Outlook 2002 из Office XP: что нового?
Защита от вирусов в Outlook 2002
Усовершенствованный редактор Wordmail
Личный календарь и расписание группы
Совместное использование сведений о занятости
Интеграция со службой MSN Messenger
Интеграция режимов Интернет и Exchange
Усовершенствованная панель Автоархивация
Усовершенствованная поддержка региональных стандартов
В версии 2002 Microsoft Outlook по-прежнему остается наиболее мощным и эффективным продуктом в своем классе, но в то же время довольно громоздким и сложным в освоении. Впрочем, учитывая обилие функций, накопленных в MS Outlook к версии 2002, трудно ожидать от этого продукта простоты на уровне Outlook Express. Нельзя сказать, что Outlook 2002 принципиально отличается от Outlook 2000 какими-то революционными новшествами. По крайней мере продукт узнаваем и вряд ли сотрудникам, освоившим Outlook 2000, придется затратить много времени на овладение новой версией.
Если учесть постоянно возрастающий объем времени, который ежедневно приходится затрачивать на интерактивное общение и обмен информацией, следует признать, что более эффективное решение даже нескольких задач может заметно увеличить производительность работы. Сложно назвать какой-то один элемент, который революционизировал продукт, но в то же время имеется немало усовершенствований, улучшающих работу программы.
Основные направления, по которым шло развитие продукта, показаны на рис. 1. К ним относятся повышение производительности продукта, усовершенствование установок и настройки, увеличение безопасности, защищенность от вирусов и улучшение сохранности данных, а также интеграции с сервером Exchange Server.
В данной статье мы ознакомим читателей с изменениями, которые касаются преимущественно индивидуальных пользователей. Вопросы работы программы в корпоративной среде с использованием Exchange Server в статье не рассматриваются. Информацию об этом можно найти, например, на сайте http://www.slipstick.com/.
Начнем разговор об усовершенствованиях в программе с вопроса о безопасности в Outlook 2002 — в частности и в Office XP — в принципе. Наверное, больше всего разговоров и публикаций в прессе вызвало именно это направление, а точнее — политика блокирования так называемых потенциально небезопасных файлов при обмене электронной почтой. Расскажем об этом более подробно.
Безопасность
По свидетельству разработчиков, одной из основных задач, которая стояла перед Microsoft при разработке новой версии продукта, было обеспечение большей надежности и безопасности работы в Outlook. Это и понятно. Достаточно вспомнить, сколько шума вызвали почтовые вирусы, полученные многими пользователями именно посредством той или иной версии Outlook. Как только ни изощрялись вирусописатели, чтобы ослабить бдительность получателей и заставить их открыть письмо от неизвестного отправителя, взять хотя бы злосчастное письмо «I Love You». По этой причине компания Microsoft предложила достаточно радикальные меры по усилению безопасности приложения.
 |
|
Защита от вирусов в Outlook 2002
В Outlook 2002 реализовано блокирование вложений электронной почты, связанных с потенциально небезопасными файлами, а также реализовано предотвращение автоматического доступа со стороны программ к адресной книге пользователя и усилен контроль отправления сообщений электронной почты от имени пользователя. В последнем случае пользователь получает предупреждение, и ему предлагается продолжить выполнение действия. Такие меры предотвращают распространение вируса на другие компьютеры.
В Outlook 2002 по умолчанию запрещено более 30 видов расширений для вложенных файлов. Кроме файлов с расширением .exe к ним относятся файлы системы помощи Windows, командные файлы (batch files), скрипты на языках Java и Visual Basic и некоторые другие. Outlook 2002 блокирует получение файлов и выводит на экран надпись о том, что доступ к потенциально опасным файлам не разрешен.
Мой личный опыт свидетельствует, что данное средство достаточно эффективно. Так, уже после установки Outlook 2002 на свой компьютер я получил массу писем с вирусом SirCam, который не доставил мне неприятностей благодаря тому, что Outlook 2002 своевременно предупреждал о наличии небезопасного файла во вложении, который и был вирусом.
