Пора въезжать в новый Office

Александр Прохоров

Концепция Office 2000

Варианты комплектации Office 2000

Системные требования

Сколько стоит и для кого эффективен переход на Office 2000

Обзор усовершенствований в целом по Office 2000

 

Хотя всемирная презентация Microsoft Office  2000, прошедшая в Сан-Франциско, состоялась уже почти полгода назад, у нас в стране широко осваивать новое средство начали именно с наступлением нового тысячелетия. И это понятно (ведь не случайно число 2000 присутствует в названии продукта) — около полугода уходит на то, чтобы люди морально подготовились к тому, что им нужно «въезжать» в новый Office. Поэтому нам кажется, что настало время подробнее остановиться на таком важном событии, как внедрение нового Office от компании Microsoft. Конечно, это не первая публикация в нашем издании. Статьи, посвященные отдельным составляющим Office 2000, можно найти в КомпьютерПресс  11, 12 за прошлый год, однако сейчас, видя, что в России началось массовое внедрение этого продукта, мы хотели бы дать более детальное описание новых возможностей Microsoft Office 2000.

При этом данный вопрос будет рассматриваться нами сразу в двух рубриках: «Программное обеспечение» — в которой мы расскажем об основных концепциях и технологиях, заложенных в продукт, а также «Курс молодого бойца» — в которой в течение ряда номеров проследим, как же поскорее въехать в этот новый Office. Надеемся, такая двоякая форма подачи материала окажется наиболее полезной в освоении продукта и учтет интересы различных аудиторий наших читателей.

Концепция Office 2000

По словам президента корпорации Microsoft Стива Балмера, Office 2000 — это не просто следующий шаг по завоеванию рынка офисных приложений. По свидетельству президента, еще до внедрения Office 2000 около 80% электронной информации составляли документы различных форматов приложений Microsoft  Office. Согласно концепции Microsoft, переход к Office 2000 — это выход на качественно новый уровень. Это переход от использования компьютера в обработке информации к управлению знаниями, который осуществляется в новом программном продукте через устранение ограничений, касающихся групповой работы над документами, через обеспечение совместимости всех офисных приложений, через улучшение оперативности доступа к корпоративным базам данных из приложений  Office и т.д.

Эволюция офисных пакетов Microsoft совершалась от отдельных приложений к интегрированной системе, предназначенной для коллективной работы в Web, с широкими возможностями анализа при низкой совокупной стоимости (рис. 1).

По словам Стива Балмера, Office 2000  должен стать инструментарием для тех, кому компьютер служит средством коммуникации и анализа информации, «расширяя возможности человеческого разума и добавляя новую стоимость в процессе использования этого разума».

 

В начало

В начало

Варианты комплектации Office 2000

Наличие огромной аудитории пользователей продуктов Office 2000 различного уровня квалификации и масштаба поставило перед разработчиками непростую задачу сделать программное обеспечение максимально соответствующим потребностям той или иной целевой группы потребителей. В результате появились различные выпуски пакета Office 2000, различающиеся набором входящих в их состав приложений и средств (рис. 2).

Как видно из рис. 2, стандартный выпуск содержит все продукты, известные по Office 97.

В набор для малого бизнеса (Small Business) не входит Power Point, зато в этот вариант комплектации входят новые инструменты Publisher 2000 и Small Business Tools. В выпуск Professional помимо инструментов, доступных в двух вышеупомянутых, добавилась программа для работы с базами данных Access. Все эти продукты доступны на русском языке. Выпуск Premium (Экстра) имеет дополнительные программы, которые ранее не входили в состав MS Office: приложение для создания и администрирования Web-узлов FrontPage 2000 и приложение бизнес-графики PhotoDraw 2000, позволяющие создавать и поддерживать мощные Web-узлы с качественной графикой и документами полиграфического качества. В состав выпуска Developer помимо приложений Office Premium входит система контроля версий Visual SourceSafe, дизайнер надстроек COM1 Add-in Designer, Visual Basic for Applications, Productivity Add-ins, Data Environment Designer, руководство разработчика Office Programmers Guide и бесплатная библиотека времени выполнения СУБД Access 2000.

