Комплексная автоматизация офисной деятельности

Часть 2

Александр Николаев

Система автоматизации торговли СКАТ

     Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара

     Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета

     Разграничение доступа к информации

     Максимальная автоматизация операций

     Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем

Средства организации взаимодействия между офисами

Защита данных

Заключение

Пакет СКАТ (Система Комплексной Автоматизации Торговли), как и система ЭСКАДО, построен на основе сервера Lotus Notes компании IBM.

Разработка системы СКАТ началась в компании «Интерпроком ЛАН» в 1994 году для автоматизации коммерческой деятельности фирмы. Компания «Интерпроком ЛАН» является дистрибьютором ряда известных фирм — производителей программного обеспечения и аппаратуры, поэтому с самого начала своего существования пакет СКАТ все время находится в интенсивной эксплуатации, которая и является наилучшим тестированием.

В 1996 году было принято решение об организации продаж системы СКАТ. В настоящий момент система автоматизации торговли СКАТ выпускается в различных вариантах для любого числа пользователей и постоянно совершенствуется.

Рассмотрим, в какой мере пакет СКАТ отвечает требованиям, предъявляемым к системам автоматизации торговли.

Одной из основных баз данных системы СКАТ является база «Склад продукции», которая содержит информацию не только о товаре на складе, но и обо всех заказах на товар, а также сведения о проданной и отпущенной продукции. Для каждого проданного товара можно просмотреть всю информацию о его покупке и продаже (покупатель и поставщик, номера накладных и других бухгалтерских документов); при этом любой из требуемых документов можно распечатать.

Для базы товаров предоставляются различные режимы просмотра, например: по наименованию товара, по плательщикам, по номерам накладных, по состоянию (заказан, получен, отгружен и т.д.), по заказам и по многим другим критериям. Такой подход позволяет легко ориентироваться в продаваемой продукции, отслеживать ее поставки и продажи, быстро находить требуемую информацию.

При выписке счетов пакет СКАТ предоставляет различные возможности: например можно зарезервировать товар, находящийся на складе, или не делать привязки к конкретной единице продукции.

Одной из особенностей системы СКАТ является возможность работы с комплектами. Рассмотрим использование этой возможности на примере фирмы, занимающейся сборкой компьютеров. Закупаемым товаром для такой компании являются комплектующие, информация о которых в системе СКАТ хранится в базе «Склад продукции». Информация о компьютерах, собираемых из комплектующих и продаваемых этой фирмой, хранится в базе «Склад комплектов». Для каждого компьютера имеется информация о его составляющих, но при выписке счета или при других операциях с комплектами сам компьютер представляется неделимой единицей товара.

Теперь, если при покупке конкретной модели компьютера покупатель, к примеру, желает заменить его жесткий диск емкостью 3 Гбайт на диск 6 Гбайт, то система СКАТ «вернет» 3-гигабайтный диск на склад комплектующих, «снимет» со склада продукции диск 6-гигабайтный и «включит» его в продаваемый компьютер. При этом автоматически изменяется спецификация компьютера в базе и в относящихся к нему документах. Цена компьютера будет немедленно пересчитана системой СКАТ; более того, в новую цену может быть также автоматически включена стоимость работ по модернизации.

Система СКАТ обеспечивает автоматическую выдачу всех документов, необходимых для бухгалтерской отчетности. Все документы представлены в виде, соответствующем всем существующим нормативным актам. Более того, расчет всех сумм в документах, например НДС и его разбиение по всем накладным, выписанным для конкретного счета, выполняется корректно.

Система СКАТ содержит собственную встроенную бухгалтерию. Подробное рассмотрение бухгалтерии системы СКАТ выходит за рамки этой статьи, поэтому отметим лишь два ее свойства:

• функционирование по технологии «клиент-сервер», что позволяет организовать по-настоящему надежную одновременную обработку единой базы данных многими сотрудниками;

• автоматизированный расчет зарплаты.

