнес-приложения, или их партнерами), такие компоненты добавляются к клиентским или серверным приложениям для обеспечения кроссфункциональных процессов над бизнес-данными, хранящимися в приложениях.
7. Добавление метрик и отчетов — для реализации системы отчетов и отображения ключевых показателей деятельности необходимо выбрать корректные метрики, данные и определить источники этих данных. После этого определяются способы отображения отчетов и метрик, а также механизмы их реализации.
8. Соединение бизнес-процессов с удаленными системами — в тех сценариях, когда требуется управление бизнес-процессами, происходящими в бизнес-приложениях, интеграция на уровне процессов или порождение бизнес-процессов на уровне офисной системы с их последующим включением в бизнес-процессы приложения, используются возможности платформы для реализации этих требований.
9. Подготовка к развертыванию — подготовка состоит в определении компонентов приложений, дополнительных модулей, способов соединения с бизнес-приложениями и их соответствующих настроек, а также программных средств, которые должны быть установлены на клиентские рабочие места и на серверы.
10. Развертывание приложения — подготовленные на предыдущем шаге клиентские и серверные компоненты разворачиваются на выбранной конфигурации и в подготовленной информационной структуре, а затем выполняются действия по их настройке и конфигурации.

Мы рассмотрели лишь основные шаги при создании Office Business Applications. Нужно понимать, что каждый такой этап может включать ряд дополнительных действий, направленных на реализацию конкретного сценария и типа Office Business Applications. Приведенные выше шаги только намечают последовательность действий, выполняемых в процессе создания Office Business Applications.

В следующем номере мы продолжим обсуждение Office Business Applications.

КомпьютерПресс 8'2007