Как не заблудиться в Microsoft Office

Александр Прохоров

Получение справки в Office 2000

Настройка панелей инструментов Word 2000

В прошлом месяце в первой статье нового цикла «Работаем с Office 2000» мы подробно рассмотрели инструкцию, позволяющую написать деловое письмо. Надеюсь, что те, кто попытался повторить пошаговый перечень команд, получили тот же результат, что был описан в статье. Нам представляется, что, начиная осваивать новую программу, пользователю полезно получить свой первый опыт на конкретном примере, следуя определенным инструкциям. Совершенно очевидно, однако, что на практике возникают ситуации, когда необходимо создать документ, для которого еще никто не разработал пошаговый инструктаж. Поэтому после первого опыта создания конкретного документа предлагаем перейти к общим советам относительно того, как ориентироваться внутри Office 2000. Представим некую аналогию. Что прежде всего нужно человеку, чтобы начать ориентироваться в незнакомом городе? Для начала требуются две вещи: первое — знать, как и кому на улице задать вопрос, и второе — узнать ту улицу и тот дом, в котором он остановился, даже если за время его отсутствия на улице изменилось освещение. Совершенно аналогично и в любой компьютерной программе для начала вам важно знать, как и кому задать вопрос, а также иметь представление, как может модифицироваться интерфейс, которым вы начали пользоваться. Поэтому дальнейшее знакомство с Office 2000 начнем с такой необходимой процедуры, как получение справки, а затем рассмотрим варианты видоизменения интерфейса программы Word 2000, с которой мы уже начали знакомиться.

Откройте документ Word, который мы создали на первом занятии. Сделать это можно несколькими способами.

1. Вызвать программу Проводник, найти с ее помощью искомый файл и дважды щелкнуть на нем мышью. Это приведет к запуску приложения, в котором был создан документ, а именно — программы Word.

2. Выбрать команду Открыть документ Office, найти необходимый файл и открыть его. Чтобы быстрее найти необходимый документ, если вы не помните, где вы его сохранили, можно воспользоваться папкой Журнал, которая хранит информацию о том, какие документы открывались последними.

3. Вызвать программу Word, а затем выбрать команду Файл -> Открыть.

Любая из этих процедур вызовет перед вами окно Word 2000 с документом, который мы создали на прошлом занятии (рис. 1), и вы сможете продолжить знакомство с интерфейсом этой программы с помощью команды Справка.

На рис. 1 приведены некоторые обозначения, которые понадобятся нам для дальнейшего изложения материала.

Щелкнув на кнопке Справка1, находящейся в строке меню, вы получите доступ к дополнительному списку команд (рис. 2).

Первый пункт этого меню Справка по Microsoft Word позволит вам воспользоваться «справочной библиотекой офиса». Эта функция так важна, что получить к ней доступ можно несколькими способами: из строки меню (через пункт меню Справка); из панели инструментов (нажатием специальной пиктограммки со знаком вопроса) и с клавиатуры (нажатием клавиши F1).

Таким образом, разработчики надеялись, что тем или иным способом пользователь обязательно найдет путь к справочной документации, которая, кстати, полностью доступна на русском языке. Обидно, когда пользователи так и не обращаются к данной электронной литературе, ведь это наиболее полное и, главное, полностью локализованное (стоимость подобной локализации составляет даже не десятки, а сотни тысяч долларов!) пособие. При этом многие начинающие пользователи осваивают программы Office по печатным справочникам, забывая о том, что они уже приобрели достаточно подробные книги, содержащиеся внутри купленной ими программы. Печатные справочники не всегда содержат последнюю информацию и часто являются переводами с более ранних версий той же электронной документации. Мало того, что у пользователя под рукой всегда есть весьма подробные электронные книги, у него еще есть и персональные помощники, которые готовы вовремя отыскать нужную информацию. Эти любезные создания не только помогут вам получить ответ на ваши вопросы, но и, возможно, развлекут вас в тяжелую минуту. Выберите первый пункт меню (рис. 2) или нажмите клавишу F1, и к вам явится один из таких помощников (рис. 3). Теперь можете задать любой интересующий вас вопрос.

