oldi

Слияния в Microsoft Word 2000

Инна Завьялова, Андрей Завьялов

Подготовка рекламных писем

Создание ценников

Резюме

 

У вас есть таблица со списком товаров, и вы хотите распечатать ценники для каждого товара? А может, вы создали в Word шаблон рекламного письма и теперь вручную вбиваете сотню фамилий постоянных клиентов1. Microsoft Office способен облегчить вам эту работу, поскольку позволяет автоматизировать процесс создания однотипных документов посредством операции «Слияние…» в Microsoft Word.

Если вы ведете учет клиентов, сотрудников, товаров и т.д., то сможете быстро подготовить именные рекламные письма для каждого клиента (с указанием имени клиента и других его реквизитов в каждом письме). Кроме того, операция «Слияние…» позволит создать ценники на каждый товар, хранящийся в вашей базе данных, напечатать нужное количество визитных карточек для каждого сотрудника, выдать свидетельства, грамоты, платежные ведомости и многое другое.

Итак, программа Слияния позволяет создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, каталоги и подставлять туда любые данные.

Для этого необходимо:

  1. Открыть или создать основной документ (Сервис → Слияние → Создать).
  2. Открыть или создать источник данных (Сервис → Слияние → Получить данные).
  3. Вставить в основной документ поля слияния с помощью кнопки Добавить поле слияния на появившейся панели инструментов Слияние.
  4. Произвести слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка источника данных образует отдельный документ на бланке, почтовую наклейку или элемент каталога.

Далее следует просмотр, печать или рассылка результатов. Диалоговое окно «Слияние» представлено на рис. 1.

Данные для слияния (Источник данных) можно получить из таблицы Microsoft Word, Microsoft Excel, списка контактов Microsoft Outlook, базы данных Microsoft Access и из других источников, если установлены соответствующие драйверы и конверторы.

В состав Microsoft Office входит приложение Microsoft Query, предназначенное для составления запросов и отбора нужных данных из внешних Источников данных.

Если сведения (Источник данных) нигде не хранятся, то диалоговое окно «Слияние…» предоставляет возможность создать источник данных в пошаговом режиме: (Сервис → Слияние… → Создать источник данных). При этом данные сохраняются в таблице Word. Следует заметить, что если источник данных Word содержит более 63 полей (столбцов), то в этом случае его нужно преобразовать в текстовый файл с разделителями: Таблица → Преобразовать → Преобразовать в текст.

Итак, приведем примеры слияния основных документов, созданных в Word, с источниками данных, хранящимися в Excel и Access.

Подготовка рекламных писем

Создадим текст письма (рис. 2).

Можно, конечно, создать бланк этого документа, скопировать его нужное количество раз и впечатать туда фамилии клиентов. Но это долго. А что если вы допустили опечатку? Придется исправлять каждое письмо или начинать все заново.

Давайте решим эту задачу с помощью Слияния.

После того как текст письма готов, выполняем команду Сервис → Слияние… → кнопка Создать → Документы на бланке… → кнопка Активное окно → кнопка Получить данные → Открыть источник данных… и выбираем соответствующий источник данных с именами клиентов2.

Появится диалог открытия файлов, где нужно указать тип файла источника. В качестве источника данных возьмем таблицу «Клиенты» из учебной базы данных Борей, поставляемой с Microsoft Access. Для этого выберем тип файлов «Базы данных Microsoft Access», имя файла Борей.mdb (C:/ Program Files/ Microsoft Office/ Office/ Samples/ Борей.mdb). В следующем диалоговом окошке укажем таблицу, содержащую имена клиентов. Это таблица «Клиенты». Затем следует нажать кнопку Правка основного документа…

На этом этапе следует вставить поля слияния в основной документ (то есть указать то место, где будут находиться имена клиентов). Это можно сделать с помощью появившейся панели инструментов Слияние, на которой нужно нажать кнопку Добавить поле слияния и выбрать соответствующее имя поля (рис. 3). Оно помещается в текущую позицию курсора.

Таким образом, в основной документ нужно поместить все необходимые поля слияния.

Затем можно нажать кнопку Поля / Данные на панели инструментов Слияние и увидеть в основном документе реальные данные из таблицы источника. Кнопки со стрелками дают возможность перемещаться по записям (по клиентам) (рис. 4).

Теперь давайте доработаем основной документ так, чтобы слово «Уважаемый», в зависимости от пола адресата (мужской или женский) меняло окончание («Уважаемый» или «Уважаемая»). Для этого источник данных должен содержать поле (столбец) «пол». Если этого поля нет, то его легко можно добавить в таблицу с данными.