В новой версии Outlook 2002 пользователь получает предупреждение и при попытке отправить некоторые файлы. Система выдаст сообщение о том, что элемент содержит потенциально небезопасные вложения и что получатель письма может не иметь возможности открыть вложение с запрещенными расширениями. В качестве примера на рис. 2 показано предупреждение, которое выдает программа при попытке отправить файл с расширением .exe.
Нельзя сказать, что подобная политика была реализована впервые в Outlook 2002. После вспышки эпидемии вируса «I Love You» компания Microsoft предложила поправки для Outlook 2000, ограничивающие доступ к некоторым e-mail-вложениям. Однако если пользователи более ранних версий почтового клиента могли выбирать, воспользоваться ли им данными поправками, то пользователи Outlook 2002 вынуждены применять новое средство защиты. При этом надо сказать, что далеко не все эксперты одобряют подобный подход Microoft к решению проблемы. Есть и оппоненты данной стратегии, которые утверждают, что такие ограничения значительно затрудняет распространение по e-mail не только вирусов, но и безвредной информации.
Очевидно, что, например, для двух компаний — разработчиков ПО, обменивающихся разными типами файлов, Outlook 2002 будет неприемлемым инструментом. Зато всем, кто отправляет обычную почту, работать станет безопаснее. Есть также мнения, что метод Microsoft блокировки доступа к файлам не решает проблемы, которая состоит в способе взаимодействия файлов определенного типа с Outlook и Windows.
Разговоры об ограниченности данного подхода, получили развитие после сообщения о том, что, несмотря на повышение уровня защиты почтовой программы Microsoft, обнаружен вирус, действующий в Outlook 2002. Вирус использует уязвимость элементов ActiveX для менеджера персональной информации (Personal Information Manager). По свидетельству экспертов, уязвимым оказался элемент управления Microsoft Outlook View Control, ответственный за вывод на экран папки Входящие. Вирус был обнаружен болгарским специалистом по безопасности Георгием Гунинским (Georgi Guninski), выяснившим пути проникновения вируса в компьютерные системы и сообщившим об этом информацию корпорации Microsoft, которая подготовила соответствующую «заплатку» (Patch).
Подробнее об этом можно прочитать по адресам http://www.guninski.com/vv2xp.html и на сайте Microsoft http://www.microsoft.com/technet/security/bulletin/MS01-038.asp, а скачать Patch для Outlook 2002 можно по адресу http://office.microsoft.com/downloads/2002/OLK1003.aspx.
|
|
Восстановление документов
Пользуясь в Outlook 2002 редактором Wordmail, вы получаете те же средства восстановления документов с возможностью отправки отчетов об ошибках, что и пользователи Word 2002 (об этом мы уже писали в КомпьютерПресс № 8’2001 «С опытом приходит Office XP»). Суть их сводится к тому, что в случае сбоя в системе можно сохранять текущие файлы и автоматически сообщать об ошибках непосредственно в корпорацию Microsoft. Кроме того, при зависании системы существует безопасный способ завершения работы «не отвечающих» приложений.
|
|
Производительность
Работа с электронной почтой
Автозаполнение адреса
В Outlook 2002 появилась функция автозаполнения адреса электронной почты. Теперь, когда вы начинаете вводить адрес получателя, которому вы уже отправляли почту (рис. 3), система распознает его и заполняет имя автоматически.
На мой взгляд, функция весьма полезная и корректно реализована, хотя мне приходилось слышать замечания от коллег-пользователей, которых не устраивает в данной функции то, что она добавляет в список предложений для автозаполнения также имена, которые не содержатся в списке контактов. Например, если вы имеете в списке контактов некоего Alexey Ivanov (Alexey@aha.ru) и придали этому контакту ник alex, то вы вправе ожидать, что, начав печатать это имя, именно его и предложит система в качестве автозавершения. Однако, если вы недавно отправили письмо по адресу alexey@moscow.dgp.com, то оно тоже высветится как вариант для автозавершения даже если вы в принципе не планируете вступать в контакт с этим человеком. Если у вас обширная переписка, то может получиться, что набрать ник проще, чем выбирать необходимое из списка автозавершения. Впрочем, как говорится, на всех не угодишь.
|
|
Поддержка Hotmail
Пользователи новой версии программы могут получить доступ к электронной почте, используя учетную запись Hotmail и других поставщиков услуг электронной почты в Интернете непосредственно из приложения Outlook. Для настройки соответствующей учетной записи достаточно выполнить команду Сервис аУчетные данные электронной почты а Добавить новую учетную запись электронной почты а Подключение к почтовому серверу HTTP. В результате появится панель (рис. 4), позволяющая настроить соответствующую учетную запись.
