oldi

Microsoft Office XP и Web: некоторые полезные новшества

Наталия Елманова

SharePoint Team Services

Новое в Office Web Components

Некоторые другие полезные новшества

Заключение

 

В нашем журнале уже неоднократно обсуждались различные новшества Office XP. Отметим, что тема эта широка и многогранна. В настоящей статье предлагается краткий обзор основных новых возможностей, связанных с применением Интернета и созданием Интернет-решений на базе Office XP Professional with FrontPage.

Ети новшества включают наличие служб SharePoint Team Services, позволяющих организовать управление информацией и групповую работу с помощью корпоративного Web-узла, поддержку XML в Excel и Access (эту тему мы уже рассматривали в статье «Office XP и обмен XML-данными», см. КомпьютерПресс № 10’2000; эту статью вы сможете также найти на нашем CD-ROM), изменения в Office Web Components, средства сохранения настроек в Интернете, поддержку установки Office XP с Web-сайта, доступ к библиотекам шаблонов и мультимедиа-данным, обновляемые запросы из Web, реализуемые с помощью Excel, хранение документов в Web Storage system и многое другое. Впрочем, поговорим обо всем по порядку.

SharePoint Team Services

Эффективная организация коллективной работы пользователей, особенно в случае территориально распределенного предприятия, является одной из приоритетных задач, стоящих перед отделами автоматизации многих компаний. Как правило, она включает в себя совместный доступ к документам, их рецензирование, возможность координации действий сотрудников, оповещение их о различных событиях и накопление знаний. Именно для этой цели и предназначены SharePoint Team Services — средства создания Web-узлов, служащих центральным хранилищем корпоративной информации, включая документы, календари, объявления, контакты и многое другое (не следует путать службы SharePoint Team Services, являющиеся частью Microsoft Office XP Professional, и SharePoint Portal Server — отдельный серверный продукт, предназначенный для создания корпоративных порталов больших организаций). Для пользования службами SharePoint Team Services необходимо наличие установленного Office XP, а для создания собственного сайта на базе этих служб нужен компьютер, работающий под управлением Windows 2000 Server, Microsoft Windows 2000 Advanced Server или Microsoft Windows 2000 Datacenter Server с установленными Internet Information Services (IIS) 5.0. Все коллективные сведения о документах, контактах, событиях хранятся в базе данных Microsoft SQL Server 7.0 или 2000, а при отсутствии такового — в базе данных Microsoft Desktop Engine.

После установки SharePoint Team Services (дистрибутив которых можно найти на диске с Microsoft Office XP Professional with FrontPage) в разделе Administrative Tools панели управления Windows 2000 можно найти приложение Microsoft SharePoint Administrator. С помощью этого средства администрирования владелец узла получает возможность управлять действиями пользователей, определять роли, предоставлять соответствующие права на доступ к Web-страницам, создавать дополнительные сайты групповой работы (рис. 1).

Создание нового группового сайта, управляемого SharePoint Team Services, занимает всего несколько минут — достаточно заполнить в соответствующей форме несколько полей и подождать, пока не будет создана соответствующая база данных и сгенерированы соответствующие Web-страницы. После этого можно настраивать внешний вид сайта, создавать библиотеки документов, группы новостей, списки контактов и заданий (рис. 2).

Библиотеки документов представляют собой совокупность документов Microsoft Office (и, при необходимости, документов других приложений) на узле, управляемом SharePoint Team Services. В пределах каждой библиотеки документов пользователь может создавать новые документы Office, загружать существующие документы Office в рабочее пространство своей группы, сохранять свои документы непосредственно на корпоративном Web-узле, связывать с библиотеками шаблоны и фильтровать документы. Создать такую библиотеку несложно — нужно щелкнуть на ссылке New Documents Library в разделе Documents и заполнить соответствующую форму, после чего в созданную библиотеку можно добавлять документы (рис. 3).

Пользователи Office XP могут сохранять в созданных библиотеках свои документы непосредственно из приложений Office XP — для этой цели предусмотрены изменения в диалоговых панелях сохранения и открытия файлов (рис. 4).

Групповой Web-узел, управляемый Microsoft SharePoint Team Services, содержит списки объявлений, контактов, событий. Эти списки пользователи могут импортировать в свои приложения, подписываться на них, а также создавать свои списки с помощью Excel либо средств, предоставляемых самим Web-узлом. На рис. 5 представлено создание и применение списка вопросов, с помощью которого производится опрос сотрудников.

