Полезные советы по работе с Microsoft Office
Пользуйтесь индивидуальными шаблонами
Точное позиционирование рисунка в документе
Быстрый доступ к часто используемым файлам в Word
Навигация с помощью скрытых закладок
Быстрая модификация нумерованного списка в Word
Используйте цвета в календаре Outlook 2002
Как удалить ненужные адреса из списка подстановки в Outlook 2002
Автоматический выбор подписи в Outlook 2002
Мы продолжаем публиковать полезные советы по работе с Microsoft Office. Потратив несколько минут на прочтение этих советов, вы, возможно, сэкономите гораздо больше времени, повысив эффективность своей работы с офисными программами.
редлагаемые
ниже примеры составлены на основе работы с версией Microsoft Office XP.
Пользуйтесь индивидуальными шаблонами
Индивидуальные шаблоны не только дают возможность сократить время создания документа — они позволяют сделать ваши документы изящными и узнаваемыми. К сожалению, данная функция используется далеко не всеми. В то же время создать новый шаблон в Word 2002 так же легко, как и новый документ.
Выполните команду Вид Ф Область задач. В ниспадающем меню, которое вызывается в правом верхнем углу, выберите пункт Создание документа. В панели Создание документа выберите пункт Общие шаблоны. В появившейся панели Шаблоны (вкладка Общие) выберите значок с именем Новый документ, поставьте флажок в пункте шаблон (рис. 1) и щелкните по кнопке ОК.
В новом открывшемся шаблоне можно, в частности, добавить логотип, наименование вашей организации или какой-либо текст, который будет постоянно присутствовать в данном типе документов. Настройте формат шрифта и другие параметры форматирования, дайте вашему шаблону имя и используйте его всякий раз, когда вам понадобится заготовка с данными настройками. Ваш новый личный шаблон будет доступен в панели задач в разделе Общие шаблоны.
 |
|
Точное позиционирование рисунка в документе
Для точного контроля над позицией рисунков и клип-артов в Word-документе удобно использовать текстовое окно (text box), которое представляет собой легко масштабируемый и свободно перемещаемый по тексту вашего документа контейнер. В него можно помещать текст, рисунки или клип-арты.
Для вызова функции активизируйте панель Рисование и выберите в ней пиктограмму Надпись. Она имеет вид прямоугольника с буквой «А» в верхнем левом углу. Щелкните мышью по данной пиктограмме, в результате появится панель с текстом «Создайте рисунок», щелкните мышью по границе данной панели, появится текстовое окно, которое можно свободно перемещать по документу. Задайте необходимое положение и размер текстового окна. Для того чтобы добавить в окно рисунок или клип-арт, поместите курсор внутрь текстового окна и выполните команду Вставка, выбрав соответственно рисунок или клип-арт. По команде Вставка рисунок точно впишется в размер выбранного окна (рис. 2).
|
|
Быстрый доступ к часто используемым файлам в Word
У многих пользователей есть список документов, которые всегда желательно иметь под рукой. Поместив такой список на стандартную панель Word, вы сможете в любой момент обратиться к нему одним щелчком мыши.
Для этого выполните команду: Сервис Ф Настройка и откройте вкладку Команды. Во вкладке Команды в разделе Категории выберите пункт Встроенные меню и найдите справа в разделе Команды пункт Список (рис. 3). Далее перетащите мышью значок Список на стандартную панель Word.
С помощью ниспадающего меню Список можно добавить текущий документ в список быстрого доступа и вызвать на экран хранящийся в списке документ (рис. 4). Для того чтобы удалить документ из списка, следует одновременно нажать три клавиши: CTRL + ALT + «-» (после чего курсор примет вид полужирного тире) и щелкнуть мышью по удаляемому документу.
|
|
Навигация с помощью скрытых закладок
При работе с длинными Word-документами в ряде случаев возникают сложности при поиске нужной информации. Существенную помощь здесь могут оказать скрытые закладки.
Для добавления скрытой закладки щелкните мышью в том месте, куда вы хотите поместить закладку. Затем выполните команду Вставка Ф Закладка, в результате чего откроется панель (рис. 5). Дайте имя вашей закладке и нажмите клавишу Добавить.
Для того чтобы найти место, где заложена закладка, выполните команду Правка Ф Найти и перейдите во вкладку Перейти (рис. 6), далее выберите объект перехода (закладку), укажите имя закладки и нажмите клавишу Перейти.
|
|
Быстрая модификация нумерованного списка в Word
Если у вас в тексте есть нумерованный список и вам необходимо изменить его оформление, не стоит обращаться в меню для поиска соответствующей команды — достаточно дважды щелкнуть по одной из цифр в нумерованном списке, и меню (рис. 7) появится само.