Поскольку в настоящее время на предприятиях используются самые разнообразные бухгалтерские программы, система СКАТ содержит средства взаимодействия с любой из них. В эти средства входят:

• экспорт информации из пакета СКАТ в формат требуемой бухгалтерской программы. В настоящее время такая возможность обеспечена для наиболее популярных в России программ. По просьбе покупателя пакета СКАТ компания «Интерпроком ЛАН» бесплатно разрабатывает программу экспорта в формат используемой им бухгалтерии, если такой экспорт пакетом не поддерживается.

• возможность доступа к базам данных системы СКАТ через ODBC, что позволяет работать с его базами данных из широкого круга приложений, разработанных, например, на основе Microsoft Access, или создавать отчеты при помощи пакета типа Crystal Reports.

Разграничение доступа к информации, реализованное в системе СКАТ, заключается не только в защите данных от несанкционированных просмотра и коррекции, но и в ограничении операций, которые может выполнить конкретный сотрудник. Вот несколько примеров разграничения прав на обработку данных в системе СКАТ.

Прежде всего конкретному пользователю может быть полностью запрещен доступ к определенной базе данных. Например, отделу выдачи продукции может быть запрещен просмотр базы, содержащей все заказы, сделанные компанией, поскольку эта информация для работы данного отдела не требуется.

Доступ к базе данных для сотрудника может быть открыт, но некоторые действия запрещены. Например, сотрудник отдела выдачи продукции может просматривать счета и выписывать расходные документы, однако ему запрещено производить какую-либо коррекцию счетов. Сотрудник отдела продаж может корректировать счета: проставлять скидки, менять курс валюты, но он не имеет возможности проставить признак оплаты счета; это — обязанность финансового отдела.

Таким образом, разграничение доступа к информации, реализованное в системе СКАТ, не только является средством защиты данных, но и позволяет эффективно и надежно организовать совместную работу всех сотрудников компании — от финансового директора до работника склада.

В принципе, само понятие системы автоматизации какой-либо деятельности подразумевает максимально возможное уменьшение числа рутинных операций. Примерами автоматизации операций в системе СКАТ являются:

• простановка в счете для каждого покупателя или компании индивидуальных скидок, которые различны для товаров различных типов;

• резервирование товара при отметке факта оплаты счета;

• включение в счет стоимости доставки;

• автоматическое проставление цен при создании заказа от конкретного поставщика;

• равномерное разнесение общих накладных расходов по отдельным единицам товара.

Но у такой автоматизации имеется и оборотная сторона, ибо зачастую возникает необходимость сделать что-либо не по правилам. В системе СКАТ эта возможность реализована посредством так называемых действий (actions), не все из которых, очевидно, доступны каждому сотруднику.

Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем

При покупке системы СКАТ клиенту в течение года бесплатно поставляются новые версии данной системы. В дальнейшем он может либо покупать разовые обновления за 15% от цены первоначальной покупки, либо в течение года за 30% стоимости получать все новые версии. Пакет СКАТ находится в постоянном развитии и отвечает требованиям всех нормативных актов по организации бухгалтерского учета.

При покупке системы СКАТ клиенту в течение года бесплатно поставляются новые версии данной системы. В дальнейшем он может либо покупать разовые обновления за 15% от цены первоначальной покупки, либо в течение года за 30% стоимости получать все новые версии. Пакет СКАТ находится в постоянном развитии и отвечает требованиям всех нормативных актов по организации бухгалтерского учета.

Теперь рассмотрим вопрос о связи филиалов компании между собой и с внешним миром. Ключевую роль в этом играют Интернет и электронная почта. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes обеспечивает компанию электронной почтой и может служить в качестве Интернет-сервера. Как почтовый сервер Lotus Notes, обеспечивает, в частности, поддержку клиентов POP3 и IMAP, что зачастую необходимо для организации эффективного взаимодействия сотрудников компании с офисом.

Использование Lotus Notes в качестве Интернет-сервера позволяет осуществлять просмотр баз этой системы через Всемирную сеть, благодаря чему часть информации становится общедоступной. Например, при использовании системы СКАТ состояние склада компании может быть просмотрено через Web, что значительно упрощает работу с клиентами.

Как Интернет-сервер Lotus Notes предоставляет богатый набор средств, в частности, работу с сетевыми каталогами LDAP, работу по SSL и многие другие возможности, необходимые для организации корпоративного Web-сервера.