Итак, удаляем в слове «Уважаемый» две последние буквы и ставим на их место текстовый курсор. Далее нажимаем кнопку Добавить поле Word и выбираем пункт 3IF…THEN…ELSE. В появившемся диалоговом окне выбираем: поле: пол, оператор: Равно, значение: м (то есть мужской), Вставить следующий текст: ый, В противном случае вставить следующий текст: ая (рис. 5).

Теперь все готово и можно выполнить слияние. На панели Слияние нажмем кнопку Объединить. В диалоговом окне Слияние укажем все необходимые параметры (Назначение: Новый документ) и снова нажмем Объединить.

Ура!!! Можно пожинать плоды своего труда. Для большей наглядности выполним команду Вид → Обычный (рис. 6).

В результате был создан новый объединенный документ. Если вас что-то не устраивает, вы можете закрыть объединенный документ, опять обратиться к основному документу и провести Слияние заново.

Наверное вы обратили внимание, что каждое рекламное письмо начинается с новой страницы. Дело в том, что при определении основного документа был выбран тип слияния Документы на бланках, поэтому между отдельными документами (письмами) в процессе слияния вставляется Разрыв раздела (со следующей страницы).

Если же на одной странице необходимо разместить несколько документов (например, ценники различных товаров), то в качестве основного документа следует выбрать Каталог…

В начало В начало

Создание ценников

Ценники можно создавать самые простые или с оформлением, например с логотипом вашей фирмы на каждом ценнике. Так или иначе, но нам нужен новый документ, где размещаются все необходимые украшения (рис. 7). Он-то и будет основным документом.

Далее выполняем следующую последовательность команд: Сервис → Слияние… → кнопка Создать → Каталог… → кнопка Активное окно. Затем нажимаем кнопку Получить данные и в качестве источника данных выбираем таблицу Excel, содержащую список товаров с их ценами.

Так же как и в предыдущем номере, вставляем в основной документ поля слияния, пользуясь панелью Слияние (рис. 8).

На той же панели инструментов нажимаем кнопку Объединить… Производим объединение в новый документ и получаем результат (рис. 9).

Можно разместить ценники в две «колонки». Для этого закроем полученный при слиянии документ и вернемся в основной документ (его окно находится ниже).

Создадим таблицу, состоящую из одной строки и двух столбцов. В каждую ячейку этой таблицы поместим наш будущий ценник, только во второй ячейке в любое место вставим поле Word NEXT. Для этого поставим курсор, например, перед полем слияния, нажмем на панели Слияние кнопку Добавить поле Word и выберем из списка 6 NEXT (ничего страшного, если поля слияния сместятся, после объединения все выровняется, рис. 10).

Снова нажимаем кнопку Объединить… В результате получаем две «колонки» ценников (рис. 11).

Можно делать все то же самое, только вставлять таблицу, состоящую не из одной строки, а из трех, четырех или пяти и т.д. строк (в зависимости от величины ценника). Также в каждую ячейку можно копировать заготовку ценника, только без поля NEXT (таблица с ценниками по размеру страницы). Затем надо нажать кнопку Объединить и выбрать диапазон записей, например с первой по первую. В результате получим страницу с одинаковыми ценниками (рис. 12).

Если в качестве источника данных мы возьмем таблицу «Сотрудники», то получим страницу с визитными карточками для одного сотрудника, которую можно печатать в нескольких экземплярах (рис. 13).

Создать ценники и визитные карточки можно и другим, более быстрым способом, но их оформление будет беднее.

Для этого в качестве основного документа в диалоговом окне Слияние выбираем Наклейки… После того как мы укажем источник данных, нужно будет настроить основной документ: выбрать нужную наклейку. Затем появится диалоговое окно, где вам предложат разместить поля слияния. Возможности для оформления здесь, прямо скажем, небольшие, но для выделенной области можно изменить шрифт по правой кнопке мыши (рис. 14).

После того как вы нажмете ОК, перед вами появится страница с наклейками. В сущности, это все та же таблица, что и в предыдущем примере. Каждая новая ячейка таблицы содержит поле NEXT (иногда его сразу не видно). После нажатия кнопки объединения получаем все те же ценники (рис. 15).

В начало В начало

Резюме

Итак, мы рассмотрели несколько примеров, наглядно показывающих, как использование операции «Слияние…» позволяет облегчить рутинную работу по созданию однотипных документов в Microsoft Word и существенно сэкономить ваше время.

Надеемся, что творческое использование «Слияния» поможет вам в решении самых разнообразных повседневных задач. Экспериментируйте!

КомпьютерПресс 7'2001