Индивидуальная настройка приложений MS Office

Александр Прохоров, Юрий Семко

Каждому пользователю — своя настройка

Индивидуальная установка

Преемственность настроек в приложениях Office

Как настроить Office для быстрой работы

Word 2002

Excel 2002

PowerPoint 2002

 

В рамках небольшой статьи невозможно подробно раскрыть такую обширную тему, как индивидуальные настройки пакета Microsoft Office. Если просто перечислить все настраиваемые  функции и для наглядности привести соответствующие изображения экрана, то получится книга объемом страниц на двести, не меньше. Поэтому в данной статье мы постарались дать лишь классификацию настроек, показать преемственность интерфейсных настроек в различных приложениях Office и несколько подробнее рассмотреть некоторые опции трех наиболее часто употребимых приложений MS Office: Word, Excel и PowerPoint. Приведенные в данной статье примеры выполнены на основе локализованной версии пакета Microsoft Office XP.

Каждому пользователю — своя настройка

Часто можно услышать чуть ли не обвинения в адрес разработчиков Microsoft Office: «Зачем нужно такое количество опций, если большинство потребителей пользуется всего 20% возможностей пакета программ?»

Это понятно: когда у программы миллионы пользователей, то неизбежно, что для одних слишком много функциональности, а другим и этого недостаточно. Мы не будем сейчас спорить о том, перенасыщен пакет возможностями или нет, а рассмотрим, как можно создать программу, имеющую огромное количество опций и позволяющую работать с ней тем пользователям, которые знать не хотят о 90% настроек. Для того чтобы понять, насколько это сложная задача, представьте, что вам необходимо научить группу людей водить автомобиль, причем одни требуют, чтобы им рассказали обо всех тонкостях, а другие хотят изучить лишь азы! Перед разработчиками MS Office стоит похожая задача: предоставить пользователям универсально настраиваемый продукт, который одни будут использовать для набора текста, а другие — для  разработки сложнейших проектов.

Как же разработчики MS Office решают эту задачу? Основной принцип состоит в том, что если пользователь не хочет что-либо настраивать, то за него это должна сделать сама система, при этом она должна дать пользователю по умолчанию оптимальный вариант. Вследствие этого большинство настроек в программе установлено для среднестатистического пользователя и 80% тех, кто пользуется программой от случая к случаю, так никогда и не узнают, что они работали нерационально. Для пользователей, не стремящихся вникать в систему настройки, даже реализована специальная технология (так называемая технология  IntelliSense), которая заключается в том, что система сама отслеживает, какими инструментами вы пользуетесь, и именно эти инструменты оставляет на панелях меню.

Таким образом, в ниспадающих меню появляются сначала наиболее часто используемые команды, а дополнительно можно открыть полный список. Данная модель идеально подходит для новичков — профессионалам обычно не нравится, когда они ищут на панели кнопку, которая, оказывается, была убрана системой без предупреждения. Впрочем, отказаться от этой функции очень легко: необходимо выполнить команду Сервис  → Настройка, выбрать вкладку Параметры (рис. 1) и поставить флажок в пункте Всегда показывать полное меню.

Следует отметить, что настройки построены по степени сложности и по доступности, то есть наиболее часто встречающиеся, что называется, лежат на поверхности. В любом приложении есть кнопка меню Вид, в котором можно добавить либо удалить те или иные панели. Есть и более сложные настройки, например создание собственной панели, на которой будут размещены только те кнопки, которые  необходимы лично вам. Это уже работа для более продвинутого пользователя. Следующая ступень — создание макросов, причем записать определенную последовательность действий  (аналогично тому, как мы записываем кассету на магнитофоне) вполне под силу большинству пользователей, которые ознакомились с наличием такой возможности, а вот для того, чтобы написать макрос на VBA, нужно сначала изучить язык программирования; одним словом, нет предела совершенству. Вы можете даже написать приложение, которое, возможно, будут использовать сотни и тысячи пользователей Office, но подобные «настройки»  — уже далеко не для всех.

А теперь перейдем к конкретным возможностям настроек, и прежде всего к опциям при инсталляции продукта.

В начало В начало

Индивидуальная установка

Первая настройка происходит при установке системы (рис. 1). Вполне возможно, что вам не нужны все те элементы, которые система предлагает вам установить по умолчанию. В процессе первоначальной установки вы можете выбрать стандартную конфигурацию, а система инсталлирует наиболее часто используемые компоненты, при этом остальные разделы можно будет установить в режиме Установка по запросу, что позволит сэкономить место на диске.

В начало В начало

Преемственность настроек в приложениях Office

Одно из главных преимуществ Office заключается в преемственности организации интерфейса, что в полной мере касается настроек. Конечно, в каждом приложении есть уникальные опции, но при этом структура доступа к панелям настройки является единой.

