Настройка Word под конкретного пользователя

Александр Прохоров

Индивидуальная установка

Как ускорить работу Word

Оптимизация размера рисунков и их отключение

Отключение проверки орфографии

Изменение режима автосохранения

Настройка панелей инструментов

Создание горячих клавиш

Управление опциями Word

Windows in Task Bar (вкладка View)

Startup Task Pane (вкладка View)

Blue background, White text (вкладка General)

Mail as attachment (вкладка General)

Recently used file list (вкладка General)

Automatically create Drawing canvas when inserting AutoShapes (вкладка General)

Ctrl+Click to follow hyperlink (вкладка Edit)

Опция Hidden text (вкладка Print)

Documents (вкладка File Locations)

Макросы как средство индивидульной настройки Word

Заключение

 

Известный принцип механики гласит, что выигрывая в силе, вы проигрываете в расстоянии, и наоборот. Впрочем, принцип это универсальный, как говорится: «если в одном месте прибудет, то в другом обязательно убудет...» Применительно к настройке программы его можно проиллюстрировать следующими примерами: хотите установить наиболее полную конфигурацию — придется пожертвовать свободным местом на диске; желаете максимально часто сохранять резервные копии — необходимо пожертвовать быстродействием и т.д. и т.п. Не забывайте при этом, что и возможности машин тоже разные: «что для Pentium 600 MГц здорово, то для Pentium 133 MГц — смерть».

Вывод следует один: нельзя угодить на всех, а следовательно, оптимальная настройка всегда индивидуальна и зависит от задач и предпочтений пользователя, поэтому только в случае индивидуальной настройки от программы можно добиться максимальной производительности. Конечно, чем сложнее система, тем больше должно быть опционных настроек, и применительно к такой программе, как Microsoft Word, это особенно актуально. Кроме того, больше опционных нововведений появляется в новых версиях программы, тем большее количество параметров настройки приходится учитывать. В данной статье мы поговрорим о настройке последней версии программы — о релизе нынешнего года Word 2002 из MS Office XP.

Индивидуальная установка

В процессе первоначальной установки вы можете выбрать стандартную конфигурацию, и система установит наиболее часто используемые компоненты, при этом остальные разделы можно будет установить позже, по мере появления в них необходимости. В принципе, установка «по запросу» — это весьма удобная функция, которая поможет сэкономить место на диске. Однако не все так просто. Мне приходилось быть свидетелем того, что пользователь, установив оптимальную конфигурацию, благополучно работает с программой, щелкает мышью по необходимой опции, а система просит установить диск, который куда-то запропастился. Ситуация неприятная: места на диске полно, а нужную опцию не установили из экономии, причем решение принял… мастер установки! А бывает совсем наоборот: места на диске мало, а стандартная установка ставит много всего «лишнего». Короче, если вы знаете, чего хотите от программы, то лучше не обращаться к мастеру установки, а раскрыть меню и посмотреть, какие компоненты вам потребуются, а от чего следует отказаться. На рис. 1 показаны компоненты установки, которые можно настроить индивидуально.

В начало В начало

Как ускорить работу Word

Как сделать, чтобы программа работала быстрее? Невозможно ответить на этот вопрос однозначно: Word работает на конкретной машине, под управлением той или иной операционной системы Windows, как правило, параллельно с рядом других программ, так что причина «торможения» может находиться вне компетенции Word, а возможно, что программе Word не хватает оперативной памяти. В этом случае можно посоветовать закрыть параллельно работающие приложения. Одной из причин замедления работы может быть эффект фрагментирования файлов, и после проведения процедуры дефрагментации диска Word может заработать быстрее. Однако есть целый ряд параметров внутри Word, которые можно переустановить, чтобы программа работала пошустрее.

В начало В начало

Оптимизация размера рисунков и их отключение

Чем больше будут размеры рисунков, тем больше будет размер файла и тем медленнее будет происходить работа с ним. Если наличие рисунков замедляет редактирование документа, можно настроить режим, при котором рисунки не отображаются. Для отключения отображения рисунков выполните команду Tools → Options, выберите вкладку View (рис. 2) и установите флажок в пункте Picture Рlaceholders (Рамки рисунков). После этого вместо самих рисунков будут отображаться только пустые рамки.