 

В начало

В начало

Системные требования

Для того чтобы использовать приложения MS Office 2000, вам понадобится операционная система Microsoft Windows либо Microsoft Windows NT Workstation 4.0 Service Pack 3 (или более поздние версии этих операционных систем). Минимальные требования с точки зрения процессора — это Pentium 75 МГц, достаточный для работы всех приложений, кроме PhotoDraw, который потребует как минимум Pentium 166 МГц. По заявлению компании Microsoft, в целом, за исключением вновь добавленных компонентов, Office 2000  будет работать на вашем ПК, если Office  97 на данной конфигурации компьютера не вызывал проблем. Впрочем, что касается требований к дисковому пространству, то они возросли для всех вариантов комплектации (рис. 3).

В ряде источников в качестве требований по оперативной памяти указывается цифра 32 Мбайт — эти данные нужно уточнить. В табл. 1 показаны требования к RAM в зависимости от версии комплектации Office, который вы используете, и от версии операционной системы, установленной на вашем компьютере. Так, для работы под NT (Windows 2000) ресурса 32 Мбайт RAM будет явно недостаточно.

Естественно, вам также понадобится VGA-монитор, (желательно SuperVGA), устройство для чтения CD-ROM и мышь.

 

В начало

В начало

Сколько стоит и для кого эффективен переход на Office 2000

Office 2000 — не дешевое удовольствие: полная стоимость набора продуктов варьируется от 500 до 1000 долл. США (табл. 2).

По всей видимости, утверждения, что необходимо переучиваться при переходе к Office 2000, сильно преувеличены; опыт автора свидетельствует, что при работе с усовершенствованными продуктами, знакомыми по Office 97, испытываешь, скорее, удобство от дополнительных возможностей, чем неудовольствие от незначительных изменений интерфейса. И, как известно, — «к хорошему быстро привыкаешь». Период, когда не находишь под рукой нужной кнопки, быстро проходит за счет того, что «умная» система модифицирует настройки под конкретного пользователя. Поэтому, несмотря на утверждение, что переход на Office 2000 целесообразен в случае коллективного использования, очевидно, что этот переход имеет массу преимуществ и для индивидуального использования. Даже если вы используете компьютер как печатную машинку на базе MS Word, вы все равно получите много усовершенствований, например улучшенную автоматическую проверку орфографии (spelling checker), новый многоэлементный буфер обмена, намного более удобную работу с Web-документами, более широкие возможности модификации таблиц Word, более удобный интерфейс и многое другое. Другой вопрос — соотношение привлекательности новых возможностей и стоимости продукта для конкретного пользователя. Office 2000 может оказаться необоснованно дорогим решением для той части индивидуальных пользователей, для кого стоимость инструмента имеет решающее значение.  Возможно, для этой группы пользователей будут привлекательнее более дешевые решения WordPerfect Suite фирмы Corel, Lotus SmartSuite или бесплатный пакет StarOffice от компании Sun. С другой стороны, тем индивидуальным пользователям, для которых стоимость продукта не очень критична, может быть важен факт освоения технологии, которая стала одним из самых распространенных стандартов. При этом чем в большей мере ваша работа связана с коллективной работой и обсуждением документов, публикацией документов в Интернете или Интранете, тем в большей степени будет обоснован ваш выбор в пользу MS Office 2000.

Чем интенсивнее вы будете пользоваться этим программным комплексом, чем более разнообразный набор инструментов будет использован в вашей работе, тем в большей мере вы получите отдачу от выбора данного решения. Существенное преимущество дает скидка при покупке расширенного комплекта Premium, который стоит всего на 200 долл. дороже, чем Professional и при этом включает дополнительно редактор Web-страниц FrontPage и графический пакет PhotoDraw, которые при покупке отдельно обходятся в 300 долл.

