Данная публикация продолжает цикл статей «Въезжаем в новый Офис», посвященный возможностям продуктов, входящих в новый офисный пакет Microsoft Office 2000;на этот раз речь пойдет об усовершенствованиях Excel 2000.

Excel 2000 — как вершина эволюции электронных таблиц

Александр Прохоров

От VisiCalc до Excel 2000

Что нового в Excel 2000

      Интеграция с Web

      Публикация в Интернете

           Web-компонент (Электронная таблица)

           Web-компонент Chart (Диаграмма)

           Web-компонент PivotTable (Сводная таблица)

      Расширены возможности Web-запросов

      Сводные таблицы и сводные диаграммы

Совершенствование коллективной работы

      Отправление почты непосредственно из Excel

      Web-обсуждения

Упрощение работы

     Автозаполнение списков

      Усовершенствованы параметры просмотра и форматирования

      Расширены возможности форматирования ячеек

      Предотвращение проблем, связанных с 2000 годом

      Поддержка денежной единицы евро

Улучшены условия для доступа и анализа данных

     Оперативный анализ данных

      Поддержка технологий OLE DB и ADO

      Системные требования для установки Excel 2000

В истории развития техники известны примеры, когда изобретатель новой технологии на многие годы и десятилетия становился лидером в распространении, развитии и коммерциализации своего детища. Примерно так было с изобретениями Белла или Жилета. Однако есть в истории и примеры того, как автор какого-либо творения со временем оставался в стороне от дальнейшего развития, совершенствования и, увы, продвижения в массы предложенной им технологии. В этом смысле интерес представляет эволюция электронных таблиц и переход пальмы первенства в распространении этого типа программ от одной компьютерной компании к другой.

Начало созданию электронных таблиц было положено еще в 1979 году, когда два студента, Дэн Бриклин и Боб Френкстон, на компьютере Apple II создали первую программу электронных таблиц, которая получила название VisiCalc от Visible Calculator (наглядный калькулятор). Основная идея программы заключалась в том, чтобы в одни ячейки помещать числа, а в других задавать закон их математического преобразования.

Эта идея определила целый класс программ, которые теперь принято называть табличными процессорами. VisiCalc получила широкое распространение как первая электронная таблица, однако вскоре уступила свои позиции Lotus 1-2-3, которая обогнала ее по количеству продаж, прежде всего в силу более широкого распространения IBM-совместимых компьютеров, под которые она разрабатывалась. Когда же Windows стал ведущей настольной операционной системой, пальма первенства перешла к Excel, которая на сегодняшний день является самой распространенной и самый продаваемой в мире электронной таблицей. Однако бесспорно, что компания Microsoft вышла вперед по продвижению на рынок электронных таблиц не только благодаря успехам своей операционной системы.

Конкуренция не дает остановиться процессу интенсивного развития офисных программ. Оставаясь на вершине, Microsoft имеет достаточно конкурентов. Например, в последнее время появляется все больше инсталляций под Linux, под который бесплатно распространяется табличный процессор от компании Sun в рамках пакета StarOffice. И, конечно, Microsoft не стоит на месте. Кажется, совсем недавно вышел новый релиз — Excel 97— программа, в которой появилось множество новых возможностей. И вот сегодня мы уже имеем Office 2000 и соответственно Excel 2000 — существенно модернизированную и усовершенствованную версию. О том, какие же изменения претерпела Excel, вы сможете узнать из данной статьи.

Excel 2000 сегодня предлагает самый широкий набор инструментов для создания анализа, обмена и совместного использования электронных таблиц. Одно из достоинств Excel 2000 заключается в том, что она поддерживает формат Excel 97, и поэтому просмотреть файл, подготовленный в Excel 2000, в большинстве случаев смогут даже те, кто еще не перешел на новую версию табличного процессора ¹.

Конечно, основное новшество, появившееся в Excel 2000, заключается в том, что программа позволяет сохранять файлы с разметкой HTML в качестве базового формата, который теперь является равноправным форматом хранения документов для всех приложений Office 2000. Это приобретение предоставляет возможность донести результаты анализа данных, полученные с помощью Excel, до широкой аудитории пользователей Интернета в том виде, в каком он был создан. Помещение данных на Web позволяет получить доступ к данным и пользоваться интерактивными возможностями, не устанавливая Excel на компьютере. Для этого требуется соответствующий Web-обозреватель и доступ к Интернету или Интранету.

Используя возможности Excel 2000, вы можете опубликовать как всю рабочую книгу, так и любую ее часть. Существует два варианта сохранения данных в формате HTML: «только для просмотра» и «интерактивный».

Документ, полученный в первом случае, представляет собой статическую Web-страницу (неизменяемая копия данных), которую можно просматривать в последних версиях большинства распространенных обозревателей. Второй вариант создает документ в виде интерактивной Web-страницы, обеспечивающей взаимодействие с пользователем.

Публикация статической таблицы или базы данных без возможности интерактивной работы с ней является малоэффективным средством. Если же опубликовать документ в его естественном формате, то для работы с ним пользователю одного только браузера будет недостаточно, а понадобится само офисное приложение. Чтобы устранить эти проблемы, Microsoft выпустила набор Web-компонентов, которые служат для публикации на Web и для обеспечения доступа к электронным таблицам, диаграммам и базам данных. Все эти компоненты открывают доступ к данным из обозревателя.

Необходимо отметить, что просмотр интерактивных Web-страниц возможен не из всех браузеров; для работы с интерактивными элементами необходим браузер, поддерживающий элементы управления ActiveX. Так, например, пользователи Internet Explorer (не ранее версии 4.01 ²) не будут иметь проблем при просмотре подобных документов, а вот пользователи Netscape Communicator просмотреть интерактивные страницы не смогут.