Если у вас настроено несколько учетных записей электронной почты, например POP3 и Hotmail, вы можете выбирать, какую учетную запись использовать для отправки каждого сообщения. При этом можно указать, какая учетная запись будет использоваться по умолчанию в приложении Outlook.
|
|
Усовершенствованный редактор Wordmail
Наличие в Outlook редактора Wordmail (рис. 5) позволяет пользоваться всеми возможностями Word 2002 при создании электронных писем. Microsoft Word используется по умолчанию как редактор электронной почты, а HTML — по умолчанию как формат сообщений. Все это стимулирует использование преимуществ редактирования текста с помощью Microsoft Word — развитую систему форматирования, смарт-тэги и т.д. Если вы применяете для сообщений электронной почты формат HTML, Wordmail позволяет удалять специфичные для документа тэги, что уменьшает общий объем сообщения электронной почты.
Следует отметить, что многие пользователи считают, что встроенного редактора, имеющегося в Outlook, им вполне достаточно и что настройка вызова по умолчанию Word (перенасыщенного возможностями форматирования) для редактирования писем нецелесообразна. Впрочем, никто не заставляет вас всегда пользоваться программой Word. Если вы не хотите использовать Word в качестве используемого по умолчанию редактора почты, выполните команду Сервис аПараметры и снимите флажок Использовать Microsoft Word как редактор сообщений.
|
|
Очистка почтового ящика
Одна из основных проблем в работе с почтовым клиентом — быстрое нарастание объема писем. Для того чтобы вовремя удалять ненужные сообщения, Outlook 2002 предлагает специальную панель Очистка почтового ящика (рис. 6) в меню Сервис.
Панель позволяет узнать размер почтового ящика, найти сообщения, которые «старше» определенной даты или больше определенного размера (при их удалении можно максимально освободить место). Файлы можно удалять, перемещать и архивировать. Пользователи сервера Exchange автоматически получают предупреждения о том, что размер почтового ящика близок к предельному, и могут очищать свои почтовые ящики.
|
|
Гиперссылки в строке темы
В Outlook 2002 распознаются URL-адреса, помещенные в строке темы сообщений электронной почты, что позволяет быстро переходить на соответствующий Web-узел (рис. 7).
Усовершенствованная панель поиска
На рис. 8 показаны панели поиска в версии Outlook 2000 и Outlook 2002. Легко заметить, что панель поиска в версии 2002 занимает меньше места и одновременно предоставляет дополнительные опции поиска, то есть позволяет выбирать место поиска. В версии Outlook 2000 это возможно только при переходе в режим Расширенный поиск.
|
|
Работа с календарем
Личный календарь и расписание группы
В Outlook 2002 пользователи имеют возможность сохранять несколько групповых календарей (рис. 9), чтобы обеспечить более удобный доступ к расписаниям группы. Для создания нового группового календаря необходимо выполнить команду Расписания а Создать. При последующем обращении к кнопке расписания появится список групповых расписаний, сохраненных с данным календарем.
|
|
Совместное использование сведений о занятости
Пользователи Outlook 2002 могут предоставлять сведения о занятости в общий доступ для других пользователей в Интернете. Это значительно упрощает планирование собраний с участием других пользователей приложения Outlook, не имеющих доступа к серверу Exchange Server. Когда вы создаете новую встречу, то после того, как вы введете адрес и перейдете в раздел Планирование, Outlook предложит установить общий доступ к информации о занятости (рис. 10).
