Excel 2002 из Office XP
Упрощение на фоне усложнения
Распознавание речи и преобразование текста в речь
Окно контрольного значения (Watch Window)
Усовершенствованная функция выделения диапазона
Дополнительные параметры автосуммирования
Всплывающие подсказки для узких столбцов
Усовершенствованный доступ к информации
Восстановление и защита данных
Совместное редактирование электронных таблиц
Многофункциональные решения для анализа данных
Web-компоненты Office в Excel 2002
31 мая 2001 года начались официальные продажи английской версии Microsoft Office XP — нового пакета офисных приложений, который, по заверениям Microsoft, обеспечивает принципиально новый уровень производительности. Мы продолжаем рассказ о том, какие новые возможности предоставляют различные компоненты этого пакета программ1. На этот раз речь пойдет о Microsoft Excel.
По всей вероятности, Excel — это второй по востребованности компонент Microsoft Office после приложения Word.
По мере информатизации общества табличные процессоры перестают использоваться только для бухгалтерских и финансовых задач и становятся инструментами анализа и визуализации самых различных данных. Будучи самым распространенным табличным процессором, Excel имеет огромную аудиторию пользователей, весьма неоднородную по составу. Поэтому если опытным специалистам не хватает существующих возможностей, то вновь осваивающим продукт не хватает функций, упрощающих овладение элементарными операциями.
В связи с этим развитие продукта ставит перед разработчиками достаточно сложную задачу: «усложнения» для одной категории пользователей и «упрощения» — для другой. По свидетельству разработчиков, основное внимание в Excel 2002 как раз и было направлено на упрощение работы с программой, на оптимизацию доступа к различного рода информации и одновременно на развитие эффективности работы и добавление новых возможностей.
Добавилось множество новых функций, в то же время некоторые «лишние» предупреждения были удалены. Благодаря новым функциям упростилось разрешение целого ряда задач. По мнению ряда специалистов, из всех приложений Office XP больше всего аргументов в пользу обновления дает именно Excel 2002.
Увеличение производительности
Принципиально новая функция, направленная на увеличение производительности работы в Excel, связана с использованием речевых команд. Это действительно революционная функция, которая позволяет уменьшить нагрузку на глаза и подключить новый канал передачи информации «голос–слух». Однако пока эта функция не столь актуальна для российских пользователей в силу отсутствия поддержки русского языка. Остальные средства оптимизации в первую очередь связаны с ростом интеллектуальности системы, которая заключается в том, чтобы вовремя и к месту предоставить помощь по выбору настройки либо по проверке того или иного параметра, минимизируя таким образом время поиска в меню или справочной системе. Одной из самых полезных новых функций я бы назвал поиск и замену по всем листам книги. Уже одной этой функции достаточно, чтобы говорить об обновлении до новой версии программы. Впрочем, обо всем по порядку...
 |
|
Распознавание речи и преобразование текста в речь
В программе Excel 2002, также как и в программе Word 20022, пользователи могут диктовать текст и подавать голосовые команды, используя микрофон. Кроме того, в приложении Excel поддерживается весьма интересная технология преобразования текста в речь, которая может использоваться для прослушивания значений при проверке содержимого электронных таблиц. Вероятно, вам приходилось просить кого-то из коллег продиктовать колонку цифр, чтобы сверить ее с тем, что вы напечатали. Теперь с подобной просьбой можно обратиться к машине. Делает она это очень ловко, однако при отсутствии русскоязычного компонента эта функция вряд ли будет широко востребована. Тем не менее ее с большим успехом можно использовать для изучения правил произношения числительных. Для активизации функции в меню Tools выберите команду Tools a Speech а Show Text To Speech Toolbar, в результате чего появится панель Text To Speech (рис. 1). Наберите данные, выделите ячейки, которые требуется прочитать. Нажмите кнопку воспроизведения на панели преобразования текста в речь — и вы услышите, как приятный голос прочтет вам данные.
В принципе, проблема автоматизированного преобразования чисел в речевые команды отнюдь не проста. Правила формирования чисел, казалось бы, лишены всякой логики, причем в каждом языке это нарушение логики проявляется по-разному. В английском, например, слова ten, eleven и twelve имеют супплетивное образование, а начиная с числа 13 формируются по определенному правилу (исключая число 15) — примеров можно привести массу. С английским языком проблема, видимо, решена отлично, но на подходе еще множество языков, так что задач перед MS Office последующих поколений еще стоит предостаточно.
|
|
Смарт-тэг проверки ошибок
Скорость работы с электронной таблицей зависит не столько от того, как быстро вы можете печатать, сколько от того, как быстро вы можете найти и исправить все ошибки. В связи с этим смарт-тэг проверки ошибок — весьма полезное средство.
