Kingston

Экспорт/импорт данных в приложениях Microsoft Office 2000

Андрей Завьялов, Инна Завьялова

Использование буфера обмена

Импорт текстового файла с разделителями

Связь Excel с Access

Импорт и связывание данных в Access

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Экспорт документов в HTML-формат

Резюме

 

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.

В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:

  • в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
  • в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
  • наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую — воспользоваться буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1). Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE1), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 2) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.

В начало В начало

Импорт текстового файла с разделителями

Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.

Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.

Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 3).

На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.

Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.

Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало.

В начало В начало

Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

  • Форма MS Access…;
  • Отчет MS Access…;
  • Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:

  • по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
  • в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
  • выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.

Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 5). С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

В начало В начало

Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

  • сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
  • создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
  • автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
  • и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).

Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 6).

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 7).

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 8).

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл — источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.

Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.

В начало В начало

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное — в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.

В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel:

  • Анализ в MS Excel;
  • Публикации в MS Word;
  • Слияние с MS Word.

Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду меню Сервис а Связи с Office а Анализ в MS Excel (рис. 9). Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем каталоге (по умолчанию «C:\Мои документы»).

В начало В начало

Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML — достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл а Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10). Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.

В начало В начало

Резюме

Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.

КомпьютерПресс 7'2001