Российские системы автоматизации документооборота
DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»
OfficeMedia — Делопроизводство
24 мая российская компания ABBYY в 11-й раз провела конференцию-выставку...
режде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), остановимся на определении этих понятий. Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).
В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- компактность архивов;
- простота контроля информационных потоков;
- высокая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
- прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
- высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
- укрепление исполнительской дисциплины;
- снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
- уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.
Преимущества электронного документооборота
При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
Выбор САДД-продукта
дной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.
Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.
Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс» (agregat.kodeks.net). Одновременно на MS SQL и на Oracle — Landocs от компании «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные Офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes — «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru), причем последняя работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.
|
24 мая российская компания ABBYY в 11-й раз провела конференцию-выставку DOCFLOW, посвященную электронному документообороту и автоматизации управления. Это мероприятие проводится с 1995 года и стало уже традиционным. С каждым годом растет количество участников и посетителей DOCFLOW и число обсуждаемых тем, а также меняется формат мероприятия. В этом году конференция собрала 2500 посетителей: участвовали 63 компании (47 стендов с новейшими решениями в области электронного документооборота и автоматизации управления); представлено 76 аналитических и новостных докладов. Половина посетителей DOCFLOW — руководители компаний и департаментов, 64% — представители крупных компаний, располагающих ста и более компьютерами. Свыше половины посетителей пришли в этом году на DOCFLOW впервые, а 20% посещали конференцию уже более трех раз. Пятая часть посетителей конференции-выставки приехала из регионов России и из стран СНГ и даже из Южно-Сахалинска. График мероприятия в этом году стал более интенсивным: один день DOCFLOW вместил в себя 76 докладов в 7 тематических секциях конференции, работу 47 стендов компаний-участниц и 5 пресс-конференций. Впервые введено разделение докладов по тематическим секциям: «Комплексные платформы», «Потоковый ввод документов», «Системы электронного документооборота (СЭД)», «Средства управления бизнес-процессами (BPM)», «Электронные хранилища данных», «Новости». Расписание конференции было составлено таким образом, чтобы каждый желающий мог выбирать нужные и интересные для него секции и доклады. Отдельным событием стала работа аналитической секции «Документооборот от А до Я». Доклады содержали информацию об основных этапах внедрения системы электронного документооборота — от принятия решения о необходимости перехода на электронный документооборот и выбора СЭД до внедрения и оценки эффективности. В рамках этой секции эксперты рынка рассказали о ключевых вопросах: о проблемах, связанных с внедрением систем электронного документооборота и об их решении; о том, с чего начинать переход от бумажного к смешанному документообороту и чего при этом опасаться; о том, как достичь желаемого результата при внедрении СЭД. Общая аудитория секции составила около 800 человек. DOCFLOW сегодня стала не просто площадкой, в рамках которой производители систем документооборота могли представить свои решения в этой области, конференция-выставка взяла на себя функцию обучения, помогая формировать цивилизованный рынок электронного документооборота. Ежегодную майскую DOCFLOW можно считать кульминацией активности на рынке электронного документооборота. Однако это не единственная инициатива компании ABBYY в данной отрасли. В сентябре этого года на выставке SofTool 2005 (как и в прошлом году) пройдет конференция «DOCFLOW Day» и будет работать объединенный стенд DOCFLOW. А информационный портал www.DOCFLOW.ru, созданный ABBYY несколько лет назад, непрерывно предоставляет своим читателям самую полную, структурированную и полезную информацию о рынке, технологиях, решениях и разработчиках систем российского электронного документооборота. |
||
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.
При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок — короче говоря, все плюсы типового решения, в том числе и меньшая цена. Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».
Очевидно, что универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций, вообще не бывает. Чтобы выяснить заточенность системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов компании-разработчика — он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.
А теперь более подробно остановимся на самых распространенных отечественных продуктах.
Кодекс: Документооборот
Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)
Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.
Основные характеристики системы:
- готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
- поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
- модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
- экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.
Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:
- «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;
- «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;
- «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
- «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;
- «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;
- «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
- «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.
Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.
DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»
Производитель: DocsVision (http://www. docsvision.com)
Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.
