Советы по работе с Microsoft Office

Александр Прохоров

Одновременное отображение разных частей Word-документа

Суммирование в таблице Word-документа

Как быстро избавиться от форматирования при работе в FrontPage

Быстрое создание Hover Button средствами FrontPage

Как добавить индивидуальный список автозаполнения в Excel

Решение задач с подбором параметра в Excel

Как ввести данные сразу в несколько листов рабочей книги Excel

Как внести надпись в ячейку Excel под произвольным углом

Условное форматирование ячеек Excel помогает получить дополнительную информацию

При наборе данных в списке предоставьте сортировку Excel

 

Мы предлагаем вниманию читателей очередную публикацию полезных советов по работе с Microsoft Office. Все приведенные в статье иллюстрации получены с помощью Microsoft Office XP.

Одновременное отображение разных частей Word-документа

Довольно часто бывает, что при работе с многостраничным Word-документом вам нужно одновременно вывести на экран для редактирования разные фрагменты вашего текста. Для этого нет необходимости скроллировать экран вверх-вниз — можно достаточно легко вывести одновременно оба фрагмента на экран другим способом. Подведите указатель мыши к маленькой кнопочке, которая находится над вертикальной полосой прокрутки (рис. 1). Затем, удерживая левую кнопку мыши, перетащите верхнюю границу, в результате ваш документ будет разделен на два отдельных окна, в каждом из которых будет своя линия прокрутки. Таким образом, вы можете одновременно редактировать нижнюю часть документа и просматривать верхнюю (рис. 2). Это очень удобно. Для того чтобы вернуться к одному окну, перетащите границу обратно вверх — документ автоматически вновь станет однооконным.

В начало В начало

Суммирование в таблице Word-документа

Обычно, когда речь заходит о необходимости расчетов в таблицах Word-документов, большинство пользователей сразу переключаются в Excel. Действительно, для создания таблиц с возможностью вычислений Excel предоставляет наиболее полный арсенал средств, однако некоторые функции вполне можно поручить и Word.

Наиболее частая операция — суммирование столбца чисел — в таблице Word-документа выполняется очень просто. Для того чтобы сложить все значения в таблице, достаточно поместить указатель мыши в ячейку суммы и нажать кнопку Сумма (рис. 3). Значок суммы показан в правом верхнем углу рисунка.

Обратите внимание, что при наличии пустых строк складываются только ячейки, расположенные подряд. Так, сумма в строке «Итого» на рис. 4 будет равна 60, то есть будет просуммирована только одна нижняя непустая строка. В отличие от Excel, значение суммы не пересчитывается автоматически при изменении исходных данных. Для того чтобы пересчитать все поля в таблице, необходимо выделить таблицу и нажать клавишу F9.

В начало В начало

Как быстро избавиться от форматирования при работе в FrontPage

При наполнении сайта достаточно часто приходится импортировать тексты из разных документов. При этом переносятся нежелательные элементы форматирования. Для того чтобы быстро избавиться от форматирования во внедренных документах, можно использовать сочетание клавиш CTRL+SPACEBAR, которое аналогично команде Format→Remove Formatting.

В начало В начало

Быстрое создание Hover Button средствами FrontPage

Знаете ли вы, что создать вполне профессиональные кнопки Hover Button1 средствами FrontPage чрезвычайно просто, для этого не нужно никакого кодирования. Выполните команду InsertаWeb ComponentаHover Button, в результате чего появится панель, как на рис. 5.

Выберите один из эффектов, с помощью которого будет выделяться ваша кнопка (этот параметр задается в поле Effect). В нашем примере мы выбрали эффект Glow (свечение).

В графе Link to введите URL странички, которую вы хотите загружать щелчком по вашей кнопке. В графе Button text впишите текст, который будет на кнопке, например «Мои рисунки». В пунктах Width (Ширина) и Height (Высота) можно установить размеры кнопки.

Перейдите в режим просмотра (Preview), и вы увидите, как при подведении указателя мыши меняется внешний вид кнопки (рис. 6). Варьируя цветом и типами эффектов, можно создать оригинальный дизайн вашей странички.

В начало В начало

Как добавить индивидуальный список автозаполнения в Excel

Как известно, в Excel реализована возможность автоматического заполнения группы ячеек на основе встроенных списков автозаполнения. Многие пользуются данной функцией, но не все знают о том, что можно добавить свой собственный список или отредактировать имеющийся.

Чтобы создать новый список автозаполнения, напечатайте данный список, выделите его, а затем выполните команду: Сервис→Параметры.

В результате появится панель Параметры, в которой необходимо перейти во вкладку Списки (рис. 7).

В панели Параметры нажмите клавишу Импорт — новый список будет добавлен автоматически. Теперь, напечатав первый элемент, легко добавить все элементы автоматически (рис. 8).

В начало В начало

Решение задач с подбором параметра в Excel

На практике часто возникают ситуации, когда желаемый результат одиночной формулы известен, но не известны значения, которые требуется ввести для получения этого результата. В этом случае очень удобно воспользоваться средством Подбор параметра Microsoft Excel. При подборе искомого параметра Excel изменяет значение в заданной ячейке до тех пор, пока формула, зависимая от этой ячейки, не возвращает нужный результат.

