Никто не может без Excel

Александр Прохоров

Основные понятия электронных таблиц на примере Excel 2000

Ввод данных

Создание формул

Использование диапазонов ячеек

Копирование формул

Просмотр формул

Редактирование формул

Операторы

Наименования как части формул

Встроенные функции

Данная публикация посвящена основам организации работы с электронными таблицами в Excel 2000.

Статья рассчитана на начинающих пользователей, которые не знакомы с электронными таблицами более ранних версий Excel. Многие ошибочно считают, что Excel нужен только финансистам и бухгалтерам, однако программа настолько универсальна, что полезна представителям практически любой специальности. C помощью Excel можно решать массу задач в самых разных областях деятельности — от построения графиков или диаграмм до решения дифференциальных уравнений численными методами. Начните знакомство с Excel, и эта программа вам обязательно пригодится.

Основные понятия электронных таблиц на примере Excel 2000

Основная идея всех электронных таблиц очень проста — она состоит в том, чтобы, помещая данные в одни ячейки таблицы, в других ячейках задавать законы их преобразования и там же автоматически получать результаты вычислений.

Итак, рассмотрим, как выглядит таблица Excel 2000. Базовым элементом электронных таблиц является ячейка, которая соответственно образуется на пересечении строк и столбцов таблицы (рис. 1). Адрес ячейки задается путем указания номера столбца (обозначаются буквами A, B, C…) и номера строки (обозначаются цифрами). В частности, на рис. 1 выделена ячейка D7, адрес выделенной ячейки показан в Поле Имени. Совокупность ячеек составляет Рабочий лист.

Рабочий лист максимально может иметь 256 столбцов и 16 384 строк и соответственно содержать 256 x 16 384 ячейки.

Совокупность рабочих листов образует Рабочую книгу. Каждая рабочая книга может иметь максимум 256 листов и соответственно 256 x 256 x 16 384 ячеек. 

В ячейки можно вводить один из трех типов данных: текст, числа и формулы. В качестве примера (см. рис. 1) показана таблица учета расхода средств на строительство с суммированием расходов по месяцам. Например, в ячейках с номерами А5 и А6 содержатся текстовые данные, в ячейке D6 — числовые, а в ячейке D7 — формула, предписывающая суммировать ячейки D5 и D6.

Ввод данных

Чтобы ввести данные в ячейку, сначала ее нужно активизировать, щелкнув по ней мышью. Жирная рамочка свидетельствует о том, что ячейка активизирована и в нее можно вводить данные. После ввода данных в ячейку (чтобы связать их с ячейкой) необходимо щелкнуть на кнопке Ввод (рис. 2) или просто нажать клавишу Enter.

Excel позволяет автоматически заполнять ряд ячеек последовательными логически связанными значениями.

Так, например, в ячейки от B4 до G4 можно ввести названия месяцев вручную, а можно автоматически. Для этого впечатайте текст «янв» в ячейку В4 и потяните мышью вправо за маркер заполнения (черный квадратик, находящийся в нижнем правом углу активной ячейки). В результате названия месяцев появятся во всей строчке (рис. 3).

Стандартное имя адреса ячейки, например D5, вы можете заменить на собственное название, например «Март_Кирпич» (рис. 4). Переименовать ячейку можно, изменив ее имя в Поле Имени. Имя, которое вы присвоите ячейке, должно начинаться с буквы и не иметь пробелов. Нажатием на кнопку со стрелочкой рядом с полем имени раскрывается список имен ячеек, на которые соответственно легко можно перейти, щелкнув необходимое имя из данного списка.

Теперь рассмотрим, как задать формулы, которые позволяют суммировать данные в столбцах (см. рис. 1).

Создание формул

Для того чтобы получить в ячейке B7 сумму значений ячеек B5 и B6, необходимо в ячейке B7 определить формулу сложения этих двух ячеек (рис. 5). Для начала введите знак «=», который всегда предшествует формуле, а затем запишите все выражение B5+B6 и нажмите Enter, в результате чего в ячейке появится результат вычисления.

Выше был описан не самый лучший способ задания формулы. Более просто данную формулу можно было записать, не впечатывая имена ячеек слагаемых, а просто щелкая мышью по соответствующим ячейкам.

Получив результат в ячейке B7, можно продолжить определять соответствующие формулы в каждой из ячеек строки, а можно опять-таки прибегнуть к автоматическому методу, который мы рассмотрим ниже.

Использование диапазонов ячеек

Давайте модифицируем нашу таблицу (см. рис. 1) и добавим еще один столбец, в котором просуммируем данные по каждому из материалов «Кирпич» и «Цемент», для того чтобы выяснить, сколько средств ушло на каждый из материалов за весь период с января по июнь.