Список Events содержит сведения о групповых событиях, которые пользователи могут экспортировать в свои календари Outlook, а список Team Contacts позволяет членам группы осуществлять совместный доступ к их контактам друг с другом, выполнять их экспорт и импорт в соответствующие папки Outlook.

Пользователи могут участвовать в обсуждении документов на Web-узле и вставлять данные обсуждений в документы Office, а также размещать на нем объявления (рис. 6).

Шаблоны страниц Web-узла, управляемого Microsoft SharePoint Team Services, можно редактировать с помощью FrontPage. Пользователь может изменить тему Web-узла, добавить компоненты FrontPage или статические элементы HTML для того, чтобы выполнить надлежащую настройку группового Web-узла (рис. 7).

Итак, SharePoint Team Services позволяют организовать групповую работу территориально распределенной группы сотрудников, включая групповое планирование, обсуждение и редактирование документов, организацию опросов, календарное планирование. И, что самое важное, все это может осуществить обычный пользователь, не обладающий ни навыками администрирования сетей и cайтов, ни навыками программирования. Думается, и для нашей редакции подобная технология была бы весьма неплохим выбором...

В начало В начало

Новое в Office Web Components

Office Web Components впервые появились в Microsoft Office 2000, но уже стали весьма популярны среди разработчиков решений на базе Microsoft Office, а также среди пользователей. Обзор предыдущей версии Office Web Components и примеры применения их в приложениях можно найти в КомпьютерПресс СD № 11,12’2000, а также в КомпьютерПресс № 10’2001. Эти компоненты представляют собой набор нескольких элементов управления ActiveX, применяемых для отображения документов Office в виде «активных» Web-страниц, публикуемых в интрасетях и доступных для просмотра с помощью Microsoft Internet Explorer версии 4.01 и выше. Office Web Components можно помещать на HTML-страницы и подключать эти страницы к источникам данных. Это позволяет пользователям работать с этими данными непосредственно в окне браузера.

Создать такую Web-страницу несложно — достаточно, например, создать рабочую книгу Excel, содержащую, скажем, диаграмму, сохранить документ как Web-страницу и выбрать опцию Аdd Interactivity в диалоговой панели сохранения файла. Это приведет к созданию HTML-страницы, содержащей элементы управления ChartSpace и SpreadSheet (рис. 8), входящие в Microsoft Office Web Components. Если же сохранить в виде Web-страницы лист со сводной таблицей, мы получим HTML-страницу с компонентом PivotTable List (рис. 9).

Отметим, что аналогичные страницы можно создавать и с помощью Microsoft FrontPage. Эти же компоненты наряду с некоторыми другими (DataSourceControl, RecordNavigationControl и ExpandControl) применяются и на страницах доступа к данным, создаваемым с помощью Microsoft Access (для просмотра последних требуется Microsoft Internet Explorer версии 5.0 и выше).

Что же нового по сравнению с предыдущей версией можно увидеть в Office Web Components 10? Во-первых, появилось несколько новых типов диаграмм, отображаемых в компоненте ChartSpace. К тому же этот компонент приобрел интерактивность — меняя диаграмму, например, связанную с компонентом PivotTable List, можно увидеть соответствующие изменения в исходных данных. Кроме того, компонент ChartSpace теперь содержит инструментальную панель, с помощью которой пользователи могут осуществлять управление видом диаграммы, а также фильтрацию данных. Появилась также возможность отображения на одной и той же оси нескольких диапазонов значений.

Что касается компонента PivotTable List, его функциональность также была существенно расширена. В частности, появились возможности применения множественных фильтров, выполнения произвольных MDX-запросов, отображения данных в процентах, отображения детальных данных (то есть данных, на основе которых вычислены суммарные значения) для реляционного источника, вычисления мер в клиентских приложениях, отображения нестандартных измерений, поддерживаемых в Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services.

Компонент SpreadSheet теперь поддерживает загрузку стандартных файлов Excel, именованных диапазонов, множественных листов, текста с переносом по словам, публикацию целых книг Excel.

На основе любого из визуальных компонентов Office Web Components можно получить статическое графическое изображение в формате GIF (а начиная с последней версии — и в формате JPEG), а в случае компонента SpreadSheet — в виде HTML-таблицы. Такие изображения обычно можно использовать на компьютерах, где эти компоненты не установлены, либо применять их в Интернете, например, динамически формируя изображение на ASP-страницах.

Все эти изменения нашли свое отражение и в объектных моделях данных компонентов и самих приложений Microsoft Office, что позволяет применять их при создании решений на основе Office Web Components и самого Microsoft Office.

