Новое инструментальное средство для моделирования бизнес-процессов IDEF0/EMTool версии 1.1 для Windows

Владимир Ивлев, Татьяна Попова

Введение

Общие сведения

Область применения

   Инструментальная среда IDEF0/EMTool

   Навигация

   Создание функциональной модели

   Определение стилей

   Определение атрибутов

   АВС-анализ

   Экспорт и импорт моделей

   Создание отчетов

Заключение

Введение

аши российские предприятия наконец-то начинают понимать не только необходимость автоматизации технологий с помощью программных средств, но и важность предварительной оценки стратегических перспектив и ценности бизнеса для всех заинтересованных лиц (клиентов, владельцев, сотрудников, поставщиков). Анализ и оценка существующих бизнес-процессов предприятия должна проводиться постоянно в режиме реального времени. Это возможно при условии функционирования на предприятии процессной системы управления. Для выполнения подобных работ требуются особые технологии, методики, программные средства и, конечно же, подготовленные специалисты, способные поддерживать и развивать процессную систему управления, а также управлять изменениями в условиях повышенной нестабильности внешней среды.

Появление нового программного продукта в области CASE-технологий — всегда событие для руководителей проектов и аналитиков, профессиональных разработчиков программного обеспечения и информационных систем. В прошлом году мы рассказывали об очень мощной, но, к сожалению, сложной и дорогой интегрированной среде ARIS для моделирования, анализа и оценки бизнес-процессов предприятий и организаций (см. КомпьютерПресс № 9 и 12’2001). В данной статье мы познакомимся с новым игроком на российском рынке CASE-средств — IDEF0/EMTool, на базе которого можно предложить недорогое решение для разработки, внедрения и сопровождения процессной системы управления предприятием.

Общие сведения

ользователи BPwin (Сomputer Associates) и Design/IDEF (MetaSoftware), наверное, сразу обратили внимание на знакомую аббревиатуру в названии продукта — IDEF0. Программный продукт IDEF0/EMTool является инструментом для моделирования бизнес-процессов предприятий и организаций в стандарте IDEF0. В последующих версиях продукта предполагается расширение поддерживаемых стандартов и методологий.

Вторая часть названия — EMTool (Enterprise Modeling Tool). Разработчиком русскоязычной версии программного продукта является компания ОРИЕНТСОФТ. Поставляется продукт на компакт-диске с программным ключом. В комплект поставки входит экземпляр системы, руководство пользователя, пустая база данных и базы данных примеров, лицензионное соглашение и регистрационный талон. Всем пользователям доступна бесплатная 30-дневная полнофункциональная демо-версия продукта. В Москве дилером программного продукта IDEF0/EMTool является российская консалтинговая компания «ВИП Анатех». Специалисты компании проводят также трехдневное обучение основам моделирования в стандарте IDEF0 и реализации методологии в IDEF0/EMTool.

Область применения

спех в бизнесе часто зависит от того, насколько хорошо организованы бизнес-процессы, отвечающие стратегическим целям предприятия. IDEF0/EMTool — это мощное средство моделирования, которое позволяет описывать, анализировать и совершенствовать сложные бизнес-процессы. Оно помогает выявить и устранить лишние или неэффективные операции, снизить затраты, повысить производительность. IDEF0-модель позволит четко выявить факторы, оказывающие влияние на бизнес: какие операции являются наиболее критичными, как повысить их эффективность, какие ресурсы для этого требуются. Все это позволит получить целостное представление о том, как работает предприятие, начиная от структурного подразделения и заканчивая предприятием в целом. Если компания занимается системной интеграцией или поставкой готовых решений в области информационных технологий, то модель бизнес-процессов –— наилучшее средство обосновать, как инвестиции в информационные технологии скажутся на эффективности предприятия.

Необходимость создания на предприятии полноценной системы управления качеством (QMS — Quality Management System) определяется требованиями рынка, а в ряде случаев и требованиями государственных органов. В то же время система управления качеством является важной составной частью системы управления предприятием, влияющей на качество продукции или услуги и на ее конкурентоспособность. Для российских предприятий сертификация по ISO 9000 — это еще и пропуск на международный рынок, а также действенное средство эффективного улучшения работы всего предприятия. Следует отметить, что с 2001 года стандарт IDEF0 рекомендован для описания бизнес-процессов для целей сертификации (Р50.1.028-2001).

