Access 2002: что нового

Андрей Завьялов, Инна Завьялова

Обновленный интерфейс

   Область задач

   Справочная система

Основные новшества

   Сводные таблицы и диаграммы

   Поддержка языка XML

   Усовершенствованные страницы доступа

   Расширенные свойства базы данных в проекте Access

Усовершенствования конструктора форм и отчетов

   Новые команды и горячие клавиши

   Окно свойств

   Новые свойства элементов

   Вставка номеров страниц в отчете

   Многократная отмена

Дополнительные новшества

   Многоязыковая поддержка

   Автозамена

   Администратор рабочих групп

Перенос базы данных в Access 2002

Заключение

P.S.

 

Microsoft Access — система управления настольными базами данных, которую фирма Microsoft неизменно включает в состав профессиональной редакции (Professional Edition) Microsoft Office. В новой версии Microsoft Access 2002 «революционных» изменений не произошло. Тем не менее появились существенные новинки и множество незначительных, но полезных доработок, которые делают систему Access еще более привлекательной для решения практических задач, связанных с базами данных.

Обновленный интерфейс

Область задач

Первое, что мы видим после загрузки Access, — спокойные, приглушенные цвета интерфейса и стильные плоские кнопки. А вот стандартное окно «Создать новую базу данных» или «Открыть существующую базу данных» отсутствует. Зато справа на экране появилась новая панель — так называемая Область задач (Task Pane — рис. 1).

Область задач можно использовать для создания или открытия базы данных. Теперь кроме создания новой базы данных с помощью шаблона можно создать новую базу данных из имеющегося файла. Также область задач позволяет осуществлять удобный поиск файлов (рис. 2) и организовать работу с буфером обмена Office, который теперь содержит 24 ячейки для хранения фрагментов (рис. 3).

В начало В начало

Справочная система

Еще одна новость — на экране не появился помощник-скрепка. Но хотя Microsoft и распустил слух о его окончательной отставке и увольнении из Microsoft Office, скрепыш по-прежнему жив. Просто помощник по Office не устанавливается по умолчанию.

Справку теперь можно получить намного проще — достаточно задать свой вопрос в окне «Введите вопрос» (рис. 4). Кстати, в главном меню Access появилась команда для запуска учебной базы данных «Борей» (Northwind — в оригинальной версии): меню Справка Ф Примеры баз данных…Ф Учебная база данных «Борей».

Что ж, давайте откроем базу данных «Борей», чтобы ознакомиться с новыми возможностями Access 2002 на ее примере.

В начало В начало

Основные новшества

Основные новшества Access: страницы доступа теперь поддерживают язык XML, а также значительно усовершенствовано создание диаграмм и сводных таблиц. И если в «старом» Access 2000 эти средства были «сырыми», то теперь их возможности значительно расширены.

В начало В начало

Сводные таблицы и диаграммы

В предыдущих версиях Access средства создания диаграмм и сводных таблиц были настолько неудобными и основательно «припрятанными», что ими практически никто не пользовался. Обычно на вопросы наших слушателей на занятиях в Центре компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э.Баумана о том, можно ли в Access создать диаграмму, мы отвечали примерно следующее: «конечно, создание диаграмм в Access возможно, но проще и удобнее создавать диаграммы в Excel, предварительно экспортировав в него данные из Access». Вообще, для размещения диаграмм и сводных таблиц в Access 2000 нужно было специально создавать форму или страницу доступа.

В Access 2002 работать с диаграммами и сводными таблицами значительно удобнее.

Теперь в конструкторе таблиц, запросов на выборку или форм можно в любой момент переключиться в режим сводной таблицы (меню Вид Ф Сводная таблица) или диаграммы (меню Вид Ф Сводная диаграмма — рис. 5).

