oldi

Советы по работе с Microsoft Office

Олег Горнев

Создание отдельного меню для часто используемых программ

Создание растровых изображений слайдов в Power Point 2002

Создание фотоальбома в Power Point 2002

Уменьшение размеров презентации Power Point 2002

Создание анимации в Power Point 2002

Как использовать карандаш-указку при демонстрации презентации Power Point 2002

Рисование границ в Excel 2002

Статические и динамические даты в Excel

Быстрый доступ к дополнительным функциям автосуммы Excel 2002

Используйте цвет при маркировке страниц Excel 2002

 

Мы в очередной раз предлагаем читателям полезные советы по работе с Microsoft Office. Все приведенные ниже иллюстрации получены на версии Microsoft Office XP.

Создание отдельного меню для часто используемых программ

Каждый пользователь имеет свои предпочтения и привычки, поэтому даже самый развитый интерфейс можно усовершенствовать, оптимизируя его под свои нужды. Стоит напомнить, что в Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point и Microsoft Outlook вы можете самостоятельно создать свое собственное меню, которое будет состоять только из тех команд, что вы сами выберете.

Для того чтобы создать подобное меню, выполните команду: Сервис Ф Настройка и в появившемся окне выберите закладку Команды. В разделе Категории выберите пункт Новое меню (рис. 1), затем перетащите значок Новое меню из раздела Команды на панель инструментов туда, где хотите поместить меню.

Пока активизирована панель настройка, правый щелчок мыши по появившемуся Новому меню позволит в раскрывшемся списке изменить название. Новые команды помещаются в новое меню простым перетаскиванием из раздела Команды.

В начало В начало

Создание растровых изображений слайдов в Power Point 2002

Если вы хотите быстро послать по почте отдельный слайд из презентации Power Point, лучше сначала перевести его в растровый формат. После этого слайд можно форматировать так же, как обычное изображение: уменьшить, повернуть, вырезать только нужную для показа область и т.д.

Чтобы преобразовать слайд в растровое изображение, сделайте следующее. Откройте слайд, который вы хотите использовать в качестве изображения. В меню Вид (рис. 2) выберите страницы заметок (рис. 3). Этот слайд отобразится на странице примечаний как растровое изображение. Щелкните правой кнопкой мыши по изображению и в контекстном меню выберите Копировать.

Теперь изображение находится в буфере обмена и его можно вставить в любую офисную или нужную вам программу.

В начало В начало

Создание фотоальбома в Power Point 2002

С помощью Power Point 2002 можно быстро создавать фотоальбомы. Для этого в меню Вставка выберите пункт Картинка, а потом — Создать фотоальбом (рис. 4). В открывшемся диалоговом окне можно выбрать, откуда будут добавлены фотографии: с жесткого диска или с периферийного устройства (сканера, фотокамеры).

Если файлы находятся на жестком диске, то для того чтобы добавить их в фотоальбом, выберите пункт Файл или диск, потом папку, в которой содержатся фотографии, которые вы хотите добавить в свой фотоальбом. Затем выделите нужный файл и нажмите кнопку Вставить. Аналогично можно добавить все нужные файлы.

Если вы хотите добавить несколько фотографий из одной директории, то при нажатой клавише CTRL выделите их левой кнопкой мыши. Далее настройте порядок расположение фотографий в альбоме. Создайте подписи к рисункам, разметку слайда, форму рамки и шаблон оформления. Когда все настройки будут закончены, нажмите Создать (рис. 5).

Если после создания альбома вы захотите добавить новые фотографии или изменить оформление, выберите пункт Форматировать фотоальбом в меню Формат.

В начало В начало

Уменьшение размеров презентации Power Point 2002

Добавляя в свою презентацию фотографии и иллюстрации, вы соответственно увеличиваете размер файла презентации, так как Power Point внедряет все графические файлы в файл презентации. Довольно часто бывает, что качество ваших фотографий намного выше, чем необходимо для показа. В данном случае вы можете сжать изображения вручную.

На панели инструментов Настройка изображения нажмите кнопку Сжатие рисунков (рис. 6), после чего откроется одноименное диалоговое окно. Если панель Настройка изображения у вас не видна, то в пункте Панели инструментов из меню Вид выберите Настройка изображения.

Для того чтобы сжать все рисунки в презентации, выберите пункт Ко всем рисункам в документе. В области Изменить разрешение выберите нужный вам пункт — Для Интернета и экрана или Для печати. Чтобы уменьшить размер презентации, поставьте флажок напротив пункта Удалить обрезанные области рисунков и нажмите OK. Обратите внимание: если вы сжали изображение или удалили обрезанные области, то восстановить исходные значения будет уже невозможно.

В начало В начало

Создание анимации в Power Point 2002

Наконец-то можно забыть об изучении сложных программ мультипликации — в Power Point 2002 добавлять многие весьма зрелищные эффекты анимации стало очень просто.

Для создания анимации в обычном просмотре презентации выберите слайд, текст или объект, который хотите анимировать, и выделите объект для анимации. Затем выберите пункт Настройка анимации в меню Показ слайдов. На панели задач Настройка анимации нажмите Добавить эффект.