Для ускорения внедрения новой редакции стандартов ISO 9000:2000, основанной на процессной модели, необходимо применять программные инструментальные средства. По мнению большинства экспертов по системам качества, наиболее приемлемым способом описания процессов в соответствии со стандартами ISO 9000:2000 является их графическое представление в нотации IDEF0. Авторы предлагают использовать для целей сертификации программный продукт IDEF0/EMTool, который представляет собой эффективный инструмент для разработки системы управления качеством, ее функционирования, поддержания в актуальном состоянии и совершенствования, а также осуществления автоматизированного перехода к реализации на предприятии концепции TQM (Total Quality Management).

Процессная система управления включает, как правило, и процессную систему управленческого учета затрат по методам АВС/ABM (Activity Based Costing/Activity Based Management), и систему расчета себестоимости продукции или услуг, а также системы бюджетирования по методу ABB (Activity Based Budget). IDEF0/EMTool обеспечивает возможность определения атрибутов, характеризующих как отдельные операции, так и модель в целом, что позволяет проводить вычисления на модели — функционально-стоимостной анализ (АВС) и временной анализ бизнес-процессов.

В IDEF0/EMTool атрибуты могут описывать не только количественные, но и качественные показатели модели. Это дает возможность анализировать модель с помощью качественных показателей эффективности — например выявлять в составе бизнес-процессов операции, не добавляющие стоимости, вспомогательные операции и др. Такого рода операции являются узкими местами, поскольку порождают затраты, но не создают потребительской стоимости.

Инструментальная среда IDEF0/EMTool

К основным функциям программной среды IDEF0/EMTool можно отнести следующие:

• построение IDEF0-моделей;
• навигация по диаграммам;
• определение атрибутов и графических стилей для элементов модели;
• поддержка ABC-анализа (функционально-стоимостного анализа);
• генерация отчетов;
• экспорт и импорт IDEF0-моделей в формате IDL.

Рассмотрим каждую из этих функций более подробно.

Для начала работы с IDEF0/EMTool по моделированию бизнес-процессов необходимо подключить базу данных (БД). Модели, с которыми работает программа, хранятся в базах данных (файлы формата *.mdb). База данных может содержать несколько «проектов», «проект» — несколько «наборов», «набор» — несколько моделей. В каждый момент времени программа может быть подключена только к одной базе данных, а пользователь имеет доступ лишь к одному из «проектов».

После первого запуска системы и ввода регистрационного ключа пользователь должен подключить базу данных проекта. Пустая база данных, как было отмечено выше, входит в комплект поставки системы с именем источника IDEF0 Database. Эта стандартная операция использует механизм ODBC, имеющийся в Windows.

Навигация

Навигационные функции в IDEF0/EMTool реализуются с помощью браузера проекта, который дает возможность перейти к любому «набору», модели или диаграмме (рис. 1). В браузере каждый из объектов имеет свой характерный значок и имя. Окно браузера состоит из трех основных частей:

• строки заголовка окна;
• инструментальной линейки пиктограмм;
• рабочей области проекта.

Содержимое рабочей области браузера проекта имеет иерархическую организацию, похожую на дерево директорий Windows Explorer. Навигация и работа с проектом облегчается за счет того, что каждый тип объектов этого дерева имеет свои обозначения. В процессе работы можно открывать и закрывать ветви иерархии, удалять или добавлять новые объекты разных типов и переименовывать часть объектов. Кроме того, для каждого объекта щелчком по правой клавише мыши на выбранном элементе доступно контекстное меню.

В рамках проекта можно переносить или копировать модели из одного набора в другой, и диаграммы из одной модели в другую, а также производить эти действия в рамках одной модели.

Создание функциональной модели

В общем случае перед построением модели необходимо открыть одну из баз данных, создать в ней новый объект «проект», а в «проекте» — объект «набор», находясь в окне браузера проекта. Далее можно приступать непосредственно к построению модели. Для этого требуется в «наборе» создать объект «модель». В результате автоматически создается первая (контекстная) диаграмма модели с одним функциональным блоком (рис. 2). В браузере проекта появятся значки этой диаграммы и ее блока. Работа с диаграммой осуществляется в окне графического редактора диаграмм, переход в который выполняется двойным щелчком мыши на имени диаграммы или блока в браузере проекта.