 

В начало

В начало

Обзор усовершенствований в целом по Office 2000

Как показано на рис. 4, усовершенствования Office условно можно рассматривать в двух аспектах: как глобальные, затрагивающие пакет в целом, так и локальные, касающиеся каждого приложения в отдельности.

Глобальные усовершенствования нацелены на осуществление трех основных направлений: снижения стоимости владения, интеграцию с Web и корпоративными системами, а также повышение производительности.

Снижение стоимости владения

Снижение стоимости владения достигается за счет более простого развертывания и администрирования системы и упрощения доступа к корпоративным данным.

Развертывание и администрирование системы

Office 2000 имеет новые функции по настройке параметров при установке и развертывании системы. Новая автономная утилита Office Profile Wizard (Мастер профилей Microsoft) позволяет копировать все установки, заданные пользователем, и в дальнейшем восстановить аналогичную среду на новой машине. Имеется также возможность распространить эти данные в виде готового «профиля» по другим машинам организации. Мастер индивидуальной установки позволяет администраторам создавать заранее определенные сценарии установки пакета для различного круга пользователей.

В Office 2000 появилась технология, которая отслеживает процесс установки Windows Installer и выступает в качестве посредника между основными программными компонентами. Новая функция интеллектуальной установки Intelligent Install определяет оптимальный вариант апгрейда в зависимости от текущей установки Office и ресурсов машины.

Усовершенствована функция Мастер очистки (Office Clean Up Wizard), которая позволяет в ходе модернизации Office 2000 обнаружить предыдущие версии Office и удалить такие продукты.

Весьма полезна (особенно для неопытных пользователей) функция самовосстановления приложений. Если вы случайно удалили системный файл, то при запуске система обнаружит его отсутствие и произведет повторную установку в фоновом режиме. Данная проверка незаметна, и пользователь может даже не знать о том, что имели место проблемы с исчезновением файлов. Аналогичная функция имеется для проверки состояния таких вспомогательных компонентов, как шрифты и шаблоны.

Пользователи приложений Office 2000 и Office 97 (за исключением Access) могут обмениваться документами или работать над одним и тем же документом из версий Office 2000 и, соответственно Office, 97.

Доступ к корпоративным данным

В Office 2000 улучшен доступ к корпоративным данным за счет существенных усовершенствований в Access 2000. Новая версия программы непосредственно взаимодействует с SQL в естественном режиме, что дает возможность пользователям применять формы и отчеты Access при работе с данными SQL Server.

Access 2000 получил дополнительные средства для конструирования и модификации таблиц, схем, представлений и хранимых процедур в базах данных SQL Server. Клиент-серверные средства Access теперь дают пользователю возможность создавать новые базы данных SQL Server и управлять многими операциями администрирования SQL Server.

Интеграция с Web и корпоративными системами

Office 2000 предлагает пользователям средства публикации Web-документов и анализ данных с помощью Web-технологий, а тесная интеграция Office 2000 с семейством Microsoft BackOffice открывает путь к созданию комплексных корпоративных решений. Благодаря усовершенствованиям в Word, Excel и PowerPoint стало намного удобнее создавать привлекательные, более функциональные Web-документы. Удобнее стала групповая работа над созданием HTML-документов. Введен целый ряд инструментов для совместной работы в Web. Устранена несовместимость форматов файлов, созданных в разных приложениях.

В силу того что HTML-формат практически стал основным форматом Office 2000, теперь легче создавать, публиковать и обсуждать Web-документы, проводить интерактивные совещания и презентации.