Для анализа информации в сводных диаграммах (PivotChart), как и в сводных таблицах (PivotTable), можно динамически выбирать отображаемые поля и менять условия отбора записей. Создавать и изменять сводную диаграмму несложно: достаточно перенести выбранные в списке поля в различные области диаграммы (рис. 6).

В начало В начало

Поддержка языка XML

Язык XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете, но и технологией обмена данными между приложениями. В Access 2002 встроена поддержка языка XML, что дает возможность пользователям быстро создавать собственные HTML/XML-документы, связанные с базами данных Access или SQL Server, а также с помощью документов XML обмениваться информацией с другими приложениями.

Данные, которые необходимо обрабатывать в базе данных Access, могут поступать из различных источников (таких как внутренние серверы Microsoft SQL, электронные таблицы Excel или текстовые файлы), использующих разный формат хранения информации. Это делает обмен данными между приложениями достаточно сложной и трудоемкой задачей.

Однако многие современные приложения поддерживают язык XML как формат обмена данными. Благодаря этому использование XML значительно упрощает импорт данных из различных источников, а также экспорт данных Microsoft Access в файл XML и преобразование данных XML в другой формат. Например, в формах, отчетах и на страницах доступа к данным Access 2002 можно использовать данные XML из других приложений, а объекты Access можно экспортировать в виде файлов XML, что облегчает их совместное использование в разных приложениях (рис. 7).

Возможности обмена XML-данными, предоставляемые Access 2002, подробно описаны в статье «Office XP и обмен XML-данными» (КомпьютереПресс № 10’2001).

В начало В начало

Усовершенствованные страницы доступа

Возможность создания страниц доступа к данным впервые появилась в Microsoft Access 2000. Однако Access 2000 не позволял пользователям добавлять, изменять или удалять данные на страницах с группировкой, поэтому их можно было использовать только для просмотра информации.

В новом редакторе страниц доступа можно создавать сложные странички на основе нескольких таблиц с группировкой данных, которые дают возможность не только просматривать, но и редактировать табличные данные. Страницы доступа к данным сохраняются в виде отдельного файла, непосредственно связанного с базой данных, и их можно открывать с помощью Internet Explorer версии 5.0 и выше и получать полноценный доступ к информации из базы данных Access1. Таким образом, на основе страниц доступа к данным вместо традиционных форм и отчетов можно организовать «альтернативный» интерфейс доступа к базе данных. И если в Access 2000 страницы доступа оставались в большинстве случаев невостребованными, то их новые возможности, несомненно, привлекут внимание разработчиков приложений баз данных Access 2002.

Для разработки своих страниц доступа в Access можно воспользоваться соответствующим мастером или создать страничку в режиме конструктора вручную. Кроме того, в страницу доступа к данным можно преобразовать существующую Web-страницу.

Вообще, конструктор страниц доступа значительно обновился; в нем появились новые команды и настройки (рис. 8). В окне «Структура данных» можно просмотреть взаимосвязи исходных таблиц. Очень полезна команда многократной отмены.

кстати — в Access 2002 теперь можно сохранить любую форму или отчет в виде XML-страницы (команда Сохранить как… из меню Файл — рис. 9), что позволяет быстро создать набор Web-страниц для уже существующей базы данных.

В начало В начало

Расширенные свойства базы данных в проекте Access

Для создания клиент-серверных приложений, использующих базы данных Microsoft SQL Server, в MS Access (начиная с версии Access 2000) применяют файлы проектов (.adp).

Файлы проектов Access 2002 поддерживают создание приложений, использующих Miсsrosoft SQL Server 7.0 или SQL Server 2000. Также Access 2002 позволяет создавать приложения с применением Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine — серверной СУБД, входящей в комплект поставки Access 2002. Базы данных Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine полностью совместимы с Microsoft SQL Server 2000, но обладают ограничением на размер базы данных (не более 2 Гбайт) и на число одновременно выполняющихся пользовательских запросов (не более 5). Помимо этого в Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine отсутствуют административные утилиты. Использование проектов Access даст возможность пользователям SQL Server применять доступные в Access средства разработки пользовательских форм, отчетов и страниц доступа.