Окно графического редактора состоит из трех основных частей:

• области редактирования диаграмм;
• строки заголовка окна;
• линейки пиктограмм.

Для построения диаграмм используется панель инструментов с кнопками, позволяющими размещать и редактировать на диаграмме текстовые и графические объекты, а также перемещаться по иерархии диаграмм.

Программа дает возможность разместить на диаграмме объекты пяти типов: Блок, Дуга, Метка, Зигзаг, ICOM-коды. ICOM-коды (Input, Control, Output, Mechanism) — объекты, с помощью которых осуществляется связь дуг диаграммы-родителя с дугами диаграммы-потомка. Они генерируются автоматически при создании диаграммы-потомка.

После построения диаграммы А-0 строится диаграмма А0, декомпозирующая единственный блок контекстной диаграммы и отображающая все функции верхнего уровня модели бизнес-процесса (рис. 3).

Определение стилей

Каждому выделенному объекту диаграммы или типу объекта можно задать необходимые графические параметры с помощью диалогового окна «Графические установки».

Отличительной особенностью IDEF0/EMTool является использование графических параметров объектов Блок и Дуга в качестве средства их категоризации. С этой целью введено понятие стиль, аналогичное понятию стиля в текстовом процессоре, например в Microsoft Word. В диалоговом окне установки стиля есть поле для записи его назначения (рис. 4).

Создав стиль со своим набором графических параметров, можно задать его группе блоков или дуг, тем самым выделив их в отдельную категорию. Этот способ «селекции» объектов не только позволяет быстро выделять и наглядно отображать группы объектов на диаграммах, но и, что важно, использовать стиль в качестве фильтра для объектов при формировании отчетов по модели. Например, задав стиль «Документ» для дуг, имеющих метки с именами документов, можно получить отчет, описывающий движение документов в рамках моделируемого бизнес-процесса.

Для объектов «Блок» или «Дуга» пользователь может с помощью диалогового окна «Определение» дать описание функции блока или пояснение к метке дуги соответственно (рис. 5).

Для каждого из блоков могут быть созданы дополнительные диаграммы пяти типов: FEO, текстовая, глоссарий, дерево вершин (узлов) и указатель вершин. Каждая из этих диаграмм, кроме последней, отображается в браузере проекта значком «диаграмма», соединенным со своим блоком.

FEO-диаграммы (For Exposition Only — «только для иллюстрации») предназначены для размещения дополнительных графических описаний. FEO-диаграмма может быть создана как в редакторе диаграмм по методологии IDEF0 (причем она не включается в иерархию IDEF0-диаграмм модели), так и в редакторе, который позволяет создавать описание в других приложениях или делать вставку из файлов OLE-объектов.

Текстовые диаграммы предназначены для создания текста, поясняющего процессы, моделируемые на IDEF0-диаграммах. Работа с текстовым редактором этих диаграмм практически не отличается от большинства несложных текстовых редакторов, которые не поддерживают вставку графических иллюстраций.

С помощью текстовой диаграммы глоссария предусмотрено создание структурированного описания терминов и понятий, используемых в модели конкретного процесса. После записи в определенном порядке термина и его описания программа автоматически помещает термин в открывающийся список на панели окна редактора глоссария, что позволяет в дальнейшем быстро находить нужный термин.

На диаграмме дерева вершин наглядно представляется иерархия функциональной модели. Дерево вершин строится для уровней декомпозиции выбранного блока (рис. 6).

На диаграмме указателя вершин отображается иерархический список имен блоков (функций) с номерами (рис. 7). Указатель вершин строится для уровней декомпозиции выбранного блока. Приемы работы, доступные функции редактора указателя вершин, совпадают с функциями редактора текстовых диаграмм.

Определение атрибутов

Функциональная модель описывает моделируемый бизнес-процесс с качественной точки зрения. Чтобы получить количественные показатели, пользователь должен расширить модель набором дополнительных атрибутов, определить значения атрибутов для модели и ее отдельных функциональных блоков. Атрибуты используются как для задания исходных данных, так и для получения выходных расчетных данных. Набор дополнительных атрибутов расширяет функциональную модель и позволяет пользователю провести количественный анализ как по отдельным функциональным блокам, так и по модели в целом.