HTML-документы и универсальный просмотр

В настоящее время интрасети становятся распространенным средством хранения корпоративной информации, что делает перспективной возможность работы с Web-серверами так же, как и с обычными файловыми серверами. Office 2000 позволяет осуществить более тесную связь Office и Интернета, обеспечивая для формата HTML такой же уровень поддержки, как и для стандартных внутренних форматов файлов Office (*.DOC, *.XLS, *.PPT). Презентации, сохраненные в формате HTML, допускают запуск из обозревателя в полноэкранном режиме. Клиент обработки сообщений Outlook дает пользователям возможность отправлять и получать почту в формате HTML.

В Office 2000 появилась новая возможность сохранения документа в формате HTML непосредственно на Web-сервере в виде Web-страницы (Save to the Web). Появилась также возможность так называемого двунаправленного редактирования (Roundtrip Editing), суть которого заключается в том, что включенные в HTML-документ рисунки сохраняются как в естественном формате, так и в формате для просмотра в браузере, что более удобно в случае редактирования страницы.

Использование в ряде приложений Office однотипных шаблонов оформления позволяет создавать Web-страницы, выполненные в едином стиле. Работая с приложением Office 2000, пользователь имеет возможность просмотреть создаваемую Web-страницу (даже до ее сохранения) в выбранном по умолчанию обозревателе. Новый Office предоставляет также возможность восстановления гиперссылок при сохранении документа. В момент сохранения программа проверяет включенные в документ ссылки и исправляет неработоспособные.

Web-взаимодействие

Говоря о Web-взаимодействии, необходимо коснуться серверных расширений Office (Office Server Extensions), которые представляют собой технологии, обеспечивающие возможность публикации, обработки и управления документами. Office 2000 Server Extensions позволяют превратить интрасеть организации в Web-среду коллективной работы. Благодаря Server Extensions пользователи Office 2000 могут публиковать Web-страницы на различных Web-серверах, включая в документы свои комментарии.

Приложения Office 2000 включают команду Conference, которая запускает программу проведения конференций NetMeeting. Это позволяет начать конференцию и передать любой документ Office коллегам для совместного редактирования, используя средства Chat или Whiteboard.

PowerPoint 2000 позволяет транслировать по сети слайд-презентацию с комментариями лектора в реальном времени. Презентация передается в HTML-формате и, соответственно, доступна через браузер. Презентации можно сохранять в архиве на Web-сервере и просматривать в режиме «Презентация по запросу».

Подготовка корпоративных отчетов

Office 2000 представляет новые возможности по созданию отчетов на основе корпоративных баз данных уровня предприятия. Excel и Access обеспечивают анализ и подготовку отчетов по корпоративным данным без привлечения информационных служб, позволяя разработчикам баз данных и конечным пользователям обращаться к таким данным с помощью браузера.

Web-решения

Новые Web-решения позволяют осуществлять доступ к большим серверным базам данных, реализуют новые формы интерактивного иерархического представления данных и новые возможности их просмотра в браузере. Новая функция поддержки OLE DB2 повышает производительность при доступе к SQL Server и другим источникам данных OLE DB.

OLE DB — единый интерфейс для доступа к разнородным данным, основанный на открытой модели COM.

Возможности программирования

Расширение возможностей программирования связано главным образом с двумя областями — моделью программирования и Web-приложениями.

Пользователи Office 2000 смогут создавать интегрированные решения для Office, опираясь на дополнения архитектуры COM. Новый Office включает также последнюю версию языка VBA — VBA 6, которая обеспечивает полную совместимость со всеми функциями языка Visual Basic.

Появилась новая возможность цифровой подписи для макрокоманд на языке VBA, которая позволяет разработчикам увеличить доверие пользователей, гарантируя отсутствие вирусов.

Увеличение производительности

Усовершенствования Office 2000 позволяют упростить основные операции, а также предлагают более совершенные средства обучения и поддержки конечного пользователя.

Интерфейс стал более гибким — в сокращенном варианте каждого меню выводятся только пункты, применяемые особенно часто. При задержке курсора над названием меню оно расширяется, отображая все пункты.