Увеличить скорость скроллинга по документу можно и при помощи еще одного параметра, который тоже находится на вкладке View. Это опция Drawings, которая отображает объекты, созданные с помощью инструментов рисования Word, в режимах Разметка страницы и Web-документ. В больших документах, содержащих множество рисунков, управление данным параметром может также существенно увеличить скорость скроллинга и, следовательно, редактирования документа (рис. 3).

В начало В начало

Отключение проверки орфографии

Если во время редактирования документа программа работает слишком медленно, можно на время отключить проверку орфографии, которая в ряде случаев может также тормозить основную работу. Для того чтобы отключить проверку орфографии и грамматики, необходимо выполнить команду Tools → Options, затем следует открыть вкладку настройки параметров правописания и орфографии (Spelling&Grammar) и убрать флажки в позициях Check spelling as you type и Check grammar as you type (рис. 4).

В начало В начало

Изменение режима автосохранения

В процессе автосохранения часть ресурсов отвлекается непосредственно от редактирования текста, что также замедляет работу с программой. Вы можете либо совсем отключить автосохранение, либо поставить режим, когда документ будет сохраняться через более длительные промежутки времени. Параметр Save AutoRecover info можно поставить для минимизации отвлечения программы на автосохранение (рис. 5). Следует обратить внимание на параметр Allow fast saves, который будучи активизированным приводит к тому, что Word вместо сохранения файла целиком отслеживает все изменения, произведенные с файлом, и дописывает их в конец файла, и, таким образом, размер файла резко увеличивается.

В начало В начало

Настройка панелей инструментов

Очевидно, что чем удобнее расположены рабочие панели и иконки инструментов на них, тем быстрее и эффективнее вы будете работать с программой. Начиная с версии Word 2000 в этом текстовом процессоре реализован принцип автоматически настраиваемых меню (технология IntelliSense). Технология заключается в том, что система самостоятельно отслеживает, какими инструментами вы пользуетесь, и именно их оставляет на панелях меню.

В ниспадающих меню появляются сначала наиболее часто используемые команды (по стрелочке можно открыть полный список). Это нововведение доступно также и в версии Word 2002, однако, как показывают отзывы пользователей, подобная «излишняя интеллектуальность» не всем по нраву и некоторых раздражает ситуация, когда на панели ищешь кнопку, которая только что была, а потом почему-то была убрана системой без вашего на то согласия.

Чтобы отказаться от данной услуги, необходимо выполнить команду Tools → Customize и выбрать вкладку Options. Если вы хотите всегда показывать полное меню, поставьте флажок в пункте Always show full menus (рис. 6).

В этой же вкладке вы можете настроить, будут ли у вас отображаться панели Стандартная и Форматирование в одну строку или в две, варьируя параметр Show standard and formatting toolbars on two rows.

Для того чтобы просмотреть все доступные вам панели, перейдите во вкладку Toolbars. Выставляя флажки в окошках, вы можете вывести на экран различные панели и ознакомиться с их функциональностью (рис. 7).

Естественно, работать при настройке полной функциональности невозможно, однако вывод панелей на экран позволяет наглядно оценить обилие возможностей программы (рис. 8).

Панели можно свободно перемещать по экрану. Например, если вы хотите за счет горизонтальной составляющей увеличить размер экрана по вертикали, любую панель можно переместить в боковую область. Для этого необходимо зацепить мышью за левый край панели (при этом возникает четырехнаправленная стрелка) и оттащить, куда пожелаете (рис. 9).

Если обилие панелей и кнопок вас удручает, не беспокойтесь: вы можете не только закрыть лишние панели, но и удалить с них ненужные вам кнопки-команды.

В тот момент, когда на экране находится панель Customize (см. рис. 6), вы можете перемещать иконки панелей инструментов в режиме drag-and-drop (независимо от того, какая вкладка открыта). Так, можно перетащить ненужный инструмент (удерживая левую кнопку мыши) на поле текста — он исчезнет из панели. Если инструмент заведомо вам не нужен, почему бы от него не избавиться?

В принципе, кнопки можно также добавлять на любую панель по вашему желанию. Выполните команду Tools → Customize и выберите вкладку Commands (рис. 10). Данная вкладка дает доступ ко всем иконкам-командам. Просмотреть их очень легко: выбираете категорию, затем щелкаете по доступным иконкам и читаете их описание. Для того чтобы добавить на какую-либо рабочую панель иконку-команду, выберите нужную и перетащите с панели Customize на выбранную панель. При перетаскивании иконки на панели будет возникать вертикальный разделительный знак, показывающий, между какими иконками будет помещена данная кнопка при отпускании мыши.

