Организуем себя с помощью Outlook 2000

Александр Прохоров

Пишем электронное письмо

Доработка письма в папке Черновики

Работа с папкой Исходящие

Выбор формата сообщения

Присоединение файлов

Чтение входящих почтовых сообщений

Ответ и пересылка электронных писем

Удаление и восстановление писем

Данная публикация является продолжением статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала, и посвящена основам организации работы с электронной почтой в Outlook 2000.

Статья рассчитана на тех пользователей, которые еще не начали работать с электронной почтой или плохо знакомы с возможностями почтовых систем. Вряд ли стоит еще раз приводить здесь пространные доводы о необходимости использования электронной почты практически в любой сфере современной профессиональной деятельности — об этом написано много. Упомяну лишь о небольшом статистическом исследовании уровня доходов американских граждан — в нем, в частности, было замечено, что респонденты, сообщившие, что используют в своей работе электронную почту, в среднем указывали годовой доход, в несколько раз превышающий заработок лиц, не использующих e-mail! Те, кто считает, что «не в деньгах счастье», и ориентируется на принцип «не имей сто рублей, а имей сто друзей», наверняка откроет для себя в умении пользоваться электронной почтой новые возможности общения с сотнями коллег и приятелей.

В первой части настоящей статьи мы достаточно подробно рассмотрели возможности создания и сортировки списка контактов. В Outlook все функции связаны между собой, и поэтому перейти к написанию почтового сообщения можно непосредственно из панели Контакты. Например, если вы хотите написать письмо одному из ваших коллег, который зафиксирован в списке контактов (рис. 1), а в базе хранится адрес его электронной почты, то вам достаточно выделить в списке желаемую карточку и выполнить команду Действия -> Создать сообщения контакту.

В результате появится панель Сообщение (рис. 2), в которой в графе Кому будет стоять электронной адрес выбранного вами контакта.

Вызвать панель Сообщение можно и из других окон программы, например из окна Outlook Сегодня: для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl + N или выполнить команду Действия -> Создать сообщение. Для тех, кто не ищет простых путей, укажем самый традиционный и самый длинный путь вызова той же панели: Файл -> Создать -> Сообщение. Все перечисленные выше команды приведут к появлению той же самой панели, только без информации об адресе в графе Кому.

Для заполнения графы Кому щелкните мышью на одноименной кнопке: в результате появится панель Выбор имен (рис. 3), в которой можно добавлять имена адресатов из базы контактов в три различные категории:

• Кому — в этот список помещаются адреса людей, от которых вы обычно ожидаете реакции на данное письмо;

• Копия — этих людей вы информируете о происходящем и обычно не ждете от них ответа;

• Ск (скрытая копия) — в этой категории можно указать адреса людей, которым копия письма будет отправлена таким образом, что другие получатели об этом не узнают. В каждое из полей может быть добавлено произвольное количество адресатов. Чтобы добавить новый контакт в число получателей, выделите его имя, затем щелкните на одной из кнопок (Кому, Копия или Ск) в зависимости от того, к какой категории вы относите данного адресата, и щелкните на кнопке ОК. После этого выбранные вами адреса появятся в соответствующих графах послания.

Чтобы добавить координаты адресата, которого нет в вашей базе данных, их можно впечатать непосредственно в соответствующую графу.

Помимо адреса желательно определить тему письма, вписать ее в соответствующее поле и впечатать сам текст. При необходимости можно проверить орфографию набранного вами текста, выполнив команду Сервис -> Орфография или нажав клавишу F7.

Вы также можете сообщить получателю о степени важности вашего послания и об ожидаемой реакции на это письмо. На рис. 2 в панели инструментов показаны три кнопки: красный восклицательный знак, синяя стрелка вниз и флажок. Щелкнув на первой кнопке, вы укажете получателю на важность письма; вторая кнопка позволяет, наоборот, пометить письмо как сообщение с низкой значимостью, а третья активизирует панель (рис. 4), в которой можно указать тип и срок ожидаемой реакции на данное письмо.