Во всех приложениях имеется кнопка Вид, которая отвечает за отображение панелей инструментов. В любом приложении, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов, вы вызовете меню, позволяющее добавить/удалить те или иные инструменты.

Во всех приложениях имеется доступ к настройкам по команде Сервис→ Настройка, с помощью которой можно добавить на панель дополнительные иконки и определить персональные панели. Во всех приложениях есть команда Сервис → Параметры, причем в панели Параметры имеется целый ряд вкладок с одинаковыми названиями и однотипными функциями для разных приложений. Такие вкладки панели Параметры, как Общие, Вид, Правка, Орфография, также существуют в большинстве приложений. Общеупотребительной является и команда Файл → Параметры страницы.

Все это помогает, освоив одно из приложений офиса, с легкостью переходить к настройкам в другом приложении.

Во всех приложениях Office реализован принцип доступа к важным задачам в едином интегрированном стиле. Это так называемые Панели области задач, в которых выполняются операции поиска, открытия или создания документов, просмотра содержимого буфера обмена, форматирования документов, осуществляется Web-доступ к службам перевода и шаблонов и т.д.

Можно получить доступ к панелям задач, открыв любое приложение Office и выбрав в  меню Вид панель  Область задач. На рис. 2 показано, что панели задач приложений Excel и Word реализованы по единому принципу.

В начало В начало

Как настроить Office для быстрой работы

Возвращаясь к вопросу о том, почему в пакете программ Office 2002 так много опций настройки, нужно отметить следующее. Возможно, количество настроек можно было бы сократить, если бы все пользовались аппаратным обеспечением примерно одинаковой мощности, но это далеко не так. Очевидно, что если у вас много свободного места на диске, то при инсталляции пакета программ можно установить полную комплектацию, а если места в обрез — лучше его сэкономить. Ясно также, что для одного пользователя оптимизация заключается в том, чтобы максимально высвободить ресурсы системы, а у другого, наоборот, ресурсов системы хватает с избытком и ему нужно максимально расширить функциональность. Известно, что все дополнительные функции берут на себя часть ресурсов. Поэтому все фоновые операции, такие как проверка орфографии, фоновые автосохранения, использование речевых команд и т.п., берет на себя часть ресурса, так что если ваши программы, как говорится, притормаживают, вы вполне можете отключить дополнительные функции. Иными словами, если ресурсы вашей машины ограниченны, то ускорение работы программы возможно только вследствие сокращения определенной функциональности, и здесь, как и в механике, действует принцип «проигрываешь в силе — выигрываешь в расстоянии».

Сэкономить можно и на полноте отображения документа. Если вы редактируете большой Word-документ со множеством рисунков и программа с трудом справляется с отображением графики, то можно ускорить работу, настроив режим, при котором рисунки не отображаются. Для отключения отображения рисунков выполните команду Сервис→ Параметры,  выберите вкладку Вид и установите флажок в пункте  Пустые рамки рисунков. Кстати, аналогичная функция имеется и в браузере Internet Explorer, где вы имеете возможность настроить режим, при котором Web-странички будут загружаться без графики, а необходимые картинки станут подгружаться по мере необходимости.

В начало В начало

Word 2002

Как уже отмечалось,  персональные настройки приложений Microsoft Office объединяет возможность настройки панели инструментов, которая, несмотря на общность параметров для всего пакета, может иметь специфический для данного приложения вид. Совершить эти и другие настройки (такие как способ визуализации документа, наличие линейки, масштаб вывода текста и т.п.) можно через пункт Вид  (рис. 3) главного меню. Настроить панель инструментов можно и с помощью пункта меню Настройка главного меню Сервис.

В панели Параметры, которая доступна по команде Сервис → Параметры (рис. 4), можно настроить огромное количество персональных параметров, разложенных по специальным вкладкам, начиная с настройки режима сохранения и заканчивая вопросами размещения файлов и их совместимости. В частности, именно с помощью вкладки Вид можно запретить отображение рисунков в документе.

Вкладка Общие позволяет кардинально изменить внешний вид отображаемого текста — настроить режим Белый текст на синем фоне; здесь же можно задать параметры Web-документа и электронной почты. На вкладке Общие стоит обратить внимание на флажок Автоматически обновлять связи при открытии, активация которого может оказаться очень полезной при работе с документами, имеющими перекрестные ссылки на другие объекты Microsoft Office.

Вкладка Сохранение служит для определения различных режимов сохранения. Опция Внедрять шрифты True Type может быть полезна при передаче документов в электронном виде другим лицам, которые могут не иметь соответствующих шрифтов. На вкладке Правка стоит уделить внимание двум опциям: Разрешить свободный ввод и Учитывать пробелы при копировании. Весьма полезным пунктом в данной вкладке является настройка режима обращения к гиперссылкам: с использованием клавиши Ctrl и непосредственно щелчком мыши. Мне кажется более удобным, когда доступ к гиперссылкам идет только при нажатии клавиши Ctrl, ибо это позволяет избежать ситуации случайного перехода по гиперссылке при редактировании документа. Вкладка Сохранение позволяет определить и формат, который будет использоваться по умолчанию при сохранении ваших файлов.