Для иллюстрации работы функции возьмем задачу из школьного учебника: из одного пункта по одной дороге вышли два путника. Первый идет со скоростью 5 км/ч, второй — 10 км/ч. Когда они встретятся, если первый вышел на два часа раньше?

Задачу можно сформулировать и так: при каком значении переменного параметра «время» разница в расстоянии между пешеходами будет равна нулю? Запишем все исходные данные (рис. 9). Путь, пройденный первым путником, вычисляется по формуле = B3×B1, а вторым — по формуле = (B3-B6)×B2. Разница путей, в свою очередь, будет определена по формуле = B4-B5.

Выбрав команду Подбор параметра в меню Сервис, получим панель Подбор параметра (рис. 9). В данной панели определим, в какой ячейке нужно установить заданный результат (в ячейке B7), чему равняется это значение (0) и за счет изменения какого параметра оно достигается ($B$3). Щелкнув мышью на кнопке Оk, получаем результат (рис. 10). Конечно, приведенный пример легко решается и без Excel, однако, используя ту же методику, в Excel можно столь же быстро решать намного более сложные задачи.

В начало В начало

Как ввести данные сразу в несколько листов рабочей книги Excel

Далеко не все пользователи знают, что при работе с Excel имеется возможность вводить данные одновременно в несколько листов рабочей книги. Такая операция возможна на основе группировки нескольких листов. При введении данных в один из листов остальные сгруппированные листы заполняются автоматически.

Для того чтобы сгруппировать несколько листов рабочей книги, выделите их, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Например, на рис. 11 сгруппированы листы 1 и 3. При выделении листов в группу в заголовке появляется надпись [Группа]. Введите некоторые данные в лист 1, при переходе в лист 3 можно убедиться в том, что данные автоматически вносятся и в него тоже. Для того чтобы отказаться от группировки, щелкните правой кнопкой мыши по одному из сгруппированных листов и выберите в меню пункт Разгруппировать.

В начало В начало

Как внести надпись в ячейку Excel под произвольным углом

При оформлении таблиц часто бывает удобно одни надписи расположить вертикально, а другие — горизонтально. Excel позволяет делать надписи даже под произвольным углом наклона. Чтобы повернуть надпись, перейдите в ячейку с надписью (не выделяя содержимого ячейки) и выполните команду Формат→Ячейки. Затем перейдите во вкладку Выравнивание; теперь в окне Ориентация можно задать произвольный угол наклона текста, перетаскивая мышью слово «Надпись», как стрелку часов (рис. 12).

В начало В начало

Условное форматирование ячеек Excel помогает получить дополнительную информацию

Условное форматирование — форматирование ячейки в зависимости от ее значения — позволяет быстрее контролировать результаты расчетов.

В ряде случаев условное форматирование позволяет не просто наглядно проконтролировать полученное значение, но и увидеть характер явления.

Приведем простой пример. Представьте, что в каждой ячейке таблицы рассчитывается температура нагреваемой пластины. Предположим, что в интервале температур 1400-1500 °С материал пластины находится в твердожидком состоянии. Задача состоит в том, чтобы при каждом варианте расчета определять зону, в которой материал находится в твердожидком состоянии. Рассмотрим, как такая задача решается с использованием условного форматирования. Зададим условное форматирование, по которому все ячейки, в которых температура выше 1400 и ниже 1500 °С, будут отображать полученные значения шрифтом красного цвета — тогда «красная зона» в таблице будет показывать искомую область. Для задания этого условия выделим группу ячеек и выполним команду: Формат→Условное форматирование. В результате появится одноименная панель (рис. 13). Зададим искомый интервал значений (между 1400 и 1500), щелчком мыши по кнопке Формат вызовем еще одну панель Формат ячеек, где определим вариант форматирования — красный цвет шрифта. Теперь при очередном расчете значений температуры в пределах искомой зоны легко отслеживать форму твердожидкого состояния (рис. 14). В принципе, на практике можно задавать весьма сложные условия. Всего может быть задано до трех условий. Если ни одно из заданных условий не принимает истинного значения, формат ячеек остается прежним.

В начало В начало

При наборе данных в списке предоставьте сортировку Excel

Как известно, списком называют таблицы, которые имеют связанные между собой данные (ведомость, телефонный справочник и т.д.). При заполнении списков часто необходима определенная последовательность расположения элементов списка. На практике бывает удобнее внести данные в произвольном порядке, а затем обратиться к автоматической сортировке.

Если у вас есть некий список, например такой, как показан на рис. 15, отсортировать его очень просто. Щелкните мышью на любой ячейке списка и выполните команду Данные→Сортировка — программа сама выделит ячейки, относящиеся к списку, и вызовет диалоговую панель Сортировка диапазона. В данном диалоговом окне можно задать поле, по которому будет вестись сортировка, и направление (по возрастанию или по убыванию). Например, товары можно расположить в алфавитном порядке наименований. Если в таблице имеется несколько одинаковых значений полей, например указано несколько типов гвоздей по разной цене, то можно задать несколько этапов сортировки: сначала по наименованию, затем по стоимости. Максимально можно задать три уровня сортировки. При больших списках данная функция позволяет существенно сэкономить время ввода данных.

КомпьютерПресс 1'2003

1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Популярные статьи
КомпьютерПресс использует