Рассмотрим действие данного cмарт-тэга на простом примере. Предположим, вы выполняли операцию вычисления суммы в столбце данных (рис. 2). В столбце представлен ряд чисел от 1 до 9, и очевидно, что их сумма равна 45. Предположим, что вы совершили ошибку и, выделяя столбец, пропустили последнюю ячейку. То есть определили формулу SUM (A1:A8). Программа выдаст результат 36, но при этом система сможет предположить, что вы ошиблись и покажет смарт-тэг, в котором можно уточнить, действительно ли это была ошибка или вы вычислили именно то, что хотели. Если произошла ошибка, вы выбираете Update formula to include cells (Уточнить формулу, добавляя ячейки), в результате чего формула примет вид SUM (A1:A9) (рис. 3). Таким образом, смарт-тэг проверки ошибок помогает заметить возможную ошибку и исправить ее, а также получить доступ к дополнительным параметрам средства проверки ошибок.
|
|
Подсказки аргументов функций
В Excel 2002 упрощена работа с функциями. Теперь вы можете не держать в голове массу параметров, которые автоматически появляются в самое подходящее время. В частности, это касается заполнения аргументов функции.
Предположим, вы хотите воспользоваться функцией HYPERLINK, назначение которой вам хорошо понятно, но что значат два ее аргумента и в каком формате они вводятся, вы уже успели забыть. В новой версии Excel при создании новой формулы сразу отображается информация о ее аргументах. Если вам недостаточно этих данных, тут же предлагается быстрый доступ к нужным разделам справки. На рис. 4 приведен пример заполнения аргументов =HYPERLINK(«http://example.microsoft.com/report/budget report.xls», «Click for report»), из которого становится ясен порядок заполнения параметров функции. Действительно, очень удобно и не нужно лазить по меню в поисках справочной информации.
|
|
Панель аудита формул
Проверка формул стала более простой за счет появления дополнительной панели Formula Auditing. Для того чтобы отобразить данную панель, необходимо в меню View выбрать последовательно команды Toolbars а Formula Auditing, после чего появится одноименная панель (рис. 5). Данная панель предлагает ряд элементов управления для доступа к таким функциям аудита, как средство проверки формул и окно контрольного значения.
|
|
Окно контрольного значения (Watch Window)
Новая панель Watch Window позволяет отслеживать ячейки, не показанные на экране текущего листа. Например, на рис. 6 дан фрагмент листа из книги Book3. Одновременно с книгой Book3 открыт некоторый лист из книги Book1, который в данный момент не виден на экране, а выделенные ячейки C4 и B3 из этой книги Book1 видны в окне Watch Window, причем видны и их значения, и формулы, определенные в этих ячейках. Наличие данной функции дает возможность пользователю, не переключаясь с одного листа на другой и с одной книги на другую, отслеживать результаты вычислений в нескольких контрольных ячейках.
Следует отметить, что ссылки на ячейки из других книг могут отображаться только до тех пор, пока соответствующие книги открыты.
Excel 2002 предлагает простой способ проверки вычислений в формулах (рис. 7), который позволяет выполнить вычисление по шагам и таким образом проследить, как получается итоговый результат.
Выполнив команду Tools а Formula Auditing а Formula Auditing Mode, можно показать сразу все формулы (рис. 8). Кстати, для данной команды предусмотрено и сочетание горячих клавиш «Ctrl+‘».
|
|
Карандаш для рисования границ
Еще одним удобным инструментом, который доступен в Excel 2002, стал Draw Borders (Карандаш для рисования границ), который позволяет произвольно выделять границы ячеек в электронных таблицах Excel, используя различные цвета, толщины и стили линий. Для того чтобы активизировать этот инструмент, следует в раскрывающемся меню рядом с кнопкой рисования границ панели инструментов Formatting выбрать пункт Draw Borders (рис. 9).
|
|
Цветные вкладки
Средств оформления становится все больше. Например, в новой версии программы можно лучше организовать свои книги, помечая разными цветами вкладки листов таблицы в зависимости от их назначения. Для применения цвета щелкните вкладку листа Excel правой кнопкой мыши и выберите нужный цвет в палитре Format Tab Color (рис. 10).
|
|
Управление связями
В новой версии Excel пользователям доступна более подробная информация о связях с другими книгами. Можно быстро и без труда проверять и изменять состояние связей. Продемонстрируем данную функцию на простом примере. Как известно, в формулах Excel программа позволяет делать ссылки не только на ячейки данного листа, но и на ячейки листа из другой книги, то есть устанавливать связи.
