oldi

Полезные советы по работе с MS Office 2000

Александр Прохоров

Как в MS Word оформить список специальными символами

Как выбрать инструмент панели Рисование для многоразового использования

Как быстро применить формат к разным частям текста

Как ускорить скроллинг Word-документа

Как быстро переместить текст

Как быстро выбрать список адресатов рассылки

Как быстро добавить новый контакт из e-mail-сообщения

Как повторить свое последнее действие

Как задать точные размеры таблицы в программе Word

Быстрый просмотр формул в таблице Excel

Как быстро вставить скриншот

Как сделать, чтобы два слова не разбивались при переносе

Как автоматизировать набор текста

Как сортировать письма в Outlook

Как ускорить доступ к синонимам

Как выполнить быстрое переключение между режимами в MS FrontPage

 

Мне неоднократно приходилось слышать, что, мол, пользоваться программами MS Office можно, зная всего 10% функций этого пакета. Я бы сравнил такие высказывания с другим, не менее логичным, что печатать на клавиатуре можно всего одним пальцем. В общем-то, продолжая эту мысль можно сказать, что при этом не обязательно запоминать, где находится на клавиатуре каждая из букв, ведь ее всегда можно отыскать. Этими примерами я хотел проиллюстрировать одну простую мысль: работать и работать эффективно — это, как говорится, две большие разницы.

Ни для кого не секрет, что многие операции в пакете MS Office можно выполнить тремя, а то и четырьмя способами. Это делается для того, чтобы показать новичку способ, который максимально универсален и легок для запоминания и при этом скорее всего вовсе не оптимален. А человеку, уже освоившему азы работы, целесообразно подсказать, что есть более простое решение, чем каждый раз «танцевать от печки». Что касается профессионалов, то они держат в голове комбинации горячих клавиш и делают работу максимально быстро.

Если вы хотите не только научиться выполнять ту или иную функцию с помощью программ MS Office, но и экономить при этом драгоценное время, то не ленитесь просматривать полезные советы. В случае если некоторые из приведенных ниже советов окажутся для вас знакомыми — пропустите их. Возможно, другие будут полезными и сократят ваше пребывание перед монитором.

Как в MS Word оформить список специальными символами

В MS Word 2000 вы вовсе не обязаны ограничиваться маркерами, предложенными в панели Список. Вы можете использовать практически любые символы, разнообразие которых ограничено только набором установленных вами шрифтов. Для того чтобы сменить маркер, отметьте параграф, который вы хотите снабдить специальными символами, и выполните команду Формат → Список, что приведет к появлению панели (рис. 1).

Затем нажмите кнопку Изменить и далее выберите нужный вам символ. Если, например, вы хотите оформить список авторов, можно порекомендовать символ «раскрытая книга» (рис. 2).

Более того, в Word 2000 вы можете использовать также цветной рисованный маркер, чтобы перейти к выбору рисованного маркера. Нажмите кнопку Рисунок на панели (см. рис. 1) и украсьте свой текст рисованными маркерами.

В начало В начало

Как выбрать инструмент панели Рисование для многоразового использования

Если вы пользовались в программе Word панелью Рисование, то, возможно, вас, как и меня, раздражала необходимость каждый раз заново активизировать текущий инструмент. Все дело в том, что инструмент для многоразового использования нужно выбирать двойным щелчком мыши. Многие из тех, кто изучает продукт самостоятельно, этот момент упускают. Итак, щелкните правой кнопкой мыши по кнопке Вид и выберите пункт Рисование. Если, допустим, вы хотите вставить несколько раз объект «прямоугольник», то для этого дважды кликните по прямоугольнику в панели инструментов, после чего кнопка с прямоугольником останется «залипшей». В таком положении вам не нужно снова возвращаться к клавише, а можно проставить все прямоугольники там, где это необходимо.