Функции системы:
- ведение картотеки документов;
- создание электронного архива документов компании;
- ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
- организацию циклов разработки согласования документов;
- организацию контроля исполнения документов и заданий;
- маршрутизация документов в организации и вне ее;
- автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
- организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.
CompanyMedia-Делопроизводство
Производитель: InterTrust (http://www. intertrust.ru/site3/products.nsf/d/)
Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.
Функции системы:
- прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
- подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
- подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
- организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;
- поддержка многолетнего режима работы.
Основные характеристики системы:
- неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
- сквозное делопроизводство;
- 100% гарантия доставки информации;
- механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).
OfficeMedia — Делопроизводство
Производитель: InterTrust (http://www. intertrust.ru/site3/products.nsf/d/)
Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:
- «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
- «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
- «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
- «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
- «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
- «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.
DOCS Open
Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)
Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».
Функции системы:
- преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
- работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
- поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
- наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
- надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.
Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.
Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.
«ГРАН-ДОК» для Windows
Производитель: «Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10)
«Гран-Док» — специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.
Функции системы:
- учет всех деловых документов, хранение и работа с текстами документов;
- контроль каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;
- получение справочной информации о документах;
- анализ документооборота.
«Гран-Док — Lite» — однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа — Microsoft SQL.
«Гран-Док — сетевая версия» — адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.
«Гран-Док — корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») — предназначена соответственно для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.
ДЕЛО
Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)
«ДЕЛО» — это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.
Функции системы:
- регистрация и ввод документов;
- работа над проектами документов;
- исполнение документов;
- контроль исполнения;
- поиск документов;
- опись дел и архивное хранение.
Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».
1С-Архив
Производитель: 1С (http://www.1c.ru/arcdoc/whatisarcdoc.html)
«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
Функции системы:
- организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;
- выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
- хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;
- поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
- управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.
Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.
Эффект Офис
Производитель: ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)
- «Эффект Офис» — это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов;
- «Эффект Офис — система управления документами» — предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты;
- «Эффект Офис — персональный архив» — специальная версия системы для одного пользователя;
- «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» — для работы с графическими изображениями;
- «Эффект Секретарь» — рабочее место секретаря;
- «Эффект Почта» — система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.
LanDocs
Производитель: «Ланит» (http://www.landocs.ru/)
Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят:
- LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;
- LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;
- LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;
- LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;
- LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;
- LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;
- LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
OPTiMA-WorkFlow
Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)
Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:
- графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;
- возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;
- механизм контроля версий;
- средства для создания отчетов;
- возможность работы в распределенных корпоративных сетях;
- возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.
DIS:системы
Производитель: НТЦ «ИРМ» (http://www. mdi.ru/dis/new/)
Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.
Системы гибко настраиваются, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру:
- «DIS:class — Электронная канцелярия ”Золушка”» — представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела (регистрацию, обработку и контроль исполнения документов);
- «DIS:library — Библиотека» — автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами;
- «DIS:reception — Деловая почта» — автоматизированная система обработки электронной переписки организации;
- «DIS:manager — Поручения» — автоматизированная система документирования и контроля исполнения поручений;
- «DIS:contact — Досье» — автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения;
- «DIS:writer — Подготовка документов» — автоматизированная система для подготовки и согласования документов;
- модули «DIS:users — Пользователи», «DIS:structure — Структура» и «DIS:assistant — Рабочее место» — предназначены для решения вопросов администрирования.
БОСС-Референт
Производитель: «АйТи» (http://www.it.ru/boss/referent.html)
«БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
Компоненты системы:
- корпоративная система электронного документооборота;
- встроенная электронная почта;
- средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.
Функции системы:
- подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;
- создание и контроль поручений;
- планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;
- контроль договоров;
- работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.
- совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.
ЕВФРАТ- Документооборот
Производитель: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)
«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.
Функции системы:
- регистрация, хранение и поиск документов;
- создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;
- работа с документами в бумажной и электронной форме;
- контроль исполнения поручений;
- создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;
- создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;
- надежный учет и хранение документации;
- разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;
- списание документов в архив;
- возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);
- удаленное администрирование системы;
- безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.