Например, если вас интересует, что нового появилось в Office 2000 по сравнению с предыдущими версиями, просто спросите — «что нового?». В ответ помощник предложит вам меню, где два первых пункта представляют собой весьма точный ответ (рис. 4). Выбрав, например, второй пункт в предложенном меню, вы получите доступ к справке (рис. 5).

Если в открытом вами окне левая панель (содержание имеющихся книг в справочной библиотеке) отсутствует, его можно активизировать, щелкнув на пиктограмме в левом верхнем углу окна.

Перейдя к пункту Указатель (рис. 5), вы можете продолжить поиск, задавая ключевые слова. Кстати, из этого же окна можно дать команду, по которой тот или иной раздел справки будет распечатан.

Закроем окно справки и вернемся к нашему помощнику. Щелкнув на нем правой кнопкой мыши, вы получаете доступ к меню (рис. 6), в котором можно скрыть помощника, изменить параметры его работы и даже изменить его облик (вместо скрепки он может принимать вид колобка, котенка, щенка, робота и даже ученого, внешне очень похожего на Эйнштейна, — рис. 7).

В этом меню также содержится команда Мотор, которая наверняка позабавит вас. Нажмите ее, и помощник продемонстрирует вам маленькое представление.

Третьим пунктом в меню Справка (см. рис. 2) стоит весьма полезная функция — Что это такое, выбрав которую, вы сможете щелкать мышью на любом неизвестном вам объекте на экране и получать необходимую справку. Так, щелкнув мышью на пиктограмме, на которой нарисована дискета (рис. 8), вы получаете краткое объяснение назначения данного пункта меню. Задавать подобные вопросы можно, щелкая на любых объектах интерфейса, а не только на пиктограммах. Кстати, здесь же стоит напомнить, что еще более краткую справку об имеющихся на экране пиктограммах можно получить, применяя так называемую процедуру зависания указателем мыши. Подведя указатель мыши к интересующей вас пиктограмме, задержите его на несколько секунд, и под пиктограммой появится надпись о ее функциональном назначении.

Вернемся к рис. 2. Как можно видеть, следующим пунктом меню Справка является Office на Web. Дело в том, что как бы быстро ни издавались книги и руководства пользователя, они так же быстро устаревают, и даже электронные книги не могут содержать всех последних изменений, связанных с возможностями программы. Программы постоянно совершенствуются, кроме того, иногда в них обнаруживаются ошибки, и соответственно добавляются исправления — «заплатки». Вся эта информация настолько оперативна, что ее можно получить только при помощи Интернета. Поэтому компания Microsoft предусмотрела возможность получения доступа к оперативной справочной информации непосредственно из интерфейса приложений Office через специальный пункт Office на Web2.

Щелкнув мышью на данном пункте меню, вы попадете на специальную страничку, посвященную описанию пакета программ Office 2000 (рис. 9).

Следует прокомментировать еще один пункт в меню Справка (см. рис. 2) — Найти и устранить. Он не имеет непосредственного отношения к справочной системе, однако может оказаться весьма полезным. Если вы случайно удалили один из файлов программы Office 2000, эта функция поможет найти случайно поврежденный или удаленный файл и восстановить его.

Итак, вооружившись средствами подсказки и заручившись поддержкой помощников, можно осваивать панели инструментов программы Word.

Начинающие пользователи иногда теряются, когда внешний вид окна программы отличается от того, к которому они привыкли (некоторых наборов инструментов не хватает, а вместо них присутствуют «лишние»), поэтому весьма логично рассмотреть, как можно изменить количество присутствующих в интерфейсе панелей инструментов, а главное, вновь вернуть их. Поэтому знакомство с видоизменениями окна Word начнем c кнопки Вид (рис. 10).