В качестве примера на рис. 7 показано использование эффекта перемещения объекта по экрану, который доступен по команде Настройка анимации Ф Добавить эффект Ф Пути перемещения. В рассматриваемом примере мы выбрали вариант Нарисовать пользовательский путь (рис. 8). При показе слайда объект будет перемещаться вдоль заданной образующей.

В начало В начало

Как использовать карандаш-указку при демонстрации презентации Power Point 2002

Во время показа презентации иногда бывает необходимо подчеркнуть какое-нибудь место в тексте, быстро построить дополнительный график или просто обратить внимание на какую-нибудь часть слайда. В Microsoft Power Point существует виртуальный карандаш, который создан специально для таких целей.

Чтобы использовать карандаш во время презентации, откройте презентацию и запустите показ слайдов. Щелкните правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выберите Указатель и далее Карандаш (рис. 9). Для того чтобы изменить цвет, выберите Цвет рисунка. Когда вы закончите использовать карандаш, нажмите Esc. Все сделанные пометки исчезнут, когда будет запущен следующий слайд.

В начало В начало

Рисование границ в Excel 2002

Если вы желаете быстро нарисовать границы на рабочем листе Excel, на панели инструментов Форматирование щелкните по стрелочке вниз, справа от иконки Границы, а потом по пункту Нарисовать границы на появившейся панели (рис. 10). На панели инструментов Граница щелкните по иконке Нарисовать границы (рис. 11).

Теперь вы можете рисовать границы, как говорится, от руки. Для удобства следует рекомендовать некоторые вспомогательные функции:

  • чтобы нарисовать границу вокруг каждой ячейки в пределах строки или столбца в процессе рисования, нажмите клавишу CTRL;
  • чтобы стереть границу вокруг строки или столбца, нажмите клавишу SHIFT, в то время когда вы перетаскиваете курсор вдоль строки или столбца;
  • чтобы стереть границу вокруг каждой ячейки в пределах строки или столбца, нажмите CTRL+SHIFT, в то время когда вы будете перетаскивать курсор вдоль строки или вниз столбца.

После того как все нужные границы будут нарисованы, закройте панель Граница.

Чтобы применять различные типы линии к границе, нажмите стрелку рядом с пунктом Вид линии, после чего выберите нужный тип линии. Для применения различных цветов линии к границе нажмите Цвет линии, а затем выберите нужный цвет (рис. 12).

В начало В начало

Статические и динамические даты в Excel

При необходимости добавить дату в ячейку Excel следует иметь в виду, что существует возможность вставлять как статическое, так и динамическое время. Если вы хотите вставить статическую дату или время, можно использовать следующие комбинации клавиш:

  • текущая дата — выделите ячейку и нажмите клавиши CTRL + ;
  • текущее время — выделите ячейку и нажмите клавиши CTRL+ SHIFT + ;
  • текущие дата и время — выделите ячейку и нажмите клавиши CTRL+ ;, пробел, а затем CTRL+ SHIFT + ;

Для того чтобы вставить динамические (обновляемые) значения даты или времени, необходимо воспользоваться функциями СЕГОДНЯ и ТДАТА.

В отличие от статического времени, которое определено раз и навсегда, динамическое время, заданное функциями ТДАТА и СЕГОДНЯ, меняет свое значение при расчете листа или при выполнении макроса, содержащего данную функцию. В этих случаях в качестве значений даты и времени берутся значения системных часов компьютера.

В начало В начало

Быстрый доступ к дополнительным функциям автосуммы Excel 2002

В Excel 2002 пункт меню Автосумма получил расширенную функциональность. С его помощью теперь вызывается целый ряд функций: найти среднее значение, максимальное или минимальное значение и др.

Чтобы воспользоваться вышеописанной функцией, выберите ячейку ниже столбца чисел или в строке справа от строки чисел. Затем нажмите стрелочку, расположенную правее от значка автосуммы, в результате чего развернется панель (рис. 13), которая дает доступ к ряду функций: Суммировать, Среднее, Число, Максимум и др.

Быстрое переключение между абсолютными и относительными ссылками в Excel

Как известно, при написании формулы в Excel можно использовать как относительную, так и абсолютную ссылку.

Относительная ссылка в формуле — это адрес ячейки, определяемый на основе расположения данной ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. Абсолютная ссылка выделяется символом $. Например, $С$1 — абсолютная ссылка на столбец С и на строку 1. Аналогично A$1 — относительный столбец и абсолютная строка.

Если вам нужно быстро сменить относительные ссылки на абсолютные, выделите ячейку, а затем ссылку, которую вы хотите изменить, и нажмите клавишу F4. Так, если в примере на рис. 14 выделить формулу =A2+B2, то последовательное нажатие клавиши F4 приведет к изменению по цепочке:

=A2+B2

=$A$2+$B$2

=A$2+B$2

=$A2+$B2

В начало В начало

Используйте цвет при маркировке страниц Excel 2002

В Excel 2002 появилась новая возможность — придавать ярлыкам страниц книги цвета, чтобы маркировать однотипные листы и быстрее находить нужную информацию. Для использования данной функции выполните команду Формат Ф Лист Ф Цвет ярлычка (рис. 15). В результате появится палитра, в которой можно выбрать необходимый цвет. Если вы хотите использовать один цвет для нескольких ярлычков, вы можете, удерживая клавишу CTRL, вначале выбрать нужные страницы, а затем применить к ним всем выбранный цвет.

КомпьютерПресс 5'2002