Организуем себя с помощью Outlook 2000

Александр Прохоров

Outlook — первое знакомство

Поддержка личного календаря

     Добавляем новую встречу

     Редактирование плана встреч

Хранение персональной информации

     Хранение списка адресов

     Реструктуризация данных о контакте

     Задание категорий для контактов

     Сортировка записей

     Планирование задач

Данная статья продолжает цикл статей о работе с Office 2000 и призвана помочь читателю при первом знакомстве с Outlook 2000.

Объем информации, который должен анализировать менеджер современной компании, растет буквально с каждым днем, все больше сотрудников различных фирм работают в режиме информационной перегрузки. Постепенно проблема недостаточности информации превращается в проблему ее недостаточной структурированности как в пространстве, так и во времени. В пространстве — в смысле «где быстро взять, чтобы всегда было под рукой», а во времени в том смысле, «чтобы напоминание или новости поступали именно тогда, когда это необходимо».

Поэтому, наверное, каждый, кто работает в коллективе и кто пренебрегает электронными организаторами, знает, как трудно порой быстро найти необходимый адрес, вовремя вспомнить о спланированном мероприятии, разобраться во всевозрастающем количестве файлов на диске. При этом проблема связана еще и с тем, что нужная информация хранится в самых разных источниках: в письмах электронной почты, на файловых серверах, в Интернете и интрасетях — и при этом у пользователя часто нет программного продукта, способного обеспечить единый интерфейс доступа ко всей этой информации.

Если все эти проблемы вам знакомы, попробуйте обратиться к Microsoft Outlook 2000.

Вы испытываете робость перед первой встречей? Надеемся, что данная статья поможет вам при знакомстве с программой. В том случае, если вы уже искушенный пользователь и вам известны основные принципы работы предыдущих версий Outlook, возможно, вам стоит ознакомиться со статьей «Outlook 2000 — больше функций, меньше кнопок», размещенной в данном номере журнала в рубрике «Программное обеспечение».

Начнем знакомство с того, что запустим Outlook. Сделать это можно, выполнив команду Программы -> Microsoft Outlook главного меню Windows. Данной командой вы активизируете окно Outlook (рис. 1).

Интерфейс программы типичен для продуктов пакета Microsoft Office 2000: в верхней части окна находятся строка меню и панель инструментов, слева расположена панель ярлыков, рядом с которой размещен список папок. Да простит меня искушенный читатель, я все же напомню, что данные папки не являются папками жесткого диска и информация, которая в них хранится, находится в специальных файлах. Как видно из рисунка, в Outlook имеется достаточно большое количество папок, хранящих информацию различного типа. Важно отметить, что, несмотря на обилие разнородной информации, программа позволяет систематизировать, искать и просматривать записи в рамках единого стандартного интерфейса.

Основные функции Outlook сводятся к следующему:

• Поддержка личного календаря и системы планирования.

• Хранение персональной информации, включая контакты и задачи.

• Работа с электронной почтой.

• Поддержка приложений для совместного использования информации.

Программа работает с разными типами данных и имеет достаточно развитый интерфейс, поэтому обзор возможностей Outlook 2000 наиболее целесообразно проводить, последовательно рассматривая конкретные задачи.

Если к вам в офис одновременно приезжают представители двух конкурирующих компаний обсудить одно и то же сугубо конфиденциальное предложение, это, скорее всего, означает, что вы понадеялись на память и не обратились к Outlook, который легко позволяет заранее спланировать все ваши встречи. Чтобы вы могли строить планы в разном временном масштабе, Outlook предлагает целых пять различных режимов отображения сведений о ваших встречах: День, Outlook сегодня, Рабочая неделя, Неделя, Месяц.

Главное — не забыть добавить сведения о новой встрече.

Предположим, вам необходимо быть на встрече в аэропорту 24 апреля в 20:00 — давайте рассмотрим, как напомнить себе об этом мероприятии.

