Полезные советы по работе с MS Office
Каким должен быть язык интерфейса вашего Office
Как использовать возможности функции «Схема документа» в Word-документах
Редактирование текста в режиме «Предварительный просмотр»
Как добавить случайный псевдотекст в Word-документ
Изменение рабочей папки, используемой в программе Word по умолчанию
Как в Word-документе быстро сменить строчные буквы прописными
Как добавить в Word-документ график из Excel
Как совместить просмотр почты и календаря в MS Outlook
Каким должен быть язык интерфейса вашего Office
Идеи многих советов, которые предлагаются вниманию читателей, я почерпнул в англоязычной части сервера Microsoft, и в процессе написания данной статьи решил начать со следующего совета: «Взвесьте все за и против, прежде чем выбрать язык интерфейса вашего Office».
Я знаю многих пользователей, которые, хорошо владея английским, тем не менее установили себе русифицированную версию. Я не поддерживаю точку зрения, что от русифицированных версий необходимо раз и навсегда отказаться и просто учить язык. Наверное, не стоит быть столь категоричным. Microsoft провела огромную работу по русификации пакета, особенно если принять во внимание развитую систему помощи (и стоит, кстати, такая работа не один миллион долларов). С другой стороны, если вы (на определенном этапе освоения русифицированной программы) захотите обратиться к наиболее свежим англоязычным ресурсам по MS Office, то столкнетесь с массой проблем. Например, вы читаете инструкцию типа «Open your Outlook Inbox, and on the View menu, point to Toolbars and click Advanced» и все понимаете, а найти нужную кнопку в своей русскоязычной версии не можете. Пока сообразишь, что и как переведено, пройдет немало времени. Кроме того, русификация всегда запаздывает, и если у вас часть программ русифицирована, а часть нет, то вся прелесть Office как системы с единообразным интерфейсом утрачивается. Еще одна проблема, с которой я тоже столкнулся, состоит в том, что некоторые наши книги об Office 2000 написаны еще в тот период, когда пакет еще не был русифицирован, и, естественно, авторы сами переводили названия всех пунктов меню. Если в книге термины были переведены одним способом, ав русифицированной программе другим, то в результате возникнет путаница. И еще одно соображение: если вы хотите иметь наиболее свежую информацию о IT-технологиях — от английского языка вам все равно не уйти. Я не агитирую за тот или иной вариант, асоветую взвесить, что для вас важнее. Вопрос не так однозначен, как кажется на первый взгляд. Пока же я буду давать советы, ориентируясь на пользователей русскоязычного офиса, полагая, что таких большинство и что они в первую очередь нуждаются в советах.
 |
|
Как использовать возможности функции «Схема документа» в Word-документах
Возможно, при работе с объемным Word-документом вы обращали внимание на то, как сложно перемещаться между параграфами длинной статьи, а если речь идет о целой брошюре или даже небольшой книге — это просто мучение.
Избавлением от этих мучений служит функция Схема документа, которая превращает простой документ Word в виртуальную Web-страницу с навигационной полосой. Опытные пользователи Word знают, что данная функция существенно экономит время.
К сожалению, начинающие пользователи в большинстве своем эту функцию игнорируют. Наиболее частая ошибка тех, кто осваивает программу Word самостоятельно, заключается в том, что такие пользователи активизируют данную функцию в «пустых» документах или в документах, в которых нет текста, отформатированного в стиле Заголовки. Естественно, все, что они видят — это впустую потраченное место, и потому отказываются от использования этой функции.
Если же в документе есть хотя бы один уровень заголовков (например, выделен ряд названий параграфов в тексте), то при активизации функции Схема документа слева вы увидите всю структуру документа (рис. 1). Это также поможет вам проверить логику документа: уточнить, не пропущен ли какой-нибудь заголовок, и т.д. Вышеназванная функция не только поможет проверить логику изложения материала, но и послужит навигационной панелью. Чтобы передвигаться к любому из элементов Схема документа, щелкните по нему мышью, и вы тут же попадете в нужное место.
|
|
Редактирование текста в режиме «Предварительный просмотр»
Иногда, просматривая Microsoft Word-документ в режиме Предварительный просмотр, вы можете обнаружить в тексте недочеты. Знаете ли вы, что их можно исправить, не покидая указанного режима?
Сделать это очень просто. Выполните команду: Файл→Предварительный просмотр, в результате чего курсор примет вид увеличительного стекла. Щелкните мышью по той части текста, в которую вы собираетесь вносить изменения, и программа увеличит данную область. Теперь нажмите на кнопку Увеличение (рис. 2), и курсор вновь примет свой обычный вид — теперь вы можете вносить изменения. Для того чтобы выйти из режима Предварительный просмотр, нажмите на кнопку Закрыть.
|
|
Как добавить случайный псевдотекст в Word-документ
Достаточно часто (например, в учебных целях) для того чтобы продемонстрировать некоторые возможности программы Word или чтобы прикинуть дизайн будущей, еще не написанной листовки, требуется псевдотекст.