Для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании рекомендуется использовать решения от фирмы Digi, обеспечивающие многопортовые асинхронные, синхронные и ISDN-соединения. Например, серия продуктов AccelePort представляет собой спектр решений для удаленного доступа по асинхронным каналам и поддерживает одновременную работу до 1792 высокоскоростных портов. Все эти модели (за счет своих встроенных процессоров) сводят к минимуму нагрузку на компьютер при операциях ввода-вывода через порты.

С целью автоматизации службы факсимильных сообщений при использовании Lotus Notes может быть успешно применен программный факс-сервер ND-Charon — разработка фирмы Notes Development.

Сервер ND-Charon совместим со многими аппаратными устройствами приема и передачи факсов и обеспечивает следующие основные возможности:

• отложенную передачу факс-сообщений, например в «дешевое» время;

• ведение сеансового баланса отправки факс-сообщений с возможностью составления отчетов по времени использования телефонных линий;

• групповую рассылку;

• уведомление отправителя копией факс-сообщения в графическом виде;

• отправку сообщений из офисных приложений, например из Microsoft Office;

• автоматическую сортировку факсимильных сообщений по идентификационной строке факсового устройства отправителя.

Особо следует отметить, что пакет ND-Charon может быть легко интегрирован с системой документооборота ЭСКАДО. Такая интеграция, помимо всех возможностей, предлагаемых этим сервером факс-сообщений, дает пользователям ЭСКАДО следующие преимущества:

• автоматическое размещение входящих факсов в базе документов и их регистрацию. При этом для них может быть задан режим рассылки по умолчанию, например пересылка секретарю и копии — начальнику.

• сортировку факсимильных сообщений по идентификационной строке факсового устройства отправителя. Это позволяет направлять документы, созданные из пришедших факсов, конкретным сотрудникам. Например, если пришедший факс содержит в идентификационной строке текст «InterProCom LAN», то документ, созданный из него системой ЭСКАДО, будет направлен сотруднику, отвечающему за взаимодействие с этой компанией.

Таким образом, использование сервера факсимильных сообщений ND-Charon позволяет компаниям — пользователям системы Lotus Notes автоматизировать работу с факсами.

Другим решением для организации офисной службы факсимильных сообщений может служить программно-аппаратный факс-сервер FaxPress компании Castelle. FaxPress не требует дополнительного оборудования, такого как модемы или сетевые карты, и позволяет принимать и отправлять факсы с любой рабочей станции локальной сети. Различные модели FaxPress обеспечивают одновременную работу по нескольким телефонным линиям.

Для работы с FaxPress его достаточно установить в любом месте локальной сети и подключить к телефонным линиям. Отличительной чертой FaxPress является то, что оно не имеет проблем совместимости, что практически всегда присутствует в программной реализации факс-серверов.

Для отправки факса через FaxPress можно использовать любое приложение. Для этого достаточно из используемого приложения послать документ на печать, указав при этом в качестве принтера принтер под названием FaxPress и выбрав имя получателя или группу получателей из личной или общей адресной книги.

При необходимости можно задать время посылки факса, количество попыток и интервал между ними. Можно составлять личные или общие списки рассылки и, при необходимости, посылать одно и то же сообщение группе получателей.

Каждому пользователю FaxPress выделяется идентификатор и пароль, по которым администратор может отслеживать его работу и наделять различными правами. Например, право «Router» дает пользователю возможность лишь просматривать первые страницы пришедших факсов и перенаправлять их другим пользователям.

В предлагаемом решении для автоматизации офиса наиболее эффективная защита достигается целым комплексом взаимосвязанных мер. В принципе, IT-менеджер может выбрать те меры, которые он посчитает достаточными, здесь же кратко будут рассмотрены основные средства, предлагаемые компанией «Интерпроком ЛАН».

Предотвращение несанкционированного доступа к базам данных системы Lotus Notes прежде всего эффективно обеспечивается самим пакетом.

Система защиты, реализованная в Lotus Notes, выполняет функции опознавания пользователей с использованием шифрования ключей по технологии RSA, управления доступом к информации, а также поддержки конфиденциальности и сохранности данных.