Нажав на кнопку Параметры (рис. 2), вы активизируете панель Параметры сообщения (рис. 5), в которой можно определить дополнительные функции, связанные с вашим сообщением. Например, в поле Пометка можно указать характер вашего письма (Обычное, Личное, Частное, ДСП).

Поля раздела Безопасность включают режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи.

Флажок Отправлять ответы позволяет указать список лиц, которым следует отправлять ответы на данное письмо.

Поле Не доставлять до позволяет задерживать сообщение в папке Исходящие до наступления указанной даты. Например, вы можете заранее написать письмо, чтобы поздравить коллегу с днем рождения, и указать, что оно не должно отправляться ранее конкретной даты.

Поле Не действительно после соответственно делает сообщение недоступным по истечении срока его актуальности.

Поле Уведомить о прочтении сообщения обеспечивает автоматическую генерацию программой адресата сообщения, уведомляющего о получении и прочтении данного письма.

Кнопки Контакты и Категории позволяют связать с сообщением некоторый контакт и отнести письмо к некоторой категории.

Чтобы отправить подготовленное письмо, щелкните на кнопке Отправить (см. рис. 2), и если вы подключены к Интернету, то ваше сообщение будет отправлено адресатам; если же нет, то письмо будет помещено в папку Исходящие.

Время, отпущенное вам на подготовку письма, не лимитировано одним сеансом работы в программе Outlook: если вы не можете написать письмо сразу, у вас есть возможность сохранить его в папке Черновики (рис. 6).

Для того чтобы переместить ваше письмо в папку Черновики, выполните команду Файл -> Переместить в папку или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + V. В результате выполнения этой команды появится панель Перемещение элемента в папку. Выберите в нем папку Черновики и щелкните мышью на кнопке OK.

В любой момент вы можете вернуться к отложенному письму. Для этого необходимо выполнить команду Вид -> Перейти -> Черновики, в результате чего появится список черновиков. Выберите то письмо, которое необходимо редактировать, и дважды щелкните по нему мышью: в результате откроется послание с пометкой вверху «Сообщение не было отправлено» (рис. 7). Вы можете отредактировать письмо и отправить его или вновь сохранить в папке Черновики.

Если вы работаете в автономном режиме (без постоянного подключения к Интернету), то все сообщения, которые вы отсылаете (нажимая кнопку Отправить), на самом деле никак не могут покинуть ваш компьютер и находятся в папке Исходящие. Иногда это неудобство оказывается весьма удобным — например, когда с течением времени вы вдруг вспоминаете, что забыли о чем-либо упомянуть в якобы уже отправленном вами письме.

В этом случае вы можете вернуться в папку Исходящие, выполнив команду, Вид -> Перейти -> Папка, что приведет к появлению списка папок (рис. 8). Выбрав в списке папку Исходящие, можно получить доступ к неотправленным письмам (рис. 9).

Вы имеете возможность их редактировать (или удалить часть из них) и после этого отправить, щелкнув на кнопке Отправить/Получить. Если в это время вы находитесь в сеансе связи с Интернетом, ваше письмо начнет отправляться адресату (рис. 10).

Outlook предоставляет три формата для работы с письмами — Обычный текст, Формат HTML и Формат RTF (рис. 11).

В формате Обычный текст письмо представляет собой текст без элементов оформления, подобный тексту, который вы, например, можете набрать в программе Блокнот.

Как видно на рис. 11, функции оформления текста при выборе опции Обычный текст являются неактивными, то есть в этом режиме нельзя выбирать тип шрифта или задавать фрагментам особое начертание.

Вариант Формат RTF предоставляет широкие оформительские возможности, а Формат HTML позволяет создавать письма того же уровня, что и Web-странички.

Расширенные возможности HTML-формата дают возможность создавать более красочно оформленные сообщения. Например, вы можете задать рисунок заднего фона или кайму, которые сделают ваше сообщение менее скучным. Для украшения вашего письма выберите формат HTML и выполните команду Формат -> Фон -> Рисунок, в результате чего на экране появится панель Фоновый рисунок (рис. 12). В ней вы можете выбрать узор, соответствующий теме вашего письма.