Правила лицензирования этих компонентов также немного изменились. Если применение Office Web Components 9 требовало обязательного наличия лицензии на Office 2000, то для Office Web Components 10 этого не нужно — они могут быть установлены из корпоративной интрасети при наличии Office XP site license: лицензии, позволяющей использовать эти компоненты в интрасетях. Однако на компьютерах, не имеющих лицензии на Office XP, часть их функциональности будет недоступна, равно как и часть кнопок на инструментальных панелях.

В начало В начало

Некоторые другие полезные новшества

Помимо нового средства организации коллективной работы Microsoft SharePoint Team Services и изменений в Microsoft Office Web Components, в Office XP имеется и ряд других полезных новшеств для пользователей Интернета, о которых мы лишь вкратце упомянем ниже из-за ограниченного объема данной статьи:

  • В Office XP имеется функция, позволяющая сжимать рисунки, содержащиеся в файлах Office. Если указать, что данный файл должен быть размещен в Web, и выбрать способ оптимизации изображения, оно будет подвергнуто сжатию способом, минимизирующим размер изображения без ухудшения качества.
  • Пользователи MSN могут сохранять свои файлы Microsoft Office в архиве, размещенном в Интернете, причем архив может быть как частным, так и общим. В качестве средства проверки подлинности в сети MSN применяется технология Microsoft Passport.
  • Microsoft Excel позволяет получать доступ, анализировать и обновлять данные из Интернета. Начиная с версии Excel 2002 при копировании информации с Web-сайта в Excel появляется смарт-тэг, позволяющий создать обновляемый запрос, после чего можно задать частоту автоматического обновления данных. Кроме того, можно создать собственный Web-запрос с помощью перетаскивания Web-страницы в окно Excel.
  • Пользователи Office XP могут воспользоваться библиотеками шаблонов (http://office.microsoft.com/TemplateGallery) и мультимедиа-файлов Clip Gallery Live, доступных непосредственно из приложений Office XP.
  • Office XP позволяет пользователям ставить на всем документе цифровую подпись, что дает возможность определить источник происхождения документа и убедиться, что он не был изменен по сравнению с первоначальным видом; это во многих случаях снижает риск загрузки из Сети документа, зараженного вирусами или имеющего иное опасное содержимое.
  • При работе с Microsoft Internet Explorer теперь можно осуществлять печать HTML-файлов Office из того приложения, с помощью которого был создан данный файл. Это во многих случаях существенно повышает качество печати.
  • В Office XP появился мастер сохранения настроек, который позволяет сохранить пользовательские настройки не только в файле, но и в Сети (аутентификация пользователя осуществляется с помощью службы Microsoft Passport).
  • Office XP можно установить непосредственно с Web-сервера, так как теперь поддерживается его установка по протоколам HTTP, HTTPS и FTP. 
  • Office XP поддерживает службу Web DAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), основанную на протоколе HTTP и применяемую для упрощения коллективной работы над документами. При помощи этой службы можно выполнять операции с файлами в удаленном хранилище (например, копирование, перемещение и удаление). Так, поддержка службы Web DAV в Exchange 2000 позволяет хранить документы Office непосредственно в Exchange Server.
  • С помощью приложения FrontPage можно управлять приложениями, размещенными в системе Web Storage System. В частности, можно создать форму с помощью FrontPage 2000, разместить ее в Web Storage System и затем запустить полученное приложение непосредственно из Web Storage System.

Кроме того, были упрощены процедура создания в документах Office гиперссылок, а также разработка Web-документов для разных типов браузеров, включая некоторые версии браузеров Netscape.

В начало В начало

Заключение

В настоящей статье мы ознакомились с новыми возможностями применения Интернета и интрасетей, которые получили пользователи Office XP Professional, в частности с новыми Web-ориентированными средствами групповой работы на базе SharePoint Team Services и со средствами создания интерактивных Web-страниц для просмотра и анализа данных, а также кратко рассмотрели новшества, связанные с установкой Office с Web-сайтов, хранением в Сети пользовательских настроек и файлов, созданием Web-документов, применением библиотек шаблонов и мультимедиа-клипов, применением цифровой подписи при передаче документов через Web. На наш взгляд, многие из этих возможностей выглядят весьма заманчиво, что заставляет всерьез задуматься о переходе на новую версию Microsoft Office не только отдельных пользователей, но и целых коллективов.

КомпьютерПресс 2'2002