По области определения атрибуты делятся на атрибуты модели, общие атрибуты и локальные атрибуты.

Атрибуты модели и общие атрибуты определяются и хранятся в коллекции атрибутов модели. Пустая коллекция атрибутов создается программой при создании новой модели. Локальные атрибуты находятся в коллекции атрибутов, созданных пользователем для конкретного функционального блока.

По способу определения атрибуты делятсяна данные и вычисляемые.

Значение атрибута, определенного как «данные», непосредственно задается пользователем. Значение атрибута, определенного как «вычисляемый», вычисляется программой по формуле, заданной пользователем при определении атрибута. Кроме того, для вычисления значения атрибута пользователь имеет возможность задать функцию агрегирования, которая может быть задана только для общих атрибутов.

Наибольший интерес представляют общие атрибуты. С их помощью можно, например, провести АВС (Activity Based Costing) анализ бизнес-процесса.

АВС-анализ

АВС-анализ позволяет определить затраты на выполнение функций и операций любого уровня детализации. В отличие от традиционных подходов к оценке затрат, АВС-анализ позволяет точно оценить, как порождаются и распределяются затраты внутри бизнес-процесса. АВС-анализ — очень интересная тема, требующая отдельной статьи.

Экспорт и импорт моделей

В программе IDEF0/EMTool имеется удобная возможность с помощью импорта текстового файла в формате Microsoft Word создать иерархический набор диаграмм модели с размещенными в них функциональными блоками. Для этого в данном файле необходимо составить иерархический список функций модели и задать соответствующие стили («Заголовок …») строкам с функциями каждого уровня иерархии. Если после имени функции в следующей строке дать ее описание, то оно также появится в модели в «определении» блока.

Программа IDEF0/EMTool обеспечивает экспорт и импорт моделей в формате IDL (Interface Definition Language). Путем экспорта и импорта реализуется возможность переноса или копирования моделей из одного проекта в другой. Использование формата IDL позволяет также импортировать модели, созданные в других приложениях (BPwin, Design/IDEF).

Создание отчетов

Для построения отчетов по модели применяется редактор отчетов. Приемы работы с текстом сформированных отчетов аналогичны тем, что используются в редакторе текстовых диаграмм.

Предусмотрены пять типов стандартных отчетов с задаваемыми параметрами и специальные отчеты, конструируемые пользователем.

«Отчет о целостности модели» предназначен для автоматической проверки построенной модели на корректность с точки зрения методологии IDEF0.

«Отчет по модели» помещает на лист имена проекта, модели и автора.

«Отчет по функциям» дает перечень функций модели с указанием ICOM-меток и другие данные о них.

«Отчет по дугам» формирует перечень сегментов дуг, имена источников и приемников и другие данные о дугах.

Специальный отчет строится на основе шаблона, который создает пользователь. В шаблон записывается необходимый пользователю текст со вставками обозначений блоков и дуг, включая обозначения их стилей, если они создавались.

Сформированный отчет можно сохранить в файле в формате RTF или TXT. Редактор отчетов дает возможность делать вставку из других приложений и файлов.

Заключение

ассмотрев основные функциональные возможности программного пакета IDEF0/EMTool, мы должны заметить, что данная CASE-среда — это всего лишь инструмент для поддержки определенной технологии проведения работ или разработки сложных систем. Успех проекта с использованием CASE-технологий во многом определяется наличием апробированной методики применения инструментальных средств в реальных проектах.

Для реализации дополнительных возможностей по использованию IDEF0-моделей бизнес-процессов консалтинговой компанией «ВИП Анатех» разработаны специальные компоненты IDEF0/Документы, с помощью которых можно подготовить следующие документы:

• Табель документов
• Схемы документооборота
• Должностные инструкции
• Состав автоматизированных рабочих мест (АРМ)
• Функционально-информационные спецификации АРМ
• Состав прикладных задач бизнес-процессов

Программные компоненты IDEF0/Документы обрабатывают отчеты по IDEF0-модели в Microsoft Excel, а результаты помещаются в файлы Microsoft Word. Описание IDEF0/Документы авторы планируют представить в следующей публикации.

КомпьютерПресс 3'2002