oldi

С опытом приходит Office XP

Александр Прохоров

Очередной итог — Office XP

   Состав нового Office

   Что нового в Office XP

Усовершенствования для индивидуального использования

   Повышенная эффективность и производительность

      Смарт-тэги (Smart Tags)

      Панели задач (Task Panes)

      Усовершенствованная функция работы с буфером

      Распознавание голоса

      Сканирование и оптическое распознавание офисных документов

      Распознавание рукописных текстов

      Сжатие изображений

      Новое поле e-mail Introduction

      Усовершенствованный Help

   Усовершенствованный доступ к информации

      Новые средства поиска

      Сохранение документов в виде «чистой» HTML-страницы

      Сохранение документа на MSN

      Усовершенствована функция Web-запросов

      Доступ к галерее офисных темплейтов

      Оптимизация Web-документа под конкретный браузер

   Надежность, восстановление данных и безопасность

      Отчеты об ошибках

      Безопасное восстановление приложений и документов

      Цифровая подпись

 

Перспективы внедрения Office XP

 

31 мая этого года Билл Гейтс представил в Нью-Йорке очередное детище компании Microsoft — новую офисную платформу Office XP. Материалы презентации можно скачать с корпоративного сайта и увидеть шоу в записи в режиме малюсенького окошка на экране монитора. Помимо этого на сайте находится большое количество материалов о новом продукте — как от самой Microsoft, так и от различных аналитиков. К моменту презентации я уже «погонял» Office XP как минимум две недели, так что в данной статье официальная информация переплетается с моим личным мнением о новом пакете программ.

Очередной итог — Office XP

Как известно, MS Office начал свою историю более десяти лет назад как набор популярных программ Word, Excel и PowerPoint, которые вместе продавались по более низкой цене, чем по отдельности. Дальнейшая история этого пакета, видимо, всем известна. Сначала — Office 95, потом — Office 97, затем — Office 2000. За последнее время все привыкли к названиям Office 2000 и Windows 2000. Казалось бы, все ясно — следующее число 2002. Однако в первых сведениях о новой операционной системе фигурировало странное название Whistler, а Office упоминался под кодовым именем Office 10. Этим дело не закончилось, в итоге вместо цифр Microsoft перешла на буквы: операционная система Whistler получила имя Windows XP, а очередной пакет программ Microsoft Office теперь называется Office XP. Говорят, что сочетание букв XP происходит от Experience, это означает, что Office XP — воплощение опыта предыдущих поколений. Впрочем, буквы XP относятся именно к пакету программ, при этом отдельные компоненты называют по-старому: Word 2002, Excel 2002 и т.д.

В начало В начало

Состав нового Office

Итак, что же входит в состав Office XP? Как обычно, дабы удовлетворить запросы всех категорий пользователей, Microsoft предлагает различные комплектации пакета, каждая из которых рассчитана на свою аудиторию: Office XP Professional Special Edition, Office XP Professional, Office XP Standard и Office XP Developer (см. табл.).

В начало В начало

Что нового в Office XP

Позиционируя новый пакет программ, разработчики нового Office выделяют три направления усовершенствования продукта (рис. 1): работа в организациях, индивидуальная и коллективная работа.

Остановимся на достоинствах нового Office применительно к индивидуальному использованию пользователем. О новых функциях коллективной работы и особенностях использования в организациях мы расскажем в отдельных публикациях.

В начало В начало

Усовершенствования для индивидуального использования

В свою очередь, усовершенствования для индивидуальных пользователей можно также разбить на три направления:

  • повышение эффективности и производительности;
  • усовершенствование доступа к информации;
  • более высокая надежность, восстановление данных и безопасность.
В начало В начало

Повышенная эффективность и производительность

Смарт-тэги (Smart Tags)

Смарт-тэги — это набор меток, которые используются внутри различных офисных приложений и появляются по мере необходимости (например, когда пользователь совершает ошибку в формуле Excel или когда Word автоматически корректирует действия пользователя; более подробно о смарт-тэгах можно прочитать в статье «Word из Office XP» в КомпьютерПресс № 7’2001).

Метки обеспечивают динамическое распознавание информационного наполнения в реальном времени и предлагают пользователям контекстно-зависимые варианты выбора для быстрого доступа к нужной информации и ее анализа (рис. 2).

В начало В начало

Панели задач (Task Panes)

Task Pane, или панель задач (в некоторых документах переводится как область задач), расположена справа от рабочего поля приложений Office XP и обеспечивает пользователям удобный доступ к наиболее важной информации в едином стиле. Данная панель предлагает набор различных инструментов — в зависимости от решаемых в данный момент задач1.

С помощью панелей задач пользователи могут осуществлять поиск, открывать и закрывать новые документы, просматривать содержимое буфера, форматировать и переводить документы и даже осуществлять доступ к сервисам на Web (рис. 3а и ).

В начало В начало

Усовершенствованная функция работы с буфером

Рис. 4 демонстрирует, насколько удобной стала работа с буфером. Доступ к элементам буфера осуществляется теперь с панели задач. В примере, представленном на этом рисунке, открыто два приложения Office XP — документ Word и документ Excel.