Для этого в ячейку H5 следовало бы поместить формулу =(B5+C5+D5+E5+F5+G5). Нетрудно увидеть, что ячейки с B5 по G5 образуют смежный диапазон. В Excel для экономии ручных операций смежные диапазоны определяются адресами начала и конца диапазона и разделяются двоеточием «:». Таким образом, обсуждаемую формулу можно записать как =СУММ(B5:G5). СУММ  — одна из встроенных функций, которые поддерживает Excel. (О других встроенных функциях, доступных в Excel, мы расскажем позже.)

На практике требуемую операцию можно выполнить еще проще. Просчитаем суммарные затраты по цементу следующим образом: щелкнем мышью по ячейке, в которой должен появиться результат ( в данном случае H6), и нажмем на кнопку с изображением знака «сумма». В результате программа выделит всю строку пунктирной линией и впишет формулу суммирования всей строки (рис. 6). Таким образом, вам останется лишь подтвердить правильность формулы нажатием клавиши Enter. Конечно, возможен вариант, когда вам нужно суммировать не всю строку, например не с января, а с февраля. В этом случае щелкните на ячейке С6 и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, протяните указатель, выделяя весь ряд ячеек, которые хотите использовать в формуле.

Помимо смежных диапазонов в электронных таблицах существует понятие несмежных диапазонов. Например, если мы вновь обратимся к нашему примеру и предположим, что нам надо просуммировать расходы на цемент за февраль, апрель и июнь, то формула для ячейки H6 примет вид =СУММ(С6;E6;G6). Соответственно диапазон С6;E6;G6 называется несмежным диапазоном. В качестве разделителя несмежных ячеек используется точка с запятой.

Копирование формул

Вернемся к рис. 6, в котором рассматривается формула копирования расходов по цементу по всем месяцам =СУММ(B6:G6). Получить формулу суммирования по следующей строке можно еще одним способом: методом копирования. Копирование осуществляется так же, как в программе Word. Выделите ячейку, из которой необходимо скопировать формулу, затем скопируйте ее, нажав кнопку Копировать на стандартной панели или набрав комбинацию клавиш <Ctrl+C>. После этого выделите ячейку, в которую вы хотите вставить формулу, и щелкните на кнопке Вставить стандартной панели.

Просмотр формул

Поскольку ячейки, в которых заданы формулы и посчитаны значения, представленные в числах, внешне ничем не отличаются от ячеек, где заданы просто числа (рис. 1-6), в Excel есть удобная функция просмотра формул. Для того чтобы увидеть формулы, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+`>, в результате чего таблица примет такой вид, как показано на рис. 7. При повторном нажатии данной комбинации клавиш формулы будут снова заменены числами.

Редактирование формул

Для редактирования формул щелкните на исправляемой формуле, и тогда она появится в строке формул. Перенесите курсор в строку формул и отредактируйте выражение. Формулу можно также отредактировать непосредственно в ячейке, предварительно дважды щелкнув на ней мышью.

Операторы

После того как мы ознакомились с примерами записи формул, нам следует сформулировать эти правила в общем виде. Написание формулы начинается со знака равенства, за которым идут вычисляемые элементы, разделяемые операторами. Порядок вычисления в формуле управляется с помощью скобок.

В Excel используется четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок. Рассмотрим их подробнее.

Арифметические операторы

Операторы сравнения

Текстовый оператор объединения

Операторы ссылки

Наименования как части формул

Если вам неудобно работать с буквенно-цифровыми адресами ячеек, то можно использовать имена заголовков соответствующих строк и столбцов. Для того чтобы программа воспринимала имена в формулах, необходимо установить соответствующий флажок-указатель в активное положение (рис. 8).

Для вызова вкладки необходимо выполнить команду Сервис Параметры а Вычисления.

Например, вычислить затраты в январе, отображаемые в ячейке В7, можно по формуле (=янв Кирпич+янв Цемент) — рис. 9. Если названия заголовков состоят из нескольких слов, то в формулах их нужно приводить в одинарных кавычках.

Встроенные функции

Функция суммирования вынесена на стандартную панель как наиболее часто используемая. Кроме суммирования, Excel поддерживает множество стандартных функций. Рассмотрим, как ими пользоваться. Вернемся к нашему примеру и просчитаем, например, в ячейке Н5 вместо суммы затрат на кирпич по месяцам — среднее значение затрат в месяц. Для того чтобы вызвать функцию, щелкнем мышью на кнопке на стандартной панели с изображением функции. В результате появится мастер функций (рис. 10).

Щелкните на нужной функции (в данном случае СРЗНАЧ), и программа автоматически выделит строку и выдаст результат (рис. 11). Таким образом, мы только что вычислили, что на кирпич в среднем в месяц уходило примерно 10,83 млн. руб.

В принципе, чтобы получить необходимую функцию, следует выбрать категорию функций и пролистать список. Все функции в Excel поделены на пять категорий:

1. Функции обработки даты и времени.
2. Математические и тригонометрические функции.
3. Статистические функции.
4. Текстовые функции.
5. Логические функции.

Примеры использования некоторых из этих функций мы рассмотрим в следующей статье, посвященной использованию Excel.

КомпьютерПресс 10'2000