В проектах Access 2000 были недоступны многие свойства баз данных Access, такие как связи подстановок, условия, налагаемые на значения, форматирование текста и подтаблицы. Все эти расширенные свойства появились в проектах Access 2002, и теперь их можно использовать в таблицах, представлениях, сохраненных процедурах точно так же, как в аналогичных объектах баз данных Access. Расширенные свойства проекта упростили преобразование базы данных в проект Access, подключенный к Microsoft SQL Server.

В начало В начало

Усовершенствования конструктора форм и отчетов

Новые команды и горячие клавиши

Новые команды, появившиеся в конструкторе форм и отчетов Access 2002, значительно упростили их разработку:

  • при нажатии клавиши F4 в режиме конструктора формы или отчета вызывается окно свойств;
  • список полей можно открыть нажатием клавиши F8;
  • при нажатии клавиши Enter после выбора поля в списке полей оно автоматически добавляется в макет формы или отчета;
  • появилась команда меню Правка Ф Выделить форму (Правка Ф Выделить отчет в конструкторе отчетов);
  • команда меню Правка Ф Дублировать позволяет создавать копию выбранного элемента.
В начало В начало

Окно свойств

В окне свойств (рис. 10) появился список имен объектов формы (отчета), что позволяет быстро переходить от свойств одного элемента формы (отчета) к другому.

В начало В начало

Новые свойства элементов

Для объектов форм и отчетов были добавлены новые свойства. Например, формы теперь можно по умолчанию открывать не только в ленточном или табличном виде, но и в виде сводной таблицы или сводной диаграммы (рис. 11). Для этого в окне свойств формы нужно установить для свойства Режим по умолчанию значение Сводная таблица (или Сводная диаграмма).

Очень полезным оказалось новое свойство Язык клавиатуры для текстовых полей в форме. Это свойство позволяет определить, какая языковая раскладка клавиатуры будет использоваться для ввода данных в выбранном поле. По умолчанию используется текущая системная раскладка клавиатуры, но можно выбрать конкретный язык раскладки. Например, если для всех полей формы установить русский язык, а для поля с адресом электронной почты изменить значение свойства Язык клавиатуры на English, то при заполнении адреса электронной почты в форме автоматически включится английский язык.

Открытие подчиненных форм/отчетов в отдельном окне режима конструктора

Имеется возможность открывать подчиненные формы или отчеты в отдельном окне режима конструктора непосредственно из формы или отчета с помощью команды меню Вид Ф Подчиненная форма в новом окне. Кроме того, благодаря усовершенствованию прокрутки упростилась работа с подчиненными формами и отчетами.

В начало В начало

Вставка номеров страниц в отчете

Практически в каждый отчет требуется вставить текущую дату и нумерацию страниц. И такие команды наконец появились в меню Вставка в конструкторе отчетов (см. Вставка Ф Номера страниц… и Вставка Ф Дата и время… — рис. 12).

В начало В начало

Многократная отмена

Наконец в Access появились команды многократной отмены и восстановления (рис. 13). Теперь можно отменять или восстанавливать несколько действий, выполненных в режиме конструктора, для всех объектов базы данных Microsoft Access. Это особенно удобно при разработке форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Кроме того, в конструкторе отчетов доступна команда Файл Ф Вернуть, которая позволяет отменить все несохраненные изменения. Заметим, что нам показалось несколько странным, что команды отмены при разработке форм и отчетов вызываются по-разному (для форм — менее удобно).

В начало В начало

Дополнительные новшества

Многоязыковая поддержка

В Microsoft Access 2002 стало проще пользоваться элементами интерфейса наборов сложных знаков, то есть теперь можно одним щелчком переключить направление чтения слева направо на справа налево в объектах, относящихся к определенным языкам.