Чтобы не печатать его вручную, удобно воспользоваться следующей функцией: наберите в программе Word выражение « =rand(a,b)», где a — необходимое количество параграфов, b — необходимое количество предложений в параграфе, и после этого нажмите Enter. Таким простым способом вы можете получить хоть целую книгу текста. Результат работы функции =rand(2,5) показан на рис. 3.
|
|
Изменение рабочей папки, используемой в программе Word по умолчанию
Вероятно, вы замечали, что, когда вы впервые сохраняете документ в программе Word, автоматически открывается папка Mои документы. Если вы не используете эту папку для сохранения своей работы, вам целесообразно переустановить папку, которая бы вызывалась по умолчанию.
Для того чтобы сменить рабочую папку, вызываемую по умолчанию, следует сначала: выполнить команду Сервис→Параметры→Расположение. В списке Типы файлов выберите Документы и нажмите кнопку Изменить. Далее найдите и установите ту папку, которую вы хотите использовать в качестве папки, вызываемой по умолчанию. В приведенном примере это папка D:\kompress1 (рис. 4).
|
|
Кто запросил уведомление?
Если вам любопытно узнать, кто запрашивает Уведомление о получении на те письма, которые вам были посланы, вы можете легко это узнать, слегка изменив настройки в программе MS Outlook 2000 (рис. 5).
Вызовите панель Outlook Входящие и выполните команду Вид→Панели инструментов→Дополнительно. Затем щелкните мышью по иконке Выбрать поля (эта кнопка-иконка расположена в правой части рис. 5 рядом с иконкой, изображающей увеличительное стекло на фоне письма», — в результате появится одноименное окно Выбор поля. В верхнем окошке — меню этого поля нажмите на стрелочку-треугольник и выберите пункт Все поля сообщения, затем проскроллируйте открывшиеся пункты меню до обнаружения записи Требуется уведомление о получении. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите данную запись на поле окна рядом с заголовком Получено (при подведении записи в указанную область появятся две красные стрелочки, указывающие на место, куда будет внедрен заголовок нового раздела, после того как вы отпустите кнопку мыши). Если автор письма, посланного вам, запрашивал уведомление о получении, то теперь в данной колонке будет стоять «Да» и соответственно «Нет», если уведомления не требовалось.
|
|
Как в Word-документе быстро сменить строчные буквы прописными
Возможно, вы сталкивались с ситуацией, когда какой-либо текст написан целиком прописными буквами, авам необходимо представить его строчными. Нет смысла делать это вручную — в программе Word есть удобная команда, которая позволяет быстро перейти от строчных букв к прописным, и наоборот. Выделите участок текста и нажмите комбинацию клавиш Shift+F3. Нажимая каждый раз на F3, вы будете изменять написание выделенного текста по следующей схеме: это тестовый пример, Это Тестовый Пример, ЭТО ТЕСТОВЫЙ ПРИМЕР, то есть в исходной фразе, написанной строчными буквами, сначала будут меняться только первые буквы слов на прописные, затем все буквы, и так по кругу.
|
|
Как добавить в Word-документ график из Excel
Постройте график средствами программы Excel, щелкните мышью по изображению, которое вы хотите переместить в Word-документ, затем нажмите клавишу Shift и в разделе меню Правка выберите пункт Копировать. В результате чего появится меню Копировать рисунок (рис. 6), в котором вы можете определить, хотите вы переместить изображение в векторном или растровом виде. Затем, вернувшись в Word-документ, установите положение курсора туда, куда хотите поместить изображение, и нажмите кнопку Вставить из пункта меню Правка.
Далее в программе Word, если вам необходимо подкорректировать (например, уменьшить яркость), изображение, внедренное в документ, следует вызвать панель Настройка изображения путем выполнения команды Вид→Панели инструментов→Настройка изображения. Пользуясь панелью Настройка изображения, вы можете поменять целый ряд параметров рисунка, в частности, изменить контрастность изображения, его яркость, перевести цвета в градации серого и даже сделать прозрачным один из цветов.
|
|
Как совместить просмотр почты и календаря в MS Outlook
Часто в работе с программой MS Outlook бывает необходимо иметь перед глазами и панель календаря, и панель c входящей корреспонденцией. Если вас не устраивает вариант попеременного переключения между данными окнами, вы вполне можете настроить их одновременный показ (рис. 7).
Настройте панель Входящие, затем щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку Календарь. В результате раскроется меню, в котором нужно выбрать пункт Открыть в новом окне, что приведет к появлению нового окна с календарем в нем. Теперь вам остается подобрать размер каждого окна таким образом, чтобы они не перекрывали друг друга, и пожалуйста — пользуйтесь обоими одновременно.
КомпьютерПресс 5'2001