С целью обеспечения этого для каждой базы, отдельного документа и даже отдельного поля могут быть установлены: список пользователей, имеющих право доступа к данному объекту, функции, которые пользователь может выполнять над ним, и привилегии для доступа к выбранной информации. Кроме того, Lotus Notes обеспечивает удаленные соединения по стандарту SSL. Всех этих средств вполне достаточно для обеспечения высокого уровня защиты информации для различных групп пользователей.

Для предотвращения несанкционированного доступа и информации, расположенной вне баз Lotus Notes, служит набор программ, предлагаемых компанией Computer Associates.

Пакет ProtectIT представляет собой исчерпывающее решение для обеспечения секретности данных в корпоративных сетях. Главной особенностью пакета ProtectIT является обеспечение единого контроля доступа ко всем ресурсам сети с одного рабочего места. Этот продукт обеспечивает комплексную защиту всей информационной среды предприятия: серверов данных, аппаратуры, отдельных файлов и другой жизненно важной информации.

Система ProtectIT осуществляет контроль секретности обращений не только к данным информационной среды предприятия, но и к любому оборудованию. Более того, с помощью специальной библиотеки API-функций можно реализовать контроль секретности для самых разнообразных приложений и устройств.

Система GuardIT позволяет устанавливать централизованную политику по обеспечению защиты информации в сетях, использующих доступ к ресурсам посредством IP-адресов или идентификаторов пользователей (user-id).

GuardIT сочетает возможности брандмауэра (proxy-сервера) с возможностью фильтрации сетевых пакетов на более низком уровне. При анализе сетевых пакетов система GuardIT проверяет не только их заголовки, но и само содержимое, что позволяет также сканировать сообщения в формате широковещательных протоколов «без адреса» типа UDP.

Надежная антивирусная защита информационной системы офиса может быть полностью автоматизирована посредством пакета InoculateIT (ранее известный как InocuLAN), предлагаемого компанией Computer Associates. Этот программный продукт в автоматическом режиме обеспечивает:

• сканирование файлов, поступающих на компьютер и исходящих с него (как серверы, так и рабочие станции);

• фильтрацию «на лету» сетевых пакетов на предмет наличия в них вирусов;

• обнаружение вирусов в файлах, присоединенных к сообщениям электронной почты, в том числе — в системе Lotus Notes;

• защиту от вирусов всех известных типов;

• обнаружение вирусов в файлах, загружаемых из Интернета;

• защиту от распространения вирусов по внутрикорпоративной системе коллективной работы (Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell GroupWise);

• обновление по расписанию базы сигнатур и кода своих компонентов через Интернет;

• единую консоль управления.

Следует особо отметить тот факт, что работа пакета InoculateIT полностью незаметна для пользователя; этот продукт не накладывает на него никаких ограничений в области использования устройств или выбора формата хранения информации.

Таким образом, InoculateIT позволяет организовать эффективную автоматизированную антивирусную защиту информации в сети. Более подробно о пакете InoculateIT можно прочитать в статье «Технологии антивирусной защиты сети», опубликованной в КомпьютерПресс 7’98.

Резервное копирование является одним из важнейших звеньев системы обеспечения защиты и целостности данных. Как показывает опыт построения и внедрения информационных систем, при организации резервного копирования необходимо в первую очередь обеспечивать:

• сохранение информации в оперативном режиме — без остановки серверов данных и прекращения работы пользователей с ними. Действительно, зачастую корпоративный сервер данных функционирует круглосуточно, и в этой ситуации даже временный останов его работы крайне нежелателен. Примером тому может служить сервер Lotus Notes, особенно если он функционирует в качестве сервера корпоративной почты или как Интернет-сервер;

• автоматизацию работ резервного копирования. Такая автоматизация является одним из факторов снижения затрат на сопровождение информационной системы и кроме того, позволяет избежать многих ошибок персонала, например стирания еще актуальных резервных копий или нарушения регламента копирования.