Если вы переусердствовали с добавлением кнопок и не можете узнать свою панель, перейдите во вкладку Toolbars, выберите из списка ту панель, которую вы желаете перевести в исходное состояние, и нажмите клавижу Reset. На рис. 11 показана данная процедура применительно к восстановлению панели Formatting.

Помимо перемещения кнопок внутри панелей вы можете также изменить кнопки на такие, которые доступны в каталоге, и даже нарисовать собственные.

Выполните команду Tools → Customize, выберите вкладку Toolbars и щелкните правой кнопкой мыши по той иконке, внешний вид которой вы хотите изменить. В результате появится меню (рис. 12), в котором следует выбрать пункт Change Button Image (сменить изображение на кнопке).

Экспериментируя с настройками индивидуальной панели Word, мне удалось создать весьма необычную панель (рис. 13). Система замены значков дает простор для самовыражения: как оказалось, можно настроить даже одинаковые символы под разные функции (правда, кнопки Undo и Redo система менять все-таки не позволяет).

Но этим вовсе не исчерпываются возможности настройки панелей, вы можете нарисовать собственный значок или отредактировать существующий. На рис. 14 показан встроенный редактор, который достаточно удобен для этой цели: пользуясь данным редактором, мне даже удалось подрисовать к стандартному сердечку пронизывающую его стрелу. Вызвать этот редактор можно при помощи панели, показанной на рис. 12 (пункт Edit button Image).

Целесообразно будет сделать свою собственную (пользовательскую) панель и поместить на нее те иконки-команды, которые вам необходимы в первую очередь, и такая возможность у вас есть. Вернитесь во вкладку Toolbars панели Customize и нажмите клавишу New. В результате появится панель New Toolbar, в которой по умолчанию будет стоять имя панели Custom1 и имя шаблона, в котором будут запоминаться параметры вашей настройки Normal (рис. 15). Опционным именем шаблона будет имя редактируемого вами документа.

По нажатии клавиши ОК появится пустой бланк панели с именем Custom1. Расположите ее рядом с панелью Customize c настроенной вкладкой Commands, настройте нужные иконки-команды и в режиме drag-and-drop перетаскивайте на вашу панель нужные вам кнопки. Набор иконок может быть самый произвольный (рис. 16). Вновь созданная панель появляется в списке панелей при выполнении стандартной команды View → Toolbars.

Кстати, команды-иконки можно добавлять не только на панели инструментов, но также и в ниспадающие меню. Процедура эта примерно такая же: откройте панель Customize, вкладку Commands, затем откройте меню и перетащите нужную команду на панель меню. В качестве примера на рис. 17 показано, как на панель View переносится команда New E-mail message.

В начало В начало

Создание горячих клавиш

Своим любимым командам можно присвоить горячие клавиши. Для этого, находясь во вкладке Commands панели Customize, выберите нужную команду и нажмите кнопку Keyboаrd, в результате чего появится панель (рис. 18), где можно определить горячие клавиши для выбранной вами команды. В качестве примера создадим горячие клавиши для команды окрашивания текста в розовый цвет. Настроим команды Format → Color → Pink, затем в окошке Press new shortcut key (Наберите новые горячие клавиши) наберем необходимое сочетание клавиш, например Ctrl+6, после этого нажмем кнопку Assign и закроем окно. Выделите текст и нажмите Ctrl+6 — цвет текста станет розовым.

Сочетания горячих клавиш создавать очень просто, но гораздо сложнее их со временем вспомнить!

В начало В начало

Управление опциями Word

Откройте панель Options, выполнив команду Tools → Options. Перед вами появится панель, содержащая 11 вкладок, в которых сконцентрированы основные опционные настройки программы (описывать все эти опции в статье не имеет смысла — Word сам дает о них справку). Если вам непонятно назначение той или иной опции, подведите курсор и щелкните по названию правой клавишей мыши. После этого появится панель What’s this, нажав на которую получите описание опции. В большинстве случаев сразу ясно, о чем идет речь. Хотя бывает, что короткого пояснения явно недостаточно. Кроме того, опций так много, что до тех или иных просто не добираешься и поэтому не знаешь о существовании некоторых весьма полезных параметров. Вот об этих опциях я и постараюсь рассказать. Наверняка мой выбор будет неполным и субъективным, поэтому, если вас интересуют все параметры, изучите их самостоятельно.