В начало В начало

Автозамена

Режим автозамены позволяет автоматически исправлять слова, при вводе которых часто допускаются ошибки, а также автоматически заменять сокращения полными значениями.

Для включения или выключения режима автозамены нужно открыть диалоговое окно «Параметры автозамены» (меню Сервис Ф Параметры автозамены). Чтобы использовать автозамену в текстовых полях и в полях со списком в форме, нужно в окне Свойства выбранного элемента задать для свойства Разрешить автозамену значение Да.

В начало В начало

Администратор рабочих групп

Для работы с базой данных Microsoft Access необходим файл рабочей группы (mdw-файл), в котором хранятся учетные записи пользователей и учетные записи рабочих групп с различными разрешениями на доступ к базе данных. Для открытия базы данных Access по умолчанию используется стандартный файл рабочей группы system.mdw. Чтобы установить защиту базы данных, нужно в этот файл добавить учетные записи пользователей. Однако при переинсталляции Access файл system.mdw перезаписывается и данные о пользователях и их правах доступа приходится вводить заново. Поэтому для защищенных баз данных обычно используют отдельный файл рабочей группы.

В предыдущих версиях Access создать новую рабочую группу можно было, либо запустив мастер защиты, либо скопировав стандартный файл System.mdw. Затем требовалось вручную создать ярлык для запуска базы данных с нестандартным файлом рабочих групп.

В Access 2002 для присоединения к другой рабочей группе появилась новая команда — Администратор рабочих групп (меню Сервис Ф Защита Ф Администратор рабочих групп). В диалоговом окне Администратор рабочих групп можно создать новый файл рабочей группы или установить связь с другим mdw-файлом (рис. 14). Новый файл рабочей группы будет использоваться для всех открываемых баз данных при следующем запуске Microsoft Access. Использование администратора рабочих групп упрощает подключение пользователей базы данных к новому файлу рабочей группы.

В начало В начало

Перенос базы данных в Access 2002

Каждая версия Access использует собственный формат файлов, поэтому при переходе на новую версию Access каждый раз возникала проблема преобразования базы данных.

Как известно, преобразование базы данных из формата Access 97 в формат Access 2000 далеко не всегда выполнялось без потери ее работоспособности. После этой операции приходилось проверять корректность работы форм и отчетов. В Microsoft Access 2002 такие проблемы отсутствуют, так как по умолчанию базы данных открываются и создаются в формате Access 2000 (рис. 15). Это упрощает совместную работу пользователей Microsoft Access с файлами баз данных различных версий.

В начало В начало

Заключение

Мicrosoft Access был и остается одним из самых популярных приложений для создания настольных баз данных. В новой версии Microsoft Access 2002 получили дальнейшее развитие средства анализа информации, появившиеся в предыдущей версии Access 2000.

Усовершенствованные сводные таблицы и сводные диаграммы позволяют проводить наглядный динамический анализ данных. Новые страницы доступа к данным, поддерживающие язык XML, стали реальной альтернативой традиционным пользовательским формам и отчетам. С помощью XML-страниц можно организовать работу с базой данных подразделения или небольшой фирмы в локальной сети. Использование в Access 2002 по умолчанию формата файлов Access 2000 упрощает перенос приложений баз данных в новую версию. Обновленные конструкторы форм и отчетов облегчают разработчикам процесс создания законченного приложения базы данных.

Будем надеяться, что новинки Access 2002 не оставят равнодушными пользователей и разработчиков баз данных Access.

В начало В начало

P.S.

Внедрение приложений Microsoft Office XP на предприятиях и в организациях не за горами.

Для желающих в короткий срок изучить все особенности новых офисных программ в Центре компьютерного обучения2 был разработан курс «Office XP для пользователей Office 2000: приятный переход»; а с нового, 2002 года будут читаться обновленные курсы по всем приложениям Microsoft Office XP, включая Access 2002.

КомпьютерПресс 1'2002