Офисные приложени и экономия рабочего времени

Наталия Елманова

Пользовательский интерфейс и производительность труда

Форматы документов и экономия на создании решений

Повышение эффективности совместной работы

 

Windows Workflow Foundation

 

Никто не будет оспаривать тот факт, что для большинства коммерческих предприятий рентабельность и эффективность — это необходимые условия выживания. А одним из важных условий эффективной деятельности сотрудников, имеющих дело с разнообразной информацией, является умение снизить непроизводительные затраты на ее поиск, систематизацию, обработку, обмен ею с другими сотрудниками. Именно поэтому подавляющее большинство корпоративных приложений предназначено для применения баз данных, а значительная часть универсальных корпоративных рабочих станций и домашних компьютеров оснащена офисными приложениями. Собственно, о современных офисных приложениях и о том, как они могут повысить производительность труда, и пойдет речь в данной статье. А если учесть, что почти все российские пользователи применяют различные версии Microsoft Office, речь пойдет именно о нем, а именно — об анонсированной недавно очередной версии этого продукта, на данный момент носящей рабочее название Office 12.

Пользовательский интерфейс и производительность труда

Общеизвестно, что современные офисные приложения обладают огромным количеством возможностей и подавляющее большинство пользователей даже не догадываются об их существовании. Все мы знаем, как непросто бывает найти нужную функцию в меню того же Office 2003, особенно если нет стопроцентной уверенности, что такая функция в нем вообще реализована, или не совсем ясно, как она может называться. Поэтому одной из важных задач, стоящих перед авторами столь многофункциональных приложений, является упрощение поиска нужной функции.

Еще один принцип, который был бы удобен большинству пользователей, — принцип создания максимально видимого рабочего пространства за счет устранения автоматического появления различных окон, инструментальных панелей и панели задач, закрывающих сам документ (стоит отметить, что подобные особенности, как правило, раздражают пользователей и влекут за собой быстрое снижение их работоспособности).

Ни один человек не в состоянии охватить взглядом элементы интерфейса, реализующие несколько тысяч функций, как бы они ни были организованы. Однако функций, которые с наибольшей вероятностью могут потребоваться для решения текущей задачи, обычно не так много. Поэтому для повышения производительности труда пользователей важна такая особенность приложения, как динамическая адаптация интерфейса пользователя к задаче, над которой он работает в данный момент, что должно упростить поиск средств доступа к нужным функциям.

 

Количество пунктов меню в различных версиях Microsoft Word

Количество пунктов меню в различных версиях Microsoft Word

Ниже мы обсудим, как именно планируется реализовать перечисленные выше идеи.

С целью упростить нахождение возможностей, решающих задачи, стоящие перед пользователем, в новой версии Office была полностью пересмотрена концепция меню и инструментальных панелей. Новый интерфейс позволяет не заниматься ни утомительным поиском нужных функций в многочисленных вложенных меню, ни запоминанием того, как найти ту или иную функцию, — вместо этого он предлагает просто выбирать пиктограммы из гораздо более наглядного многостраничного блокнота, носящего сейчас кодовое название ribbon. При этом все команды сосредоточены только в этом блокноте — никаких вложенных меню и многочисленных появляющихся друг из друга форм теперь нет.

 

Количество инструментальных панелей

Количество инструментальных панелей
и панелей задач в различных версиях
Microsoft Word

Для выбора способа форматирования документа пользователю вместо диалогов с различными интерфейсными элементами теперь предлагаются так называемые галереи (live galleries), содержащие динамические изображения того, что пользователь может получить в результате выполнения той или иной команды. Так, выбрав фрагмент текста, можно, перемещаясь по списку доступных шрифтов, динамически наблюдать, как меняется шрифт в выделенном фрагменте. Иными словами, подобный подход упрощает эксперименты с различными способами форматирования документа перед выбором его окончательного внешнего вида.

 

Элемент управления ribbon

Элемент управления ribbon

Одна из проблем, с которой пользователи сталкиваются при обращении к справочной системе таких многофункциональных приложений, как приложения Microsoft Office, — незнание терминологии, нужной для формулировки запросов к ней. Новая особенность, называемая Super Tooltips, интегрирует справочную систему в приложение так, что сведения о команде появляются непосредственно возле соответствующего интерфейсного элемента.

 

Различные типы галерей

Различные типы галерей

Еще одна особенность новой версии Office — так называемый Quick Launch Toolbar, позволяющий настроить пользовательский интерфейс путем добавления на инструментальную панель нужных пользователю команд, а также инструмент форматирования, носящий кодовое название Floatie и представляющий особенности форматирования текста на панели, «плавающей» над выделенным текстом (что позволяет избежать лишних перемещений мыши в область расположения команд).

 

Quick Launch Toolbar

Quick Launch Toolbar

Отметим, что все команды, доступные с клавиатуры с помощью горячих клавиш, к которым за долгие годы привыкли опытные пользователи, в новой версии Office будут сохранены. А вот надстройки и дополнения, если таковые используются, возможно, придется обновлять, чтобы они соответствовали новому интерфейсу.

Новый интерфейс приобретут Word, Excel, PowerPoint, Access, а также та часть Outlook, которая связана с редактированием писем, заметок, контактов.

 

Microsoft Word 12

Microsoft Word 12

Отметим, что разработчики могут добавлять в ribbon собственные команды и собственные закладки в виде дополнений COM AddIn или в виде фрагментов кода (правда, сегодня им доступны не все существующие типы элементов управления).