В начало В начало

Windows in Task Bar (вкладка View)

Прежде всего хотелось бы сказать именно о Windows in Task Bar, которая находится на вкладке View (Вид). Эта опция впервые появилась в Word 2002 и имеет весьма интересную историю. Дело в том, что при подготовке Word 2000 Microsoft стояла перед выбором — ограничиться моделью SDI (Single Document Interface) или нет. По свидетельству самой компании, было проведено множество испытательных тестов и все же было решено остановиться на модели однодокументного интерфейса. Это означает, что каждый документ открывается в своем собственном окне и имеет на панели задач свою иконку. Иными словами, сколько документов Word у вас открыто на панели, столько же значков имеется на панели задач, и переключаться между ними можно посредством данных иконок. И в Windows 2000 отказаться от этого режима было нельзя. Теперь же, как я понял судя по появлению опции Windows in Task Bar, можно опять настроить многооконный режим. На рис. 19 показан режим, который в одном окне позволяет открыть несколько Word-документов, и при этом, как можно увидеть, на панели задач находится всего одна пиктограммка.

В начало В начало

Startup Task Pane (вкладка View)

Хотелось бы прокомментировать еще один параметр на вкладке View — опцию Startup Task Pane. Как известно, в версии Word 2002 добавлена возможность использования боковой панели задач (рис. 20).

Это новшество весьма удобно при работе с широким монитором, однако если у вас 15-дюймовый монитор, то подобная функция скорее мешает, чем помогает, оставляя слишком мало места на рабочее поле.

Управляя параметром Startup Task Pane, можно определить, будет ли появляться панель задач в новом документе при запуске программы Word или нет.

В начало В начало

Blue background, White text (вкладка General)

Если вы любитель инверсного экрана (когда белый текст отображается на темном фоне), то вам, вероятно, известно, что Word позволяет настроить любой цвет фона и выбрать контрастный цвет текста. Но вам возможно, неизвестно, что кроме этого можно настроить параметр Blue background, White text, который определит темно-синий экран и белый текст (рис. 21). На мой взгляд, такой режим более утомителен для глаз, чем экран, на котором пишут «черным по белому», но ностальгия по сине-белым экранам времен Norton Commander, по-видимому, делает такой экран более приятным (рис. 22).

В начало В начало

Mail as attachment (вкладка General)

По всей видимости, данная функция требует пояснения: этот параметр влияет на то, что у вас будет предложено в меню, которое открывается по команде File → Send To. В зависимости от установки указанной опции будет доступна команда, определяющая отправление документа по почте как вложение или как текст (рис. 23).

В начало В начало

Recently used file list (вкладка General)

Recently used file list — весьма полезный настроечный параметр, на который хочется обратить особое внимание читателя. Постоянно пользуясь списком недавно используемых файлов, вы, конечно же, знаете, что по умолчанию там может храниться только четыре ссылки, а этого, в общем, маловато. Как оказалось, теперь можно установить до девяти ссылок, что гораздо удобнее (рис. 24).

В начало В начало

Automatically create Drawing canvas when inserting AutoShapes (вкладка General)

В Word 2002 появилась специальная функция Холст, которая предоставляет дополнительные инструменты для позиционирования элементов, создаваемых с помощью панели рисования. Если вы не хотите, чтобы холст появлялся каждый раз при использовании панели Рисование, отключите данный параметр (рис. 25).

В начало В начало

Ctrl+Click to follow hyperlink (вкладка Edit)

Эта новая функция настраивается во вкладке Edit (рис. 26) и позволяет переключиться с простого щелканья мышью по гиперссылке на режим Ctrl+Click. Использование указанного режима бывает очень удобно, если вы редактируете текст, помеченный в качестве гиперссылки. Вы, вероятно, замечали, что в обычном режиме при редактировании гиперссылки нередко по ошибке вместо того, чтобы изменить текст, вы просто «слетаете» с документа, отправляясь по данной гиперссылке вопреки вашему желанию. По крайней мере у меня так часто бывало. Теперь этого легко избежать, выставив параметр Ctrl+Click to follow hyperlink.