При копировании в буфер картинок из Word-документа вы автоматически высвечиваете их на панели задач в обоих приложениях. Следует отметить, что в Office XP количество буферных элементов увеличено до 24. Функция действительно стала намного удобнее, что позволяет существенно сэкономить время.

В начало В начало

Распознавание голоса

Наверное, самой заметной чертой нового продукта является встроенная система распознавания речи, которая дает возможность диктовать тексты и подавать голосовые команды всем основным приложениям Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Для работы с голосом потребуются микрофон и некоторое время на обучение системы.

Помощник проведет вас по всем пунктам настройки системы (рис. 5).

Предусмотрены два режима: один — для надиктовывания текста, второй — для подачи голосовых команд управления. Например, чтобы распечатать текущую страницу, следует произнести: «File. Print. Current Page. OK».

В Office XP реализовано распознавание трех языков: английского, китайского и японского. К сожалению, распознать команды на русском языке ваш компьютер, даже с помощью Office XP, пока не сможет. Появление двух азиатских языков вызвано не столько пренебрежением к европейцам, сколько тем фактом, что диктовка на китайском и японском происходит гораздо быстрее, чем ввод с клавиатуры. Это связано с тем, что написание иероглифов, число которых измеряется тысячами, при помощи клавиатуры, имеющей ограниченное количество клавиш, осуществляется весьма медленно.

Степень распознавания после 15-минутного обучения системы составляет около 80-85% и при дальнейшем обучении и хорошей дикции может достичь 95%. Функция весьма интересна, однако чувствительность к посторонним шумам и ограниченная степень распознавания не позволяют говорить о том, что она вскоре вытеснит клавиатуру. 

В начало В начало

Сканирование и оптическое распознавание офисных документов

MS Office постоянно приобретает новые возможности, вовлекая новые функции и целые приложения. На этот раз Office решил отвоевать долю рынка у компаний, занятых оптическим распознаванием текстов. В Microsoft Office Tools появились приложения для сканирования и распознавания документов (рис. 6).

Теперь вы можете сканировать документы (рис. 7), распознавать их, а затем использовать в офисных приложениях.

Правда, для российских пользователей данная функция не так заманчива из-за отсутствия распознавания русскоязычных текстов, так что пока будем пользоваться продуктами ABBYY и Cognitive Technologies.

В начало В начало

Распознавание рукописных текстов

Наряду с речью новый Office может распознавать рукописные записи от вашего персонального помощника PDA (Personal Digital Assistant), что весьма удобно. Это способствует дальнейшей интеграции между карманными и десктоп-устройствами и, более того, является еще одним шагом на пути к естественному вводу информации. В отличие от прочих описываемых функций протестировать именно эту мне не удалось. Судя по отзывам, она хотя еще не совсем надежна, но вполне приемлема для использования.

В начало В начало

Сжатие изображений

Известно, что иллюстрации в тексте занимают большую часть места и подчас большое количество иллюстраций затрудняет отправку документа коллегам по сети при плохом качестве соединения. В Office XP реализована новая функция сжатия изображений, позволяющая оптимизировать размер не одного, а сразу всех изображений, содержащихся в документе (рис. 8).

В начало В начало

Новое поле e-mail Introduction

Пользователи Office 2000 знакомы с ситуацией, когда для отправления документа, подготовленного в Word или Excel, по кнопке e-mail приходилось вносить сопроводительные комментарии непосредственно в данный документ, что, согласитесь, не совсем корректно. В новом Office появилось специальное поле Introduction, в котором можно написать, с какой целью высылается данный документ (рис. 9).

В начало В начало

Усовершенствованный Help

Office XP позволяет задать вопрос независимо от того, присутствует помощник по офису на экране или нет. Теперь в правом верхнем углу (рис. 10) расположено специальное окошко, в котором в любой момент можно набрать свой вопрос.

Кстати, офисный помощник теперь по умолчанию спрятан и появляется только по запросу Help.

Если вы не можете найти ответ на ваш вопрос внутри программы, щелкните мышью по пункту Get More Help On the Web и получите более подробную справку из Сети.

В начало В начало

Усовершенствованный доступ к информации

В новом Office сделан еще один шаг на пути интеграции Office и Web. Доступ к информации теперь меньше зависит от того, где она физически расположена, все большее количество сервисов офиса перемещаются в Web. Возможно, это еще один шаг на пути к реализации концепции «Office on the Web». Разговоры об удобстве такого подхода ведутся давно; суть его сводится к тому, что система «Office on the Web» дает пользователю возможность работать над документом с любого места подключения к Интернету, будь то дома, на работе или в командировке. Все хранится в Web, и нет необходимости думать о патчах и апгрейдах, надо только вовремя оплачивать счет. Вместо того, чтобы, к примеру, сразу заплатить 500 долл. за коробку, можно по счету платить по 10 долл. в месяц в качестве арендной платы. Предполагается, что такой подход если и не положит конец пиратству, то, по крайней мере поставит ему барьер. К тому же это сведет к минимуму издержки, связанные с распространением продукта. Кроме того, концепция позволит оптимизировать систему технической поддержки. При данной схеме деньги от пользователей к разработчику поступают более ритмично — не от апгрейда к апгрейду, а ежемесячно. Насколько полно вписываются последние усовершенствования Office в данную концепцию и как скоро мы сможем перейти на помесячную оплату за использование MS Office, вам поможет понять нижеприведенный материал.

