Работаем с пакетом программ Microsoft Office 2000

Александр Прохоров

 

Начинаем работу

Ввод текста

Добавление таблицы Word

Удаляем таблицу Word

Добавляем таблицу Excel

Форматирование текста

Добавление графического объекта

Сохранение документа

Открытие готового документа

 

В последнее время у нас в стране резко сократилось количество научной компьютерной литературы, зато количество литературы пользовательской, напротив, возросло. При этом существенная часть ее посвящена именно продуктам Microsoft Office. Написаны как толстые пособия о пакете в целом, так и еще более фундаментальные учебники, посвященные отдельным компонентам. У читателя может возникнуть вопрос: зачем нужна еще одна серия публикаций для обучения продуктам Microsoft Office?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, взгляните на наших пользователей. Обычно они делятся на две категории: первые любят сначала всему научиться по толстой книге без компьютера, другие считают, что если есть компьютер, то книги уже не нужны. Приверженцы первого подхода успевают изучить толстую книгу как раз к тому времени, когда программа заменяется новой версией. Вторые действуют по принципу: если с третьего раза не получилось, можно посмотреть в инструкцию. Для них книга в 500 страниц слишком велика. Причем жизненный цикл такой книги не так уж долог. Еще недавно был Office 97, а сегодня уже двухтысячный! При этом обновилось-то не более чем 30 процентов информации! Есть ли смысл покупать толстую книгу, 70 процентов информации в которой вам известно? Мы не хотим сказать, что книги не нужны. Они нужны! Просто мы уверены, что для большинства аудитории не нужно в который раз «начинать все с самого начала», и оперативное периодическое издание в целом ряде случаев позволяет своевременно донести до читателя новое, не загружая его излишними подробностями и повторениями.

Поэтому мы надеемся, что многие воспользуются нашей рубрикой. Мы предполагаем, что читатель уже имеет общие навыки работы с программой Windows, однако знакомство с более ранними версиями офиса для изучения материала не обязательно. Мы не собираемся давать систематическое описание пакета (переходя к описанию следующего компонента только по завершении предыдущего): наоборот, мы планируем показать, как пользоваться разными составляющими нового офиса в решении наиболее часто применяемых на практике задач.

Начинаем работу

Надеемся, что комплект Microsoft Office 2000 уже установлен на вашем компьютере.

Задание 1. Написать с помощью программы Word деловое письмо, содержащее таблицы Word и Excel.

Выполнив данное задание, вы должны поверить в свои силы и убедиться в том, что пользоваться программами Office 2000 совсем не сложно и даже приятно.

Начните работу, щелкнув кнопкой Пуск (рис. 1), находящейся на панели задач (в левом нижнем углу вашего экрана). В результате появится главное меню.

Как видно из рис. 1, в главном меню имеется два пункта: Открыть документ Office (2) и Cоздать документ Office (3).

Выберите пункт Cоздать документ Office (3). В результате появится окно (рис. 2), в котором имеется широкий выбор создания документов офиса: новый документ Word, новая книга Excel и т.д.

Выберите Новый документ Word, выделенный на рис. 2, в котором мы и будем создавать необходимый документ1.

Предположим, что вам необходимо создать такое письмо, как показано на рис. 3.

Проследим, как его можно получить.

 

В начало

В начало

Ввод текста

Введите текст письма, который содержится на рис. 3 до таблицы, не меняя размера шрифта и формата. Для перевода строки пользуйтесь клавишей Enter, а для редактирования — клавишами Delete и Backspace.

 

В начало

В начало

Добавление таблицы Word

Для того чтобы добавить таблицу Word, выполните команду Таблица > Добавить > Таблица, как показано на рис. 4(а); в результате появится окно задания параметров добавляемой таблицы (рис. 4(б)).

Поменяйте параметры «число столбцов» и «число строк» в окне (рис. 4(б)) на необходимые вам (4x4), и вы получите заготовку нужной вам таблицы. Добавьте текст в таблицу, и письмо (рис. 3) почти готово.

Таблица Word обладает намного меньшими возможностями, чем таблица Excel, и иногда в документе важно иметь именно последнюю. Например, если вам ежедневно необходимо обновлять данные, над ними производить вычисления и рассылать их, то таблица Excel сэкономит вам массу времени. И хотя в нашей таблице пока никаких вычислений нет, уже сейчас полезно научиться вставлять таблицу Excel в документ Word. Поэтому следующим шагом мы попробуем заменить таблицу Word таблицей Excel.

 

В начало

В начало

Удаляем таблицу Word

Выделите таблицу Word и выполните команду Таблица > Удалить > Таблица. Тем самым мы освободим место под таблицу Excel.

 

В начало

В начало

Добавляем таблицу Excel

Для того чтобы вставить таблицу Excel, щелкните мышью на кнопке Добавить таблицу Excel (она изображается пиктограммой на стандартной панели инструментов (рис. 5(а)). В результате откроется меню ячеек, которое позволяет выбирать необходимый размер вашей будущей таблицы путем перемещения мыши (размер будущей таблицы отображается синим цветом). Выбрав необходимый размер, щелкните мышью на синем поле, и таблица Excel необходимого размера появится в вашем документе.