При публикации интерактивных элементов имеется опция Добавить интерактивность (рис. 1).

Выглядит как внедренный в Web-страницу лист Excel (рис. 2) и выполняет основные функции табличного процессора: ввод цифровых и текстовых данных, создание формул, вычисления, сортировку и т.д.

При этом поддерживаются инструменты форматирования ячеек и рабочего листа, все стандартные формулы Excel, однако есть и некоторые ограничения, например, инструмент Advanced Filter (Расширенный фильтр) отсутствует и доступен только инструмент Autofilter (Автофильтр).

Рядовому пользователю вполне хватит данных возможностей. Продвинутым пользователям для создания специальных настроек можно порекомендовать воспользоваться компонентом офиса Front Page 2000. Открыв страницу в этой программе, можно настраивать параметры компонента Электронная таблица в виде, отличном от установленного по умолчанию.

Web-компонент Диаграмма позволяет создать на Web-странице диаграмму, которая будет обновляться при изменении исходных данных. При этом обязательно создается Web-компонент Spread Sheet (Электронная таблица). По своим функциональным возможностям Web-компонент практически не имеет отличий от стандартной диаграммы Excel.

Web-компонент Сводная таблица используется для анализа и просмотра информации из базы данных. Функционирование Web-компонента Сводная таблица аналогично обычной сводной таблице, с помощью которой можно просматривать данные отчетов, производить динамическую сортировку и фильтрацию, получать суммарные значения и т.д.

В Excel 2000 усовершенствована возможность оперативного импорта последних данных с Web для помещения их в таблицы и базы данных. Наличие включенного в Excel 2000 мастера Web-запросов упрощает процесс импорта данных. Мастер помогает создать файл запроса, определить критерии отбора информации и задать параметры форматирования данных (рис. 3). Возможность автоматического обновления данных по заранее спланированному расписанию позволяет иметь оперативную информацию по быстро меняющимся данным, например по финансовым документам: котировкам акций, курсам валют и т.д.

В Excel 2000 стало еще проще создавать сводные таблицы и менять их структуру.

Изменение структуры можно проводить теперь непосредственно на рабочем листе. Автоматическое форматирование сводных таблиц позволяет использовать последние в качестве основы для удобно оформленных отчетов.

В Excel 2000 появилась новая возможность построения сводной диаграммы, отображающей данные сводной таблицы в удобной графической форме. Поскольку Сводная диаграмма Pivot Chart и сводная таблица Pivot Table взаимосвязанны — они одновременно обновляются при изменении или перемещении полей.

Мастер сводных таблиц и диаграмм (рис. 4) упрощает работу пользователя.

В Excel 2000 появилось несколько усовершенствований, касающихся упрощения коллективной работы. Во-первых, сам факт возможности сохранения полнофункциональных Excel-документов в HTML-формате позволяет доносить их до широкой аудитории пользователей, не имеющих Excel, а пользующихся только браузером.

Во-вторых, упростился обмен электронной почтой и добавилась возможность Web-обсуждений.

На панели инструментов Excel 2000 появилась новая кнопка — Сообщение (рис. 5), пользуясь которой вы имеете возможность послать почту, не покидая окна Excel, что весьма удобно.

Пользователи Excel 2000 получили возможность удобного обмена данными посредством Web-обсуждения (рис. 6). Коллективные пользователи могут добавлять комментарии и просматривать замечания своих коллег при помощи Web-браузера по мере поступления последних.

В Excel 2000 появилась функция Автозаполнение, которая позволяет автоматически продолжать ряд ячеек, если заполнение последних подчиняется определенному принципу. Автозаполнение может применяться не только к значениям ячеек, но и к формулам. Данное новшество в ряде случаев позволяет существенно снизить выполнение рутинных операций заполнения рабочей книги.

В новой версии Excel вам легко увидеть внесенные вами изменения, не дожидаясь отмены выделения, благодаря новой функции SeeThrough View (Прозрачное выделение), которая обеспечивает легкое затемнение выделенных ячеек, не прибегая к инверсному цвету и не скрывая элементов форматирования (рис. 7).

В новой версии Excel усовершенствован инструмент форматирования ячеек. У пользователей появилась возможность произвольного вращения текста внутри ячейки и объединения ячеек, без сложной процедуры, которая требовалась в более ранних версиях (рис. 8).

Excel 2000 указывает правила, по которым даты (в которых используется только две цифры) дополняются до четырехзначных чисел, что соответственно позволяет избежать риска некорректного прочтения года. С помощью редактора системных правил имеется возможность настройки режима принудительного использования четырехзначных дат.

Excel 2000 обеспечивает поддержку новой денежной единицы — евро, включая символ и трехзначный код ISO.

Excel 2000 позволяет создавать сводные таблицы и диаграммы, используя данные от поставщика услуг OLAP ³. В качестве такого источника данных может, например, выступать Microsoft SQL Server 7.0, в состав которого входит полнофункциональный OLAP Server — SQL-Server OLAP Services.

Реализованная в Excel 2000 встроенная поддержка технологий OLE DB и ADO ⁴ упрощает доступ к данным, хранящимся на в настольных СУБД или на серверах баз данных. При этом реализуется удобный полнофункциональный интерфейс доступа к данным. Поддержка технологий OLE DB и ADO обеспечивает пользователям Excel 2000 возможность производить предварительную обработку данных на сервере баз данных. Из корпоративной базы данных на клиентскую машину копируется только та часть информации, которая анализируется в данный момент. Это позволяет производить обработку больших объемов информации.

КомпьютерПресс 4'2000