В начало В начало

Новые средства поиска

В Office XP процесс поиска стал более совершенным. Пользователи могут искать текст, файлы, папки независимо от того, где они расположены, не покидая при этом того офисного приложения, в котором они работают. Функции поиска отображаются на удобной для доступа панели задач (более подробно функция описана в статье «Word из Office XP» в КомпьютерПресс № 7’2001).

В начало В начало

Сохранение документов в виде «чистой» HTML-страницы

Пользователи Office XP могут сохранить свой документ как Web-страницу с фильтром. При этом удаляются тэги XML, большая часть разметки HTML и стилей, используемых MS Office, и получается так называемый чистый HTML. В результате файл, предназначенный для публикации в Web, оказывается гораздо меньшего размера. Однако при этом теряется разметка документа, которая могла бы быть использована при последующем редактировании файла средствами Office.

В начало В начало

Сохранение документа на MSN

Чтобы сохранить свой документ как Web-страницу, выберите пункт My Network Places и в нем My Web Sites on MSN2. Это открывает возможность для хранения ваших документов на MSN как с закрытым, так и с открытым доступом. Это позволяет обмениваться документами, не покидая программу. Единственное, что вам понадобится для публикации, — это паспорт для идентификации (рис. 11).

В начало В начало

Усовершенствована функция Web-запросов

Пользователи Excel могут легко осуществлять доступ к обновляемой информации. Когда данные копируются из Web в Excel, появляется смарт-тэг (рис. 12), который помимо настройки формата предлагает создать возможность обновления таблицы из Сети (Refreshable Web Query). Вы можете задать режим автоматической сверки с сетевой таблицей или обновить данные вручную.

В начало В начало

Доступ к галерее офисных темплейтов

Пользователям Office XP предлагаются сотни профессионально составленных шаблонов документов на все случаи жизни. Для наших сограждан, работающих с зарубежными партнерами, это незаменимое подспорье. Доступ ко всем этим документам можно получить не выходя из Office (рис. 13). Помимо шаблонов документов доступна целая галерея Design Gallery Live (рис. 14).

В начало В начало

Оптимизация Web-документа под конкретный браузер

В Office XP при создании документа для размещения его на Web можно указать, под какой браузер должен быть оптимизирован ваш документ.

Выбрав вкладку General на панели Options из меню Tools и нажав кнопку Web Options, можно перейти на одноименную панель (рис. 15), где следует определить тип браузера, с помощью которого будет открываться создаваемый вами документ.

В начало В начало

Надежность, восстановление данных и безопасность

По заявлениям Microsoft в ходе презентации нового пакета, одной из приоритетных задач, стоявших перед разработчиками Office XP, была разработка надежной и безопасной среды. Ни для кого не секрет, что в более ранних версиях пакета при возникновении программных сбоев бывали случаи, когда пользователям приходилось заново восстанавливать отдельные части документов. В Office XP появилось множество механизмов, которые практически исключают подобные ситуации.

При возникновении ошибки в работе приложения Word, Excel, Access и PowerPoint пользователю предлагается возможность сохранить открытые файлы в том виде, в котором они существовали на момент зависания. Благодаря этой функции время на восстановление документов сократится. Эта автоматически появляющаяся панель позволяет сохранить все файлы, в которые были внесены изменения на момент зависания. В процессе изучения программы у меня случались зависания системы, так что проиллюстрировать данную ситуацию скриншотами мне не составило труда (рис. 16). Особо следует подчеркнуть, что все документы действительно были восстановлены и набивать информацию заново не пришлось ни разу.

В начало В начало

Отчеты об ошибках

Приложения Office XP могут автоматически отправлять отчеты об ошибках в работе приложений непосредственно в корпорацию Microsoft или в отдел информационных технологий организации пользователя (рис. 17). Таким образом, корпорация Microsoft получает данные, необходимые для дальнейшей диагностики и исправления возникшей ошибки. Пользователь может просмотреть протокол ошибок и разрешить или не разрешить отправление отчета.

В начало В начало

Безопасное восстановление приложений и документов

В Office XP появился безопасный способ завершения работы приложения, которое не отвечает на запросы. Если приложение не отвечает на ваши команды, перейдите в меню Office Tools (рис. 6) и выберите пункт Office Application Recovery, в котором можно инициировать перезапуск или завершение работы приложения (рис. 18) и одновременно отправить отчет о проблеме в корпорацию Microsoft.

В начало В начало

Цифровая подпись

Office XP дает пользователям возможность ставить цифровую подпись (рис. 19) с целью удостоверения, что документ поступил от отправителя в неизменном виде.

В заключение хочется сказать, что продукт производит очень приятное впечатление и действительно позволяет работать быстрее и эффективнее.

КомпьютерПресс 8'2001