В начало В начало

Как быстро применить формат к разным частям текста

Иногда необходимо выделить одним форматированием некоторые фразы или слова, разбросанные по всему документу. Вероятно, вам известно, что для этих целей существует такой инструмент, как Формат по образцу. Правда, далеко не все пользуются им оптимальным образом и гоняют курсор туда-сюда без необходимости. Если вы стремитесь экономить свое время, действуйте следующим образом. Выберите элемент, формат которого вы хотите использовать. Для того чтобы использовать выделенный формат несколько раз, дважды щелкните мышью по кнопке Формат по образцу, после чего она «залипнет».

Выберите место, где вы хотите применить данный формат. После окончания процедуры форматирования вновь щелкните по кнопке Формат по образцу — кнопка «отлипнет».

Следует иметь в виду, что данная функция не работает при переходе от одного компонента программы Office к другому (то есть вы не можете взять образец форматирования в программе Word и экспортировать его в Excel).

В начало В начало

Как ускорить скроллинг Word-документа

Если вы когда-либо просматривали объемный документ с большим количеством графики, то, вероятно, замечали, что скроллинг идет медленно, поскольку загрузка графики требует дополнительных ресурсов. Хотите ускорить просмотр документа — «спрячьте» графику и осуществляйте быстрый скроллинг.

Выполните команду Сервис → Параметры, что приведет к появлению панели (рис. 3), выберите вкладку Вид и поставьте флажок в окошке Пустые рамки рисунков.

Обратите внимание, что данная настройка затронет все ваши документы, так что не забудьте ее изменить, если захотите вновь просматривать изображения клип-артов или импортированных рисунков.

В начало В начало

Как быстро переместить текст

Если вам необходимо перенести несколько объектов из разных частей документа и вставить их единой группой в другое место документа, это можно осуществить следующим образом. Выделите текст или рисунок, который вы хотите переместить, и нажмите клавиши CTRL+F3 — текст будет помещен в Копилку.

При желании просмотреть ее содержимое выполните команду Вставка → Автотекст → Автотекст, в результате чего появится панель (рис. 4). Затем из списка элементов автотекста выберите элемент Копилка, и ее содержимое появится в поле Образец.

Повторите этот шаг для каждого объекта, который следует поместить в Копилку, затем переместите курсор в то место, куда необходимо вставить ее содержимое, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+F3.

В начало В начало

Как быстро выбрать список адресатов рассылки

Когда вы создаете e-mail-сообщение в Outlook, которое хотите направить по многим адресам (не объединенным в коллективный адрес), бывает трудно быстро отселектировать данный перечень адресов. Лучше всего это сделать непосредственно в адресной книге, где имеется масса функций сортировки записей. Настроив необходимое представление (например, выделив сотрудников нужной организации), вы производите выбор уже из меньшего списка. Делается это следующим способом: выделяете первого адресата, затем, удерживая клавишу Сtrl, щелкаете мышью по остальным. Затем выполняете команду Действия → Создать сообщение контакту, в результате чего получаете заготовку письма, которое будет отправлено всем выделенным вами адресатам (рис. 5).

В начало В начало

Как быстро добавить новый контакт из e-mail-сообщения

Для того чтобы добавить новый контакт из e-mail-сообщения в адресную книгу, пользователи обычно открывают соответствующее электронное письмо и, щелкнув по нему правой кнопкой мыши, взывают меню, предоставляющее доступ к пункту Добавить к контактам. То же самое можно сделать за одну операцию: перетащить письмо в режиме просмотра Входящие и «бросить» его на ярлык Контакты — в результате откроется панель контакта (рис. 6). Используя данную панель, вы можете сохранить не только контактную информацию, но и текст письма.

В начало В начало

Как повторить свое последнее действие

Иногда бывает полезно повторить последнее действие. Для этого в ряде программ MS Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio) достаточно нажать клавишу F4. Это бывает особенно удобно при повторении однотипных действий, например при форматировании. Для сложного форматирования, как известно, существует специальная функция Формат по образцу, а для простого форматирования лучше использовать клавишу F4.

