oldi

Полезные советы по работе с Microsoft Office

Александр Прохоров

Скрытые листы в Excel

Как «не потерять» заголовки, скроллируя данные в Excel

Как защитить документы от копирования (XP)

Как быстро запомнить горячие клавиши Word

Новый доступ к функциям Outlook в Word-документах (XP)

Как упростить выравнивание автофигур

Одновременное редактирование группы рисованных элементов

Как избежать ошибок в нумерации рисунков

Как уменьшить количество кнопок на панели задач (XP)

Как копировать таблицу из Excel в Word c привязкой к исходным данным (XP)

Как отменить сразу несколько действий

 

Мы продолжаем тему работы с Microsoft Office. Все примеры и скрин-шоты в предлагаемой статье сделаны с использованием пакета Office XP, однако большинство советов справедливы и для более ранних версий программы. Если описываемые функции требуют наличия Office XP, это отмечено в подзаголовках буквами XP.

Известно, что количество функций в Microsoft Office огромно и что большинство пользователей ограничиваются небольшим их набором, считая, что больше им просто не нужно. Целесообразна ли такая практика? Если бы каждый работал только с теми данными, которые он создает сам, проблем бы не было. Неприятности возникают тогда, когда работают два пользователя в паре, каждый из которых использует ограниченный набор функций программы, несколько отличный от того, который использует другой. Допустим, один из пользователей сделал в файле неотображаемыми часть данных, отослал документ коллеге, а тот не знает, как просмотреть скрытые данные, и вообще не может их найти.

Для того чтобы избежать таких ситуаций, полезно интересоваться различными тонкостями в работе программы, которой вы пользуетесь. Первый совет именно на эту тему.

Скрытые листы в Excel

В Excel существует возможность сократить количество отображаемых листов текущей рабочей книги. Делается это очень просто. Откройте текущий лист, выполните команду Формат а Лист а Скрыть, и он станет невидимым. Данная функция может быть полезна, если вы хотите скрыть редко используемые таблицы или «спрятать» важные данные, чтобы случайно не стереть их. Для того чтобы ваш коллега, получив подобный файл, не гадал, куда подевались данные, он должен знать, что существует команда: Формата Лист а Отобразить, которая дает доступ к скрытым файлам (рис. 1).

В начало В начало

Как «не потерять» заголовки, скроллируя данные в Excel

Если вы работали с большими таблицами, все строки которых не помещаются на экране, то, вероятно, замечали, что при скроллировании данных верхняя строчка «уезжает» вверх и вы теряете название столбцов. Конечно, это мешает анализу данных.

Как решить данную проблему? Выделите строку, следующую за строкой заголовков (рис. 2), затем выполните команду Окно а Закрепить области. Теперь при скроллировании ваших данных вы всегда будете видеть заголовки столбцов.

В начало В начало

Как защитить документы от копирования (XP)

Нередко случается, что документы для служебного пользования, несмотря на запрет, тем не менее копируются недисциплинированными сотрудниками. Бывает, что не спасают и напоминания типа «Компания ABC, конфиденциально», проставленные внизу каждого листа документа. Часто, чтобы не показывать явного нарушения, подобные надписи загибаются, и после этого документ благополучно копируется. В Word 2002 появилась функция, которая поможет частично решить данную проблему. Эта новая функция — так называемые водяные знаки, представляющие собой текст или картинку, которые располагаются фоном на каждом листе документа. В более ранних версиях программы Word уже присутствовала функция создания фона, однако такой фон виден только на электронных документах и не выводится на печать. Водяные знаки как раз и служат для вывода их на печать. Чтобы воспользоваться функцией, выполните команду Формат аФон аПодложка и выберите тип подложки — Текст или Рисунок (рис. 3). Если вы, например, хотите поместить надпись «Копировать не разрешается», выберите текстовый режим и в меню найдите соответствующую надпись. После применения данной функции через все поле документа по диагонали будет помещена фоновая надпись. Конечно, копировать можно и такой документ, но доказать, что копия была сделана с документа без грифа конфиденциальности, уже будет сложнее.

Если вашей задачей не является запрещение копирования, а просто вам важно показать свое авторство на печатаемом документе, можно поместить фоном свой логотип или рисунок (рис. 4).

В начало В начало

Как быстро запомнить горячие клавиши Word

Все согласятся, что использование горячих клавиш бывает очень удобно, но заучить и удерживать в голове столько информации весьма сложно. Оказывается, запомнить многие сочетания клавиш поможет сама программа, давая подсказку при каждом подведении мыши к иконке. Для того чтобы настроить данный режим, необходимо выполнить команду Сервис а Настройка и выбрать вкладку Параметры (рис. 5). В этой панели необходимо поставить флажок в графе Включить в подсказки сочетания клавиш, тогда при подведении мыши к иконке будет появляться подсказка (рис. 6).