На рис. 1 в окне присутствуют панели инструментов — Стандартная и Форматирование, содержащие значки наиболее часто употребляемых инструментов, но это отнюдь не означает, что такой интерфейс будет сопровождать вас всегда. Выполните команду Вид ->Панель инструментов, это откроет перед вами меню управления панелями инструментов (рис. 10). Устанавливая или отменяя флажки в данном меню, вы имеете возможность настраивать те или иные наборы инструментов, необходимые вам в работе. Отмените флажок Форматирование, и у вас останется только панель Стандартная. Последним элементом панели является маленький треугольник. Щелкните на нем мышью, в результате чего возникнет список инструментов, в котором можно добавлять или удалять элементы, входящие в Стандартную панель (рис. 11).

Помимо возможности изменять количество панелей, присутствующих в окне, и варьировать количество элементов внутри панелей, можно и сами панели свободно перетаскивать по экрану в наиболее удобное для вас место. Чтобы переместить панель, необходимо подвести указатель мыши к левой границе панели и подождать, пока курсор примет вид маркера перемещения (четырехнаправленной стрелки). После этого, удерживая левую кнопку мыши, вы можете перетащить панель в любое удобное для вас место (рис. 12), например зафиксировать в нижней части экрана.

Чтобы показать читателю, что внешний вид экрана можно изменить до неузнаваемости, продемонстрируем, как можно освободить еще больше рабочего пространства и убрать полосы прокрутки.

Выполните команду Сервис ->Параметры, что приведет к появлению панели (рис. 13).

Отмените флажки перед пунктами Показывать (горизонтальную полосу прокрутки)/(вертикальную полосу прокрутки), сохраните конфигурацию, щелкнув по кнопке OK, и это приведет к исчезновению полос прокрутки.

Освободить максимальное количество места на экране позволяет команда, которая так и называется Во весь экран, она также доступна в меню команды Вид.

Продолжим знакомство с пунктом меню Вид (см. рис. 10). Кроме возможности настройки панелей инструментов, в этом пункте меню вы имеете возможность настроить различные варианты просмотра текущего документа. Выберите пункт меню Вид и задержите указатель мыши на появившейся панели. Через некоторое время панель раздвинется, давая доступ к командам второго уровня. Получить расширенный вид меню можно быстрее — щелкнув на «двойной стрелке вниз», которая имеется на всех ниспадающих меню, раскрывающихся в несколько этапов.

Итак, раскрыв полностью меню в пункте Вид, вы получите выбор из четырех вариантов просмотра документа: Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Структура3.

На этом возможности видоизменения экрана не исчерпываются. Вы можете изменять масштаб просмотра вашего документа, и если это многостраничный документ, вы имеете возможность одновременно просматривать несколько страниц. Выполните команду Вид->Масштаб, что приведет к появлению диалогового окна (рис. 14).

Здесь можно выбрать удобный для глаз масштаб, который задается либо путем выбора из предложенного ряда вариантов, либо указанием желаемого количества процентов. Кроме того, что особенно удобно, масштаб может подбираться автоматически, например по ширине страницы.

Щелкнув на кнопке, на которой изображен дисплей, вы сможете задать количество страниц, отображаемых на экране одновременно. Например: 2×2, как это показано на рис. 14.

Такая форма представления может быть удобна, когда вам нужно быстро посмотреть общую структуру или количество рисунков в длинном тексте.

В заключение хочется выразить уверенность, что прочитавшие данную статью «молодые бойцы», встретившись с окном программы Word, как минимум смогут узнать его в лицо, как бы сильно его до этого ни перенастроили, а также всегда сумеют вызвать помощника по Офису и задать ему необходимый вопрос. Для начальной ориентации в «пространстве» Microsoft Office это уже немало.

КомпьютерПресс 3'2000