Технологии управления знаниями и документооборот

Александр Прохоров

Технологии, реализуемые системой управления знаниями

 

В начале декабря в Москве состоялась конференция «Технологии управления корпоративными знаниями и электронный документооборот», организованная компаниями «АйТи» и Xerox. Интерес к мероприятию был очень велик, так как сегодня оптимизация документооборота для многих организаций представляет одну из самых актуальных задач, без решения которой нельзя добиться повышения общей эффективности, управляемости и контроля.

На конференции присутствовало более 100 человек из 60 организаций и предприятий таких отраслей, как энергетика, металлургия, горнодобывающая промышленность, авиация, банковское дело, медицина, телекоммуникации; были представители различных государственных учреждений и ведомств. С докладами выступили эксперты консалтинговых фирм, руководители служб документационного обеспечения, ведущие разработчики систем управления документооборотом и управления знаниями (Knowledge Management, КМ).

Большой интерес вызвал доклад директора по консалтингу компании «АйТи» Андрея Слюсоренко, в котором были представлены основы современных знаний о технологии КМ. В докладе прозвучали оценки развития этой отрасли в мире со ссылками на крупнейшую аналитическую компанию Gartner. В частности, были приведены прогнозы на развитие IT-индустрии в целом при различной степени внедрения систем КМ.

С 30-процентной вероятностью аналитики Gartner предполагают, что успех внедрения систем КМ будет недостаточным, что приведет к так называемому информационному потопу, в результате которого к 2005 году наступит ситуация, которая была образно названа «мрачным средневековьем». Данный сценарий должен привести к такому развитию предприятий, при котором будут приниматься неверные управленческие решения, а 60% процветающих компаний, которые сегодня входят в список Fortune 1000, не смогут удержаться в данной категории. Второй сценарий, которому Gartner отводит 50% вероятности, заключается в том, что системы КМ внедряются в том объеме, что смогут способствовать стабилизации и стандартизации бизнес-процессов и решений. И только 20% вероятностью оценивается ситуация, когда внедрение КМ-систем сможет обеспечить технологический прорыв на базе единого управляемого набора протоколов взаимодействия.

В докладе обсуждались и терминологические аспекты, в частности прозвучало определение понятия Knowledge Management как дисциплины, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов организации. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, а также неявные знания, которыми обладают сотрудники и которые не зафиксированы в документах. В задачи КМ входят ответы на многие вопросы, в частности:

  • как быстро вводить новых сотрудников в курс дела;
  • как объединять знания отдельных подразделений;
  • как интенсифицировать процесс генерации новых идей;
  • как накапливать знания и распространять их по всей организации;
  • как фиксировать знания ценных сотрудников, которые могут покинуть вашу организацию, и т.д.

В докладе прозвучало описание технологий, которые реализуются в системе управления знаниями.

Согласно определению докладчика, в широком смысле система управления знаниями включает весь спектр решений, в котором одним из связующих звеньев служит продукт БОСС-Референт компании «АйТи», представленный на рис. 1.

Наиболее интересными на конференции были выступления, посвященные опыту конкретных предприятий и организаций по созданию систем автоматизации документооборота. С практическими примерами и результатами проектов по созданию систем электронного документооборота слушателей ознакомили начальник отдела Главного штаба МВД Валерий Кудрявцев и заместитель начальника отдела делопроизводства УМНС по г.Москве Ольга Расчетнова (в обоих ведомствах используется разработанная «АйТи» система БОСС-Референт). Основные принципы построения систем автоматизации документооборота и систем управления знаниями осветили в своих выступлениях директор департамента консалтинга по информационным технологиям компании «АйТи» Александр Миронов и директор департамента систем документационного обеспечения управления этой компании Дмитрий Романов. Свои решения и технологии, используемые для создания систем автоматизации документооборота и управления знаниями, представили руководитель отдела программного обеспечения компании IBM EE/A Леонид Алтухов и главный специалист по офисным системам компании Xerox Михаил Лагутин.

В докладе компании Xerox были приведены весьма интересные данные. Оказывается, при современном темпе развития бизнеса количество документов удваивается каждые пять лет и новые технологии только увеличивают их рост. Большая роль в документообороте принадлежит системам размножения и печати. К концу 2001 года две трети всех документ-сканеров получили возможность прямого сканирования в электронную почту, а к 2002 году большинство устройств для размножения и печати будут многофункциональными. Процесс подготовки документов будет переходить в цифровую форму и к 2003 году 80% сотрудников копировальных отделов будут подчиняться IT-отделам. Был приведен интересный пример, иллюстрирующий преимущества цифрового процесса работы с документами по сравнению с традиционным (рис. 2).

С большинством из представленных продуктов участники конференции смогли ознакомиться в фойе «Мариотт Гранд Отеля», где расположились рабочие станции с установленной на них системой БОСС-Референт и была представлена сканирующая линейка на базе ПО «АйТи» и ABBYY и многофункциональной техники Xerox.

Представители компании ABBYY дали нам возможность зарегистрироваться с помощью системы распознавания форм. По личному опыту могу сказать, что вся информация, введенная печатными буквами, распознается со 100-процентной точностью. Там же, где текст был написан письменными буквами (именно так я записал е-mail), уровень распознавания ниже и необходима коррекция (рис. 3). Впрочем, при чтении некоторых почерков может ошибаться даже человек, а не только машина.

Приведенный в финальной части конференции круглый стол «Электронный документооборот: тенденции, прогнозы, опасения» стал в то же время и самой «горячей» ее частью, вызвав активные дебаты по ряду вопросов. Дискуссию вызвало само определение терминов «документооборот» и «делопроизводство». Эти понятия существенно разнятся в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. И если для первых делопроизводство и документооборот, по сути, практически идентичные понятия, то для вторых делопроизводство выступает лишь незначительной, «канцелярской» частью документооборота, охватывающего все бизнес-процессы предприятия и ориентированного прежде всего не на формальные реквизиты документа, а на его содержание.

Самое бурное обсуждение вызвали всевозможные препятствия, мешающие успешной реализации корпоративных систем электронного документооборота и управления знаниями. По итогам обсуждения оказалось, что основным фактором, сдерживающим процесс внедрения подобных систем, порой является именно руководитель предприятия, который привык отдавать распоряжения устно и с трудом признает (а иногда и игнорирует) необходимость «электронной резолюции». Получается, что в ряду важнейших задач внедрения систем управления знаниями — «воспитание» самого руководителя.

КомпьютерПресс 1'2002