Выполните команду Вид -> Перейти -> Календарь или щелкните мышью на ярлыке Календарь в левой части окна (рис. 1). В результате экран примет следующий вид, как показано на рис. 2, и вы сможете выбирать между представлением в окне информации на неделю (рис. 2), на день (рис. 3), на рабочую неделю или на месяц (рис. 6), используя соответствующие кнопки на стандартной панели (рис. 2).

Справа от календаря на неделю расположен календарь на несколько месяцев (рис. 2). Выберите в этом календаре необходимое вам число и щелкните по нему мышью — программа обозначит данный день серым цветом и выделит поле с разбивкой по часам, соответствующее этому дню (рис. 3). В поле Встреча рабочие часы выделены желтым цветом. Выберите графу, соответствующую времени, на которое вы хотите назначить встречу, и щелкните на ней мышью — цвет поля изменится. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно выделить ряд ячеек, показывая тем самым время окончания встречи. Далее в выделенном участке можно вписать краткое описание встречи — например «встреча в здании аэропорта».

Чтобы ввести дополнительные сведения о встрече, дважды щелкните мышью на поле, ограниченном синей рамкой, в результате чего появится панель Встреча (рис. 4).

В данном окне вы можете добавить более точное время окончания встречи, ее тему и место проведения, а также указать для ваших сослуживцев степень вашей доступности во время данной встречи (Свободен, Занят, Под вопросом, Нет на работе). Чтобы получить напоминание о запланированной встрече, необходимо активизировать флажок Оповещение и выставить время напоминания. Его можно либо выбрать из меню (например, за 15 минут), либо выставить произвольную цифру. В назначенное время (если вы, конечно, не выключите программу Outlook) вы получите звуковой сигнал и мигающее оповещение в панели задач, щелкнув на котором мышью вы активизируете окно Оповещение (рис. 5). Данное окно позволяет отложить оповещение, с тем чтобы получить напоминание еще раз.

Планируемые встречи часто имеют повторяющийся характер. Типичным случаем повторяющихся встреч являются у преподавателя лекции. Для того чтобы создать повторяющуюся встречу, дважды щелкните мышью на кнопке Повторение, расположенной в верхней части окна (рис. 4). Это приведет к появлению панели, изображенной на рис. 6.

Предположим, что вам необходимо вести вечерние лекции, которые начинаются с 28 апреля, проходят еженедельно по пятницам и будут продолжаться до конца семестра, то есть по 30 мая включительно. Все эти параметры легко отразить в окне (рис. 6).

В окне Встреча, аналогичном показанному на рис. 4, вы можете написать тему встречи — «лекция» и место проведения лекции, например «институт МВМИ». Тогда в вашем месячном плане автоматически будет выстроен график лекций до конца семестра (рис. 7). Если это необходимо, компьютер может напоминать вам о приближающейся лекции.

Если вы находитесь в режиме День, то изменить время вашей встречи достаточно легко с помощью мыши. Подведите курсор к нижнему или верхнему краю синей рамочки (рис. 3), и курсор примет вид двунаправленной стрелочки (рис. 8). При подведении курсора к левой границе он примет вид четырехнаправленной стрелочки.

С помощью двунаправленной стрелочки можно перемещать нижнюю и верхнюю временные границы вашей встречи, в том числе соответственно менять длительность встречи. Если длительность встречи изменять не нужно, то «перетащить встречу во времени» можно четырехнаправленной стрелкой.

Если вы работаете в режиме Неделя или Месяц, вы также можете менять время и день встречи, перетаскивая записи мышью. Подведите курсор ко времени встречи — он примет вид четырехнаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и перетащите встречу на нужную вам позицию.

Помимо редактирования ваших встреч с помощью мыши вы всегда (в любых режимах календаря) имеете возможность изменить численные значения времени и даты вашей встречи с помощью окна Встреча. Дважды щелкните мышью на записи встречи — это приведет к появлению окна Встреча (рис. 4), в котором вы можете поменять соответствующие параметры.