Пусть в данный момент открыты две книги — Book1 и Book2, а в ячейке А2 книги Book2 (рис. 11) и мы хотим просуммировать три ячейки (А1:А3) и из листа Sasha1 книги Book1. При этом запись будет иметь вид =SUM([Book1.xls]Sasha1!A1:A3).
При наличии связи с другими книгами в меню Edit становится доступной команда Links (Связи). В результате появляется панель Edit Links, которая дает возможность обновлять, исправлять или разрывать связи, а также проверять их состояние.
|
|
Усовершенствованная функция выделения диапазона
Более удобной стала функция выделения диапазона. Данная функция включается, когда пользователь создает новую или изменяет существующую формулу. В качестве примера на рис. 12 показано, как перемещение синей рамки вокруг диапазона ячеек может менять формулу с SUM(A1:A3) на SUM(A1:B3).
|
|
Дополнительные параметры автосуммирования
Средство автосуммирования дополнено рядом часто используемых функций: Sum, Average, Count, Мax и Мin (рис. 13). Собственно говоря, появилось некоторое несоответствие: название команды Автосуммирование не точно отражает ее назначение. Появилась также возможность доступа ко всем функциям Excel с помощью пользовательского интерфейса.
|
|
Подписи данных диаграммы
В Excel 2002 усовершенствованы средства построения диаграмм, в частности расширены возможности контроля подписей данных.
Проверить работу данной функции можно на третьем шаге мастера диаграмм. Показанная на рис. 14 вкладка Data Labels позволяет вывести числовые значения над столбиками диаграмм Series Name, Category Name, Value.
|
|
Мастер функций
Усовершенствованы поиск функций и получение справочной информации по любой из имеющихся функций. Можно получить доступ к информации, щелкнув по кнопке Function на панели инструментов Standard (рис. 15). Затем нужно напечатать в окне Search for a function, какую проблему вы хотите решить, — и система подскажет подходящую для этого функцию.
|
|
Всплывающие подсказки для узких столбцов
Как известно, если вы введете в одну из ячеек узкого столбца длинное число (например, в формате Number) и оно не поместится по ширине столбца, то число будет заменено знаками «###». В новой версии Excel это неудобство компенсируется всплывающим окном, которое показывает содержимое ячеек при подведении курсора (рис. 16).
|
|
Поиск и замена
В версии Excel 2002 были также усовершенствованы функциональные возможности средства Find and Replace (Найти и заменить). Выполнив команду Edit a Find и открыв вкладку Replace, вы получите доступ к усовершенствованной панели Find and Replace (рис. 17), которая позволяет посредством одной операции производить поиск и замену по всем листам книги, что существенно повышает скорость поиска. Кроме того, появилась возможность производить поиск новых элементов (например, элементов форматирования).
|
|
Колонтитулы с рисунками
Рисунки и картинки теперь могут непосредственно использоваться в качестве колонтитулов. Для помещения рисунка в меню View выберите команду Header and Footer (Колонтитулы). На рис. 18 показан процесс добавления рисунка в нижний колонтитул. Чтобы его создать, необходимо нажать на кнопку Custom footer на панели Page Setup. В результате появится панель Footer, на которой имеется кнопка внедрения рисунка.
|
|
Усовершенствованный доступ к информации
Excel 2002 развивает направление, связанное с упрощением работы с информацией, хранящейся в Web. Новая версия Excel значительно упрощает совместное использование информации и подключение к Web-данным.
|
|
Web-запросы и автопереиздание
При копировании информации из Web пользователи Excel 2002 могут создать обновляемый запрос при помощи автоматически активизируемого смарт-тэга3. При каждом сохранении файла Excel может выполняться автоматическое сохранение данных на Web-странице. Например, если файл содержит диапазон данных или диаграмму, которые публикуются на Web-странице, можно автоматически обновлять эту страницу при каждом сохранении файла. Можно сохранить электронную таблицу в виде Web-страницы, выполнив команду Filea Save AS Web Page (Сохранить как Wеb-страницу). В результате появится панель Save As, где нужно нажать кнопку Publish (Публиковать). После этого появится панель Publish AS Web Page (рис. 19). В этой панели следует установить флажок автопереиздания AutoRepublish every time this workbook is saved (Автоматически переиздавать каждый раз, когда сохраняется данная книга) и нажать кнопку Publish. Теперь, если вы внесете изменения в электронную таблицу и сохраните файл, а затем в браузере нажмете кнопку Обновить, произойдет обновление документа.
|
|
Новая функция Real Time Data
В Excel из Office XP появилась новая функция Real Time Data (RTD), в русскоязычной версии — ДРВ (Данные реального времени), которая позволяет анализировать в Excel данные, получаемые в режиме реального времени. Для того чтобы ознакомиться с этой функцией, выберите ее имя в диалоговом окне выбора функций (ее параметры указаны на рис. 20). Вам необходимо указать имя сервера и аргументы доступа к данным. Более подробное описание данной функции будет дано в последующих публикациях.
