Microsoft Office Project 2003

Наталия Елманова

Индивидуальное календарное планирование

Корпоративное управление проектами

Наиболее важные нововведения

Системные требования

Осенью этого года компания Microsoft выпустила очередную версию Microsoft Project — 2003. Настоящая статья посвящена некоторым особенностям новой версии семейства этих популярных в России продуктов.

о мнению ведущих аналитических агентств, Microsoft Project сегодня является очевидным лидером рынка средств управления проектами (см., например, Gartner Research Note M-20-2777, «Magic Quadrant for Project Portfolio Management Magic, 2003», Matt Light, 11 July 2003).

Magic Quadrant for Project Portfolio Management Magic

Интерес к этому продукту весьма высок, в том числе и на российском рынке, — начиная с 2002 года выпускаются русскоязычные версии некоторых продуктов семейства Microsoft Project, поскольку в последнее время российские менеджеры стали проявлять заметный интерес к методологии и культуре управления проектами и соответственно к программному обеспечению подобного назначения.

Продукты семейства Microsoft Project позволяют управлять проектами любого масштаба (от небольших до проектов масштаба предприятия), коллективно работать над проектами, анализировать информацию о текущем состоянии проектов, оптимизировать использование имеющихся ресурсов, управлять проектными рисками. Ниже мы рассмотрим некоторые особенности новых версий продуктов семейства Microsoft Project 2003.

Говоря об управлении проектами, следует обратить внимание на то, что количество и масштаб проектов в разных компаниях могут сильно различаться, и это определяет, каким должен быть выбор средств управления проектами.

Индивидуальное календарное планирование и управление ресурсами

ебольшие компании и подразделения с ограниченным числом проектов и ресурсов, как правило, нуждаются в настольных приложениях для индивидуального календарного планирования и управления проектами. Таким приложением в семействе продуктов Microsoft Project является Microsoft Project Standard (стандартный выпуск), предназначенный для бизнес-менеджеров и менеджеров небольших подразделений. Этот продукт обеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта, включая определение целей проекта и его ограничений, ввод состава работ и связей между ними, расчет расписания, планирование и расчет трудоемкости работ, ввод потребностей в ресурсах, расчет стоимости работ и ресурсов, создание базового плана, учет отклонений от него, подготовка итоговых отчетов. При этом имеется возможность различных графических представлений в виде диаграмм Гантта, сетевых графиков, графиков загрузки ресурсов. К тому же Microsoft Project Standard позволяет динамически связывать несколько проектов в один составной, что позволяет осуществлять планирование и анализ нескольких проектов и применение ресурсов, общих для нескольких проектов.

Microsoft Project Standard

Отметим наличие в этом продукте средств импорта и экспорта данных проекта во все приложения Microsoft Office, XML- и HTML-документы. Помимо собственного формата хранения данных, Microsoft Project Standard позволяет хранить данные проекта в СУБД Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle.

Составные части платформы корпоративного управления проектами

Из нововведений, характерных для данного продукта, следует назвать средства интеграции с Windows SharePoint Services — компонентом Microsoft Windows Server 2003, при помощи которого пользователи могут создавать Web-узлы для совместной работы над документами. Указанные средства позволяют распространять сведения о проектных планах среди коллектива пользователей.

Корпоративное управление проектами

ля управления проектами в масштабах подразделения или предприятия можно применять корпоративное управление проектами (Enterprise Project Management, EPM). Для реализации данной концепции управления проектами предлагается создать трехзвенную информационную систему, полностью построенную на базе технологий Microsoft и включающую сервер Microsoft Project Server, который выполняет роль сервера приложений, предоставляющего пользователям доступ к данным проектов и сведениям о ресурсах, хранящихся централизованно в серверной СУБД. Подобное решение подходит для компаний, нуждающихся в стандартизации и координации проектной деятельности, в представлении целостной картины состояния портфеля проектов, в централизованном управлении проектами и ресурсами — это позволяет использовать единые для всех проектов настройки, единый пул ресурсов, а также реализовать разграничение доступа к данным в зависимости от служебных обязанностей пользователя.

Microsoft Project Server — это центральное звено EPM. Помимо предоставления доступа пользователей к данным проектов, этот продукт осуществляет моделирование и анализ портфеля проектов, обеспечивает интеграцию с Microsoft Windows SharePoint Services (что позволяет для каждого проекта создавать Web-узел для хранения документов проекта), со службами OLAP-анализа (за счет чего осуществляется подробный анализ стоимости проектов и трудозатрат), поддерживает единые настройки для всех проектов компании или подразделения (глобальный корпоративный шаблон) и единый пул ресурсов. Кроме того, этот продукт содержит Web-приложение Microsoft Project Web Access, обеспечивающее доступ к данным и администрирование системы через Web-интерфейс, интегрируется со службами безопасности Windows и осуществляет автоматическую рассылку электронных писем с уведомлениями по всем важнейшим событиям, относящимся к пользователям.

Приложение Microsoft Project Professional (профессиональный выпуск) обладает всей функциональностью Microsoft Project Standard, однако, в отличие от последнего, может применяться в качестве клиентского приложения для Microsoft Project Server, что позволяет использовать не индивидуальные, а единые настройки, общие проекты и ресурсы. Его типичными пользователями являются менеджеры проектов и портфелей проектов в крупных организациях или подразделениях. Используя этот продукт, менеджеры могут совместно разрабатывать календарные планы работ в соответствии с корпоративными стандартами, планировать использование ресурсов с учетом их применения в других проектах, учитывать квалификацию ресурсов, создавать единые корпоративные настройки и единый пул ресурсов, резервировать ресурсы для проектов, осуществлять защиту данных от изменений, разграничивать доступ пользователей к проектам и их функциям, хранить несколько версий проектов, осуществлять совместную работу нескольких менеджеров.

Другие участники проектов могут просматривать и редактировать сведения о проектах с помощью Microsoft Internet Explorer на корпоративном портале, созданном на базе приложения Microsoft Project Web Access. Microsoft Project Web Access предоставляет возможность хранить документы проекта на Web-узле, доступном для всех участников проекта. Хранилище документов обеспечивает версионность и блокировку документов для монопольного редактирования. Для работы с Microsoft Project Web Access пользователи не обязаны иметь установленное приложение Microsoft Project, но должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.

Microsoft Project Web Access

Преимущество корпоративного управления проектами заключается в том, что при совместном управлении проектами проще оптимизировать их выполнение и использование ресурсов, задействованных в проектах, создавать отчетность в режиме реального времени, вести анализ возможных сценариев развития проектов, что, в свою очередь, способствует принятию более обоснованных управленческих решений.

Наиболее важные нововведения

оскольку построение трехзвенной системы, реализующей корпоративное управление проектами, было возможно и с помощью предыдущей версии продуктов этого семейства, остановимся чуть подробнее на нововведениях, характерных для последней версии обсуждаемого семейства продуктов.

В стандартном выпуске Microsoft Office Project 2003 возможно осуществлять совместный доступ к данным из приложений Project 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, Visio  2003, создавать диаграммы структурной декомпозиции работ в Visio на основе данных Project.

В профессиональном выпуске Microsoft Office Project 2003 следует отметить появление средств реализации отчетности о ходе выполняемых работ в Outlook, ряд усовершенствований в функциях планирования ресурсов с учетом их квалификации, а также появление средств управления рисками проектов (управление идентификацией, отслеживанием, качественным и количественным анализом рисков с помощью известной методики риск-листов, планирование антирисковых действий).

КомпьютерПресс 4'2004