При редактировании повторяющихся встреч, прежде чем позволить вам внести изменения в план конкретной встречи, система выдаст вопрос (рис. 9), для того чтобы уточнить, «открыть ли только эту копию или весь ряд». В случае если вы выбираете только одну копию, изменения соответственно будут касаться этой конкретной копии и не будут автоматически производиться для всех повторяющихся встреч.

Для удаления встречи щелкните на текущей записи мышью и выполните команду Правка -> Удалить. Данную команду можно также выбрать из меню, которое раскроется после того, как вы подведете курсор к необходимой записи и нажмете на правую кнопку мыши. Для любителей «горячих» клавиш рекомендуем комбинацию <Ctrl+D>.

Outlook не только предоставляет удачные средства для организации встреч, но и помогает с удобством хранить и сортировать персональные записи и планировать задачи.

Существует масса традиционных способов хранения информации о ваших контактах: в виде записных книжек, визитниц, алфавитных картотек и т.д., однако, когда адресов много, быстро найти нужный — чрезвычайно сложно. Outlook так организует хранимую информацию, что не только помогает вам быстро найти необходимый контакт, но и упрощает коммуникацию с данным адресатом.

Для создания списка адресов щелкните на ярлыке Контакты (рис. 1) или выполните команду Вид -> Перейти -> Контакты. В результате окно Outlook примет вид, как показано на рис. 10.

Для того чтобы добавить новый контакт, дважды щелкните мышью по свободному от карточек полю, что приведет к появлению панели Контакт (рис. 11). Данную панель можно активизировать также посредством выполнения команды Действие -> Создать контакт или нажатием «горячих» клавиш <Ctrl+N>.

В указанной панели (рис. 11) вы можете внести имеющиеся у вас данные о контакте; при этом, конечно, не обязательно заполнять все позиции, которых существует достаточно много. Если вам, наоборот, недостаточно полей для отображения сведений о той или иной персоне, можно открыть дополнительные графы: такие, например, как сведения о супруге или помощнике — эти поля раскрываются, если вы обратитесь к вкладке Подробности.

Вкладка Действия на этой панели представляет собой журнал операций, в котором регистрируются факты отправки или получения писем и звонков данному адресату.

Имеются еще две вкладки: Сертификаты и Все поля. Первая вкладка хранит цифровые идентификаторы, позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от данного адресата, а вторая дает возможность просматривать и редактировать несколько десятков параметров о данном контакте.

Очевидно, что при столь большом количестве информации о контакте и при наличии сотен подобных контактов проблема поиска нужной информации становится весьма актуальной. Первое, что предлагает система Outlook, — это реструктуризация данных для удобства поиска и просмотра.

Outlook обеспечивает пользователю семь различных способов представления информации о контактах:

• Адресные карточки.

• Подробные адресные карточки.

• Список телефонов.

• По организациям.

• По местоположению.

• По категориям.

• По отметке «К исполнению».

Переключение между данными режимами осуществляется с помощью команды Вид -> Текущее представление c указанием соответствующего режима (рис. 12).

По всей вероятности, сами названия первых пяти способов представления информации не оставляют читателю сомнений, в чем они заключаются, поэтому дадим комментарии только к двум последним. Представление информации По категориям показывает записи в соответствии с определенными категориями, которые могут выбираться из предложенного списка или назначаться пользователем. Например, Дела, Друзья, Клиенты и т.д.

Представление записей По отметке «К исполнению» связано с понятием планирования исполнения задач. Понятия «категории» и «планирование задач» более подробно будут описаны ниже.

Щелкните на пиктограмме Организовать, которая находится на панели инструментов и имеет вид укладываемых желтых шашечек. В результате этого откроется окно Настройка папки Контакты, фрагмент которого показан на рис. 13.