В начало В начало

Опция Hidden text (вкладка Print)

На вкладке Print нужно обратить внимание на Hidden text — опцию печати скрытого текста (рис. 27). Если вы печатаете текст для себя, а опция настроена так, что скрытый текст не печатается, то все «секреты» на документе пропадут. С параметром Скрытый текст вообще бывает много путаницы, так что этот тонкий момент необходимо все время отслеживать.

В начало В начало

Documents (вкладка File Locations)

На вкладке File Locations (Расположение файлов) приведены пути для поиска системных и рабочих файлов. Здесь следует обратить внимание на путь для сохранения документов.

Как известно, Word полагает, что личные файлы надо сохранять в папке С:\Mои документы. Если вы вместо папки Mои документы используете другую, то весьма логично прописать именно ту папку, которая вам нужна для вызыва по умолчанию. Для того чтобы сделать какие-либо изменения, щелкните мышью по кнопке Modify и выберите нужную папку. Если вы вместо папки C:\Mои документы используете другую, весьма логично прописать ее в поле Documents (рис. 28).

В начало В начало

Макросы как средство индивидульной настройки Word

Говоря о настройке Word под конкретного пользователя, нельзя не упомянуть о возможностях макросов. При включении регистра макросов программа запоминает все действия пользователя в виде соответствующих макрокоманд Visual Basic, создавая новую команду для программы Word.

По умолчанию ваши макросы создаются в шаблоне Normal.dot. Макросы можно копировать из одного шаблона в другой.

Для создания нового макроса необязательно уметь программировать на Visual Basic — вся процедура не сложнее записи песни на аудиокассету. Видимо, именно поэтому значок, который показывает процесс записи макроса, имеет вид аудиокассеты. Если вы хотите создать макрос для выделенного участка текста, надо до записи выделить участок текста, если для текста в целом, то наоборот — нужно следить за тем, чтобы на момент начала записи не было выделенных участков. Чтобы наглядно продемонстрировать процедуру, создадим макрос, который выделяет весь текст определенным цветом.

Откройте документ с помощью шаблона, в котором вы хотите сохранить данный макрос, и выполните команду Tools →Macro → Record New Macro, в результате чего появится окно, показанное на рис. 29. Введите имя вашего макроса в строку Macro Name или примите заданное там по умолчанию; в рассматриваемом примере — Macro2. Если вы пишете другое имя, то помните, что оно не должно содержать пробелы и спецсимволы, а также превышать 80 символов. При сохранении макроса в шаблоне Normal.dot он будет доступен как глобальный. В поле Description можно ввести описание макроса (по умолчанию там будет информация об авторе и дате создания).

В средней части панели (см. рис. 29) имеются две кнопки: Toolbars и Keyboard, которые позволяют упростить вызов создаваемого макроса. Соответственно можно сформировать кнопку-команду для панели экрана или горячую комбинацию клавиш для клавиатуры.

Для создания кнопки макроса на панели экрана нажмите кнопку Assign macro to Toolbars в результате чего появится панель (рис. 30). Затем в режиме drag-and-drop перетащите иконку-команду на панель и нажмите кнопку Сlose. Тогда панель, показанная на рис. 30, исчезнет, а появится панелька, представленная на рис. 31, курсор же приобретет вид аудиокассеты. Таким образом система напоминает, что все ваши дальнейшие действия записываются в макрос.

Выполните те действия, которые будут записаны в макрос (например, выделите весь текст), примените команду Highlight (Выделение цветом) и выберите определенный цвет. После этого на панельке (рис. 31) нажмите клавишу Стоп. Кстати, при этом, как и в магнитофоне, можно сделать паузу, а потом продолжить запись. В результате вы можете пользоваться кнопкой созданного вами макроса в любой момент, не прибегая к меню (рис. 32). Если же вы не создали специальной кнопки и не назначили горячей комбинации клавиш, вам придется выполнить команду Tools → Macro → Macros, после чего появится панель, предоставляющая доступ к созданным вами макросам (рис. 33).

В начало В начало

Заключение

Применительно к детским развивающим играм существует такой критерий, как время «вырастания» из игры: все попробовал, изучил и программа перестает быть интересной. Некоторые игры «растут» вместе с ребенком, а некоторые быстро умирают. Этот универсальный признак можно применить не только к развивающим играм, но и к «взрослым» программам. В рамках описанного подхода Word — это удивительная программа: ею можно пользоваться из года в год и открывать для себя все новые и новые возможности.

КомпьютерПресс 8'2001

1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Популярные статьи
КомпьютерПресс использует