В начало В начало

Как задать точные размеры таблицы в программе Word

Если вы пользовались горизонтальной линейкой, то, вероятно, замечали, что сделать вертикальную полосу внутри таблицы можно с точностью, не превышающей шаг на линейке, то есть с точностью в полдюйма. Если вы хотите сделать позиционирование более точным, нажмите на клавишу Alt. Теперь вы сможете провести черту, например, на расстоянии 4,23 см от левого края таблицы (рис. 7).

В начало В начало

Быстрый просмотр формул в таблице Excel

Как известно, в таблице Excel могут содержаться как константы, так и значения, вычисленные по некоторым формулам. Быстро перейти от просмотра значений (рис. 8а) к просмотру формул (рис. 8б) можно нажатием комбинации Ctrl и клавиши «‘» (она обычно расположена над клавишей Tab).

В начало В начало

Как быстро вставить скриншот

Если вам необходимо вставить скриншот-иллюстрацию в одну из программ MS Office 2000 и она есть у вас на экране, часто бывает полезна команда Print screen. Однако если вам нужно вставить не всю страничку, а изображение, ограниченное одним из окон Windows, то более полезной окажется команда Alt+Print screen.

Если у вас на рабочем столе открыто несколько окон, сделайте активным то, откуда вы хотите взять изображение, и нажмите Alt+Print screen. Это приведет к копированию данного окна. Затем вернитесь в исходный документ и выполните команду Вставить.

Данная процедура доступна в целом ряде программ: Excel, FrontPage, Outlook, PowerPoint, Microsoft Publisher и Word.

В начало В начало

Как сделать, чтобы два слова не разбивались при переносе

При форматировании текста в Word иногда два слова, которые нежелательно разбивать на две строки, подвергаются переносу, например: имя — на одной строчке, а фамилия — на другой. Если вас это не устраивает, вы можете сделать пробел между данными словами «неразбиваемым». Делается это очень просто: выделите данный пробел и нажмите комбинацию клавиш Сtrl+Shift+ Spacebar — и тогда пробел станет неразбиваемым.

В начало В начало

Как автоматизировать набор текста

Есть множество видов текста, которые мы набираем сотни раз: адрес, номер телефона, название организации, в которой работаем… Чтобы не перепечатывать одну и ту же фразу, целесообразно использовать функцию Автозамена.

Выделите текст, который вы хотите использовать, и выполните команду Вставка → Автотекст → Автотекст → Автозамена. В поле Имя элемента появится выделенный вами текст, после чего нажмите кнопку Добавить. Теперь, напечатав первые три символа, программа предложит вариант завершения. Если согласны, нажмите Enter, и текст будет впечатываться автоматически (рис. 9).

В начало В начало

Как сортировать письма в Outlook

Если вы ведете активную переписку, пользуясь программой Microsoft Outlook, и если от одних и тех же отправителей в папке Входящие у вас набирается много писем, то со временем разобраться во входящем потоке корреспонденции очень сложно. Весьма эффективным способом сортировки писем является выбор представления По отправителю. В данном представлении резко сокращается объем выводимой информации, легче охватить взглядом список тех, кто вам пишет, и увидеть, сколько писем послал каждый. Перейти в данное представление можно по команде Вид → Текущее представление → По отправителю.

В начало В начало

Как ускорить доступ к синонимам

Для того чтобы воспользоваться поиском синонима к какому-либо слову, часто выполняют длинную команду Сервис → Язык → Тезаурус, забывая, что есть короткая — выделить слово, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать пункт Синонимы.

В начало В начало

Как выполнить быстрое переключение между режимами в MS FrontPage

Работая с программой FrontPage, часто приходится переключаться между режимами Normal, Preview и HTML. Выполнять данное переключение удобнее с помощью клавиатуры, для чего подойдут комбинации клавиш Ctrl+Page Up или Ctrl+Page Down.

КомпьютерПресс 11'2001