Коллективная работа в Microsoft Outlook 2000

Алексей Федоров

Team Folders Kit

   «Мастер» Team Folder Wizard

   Invitation Form

   Компоненты ActiveX

   Документация

Team Folders — как это работает

Заключение

 

Офисная служба часто требует коллективной работы над документами, расписаниями, списками клиентов, контактами и прочей деловой информацией. Выпущенное фирмой Microsoft бесплатное добавление к Microsof Office — Team Folders Kit позволяет организовать коллективную работу на основе Microsoft Exchange и Microsoft Outlook 2000. Использование Team Folders Kit позволяет объединить простой Web-интерфейс с мощными функциями для коллективной работы, реализованными в Microsoft Exchange и Microsoft Outlook 2000. В данном обзоре мы ознакомимся с основными возможностями Team Folders Kit.

Использование Team Folders Kit позволяет пользователям организовывать коллективную информацию более удобным и наглядным способом и обмениваться ею с другими пользователями. Среди основных возможностей Team Folders Kit отметим:

  • ведение группового календаря — вы всегда будете знать, кто и когда доступен для обсуждения проекта;
  • составление единого списка контактов, доступного всем членам коллектива;
  • ведение обсуждений в режиме реального времени;
  • поддержание единого рабочего пространства для хранения информации, относящейся к данному проекту;
  • ведение списка заданий.

Team Folders Kit

Team Folders Kit содержит все компоненты, необходимые для установки Outlook Team Folders в рамках локальной сети. В состав Team Folders Kit входят Team Folder Wizard, Team Folders Microsoft ActiveX Controls, ряд настраиваемых шаблонов, форма (Invitation Form), утилита для установки формы в библиотеку Organization Forms Library и комплект документации.

Для использования Team Folders Kit необходимо наличие на компьютере следующих программных компонентов:

  • Microsoft Office 2000 — Team Folders Kit является расширением Microsoft Office 2000 и использует многие функции этого офисного пакета;
  • Collaboration Data Objects (CDO), который является опциональным компонентом Microsoft Outlook 2000, и если он не установлен одновременно с Outlook 2000, то Team Folders Kit установит его;
  • Web Publishing Wizard, который является компонентом Microsoft Internet Explorer и требуется для публикации HTML-файлов по протоколу FTP;
  • Office Server Extensions, — позволяющий публиковать данные на Web-серверах, поддерживающих расширения Microsoft FrontPage 2000, и Web-серверах Office 2000. Этот компонент устанавливается автоматически при установке Team Folders Kit.

Team Folders Kit можно загрузить с Web-узла фирмы Microsoft по адресу: http://www.microsoft.com/exchange/collaboration/TFWizard.htm/

После того как Team Folders Kit установлен, в Microsoft Outlook вы даете команду New | Team Folder, которая запускает на выполнение «мастер» Team Folder Wizard.

в начало

в начало

«Мастер» Team Folder Wizard

«Мастер» Team Folder Wizard позволяет пошагово создать приложение Team Folder, включая создание папки в Exchange Server, Web-папок и специализированных интерфейсных форм, используемых для отсылки сообщений членам группы (рис. 1).

Для создания коллективных папок (Team Folders) выполняются следующие шаги.

• Выбирается папка, которая будет использоваться для коллективной работы. Примерами таких папок могут быть: Team Project, Discussion, Document Library или Tasks (рис. 2).

• Выбирается местоположение коллективных папок, где будет находиться создаваемая папка (рис. 3).

• Выбираются пользователи, которые будут иметь доступ к данной коллективной папке, и устанавливаются их права доступа (рис. 4).

• И наконец, вы публикуете новую коллективную папку на Web-сервере (рис. 5).

После публикации коллективной папки ее опции могут быть настроены со страницы Administration.

в начало

в начало

Invitation Form

Входящая в состав Team Folders Kit форма (Invitation Form) используется для настройки коллективной папки, отсылки сообщений членам группы. Данная форма может быть отослана сразу же после создания коллективной папки или позднее — решение об отсылке данной формы принимает администратор коллективной папки. Форма содержит кнопку Team Folders, которая может быть перенесена на инструментальную панель Outlook (Outlook Bar) и затем использоваться для более простого доступа к коллективной папке. Отметим, что членам группы требуется установка только кнопки Team Folders, администратору же требуется установка «мастера» Team Folder Wizard.

в начало

в начало

Компоненты ActiveX

Шаблоны Team Folders используют два компонента ActiveX, позволяющих пользователям обращаться к коллективным папкам и управлять их содержимым. Эти компоненты автоматически загружаются с Web-узла фирмы Microsoft при установке Team Folder Kit (файл Outlctlx.cab).

Компонент Microsoft Outlook Permissions Control служит для управления коллективными папками с Web-страницы. Этот компонент позволяет администратору управлять доступом к папке — добавлять или удалять пользователей, устанавливать права доступа и т.п.

Компонент Microsoft Outlook View Control используется для реализации средств просмотра Outlook (Outlook 2000 Views) в рамках Web-страницы. Поскольку коллективные папки хранятся как Web-страницы, их содержимое можно просматривать точно так же, как и содержимое папок Outlook 2000.

в начало

в начало

Документация

В состав Team Folder Kit входит комплект документации, в котором описаны общие вопросы использования Team Folder Wizard, приведен справочник программиста, описаны возможные опции и варианты установки. Помимо этого в документации приведены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.

в начало

в начало

Team Folders — как это работает

Team Folders представляют собой объединение функций по хранению данных, предоставляемых Microsoft Exchange Server, и простого и интуитивного Web-интерфейса. Для достижения этого коллективные папки хранятся в двух местах — на компьютере с Microsoft Exchange Server (для доступа к данным и их хранения) и на Web-сервере (для реализации Web-интерфейса).

Коллективные папки становятся доступными через начальную страницу той или иной папки. Подобная страница представляет собой обычную Web-страницу, отображаемую средствами Outlook 2000. Функции просмотра Web-страниц, схожие с функциями Outlook Today, позволяют пользователям просматривать информацию в других папках и другие Web-страницы с помощью средств Outlook 2000. Это также означает, что пользователи могут получить общее представление об активности в той или иной группе. Используя Outlook View Control — компонент Outlook 2000 Team Folders, — можно обращаться к хранимым на Exchange Server данным, а также к данным, хранимым на Web-сервере, средствами Outlook.

Коллективные папки имеют такую же структуру, как и обычные, локальные папки, содержимое которых вы просматриваете средствами Microsoft Windows Explorer. Папка верхнего уровня может содержать несколько вложенных папок — конкретная конфигурация папки зависит от настроек, выбранных при создании папки средствами Team Folder Wizard.

в начало

в начало

Заключение

В данном обзоре мы ознакомились с Microsoft Team Folders — бесплатным дополнением к Microsoft Office, позволяющим организовать групповую работу средствами Microsoft Office. Функционируя с Microsoft Outlook 2000 и Microsoft Exchange Server, Outlook 2000 Team Folder Wizard позволяет пользователям создавать среду для групповой работы, поддерживающую коллективный доступ к документам, возможность ведения онлайновых обсуждений и создания групповых календарей.

Team Folders просты в установке и настройке и за счет того, что вы используете Outlook 2000 и Exchange Server, позволяют работать и в режиме offline. Таким образом, даже если члены коллектива не подключены к серверу, вся групповая информация все равно им доступна и они могут участвовать в обмене информацией и сообщениями.

Дополнительную информацию о Team Folders можно найти на Web-узле фирмы Microsoft по адресу: http://www.microsoft.com/exchange/outlook/TFIntro.htm/

КомпьютерПресс 11'2000