В начало В начало

Форматы документов и экономия на создании решений

Набор новых форматов файлов Office, носящий название Microsoft Office Open XML Formats, является набором форматов данных по умолчанию для приложений Office 12. Особенностью данного набора является не только удобство применения форматов с точки зрения совместимости с другими приложениями (XML уже давно является стандартом де-факто для обмена данными между приложениями различных производителей), но и меньшие размеры файлов по сравнению с предыдущими бинарными форматами, и упрощенные средства восстановления данных в случае повреждения документа, а также поиска в документах вредоносного кода. Кроме того, новые форматы документов Office позволят обращаться к содержащимся в них данным с помощью приложений других производителей, а также генерировать нужные типы документов — и все это без использования самих приложений Office, что позволит во многих случаях снизить затраты на разработку и сопровождение решений, связанных с генерацией или чтением документов Office.

 

Microsoft Excel 12

Microsoft Excel 12

Microsoft Office Open XML Formats — полностью документированные форматы, и доступ к ним осуществляется с помощью бесплатной лицензии.

Отметим, что компанией Microsoft обещано, что новые версии приложений Office будут поддерживать старые форматы данных, а пользователям Office 2000, Office XP и Office 2003 будут доступны бесплатные обновления, позволяющие открывать, редактировать и сохранять документы в новых форматах.

     

Windows Workflow Foundation — это модель программирования, набор классов и инструментов для создания приложений, содержащих элементы документооборота. Windows Workflow Foundation поддерживает широкий спектр сценариев, содержащих порядок выполнения работ и их взаимосвязь. Будучи описанным в графическом дизайнере, созданный разработчиком сценарий выполняется внутри процесса Windows.

 
В начало В начало

Повышение эффективности совместной работы

Об изменениях в Office 12, предназначенных для повышения эффективности коллективной работы, пока известно не так много — выход продукта ожидается еще не скоро. Однако о некоторых нововведениях в этой области уже известно.

Пользователи Office System 2003 применяют службы Windows SharePoint Services для работы над общими документами, для ознакомления с ходом работы, для поиска других сотрудников в сети. Вместе с очередной версией Office должна выйти и третья версия этих служб, претерпевшая ряд изменений.

Наиболее радикальной переработке подверглась функциональность, связанная с поддержкой списков. В третьей версии служб SharePoint появились средства хранения истории изменений элементов списков и их версий, возможность создания комментариев — недоступно изменение или удаление, возможность создания атрибутов списка, позволяющих осуществлять множественный выбор из предопределенного набора значений. Для списков, число элементов которых велико, реализована возможность создания индексов. Наконец, появились средства интеграции с Windows Workflow Foundation, позволяющие на основе служб SharePoint и приложений Micrsoft Office создавать системы документооборота.

 

Microsoft PowerPoint 12

Microsoft PowerPoint 12

Отметим, что элементы списков SharePoint теперь могут получать и обрабатывать сообщения электронной почты. Способ обработки зависит от типа списка: в случае форума создается отдельная ветвь сообщений, в случае библиотеки документов — приложение к документу и т.д. Для списков, определяемых пользователем, можно создавать обработчики события, связанного с приходом сообщения электронной почты.

Помимо этого группы пользователей SharePoint могут иметь связанные с ними списки рассылки, при этом для их построения и изменения можно обращаться к данным служб каталогов, например Active Directory. В состав самих служб SharePoint входит веб-служба для управления Active Directory.

Определенным изменениям подверглись также средства взаимодействия Outlook и служб SharePoint. Версия Outlook 12 позволит работать и с личными, и с коллективными данными, такими как данные календаря, контактов, дискуссий, библиотек документов, в едином месте, позволяя осуществлять синхронизацию данных с целью последующей офлайновой работы с этими данными.

Средства уведомления пользователей SharePoint теперь позволяют осуществлять фильтрацию событий, а также предоставлять о них более подробные сведения. Наконец, все списки SharePoint могут быть представлены в виде RSS-данных.

 

Средства визуализации планов проектов

Средства визуализации планов проектов
в третьей версии служб SharePoint

Указанные изменения, естественно, будут доступны для разработчиков решений на базе SharePoint и Outlook.

Из средств обеспечения безопасности в новой версии SharePoint в первую очередь отметим разграничение доступа к элементам пользовательского интерфейса в зависимости от прав пользователя. Кроме того, упрощены средства навигации по страницам сайта, управляемого службами SharePoint.

Из иных новшеств упомянем появление минимального набора функций для управления проектами, а также средства визуализации планов проектов (диаграммы Гантта), доступные, впрочем, для любых списков, элементы которого имеют атрибут типа «дата».

Отметим, что почти одновременно с новой версией служб SharePoint должна появиться и новая версия SharePoint Portal Server — серверного продукта, позволяющего создавать узлы для рабочих групп. Также ожидается появление новой версии средства управления информационным наполнением сайтов Content Management Server, функционирующего поверх служб SharePoint. Применение этого сервера предполагает, что приложения Office 12 рассматриваются как главный инструмент для подготовки и публикации информационного наполнения интранет- или Интернет-сайта компании и управления им (Enterprise Content Management, ECM). Кроме того, ряд нововведений ожидается и в средствах работы офисных приложений с бизнес-данными, в частности в инструментах анализа данных и генерации отчетов.

***

Как видите, новый набор офисных приложений от Microsoft выглядит весьма многообещающим как в плане повышения эффективности индивидуальной и коллективной работы, так и в плане создания корпоративных решений и корпоративной инфраструктуры. Хотя до выхода продукта еще много времени, мы постараемся держать читателей в курсе новостей, связанных с новой версий Office.

КомпьютерПресс 11'2005

Наш канал на Youtube

1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Популярные статьи
КомпьютерПресс использует