В результате в документе Word появилась таблица Excel. Вместе с появлением таблицы Excel меню и стандартные панели Word заменяются инструментами Excel (рис. 5(б)). Это свидетельствует о том, что теперь вы можете пользоваться всеми возможностями электронных таблиц, не выходя из окна, в котором набран ваш текст. Введите значения в ячейки таблицы, как показано на рис. 3. Щелкнув мышью вне листа Excel, вы вновь возвращаетесь к документу Word, а таблица принимает внешний вид аналогичной таблицы Word. Однако это не просто таблица Word, а внедренный объект Excel, и, дважды щелкнув на нем мышью, вы вновь активизируете инструменты Excel и сможете производить все необходимые расчеты, доступные из Excel.

Документ почти готов, но, возможно, он выглядит не очень изящно: в нем не хватает форматирования текста и так называемой шапки письма.

 

В начало

В начало

Форматирование текста

В программе Word имеется огромное количество способов усовершенствовать текст, чтобы он лучше читался и выглядел изящнее. Рассмотрим несколько элементарных операций по форматированию текста.

Для начала поменяем шрифт в обращении.

Выделите мышью фразу «Уважаемые господа» и выполните команду Формат > Шрифт.

В результате появится меню (рис. 6), в котором вы можете поменять шрифт, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный и т.д.), размер и видоизменение шрифта (подчеркнутый с тенью и т.п).

Выбирая параметры шрифта, вы имеете возможность одновременно просматривать, как выглядит начертание выделенной вами фразы в окошке «Образец».

Подобрав наиболее приятное, на ваш взгляд, изображение, можно применить процедуру, нажав на кнопку ok.

Чтобы обращение выглядело, как на рис. 3, выберите шрифт Times New Roman, начертание — полужирный, размер 12, и установите режим подчеркивания.

 

В начало

В начало

Добавление графического объекта

Ваше письмо практически готово. Однако выглядит оно несолидно: нет вашего фирменного знака.

Если его художественной продуманности и дизайну вы не придаете особого значения, такой знак можно сделать средствами Word буквально за пять минут. Предположим, что речь идет о фирме под названием «Кенгуру». Если вам достаточно графически «обыграть» название вашей фирмы в значке, то это очень легко сделать с помощью процедуры WordArt, которая и была использована для создания значка на рис. 3.

Выберите команду Вставка > Рисунок > WordArt (рис. 7(а)). Данная команда откроет окно выбора стиля надписи WordArt (рис. 7(б)).

Выберите понравившийся вам стиль надписи и нажмите OK.

Введите запрашиваемый текст «Кенгуру» вместо «текст надписи» (рис. 7(в)) и после нажатия ok получите его объемное начертание, как показано на рис. 7(г).

На рис. 7(г) показаны инструменты, позволяющие варьировать форму, цвет и другие параметры вашего объекта. Так, например, можно изменить вид текста, вписав его в некий геометрический шаблон, скажем, в треугольник, как это показано на рис. 7(д).

Возможно, полученное изображение вас не удовлетворит… Например, вам покажется, что оно получилось достаточно сложным для прочтения и не годится, чтобы использовать его для фирменного знака… В этом случае можно вновь поменять стиль, не отказываясь от данного текста, а непосредственно перейдя из текущего окна к процедуре изменения стилей. Для этого нужно выбрать первую пиктограмму на панели инструментов (рис. 7(д)) (буква А на фоне таблицы), что вернет вас к таблице на рис. 7(б).

Выберите третью сверху ячейку в первом столбце. Изображение вашего текста вновь станет плоским и приобретет желтый цвет. Желтый цвет плохо читается на белом фоне. Замените цвет на черный путем выбора кнопки с пиктограммой «кисточка с краской», и у вас получится такой же графический объект, как показан на рис. 3.

Добавьте под вашим логотипом адрес организации, укажите, кому вы адресуете письмо, как показано на рис. 3, и документ готов. Осталось сохранить его на диске.

 

В начало

В начало

Сохранение документа

Для сохранения документа выполните команду Файл > Сохранить как, в результате появится окно (рис. 8). Ваш документ имеет временное название Doc1 и тип файла Документ Word. Документы, подобные созданному, удобно хранить в папке Мои документы — она всегда находится под рукой. Щелкните мышью по значку папки Мои документы, и при сохранении ваш документ попадет в эту папку. Вы можете поменять имя вашего файла на то, которое позволит быстрее его найти, и сохранить в формате Документ Word. Можно также поменять формат документа и сохранить его, например, как HTML-документ. Если все параметры указаны верно, нажмите кнопку Сохранить, и документ будет сохранен на диске.

Возможно, вы сохраните свой документ в какой-либо другой папке. Важно, чтобы после его сохранения вы смогли найти свой документ и открыть его вновь.

 

В начало

В начало

Открытие готового документа

Вернемся к рис. 1, на котором пунктом (3) обозначена процедура открытия документа Office.

Щелкнув мышью на значке Открыть документ Office, вы получите таблицу, аналогичную показанной на рис. 8, где также присутствуют папки Мои документы и Журнал. Если вы сохранили документ в какой-либо папке, отличной от Мои Документы, вам может быть весьма полезна папка Журнал2, помогающая найти документы, которые вы недавно открывали. Найдите свой документ в списке папки Журнал и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью. Теперь можно быть уверенным, что все, что было создано, никуда не пропало и действительно хранится на вашем компьютере.

 

 КомпьютерПресс 2'2000