Особое внимание следует обратить на вкладку Безопасность, в частности на пункт Режим удаления личных сведений из файла при его сохранении.

Одной из основополагающих персональных настроек является возможность создания нового стиля редактируемого документа.  Настройка собственного  стиля происходит из пункта главного меню Формат→ Стили и форматирование → Создать стиль (рис. 5).

При этом новые стили автоматически станут доступны с панели инструментов и их можно будет применить к любому из абзацев текста.

Говоря о персональной настройке, нельзя не упомянуть о макросах. При включении регистра макросов программа запоминает все действия пользователя в виде соответствующих макрокоманд Visual Basic, создавая новую команду. По умолчанию макросы создаются в шаблоне Normal.dot и их можно копировать из одного шаблона в другой.

Процедура создания нового макроса не сложнее записи песни на аудиокассету. Если вы хотите создать макрос для выделенного участка текста, надо до записи выделить участок текста, а если для текста в целом — наоборот, нужно следить за тем, чтобы на момент начала записи не было выделенных участков. Для записи макроса откройте документ с помощью шаблона, в котором вы хотите сохранить данный макрос, и выполните команду Сервис →Макрос → Начать запись (в результате чего появится окно, показанное на рис. 6), введите имя вашего макроса или примите заданное там по умолчанию. Если вы вводите другое имя, то оно не должно содержать пробелов и спецсимволов, а также превышать 80 символов. При сохранении макроса в шаблоне Normal.dot он будет доступен как глобальный.

В начало В начало

Excel 2002

Приложение Excel предназначено для универсальной обработки данных и является одним из самых объемных приложений из всех входящих в состав продукта Microsoft Office, что обусловливает большой объем всевозможных настроек, которые позволяет сделать эта программа. Рассмотрим наиболее важные из них.

Начнем с пункта главного меню Файл программы Excel. Выбрав в этом меню пункт Параметры страницы, можно вызвать одноименный многостраничный диалог, в котором можно настроить формат страниц, ввести колонтитулы и подготовить документ к печати.

Следующий пункт главного меню — Вид во многом перекликается с предыдущим рассмотренным программным продуктом. Основные настройки интерфейса программы доступны по уже знакомой команде  Вид. Пункт Панели инструментов имеет вложение (рис. 7), которое дает доступ к дополнительному меню, в котором можно настроить дополнительные панели.

Панель Настройка, которая вызывается по команде Сервис→ Настройка, имеет три вкладки. Обратим внимание на вкладку Команды, которая позволяет путем перетаскивания мышью (рис. 8) добавить на панель меню значки необходимых команд.

В меню Формат определенный интерес с точки зрения индивидуальных настроек представляет пункт Стиль. Впрочем, здесь все достаточно интуитивно понятно и в существенной мере совпадает с описанной процедурой для редактора Word.

Наибольшее количество настроек в Microsoft Excel сконцентрировано в разделе главного меню Сервис. Большой интерес представляет собой пункт Надстройки (рис. 9). Надстройки — это компоненты, позволяющие добавлять к Excel новые команды и новую функциональность. Например, Пакет анализа дополняет финансовыми, статическими и инженерными функциями, Мастер суммирования создает формулу для суммирования тех данных в списке, которые удовлетворяют заданному условию, и т.п.

Максимальное количество настроек доступно в пункте Параметры, где сконцентрировано целых тринадцать вкладок (рис. 10).

Перечень вкладок и соответствующих настроек приведен в табл. 1.

В начало В начало

PowerPoint 2002

РowerPoint представляет собой универсальную программу подготовки презентационной графики. Нужно сразу отметить, что настройка PowerPoint гораздо проще, чем двух вышерассмотренных приложений. Основная причина — более узкая направленность этой программы, что делает ее более гармоничной. Рассмотрим самые характерные настройки этого продукта. Многие из рассмотренных настроек Word и Excel совпадают с настройками PowerPoint — это прежде всего относится к пунктам главного меню Вид и Формат. Поэтому при описании настроек PowerPoint ограничимся рассмотрением панели Параметры (рис. 11), наиболее важные параметры этой панели представлены в табл. 2.

В заключение отметим, что сегодня пакет Microsoft Office является одним из самых многофункциональных продуктов, разработанных для персональных компьютеров, поэтому в поле зрения авторов попали далеко не все компоненты и не все опции, которые позволяет настраивать данный пакет программ.

КомпьютерПресс 11'2002

Наш канал на Youtube

1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Популярные статьи
КомпьютерПресс использует