Эти задачи резервного копирования данных могут быть успешно решены при использовании системы ARCserveIT компании Computer Associates. Система ARCserveIT (ранее известная под названием ARCserve) предназначена для организации резервного копирования в гетерогенных сетях различного масштаба. Применительно к требованиям, изложенным выше, эта система обеспечивает:

• сохранение данных серверов в оперативном режиме. Для сохранения баз данных прикладных систем в оперативном (online) режиме система ARCserveIT содержит ряд специальных программ-агентов. Каждая из этих программ служит для сохранения баз данных конкретной системы и функционирует как клиент системы ARCserveIT. В настоящий момент система ARCserveIT содержит, в частности, агент для оперативного сохранения баз данных сервера Lotus Notes. Кроме того, имеются агенты оперативного сохранения для систем: Microsoft Exchange Server, Microsoft SQLServer, Oracle Server, SAP R/3, Btrieve, Centura (Gupta) SQLBase, Sybase SQL Server, Novell GroupWise. Кроме того, ARCserveIT позволяет сохранять открытые приложениями файлы.

• обеспечение автоматизации работ резервного копирования. Система ARCserveIT обеспечивает автоматизацию всех процессов, связанных с резервным копированием. Прежде всего она выполняет резервное копирование по расписанию. Для каждого фрагмента информации (группы каталогов, базы данных) регламент определяет: время начала копирования, внешнее устройство, тип копии (полная или только копия изменений) и другие опции.

Система ARCserveIT поддерживает развитые схемы ротации (порядка замены и перезаписи) носителей резервных копий. Администратор системы ARCserveIT может использовать готовые схемы ротации или реализовать схему ротации по своему желанию. Следует отметить, что при реализации любой схемы ротации носителей ARCserveIT автоматически предотвращает случайное перезаписывание нужной информации. Например, если резервная копия должна храниться неделю, то ARCserveIT не допустит уничтожения вчерашней копии данных.

К другим достоинствам пакета ARCserveIT можно отнести:

• работу в гетерогенных средах;

• восстановление серверов после аварии без перегенерации операционной системы и приложений;

• различные режимы сохранения — полное или только измененных файлов;

• поддержку ленточных и магнитооптических библиотек;

• развитые средства мониторинга и управления.

В качестве устройств резервного копирования наиболее эффективным будет использование библиотек магнитных лент, ведущим производителем которых является компания ADIC. При работе с этими библиотеками пакет ARCserveIT осуществляет автоматическую ротацию кассет по заданному расписанию, что позволяет организовать резервное копирование без вмешательства оператора на срок до года.

При использовании ленточных библиотек система ARCserveIT обеспечивает чистку лентопротяжного механизма по заданному расписанию. Для этого в одно из гнезд магазина библиотеки вставляется чистящая кассета, которая используется системой ARCserveIT для чистки стримера.

Компания ADIC предоставляет широкий спектр устройств, предназначенных для компаний различного масштаба. Самые простые библиотеки содержат восемь кассет емкостью по 70 Гбайт; более емкие устройства рассчитаны на 48 кассет по 70 Гбайт. Для больших систем хранения информации поставляются модульные модели практически неограниченной емкости.

Таким образом, пакет ARCserveIT является эффективным решением для организации резервного копирования в информационных системах компании любого масштаба. Его развитые функции могут быть наиболее эффективно реализованы при использовании библиотек магнитных лент компании ADIC.

Более подробно о системе ARCserveIT рассказано в статье «Технологии магнитной записи и их применение», КомпьютерПресс 6’98.

В качестве основного средства автоматизации деятельности компании и ее филиалов (офисов) может быть успешно применен сервер коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Его встроенная документоориентированная база данных и развитые средства коллективного взаимодействия позволяют эффективно организовать совместную работу сотрудников компании в различных офисах.

Встроенные средства защиты системы Notes обеспечивают высокий уровень секретности данных и их защиты от несанкционированного доступа. Системы СКАТ и ЭСКАДО, разработанные компанией «Интерпроком ЛАН», позволяют автоматизировать торгово-финансовую деятельность компании любого масштаба и документооборот внутри нее.

Благодаря решениям третьих фирм могут быть автоматизированы и другие рутинные операции внутрикорпоративной деятельности, а также обеспечена надежная защита информации.

КомпьютерПресс 5'2000