|
|
Восстановление и защита данных
В Excel 2002 реализованы те же функции восстановления данных, что и при работе с Word 2002. Поэтому здесь мы лишь перечислим эти новые возможности:
- возможность сохранять текущие файлы, если в приложении происходит ошибка. Благодаря этому экономится время на восстановлении электронных таблиц;
- возможность автоматически отправлять отчеты об ошибках непосредственно в корпорацию Microsoft, что поможет в формировании соответствующих патчей;
- возможность восстановления приложений и документов, при котором обеспечивается безопасный способ завершения работы приложения Excel в тех случаях, когда оно не отвечает на запросы. После этого можно завершить работу приложения и инициировать восстановление документа;
- возможность использования новой функции Открыть и восстановить, служащей для извлечения и восстановления данных при сбоях.
Помимо этого Excel 2002 позволяет применять защиту на более низком уровне, давая возможность защищать паролем даже отдельные диапазоны листа (рис. 21). Доступ к этой функции осуществляется по команде Tools а Protection а Allow Users to Edit Ranges, причем вы можете защитить даже одну ячейку. Кроме того, расширилась область применения защиты (в частности, пользователи могут защищать форматирование ячеек).
|
|
Совместное редактирование электронных таблиц
Данная функция относится к усовершенствованиям Office XP в целом. Это усовершенствование касается регистрации и объединения изменений, сделанных участниками коллективной работы. При отправке электронной таблицы на проверку автоматически включаются соответствующие средства рецензирования, а по возвращении электронной таблицы все сделанные изменения могут быть включены в исходный документ.
Особо следует отметить возможность отправлять по почте отдельные фрагменты книги. В Excel 2002 пользователь может отправить любые данные, диаграмму или сводную таблицу. Если же сделать компонент интерактивным, получатель сможет работать непосредственно с сообщением электронной почты, используя Web-компоненты Office.
|
|
Многофункциональные решения для анализа данных
Одной из задач, которые ставились при разработке Excel 2002, было предоставление пользователям инструментальных средств, необходимых для создания многофункциональных решений на базе Excel и Web. В новой версии Excel реализована поддержка языка XML и усовершенствованы Web-компоненты Office, которые дают возможность создавать более эффективные решения с помощью уже знакомых инструментальных средств Excel.
|
|
Поддержка XML
В Microsoft Excel 2002 можно открывать и сохранять XML-файлы. Для того чтобы ознакомиться с новой функцией, выберите команду Save As (Cохранить как). В меню File и в раскрывшемся меню Save as Type выберите XML Spreadsheet.
Excel 2002 поддерживает загрузку и сохранение данных в формате XML. Пользователи могут загружать и сохранять стандартные электронные таблицы XML непосредственно в приложении Excel.
|
|
Web-компоненты Office в Excel 2002
Web-компоненты Office (электронная таблица, диаграмма и сводная таблица) получили в новой версии Excel новые функции. С ними можно ознакомиться, если сохранить электронную таблицу, диаграмму или сводную таблицу в виде Web-страницы и установить при этом флажок Add Interactivity (Добавить интерактивность).
В частности, Web-компонент Электронная таблица (рис. 22) теперь предлагает более широкую поддержку функций, доступных на листе Excel, в том числе поддержку именованных диапазонов, формул с массивами, нескольких листов, а также возможности переноса текста по словам и загрузки XML-данных. Кроме того, отныне он поддерживает все встроенные функции Excel.
Благодаря поддержке программного интерфейса DirectX усовершенствованный Web-компонент Диаграмма позволяет создавать трехмерные диаграммы, а также производить построение нескольких диаграмм в одном Web-компоненте. Настраиваемые средства рисования и разметки позволяют создавать новые типы диаграмм и аннотации для них.
Web-компонент Сводная таблица позволяет самостоятельно задавать свойства членов групп и сами группы, предлагает усовершенствованные средства фильтрации, обеспечивает возможность прямого редактирования информации при внесении изменений непосредственно в базу данных. Более подробное описание новых возможностей Web-компонентов будет представлено в последующих публикациях.
Приложение Excel 2002 тесно интегрировано со службами Microsoft SharePoint Team Services, поэтому пользователям в группах предоставляется возможность публиковать, импортировать, экспортировать и даже обновлять электронные таблицы Excel через указанный Web-узел Microsoft.
Описание данных возможностей выходит за рамки статьи и будет рассмотрено в специальных публикациях на эту тему.
Автор благодарит московское представительство компании Microsoft за любезно предоставленные материалы.
КомпьютерПресс 8'2001