Наиболее часто используемые диалоговые окна File Open и File Save получили дополнительные элементы: панель адресов «журнал», ускоряющую доступ к документам, которые использовались в последнее время, и панель «Web-папки», обеспечивающую сохранение, открытие и просмотр документов непосредственно на Web-сервере, а также кнопку возврата (Back), аналогичную кнопке браузера.

Расширился буфер обмена Microsoft Office Clipboard, который теперь позволяет собирать до 12 объектов, которые можно вставлять в любой документ Office.

Стала удобнее функция перехода между открытыми документами. В новой версии каждый открытый документ представляется отдельным значком на панели задач Windows, что ускоряет процесс переключения между документами.

Функции электронной почты интегрированы во все приложения Office 2000, что упрощает обмен информацией.

Усовершенствован Помощник Office 2000 — помимо того, что он стал намного более «живым» и забавным, он теперь также ориентирован на работу с Web. Кроме локальных советов Помощник в сложных случаях предлагает перейти к специальному Web-узлу, где можно получить дополнительную информацию или сообщить о возникшей проблеме. Эту ссылку можно настроить для перехода к внутренним узлам или ресурсам компании.

Усовершенствования отдельных приложений

Основные вопросы коллективной работы и интеграции с Web уже были рассмотрены выше в целом по Office 2000, поэтому в дальнейшем при описании конкретных приложений дадим лишь краткое описание новых возможностей. Приводимые в дальнейшем усовершенствования отдельных приложений нельзя рассматривать как полный список еще и потому, что он содержит лишь те описания, с которыми автор успел в той или иной мере поработать или разобраться.

Word 2000

Функция Click-and-Type

Появилась новая так называемая функция Click-and-Type (Щелкни и печатай). Теперь для того чтобы начинать редактирование в любом отличном от верхнего левого углу, не нужно многократно нажимать клавишу Enter. Благодаря наличию новой функции пользователь может поместить курсор в любое место страницы, дважды щелкнуть мышью и начать ввод текста.

Построение таблиц

Возможности создания и изменения таблиц существенно расширены. В частности, имеется возможность обтекания страницы текстом, появилась возможность создавать встроенные таблицы. Теперь можно также разделять ячейки по диагонали.

Масштаб печати

Word 2000 позволяет выполнять масштабирование страниц документа во время печати, что дает возможность напечатать несколько страниц документа на одном листе бумаги, что чрезвычайно удобно для ознакомления с длинными документами.

Работа со шрифтами

Важным дополнением стало то, что на панели инструментов отображается не только название шрифтов, но и их начертание, что упрощает процедуру подбора необходимого шрифта.

Excel 2000

Главное новшество, появившееся в Excel 2000, заключается в том, что он позволяет сохранять файлы с разметкой HTML в качестве базового формата данного приложения. Существует также возможность сохранения рабочей книги в HTML-формате, что позволяет доставлять результаты широкой аудитории через Интернет. При этом многие пользователи, отмечая удобство данной возможности, обращают внимание на то, что HTML-файлы в данном случае занимают на диске очень много места. Имеется два варианта сохранения данных в формате HTML: «только для просмотра» и интерактивный. В первом случае формируется документ, доступный из последних версий популярных браузеров. Во втором случае создается интерактивная Web-страница, которая доступна только из Internet Explorer версии 4.01 (или более поздней) и Office 2000 и недоступна при использовании Netscape Communicator.

В Exсel появились новые возможности визуализации данных. В частности, теперь пользователям доступны новые типы диаграмм, включая трехмерные комбинированные диаграммы. В Exсel 2000 добавлены дополнительные форматы отображения дат, что позволяет избежать ошибок, связанных с «Проблемой 2000 года». Улучшены параметры просмотра. Если в предыдущих версиях Exсel для отображения выделенных ячеек использовался инверсный цвет, который скрывал элементы форматирования, то теперь этот недостаток устранен. Усовершенствована процедура автозаполнения списков, позволяющая теперь работать не только со значениями ячеек, но и с формулами.