В данном окне вы можете выбрать одну из категорий, предложенных в раскрывающемся меню, или вписать свою собственную. Предположим, вы создаете новую категорию «Друзья». Впишите имя новой категории в поле Создать новую категорию с именем и щелкнете по клавише Создать. Имя вашей новой категории появится в верхнем поле вместо категории Важные клиенты, показанной на рис. 13.

Теперь вы можете выделить из списка ваших контактов те, которые будут относиться к категории Друзья. (Выделить несколько контактов можно удерживая клавишу Ctrl.) После этого щелкните на кнопке Добавить. Для того чтобы просмотреть список вновь созданной категории, выполните команду Вид -> Текущее представление -> По категориям, в результате чего появятся заданные вами категории. Выберите категорию Друзья и, чтобы просмотреть ее содержание, щелкните на знаке плюс — вам откроется список категории, например такой, как показан на рис. 14.

Для того чтобы отсортировать записи в представлениях По организациям, По местоположению, Список Телефонов или По категориям, достаточно щелкнуть мышью на заголовке столбца, по которому вы хотите отсортировать его содержимое. Так, например, на рис. 13 показано, что данные отсортированы по признаку Хранить как.

Щелкнув на заголовке этого столбца еще раз, вы поменяете порядок записей (заменив сортировку снизу вверх на сортировку сверху вниз), при этом треугольник рядом с заглавием поменяет направление.

Более общий способ сортировки можно осуществить, выполнив команду Вид -> Текущее представление -> Изменить текущее представление, которая приведет к возникновению окна Сведения о представлении (рис. 15). Щелкнув на кнопке Сортировка, вы активизируете соответствующее диалоговое окно (рис. 16), в котором можно осуществить сортировку по любому из полей, доступных в раскрывающемся меню.

В случае большого количества записей, когда сортировка не позволяет быстро найти нужный контакт, удобно воспользоваться функцией Поиск. Находясь в папке Контакты, выполните команду Сервис -> Найти. Эта команда откроет поле Найти, в которое можно вписать текст для поиска. В качестве примера на рис. 17 показан результат поиска контактов, имеющих в тексте запись «1С».

Для того чтобы запланировать новую задачу, перейдите в режим Задачи. Это можно сделать, щелкнув на ярлыке Задачи панели ярлыков (см. рис. 1), в результате чего появится соответствующее окно (рис. 18).

Щелкните мышью внутри текстового поля Щелчок добавит элемент (Задача) — это позволит ввести текст новой задачи. В поле Срок можно ввести срок окончания выполнения задачи. Определить срок удобно путем выбора даты из календаря. Для открытия календаря переместите курсор в поле Срок и нажмите стрелочку вниз.

Добавить новую задачу можно также дважды щелкнув мышью по свободному полю окна (рис. 18), в результате чего возникнет панель Задача (рис. 19).

В данной панели (рис. 19) можно задать более подробные сведения о задаче, такие как важность, состояние, степень готовности и т.д. Добавить вышеперечисленные параметры можно также к уже запланированной встрече; для этого нужно дважды щелкнуть мышью на текстовой записи очередной задачи на панели (рис. 18), что также приведет к появлению окна (рис. 19) с частично заполненными полями. Используя инструменты панелей (рис. 18, 19), можно сформировать список задач, например такой, как показан на рис. 20.

Outlook предлагает целый ряд способов представления списка задач. Для выбора наиболее предпочтительного для вас варианта необходимо (находясь в окне Задачи) выполнить команду Вид -> Текущее представление, которая раскроет список доступных представлений. Данный список включает варианты представления с интуитивно понятными именами.

Выберите тот, который позволяет вам лучше ориентироваться в списке своих дел. Некоторым пользователям удобно представлять дела на временной шкале. В качестве примера на рис. 21 представлен элемент окна Задачи с текущим представлением Временная шкала для задач.

Функции Outlook далеко не исчерпываются вышеперечисленными; знакомство с этой программой мы продолжим в следующей статье нашего цикла.

КомпьютерПресс 6'2000