В начало В начало

Новый доступ к функциям Outlook в Word-документах (XP)

Новая функция «Смарт-тэги», доступная в Office XP, позволяет выполнять целый ряд операций Microsoft Outlook прямо из Word-документа.

Когда вы печатаете имя, которое известно Outlook, то Word 2002 узнает его, подчеркивает пунктирной линией и высвечивает индикатор смарт-тэга над данным именем. После того как вы щелкнете мышью по индикатору, возникает список возможных действий: «Отправить сообщение», «Запланировать собрание», «Открыть контакт» и т.д. (рис. 7). Таким образом, не покидая Word, вы можете послать письмо адресату, который будет автоматически распознан программой.

В начало В начало

Как упростить выравнивание автофигур

Если вы пытались рисовать блок-схему или диаграмму средствами Word, то, возможно, замечали, что сделать все идеально ровно бывает достаточно сложно. Вот простой совет, который упрощает данную задачу. Выполните команду Вид а Панели инструментов а Рисование, затем на панели Рисование выберите пункт Действия, который дает доступ к пункту меню Сетка. При выборе пункта Сетка появляется панель Привязка к сетке, в которой следует настроить шаг сетки и поставить флажок в поле Отображать линии сетки (рис. 8).

После этого поле приобретет такой вид, как показано на рис. 9. Теперь выровнять блок-схему или построить одинаковые блоки диаграммы гораздо удобнее.

В начало В начало

Одновременное редактирование группы рисованных элементов

MS Word предоставляет возможность строить сложные изображения из рисованных векторных объектов, каждый из которых вы можете редактировать по отдельности (рис. 10). На определенном этапе появляется необходимость редактировать несколько элементов как единый объект, но не все знают о существовании функции группировки, которая позволяет это делать.

Для группировки объектов выделите объекты, которые необходимо сгруппировать, затем выполните команду Действия а Группировать на панели инструментов рисования. Теперь все выделенные элементы можно редактировать вместе как единый объект (рис. 11).

В начало В начало

Как избежать ошибок в нумерации рисунков

При добавлении (или удалении) в текст таблиц, рисунков и формул могут возникать нарушения в их нумерации.

Этого неудобства можно избежать, если подрисуночные надписи вставлять с помощью специальной команды Вставкаа Ссылка а Название. Панель, которая появляется при выполнении данной команды (рис. 12), позволяет ввести название и номер очередной подрисуночной, табличной или формульной надписи, которая будет автоматически менять номер при внедрении вставок. С помощью панели можно также создать имена других нумеруемых объектов, например для учета номера диаграмм.

В начало В начало

Как уменьшить количество кнопок на панели задач (XP)

В Word 2000 применена модель однодокументного интерфейса. Это означает, что каждый документ открывается в собственном окне и имеет на панели задач свою иконку. Иными словами, сколько документов Word у вас открыто на экране, столько же значков есть на панели задач, и переключаться между ними можно посредством данных значков-иконок. Однако когда у вас открыто несколько приложений и внутри каждого приложения несколько документов, то панель становится слишком загроможденной. В этом случае удобнее отказаться от модели однодокументного интерфейса, что позволит сократить количество иконок на панели задач. Для того чтобы перейти к данному режиму, необходимо выполнить команду Сервис а Параметры и открыть вкладку Вид (рис. 13).

Далее в поле Окна на панели задач убрать флажок. В результате вы перейдете в режим многодокументного интерфейса и с панели задач часть иконок будет удалена (рис. 14). Следует отметить, что данная функция недоступна при работе под управлением Microsoft Windows NT 4.0.

В начало В начало

Как копировать таблицу из Excel в Word c привязкой к исходным данным (XP)

Когда вы копируете таблицу с данными из Excel 2002 в Word 2002, появляется смарт-тэг (рис. 15), который позволяет не только определить необходимое форматирование (исходное форматирование или стиль конечной таблицы), но и связать данные, помещаемые в Word, с исходными данными в Excel. Это означает, что все изменения данных в Excel-файле будут автоматически обновляться в Word-документе.

В начало В начало

Как отменить сразу несколько действий

Для того чтобы отменить последнее действие, нужно щелкнуть на иконку Отмена (стрелочка в виде завитка), однако не все пользуются функцией отмены оптимально. Если нужно вернуться сразу на большое количество шагов назад, то намного удобнее раскрыть ниспадающее меню (список последних действий), отметить, какое количество действий следует отменить, и отменить их все разом (рис. 16).

КомпьютерПресс 1'2002