Access 2000

Существенным преимуществом Access 2000 является доступ к SQL Server в естественном режиме, что позволяет использовать формы и отчеты Access 2000 при доступе к данным SQL Server.

Более удобным стал пользовательский интерфейс. Окно базы данных Access 2000 переработано с целью повышения удобства его использования и согласованности с другими приложениями Office. Кроме того, в него включена панель команд, напоминающая панель Outlook.

Появилась новая функция — автоматического сжатия (AutoCompact), которая позволяет при закрытии файла Access 2000 автоматически выполнять сжатие базы данных, если оно приводит к значительному сокращению ее размера. Это обеспечивает поддержку минимально возможного размера баз данных, предотвращая напрасное расходование дискового пространства и повышая эффективность пересылки баз данных по электронной почте.

Outlook 2000

Outlook рассматривается как приложение, которое должно стать для пользователей центром обработки текущей информации. Радикальная реконструкция, по сравнению с Outlook 97, делает изучение этой личной информационной системы более простым и быстрым. Функции электронной почты интегрированы во все приложения Office 2000. Большим достоинством является возможность отправлять любые виды документов Office 2000 непосредственно из приложения в виде почтового сообщения, а не присоединенного файла.

Другим важным усовершенствованием является поддержка HTML-почты. Почтовое сообщение HTML может содержать простой текст с форматированием или полную Web-страницу (включая изображения), которую при необходимости можно просмотреть без подключения к сети.

В Outlook 2000 появился новый инструмент поиска, выполненный в Web-стиле. Outlook можно настроить так, что он будет периодически подключаться к сети и извлекать с сервера новые сообщения. Неотправленные сообщения Outlook теперь сохраняет в папке Drafts (Черновики), что помогает поддерживать порядок в почтовом ящике.

PowerPoint 2000

Новая программа получила ощутимые расширения возможностей и дополнительные функции.

Просмотр с тремя областями

В новой версии PowerPoint появился режим просмотра с тремя областями (Tri-pane View), при котором одновременно представляются «слайды», «структура» и «примечания». Данная возможность упрощает процедуру добавления слайдов, упрощает перемещение по документу при редактировании и упрощает ввод примечаний при создании презентации.

Автоматическая подгонка текста

В предыдущих версиях PowerPoint большое время занимало ручное форматирование текстов, которые выходили за рамки выделенной области. В новой версии PowerPoint 2000 имеется возможность автоматического изменения размера текста (за счет изменения межстрочного интервала и размера шрифта), что предотвращает ситуацию, когда текст не умещается в выделенном пространстве.

Естественная поддержка таблиц

Новый PowerPoint позволяет создавать таблицы без использования встроенных объектов Word или Excel за счет наличия фигур OfficeArt, которые ведут себя так же, как таблицы в Word.

Голосовое сопровождение

Записанное голосовое сопровождение синхронизируется с презентацией. При этом имеется возможность заново записывать сопровождение для одного конкретного слайда.

Непрерывность презентации

Чтобы избежать незапланированных перерывов в ходе презентации, PowerPoint 2000 отключает экранную заставку Windows и экономичный режим работы экрана на время презентации.

Помощник подготовки презентаций

Помощник подготовки презентаций осуществляет проверку стиля, автоматическую вставку картинок и ряд других функций, помогающих при создании презентаций.

Конечно, в данной статье невозможно даже кратко описать все усовершенствования, вошедшие в Microsoft Office 2000. В частности, в данной статье мы практически не уделили внимания новым продуктам: Publisher 2000, FrontPage 2000, PhotoDraw 2000. По мере более полного знакомства с Office 2000 в нашей рубрике будут появляться новые публикации, которые, как мы надеемся, заполнят имеющиеся пробелы.

 

КомпьютерПресс 2'2000