Как быстро сократить объем хранящейся в Outlook почты
Как известно, место на диске не бесконечно. А размер вложений писем, которые приходят по электронной почте, все увеличивается. В итоге объем почты на определенном этапе становится неоправданно раздутым. Можно, конечно, начать инвентаризацию, просматривая все послания подряд, но это может затянуться на часы. Многие поступают радикально, «убивая» всю почту, которая поступила до определенной даты. Однако это не лучший вариант. На самом деле в первую очередь стоит разобраться именно с теми файлами, которые крадут у вас место. Например, с теми, что превышают 500 Кбайт. Определив, какие из данных файлов-гигантов вам уже больше не нужны, вы можете быстро сократить общий объем хранящейся почты. Данная команда достаточно далеко запрятана, поэтому ею не все пользуются. Добраться до нее можно следующим образом: Сервис Ф Расширенный поиск файлов. В панели Расширенный поиск выберите вкладку Другие условия, которая откроет доступ к пункту Размер, где по умолчанию стоит опция любой; замените ее на больше и поставьте значение, например 500 Кбайт. В результате вы получите все файлы, которые превышают искомый объем, и сможете ликвидировать ненужные (рис. 8).
|
|
Используйте цвета в календаре Outlook 2002
В новой версии Outlook 2002 вы можете использовать цвета для определения дополнительных свойств различных пунктов вашего календаря. При этом каждый цвет может быть ассоциирован с определенной характеристикой. Например: «важно», «личное» и т.д.
Для доступа к функции подведите курсор к записи (рис. 9), нажмите правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите пункт Метка, который открывает доступ к палитре меток. Для того чтобы создать свою метку, войдите в пункт Изменить метки и переопределите значение цвета.
|
|
Как удалить ненужные адреса из списка подстановки в Outlook 2002
Когда вы начинаете печатать e-mail-адрес в Outlook 2002, программа предлагает завершить за вас адрес, показывая список имен для подстановки из числа адресов, по которым вы недавно отправляли почту. Некоторых пользователей данный сервис раздражает. Действительно, может возникнуть ситуация (рис. 10), когда вы постоянно шлете письма одному человеку (его адрес храните в записной книжке) и именно его ожидаете увидеть в качестве подстановки, а вместо этого получаете список с адресами тех, кому вы больше писать не собираетесь. Как известно, на всех не угодишь. Если подобный сервис кажется вам излишним, исправить ситуацию очень легко — воспользуйтесь клавишами ARROW UP или DOWN, выберите ненужное вам имя из списка подстановки и удалите его.
|
|
Web-почта из Outlook
Web-почта получила широкое распространение, ее удобство заключается в возможности получения доступа к своей почте в любое время и из любой точки, где только можно подключиться к Интернету. Однако Web-интерфейс не позволяет столь же удобно организовывать почту, как, например, Outlook. Поэтому наиболее удобным вариантом является использование Outlook для управления Web-почтой. Если вы получаете почту с помощью Outlook на тот или иной адрес, например alproh@aha.ru, а кроме того, у вас зарегистрирован адрес, например на mail.ru, вам следует добавить новую учетную запись в Outlook (рис. 11).
Для этого необходимо выполнить команду Сервис Ф Учетные записи Ф добавить новую учетную запись электронной почты. Теперь с помощью Outlook вы можете получать почту по нескольким адресам (рис. 12).
|
|
Автоматический выбор подписи в Outlook 2002
В целях экономии времени при переписке Outlook 2002 расширяет возможности по автоматическому выбору подписи. В новой версии программы пользователи имеют возможность настроить одни подписи для новых сообщений, а другие — для сообщений при ответе и пересылке.
Доступ к данной настройке осуществляется по команде: Сервис Ф Параметры Ф вкладка Сообщения (рис. 13).
Нажав клавишу Подписи, можно создать несколько вариантов подписи, а затем настроить, какие подписи будут подставляться при отправке нового сообщения и при ответе и пересылке.
Увы, в погоне за экономией времени переписка становится все более автоматизированной. Так что когда вы получите сообщение «Я был рад получить письмо именно от вас», не обольщайтесь: может быть, это всего лишь автоподпись…
КомпьютерПресс 4'2002