Помимо возможности создавать текст со всеми возможностями HTML, в Outlook имеется возможность сделать вложение в письмо и передать таким образом вместе с ним, например, программу или изображение.

Если вы подготовили некое письмо и хотите сделать вложение (присоединить файл), выполните команду Вставка -> Файл. На экране появится панель (рис. 13), в которой вы можете найти необходимый вам файл и вставить его, щелкнув мышью на кнопке Вставка. После этого значок файла появится в окне сообщения письма. К одному письму можно присоединить несколько вложенных файлов.

Для получения почты перейдите в окно Входящие, щелкнув мышью на значке соответствующей папки, и свяжитесь с сервером с помощью кнопки Отправить/получить. Это приведет к сеансу обмена между вашим компьютером и сервером провайдера (рис. 14).

По мере поступления почты в папке Входящие будут появляться новые сообщения. Они выделяются жирным шрифтом и помечены значком нераспечатанного конверта (рис. 15).

Щелкнув мышью на заголовке непрочитанного сообщения в нижней половине экрана, вы получите текст письма (см. рис. 15). После того как вы «вскрыли письмо», запечатанный конверт в начале строки меняется на распечатанный.

Для того чтобы вывести текст письма в отдельное окно, необходимо дважды щелкнуть на его заголовке.

Если к вам пришло большое количество почты и у вас нет времени на прочтение всех сообщений сразу, необходимо сориентироваться, в каком порядке следует «разбирать» почту. Для этого в Outlook существует целый арсенал средств. Если письмо помечено скрепкой, это означает, что в письме есть вложение; восклицательный знак и флажок (значение этих символов обсуждалось выше) позволяют узнать о степени важности послания. Если вы хотите рассортировать письма, Outlook позволяет это сделать по каждому из заголовков столбцов: Получено, Тема, От, Скрепка и т.д. Вы можете, например, выделить все письма, которые имеют вложения, или сгруппировать письма по именам их отправителей и т.п.

В принципе, сведений, приведенных выше, достаточно для того, чтобы отправить письмо любому адресату. Однако набор адреса — занятие утомительное, и в ряде случаев его можно избежать. Если вы получили письмо от вашего коллеги, то очевидно, что программе известен его адрес, и чтобы послать ответ, вам необходимо лишь щелкнуть на кнопке Ответить. У вас появится заготовка для ответа, где будет указан адрес, тема, будет повторен текст входящего письма и время его получения (рис. 16). Такая система позволяет удобно протоколировать переписку. Отвечающему не нужно повторять текст вопросов, а иногда можно вставлять ответы прямо в текст входящего письма по принципу «согласен — не согласен», что существенно экономит время.

Еще более полезной является кнопка Ответить всем, так как она позволяет автоматически отправить письма всем участникам переписки, не набирая их адреса вручную.

Кнопка Переслать соответственно позволяет подготовить заготовку письма, в котором нет адреса, но есть текст и, например, вложения, которые нужно переслать на новый адрес или группу адресов.

Если вы ведете активную переписку, то очень скоро ваши папки Входящие и Отправленные будут перегружены устаревшими письмами, и у вас возникнет желание часть из них удалить.

Выделите сообщение, которое вы хотите удалить, щелкнув по нему мышью. Если вы хотите удалить несколько сообщений, выделяйте их по очереди, удерживая клавишу Ctrl. Если вы хотите удалить несколько сообщений подряд, их можно выделить с помощью клавиши Shift и стрелок клавиатуры. Для того чтобы удалить выделенные сообщения, выполните команду Правка -> Удалить. Выделенные сообщения будут перемещены в папку Удаленные.

Папка Удаленные дает возможность вернуться в случае необходимости к письмам, которые вы удалили по ошибке. Для того чтобы вернуть письмо из папки Удаленные, откройте содержимое этой папки и выполните команду Правка -> Переместить в папку, в результате чего появится список папок (рис. 17). Вам нужно будет только указать, куда переместить ваше послание.

Если вы удалите письмо из папки Удаленные, то восстановить его будет уже невозможно, зато место на вашем жестком диске наконец освободится.

КомпьютерПресс 7'2000