Служба сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office позволяет публиковать сведения о периодах занятости в Интернете для пользователей, которые не могут иметь доступ к вашей папке Календарь, но имеют доступ в Интернет.
|
|
Единое окно напоминаний
В календаре Outlook 2002 появилось единое окно напоминаний о встречах и заданиях (рис. 11), что позволяет более оперативно отслеживать напоминания, а также открывать напоминания по одному или все одновременно. Это более удобно, чем наличие нескольких диалоговых окон, особенно при плотном графике, когда из-за обилия таких окон можно пропустить какое-нибудь напоминание.
|
|
Цвета календаря
Пользователи Microsoft Outlook 2002 получили новую возможность выделения цветом в календаре разных типов встреч. В представлении папки Календарь «День/неделя/месяц» доступны 10 цветов.
Нельзя сказать, что это революционное изобретение, но календарь становится более наглядным (рис. 12), поскольку с цветами можно ассоциировать разные типы встреч. У каждого цвета есть метка, которая может настраиваться пользователем. Метки могут быть уточнены или изменены (например, метку красного цвета можно сменить с «важно» на «встречи с шефом»).
Цвета для встреч и собраний можно назначить вручную, а можно задать правила автоматического назначения цветов элементам, отвечающим определенным условиям (наличие определенного слова в теме, отправка приглашения на собрание конкретным лицом и т.д.). Цвет, заданный вручную, имеет более высокий приоритет, чем назначенный автоматически, поэтому к нему не будут применяться правила автоматического определения цвета.
Если открывается календарь другого пользователя или календарь в общей папке, то цвета, назначенные автоматически, не отображаются, а отображаются только цвета, назначенные вручную. Автоматически назначенные цвета могут быть просмотрены только тем пользователем, который настроил соответствующие правила.
|
|
Предложение нового времени
Получив приглашение на встречу, пользователи нового Outlook могут предложить ее организатору иное время встречи, вместо того чтобы просто отклонить приглашение. Кроме того, пользователи, имеющие доступ к серверу Exchange, могут, прежде чем предложить новое время встречи, просмотреть время, когда каждый из приглашенных свободен или занят (рис. 13).
|
|
Контакты и адресная книга
Интеграция со службой MSN Messenger
В меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Дополнительно, выберите Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook. Если программа MSN Messenger у вас не установлена, вам будет предложено ее установить. Во время установки можно ознакомиться со всеми возможностями программы. После установки программы вам становится доступна еще одна кнопка Параметры, нажав которую, вы получите доступ к панели, относящейся к работе с MSN Messenger (рис. 14).
Когда пользователь Outlook открывает карточку контакта или сообщение электронной почты, он может определить, подключен ли этот человек к сети, и сразу начать сеанс MSN Messenger из приложения Outlook.
|
|
Поле Краткое имя
В панели Контакт появилось поле Краткое имя (рис. 15) для имен получателей электронной почты. Имя, введенное в это поле, возникает в поле Кому вместо реального адреса электронной почты при создании сообщения.
|
|
Установка и настройка
Чем больше времени пользователи или администраторы тратят на установку или настройку продукта, тем выше расходы вследствие снижения производительности, увеличения частоты обращений в службу технической поддержки, а также общей неудовлетворенности работой. Outlook 2002 предлагает целый ряд усовершенствований: единый интегрированный режим электронной почты, усовершенствованные возможности настройки в мастере выборочной установки и упрощенный интерфейс для задания учетных записей электронной почты.
|
|
Интеграция режимов Интернет и Exchange
В приложении Outlook больше нет разделения на режим корпоративной работы и режим работы «только с Интернетом». Пожалуй, это главное отличие от Outlook 2000. С помощью нового мастера учетных записей электронной почты можно одновременно создать несколько типов записей (Exchange, POP3, IMAP, HTTP, LDAP, MS Mail и др.) и выбрать учетную запись, которая будет использоваться для отправки и получения сообщений (рис. 16). Благодаря новому интерфейсу учетных записей электронной почты пользователи могут с легкостью добавлять и изменять учетные записи, каталоги и адресные книги.
|
|
Усовершенствованная панель Автоархивация
Как известно, по мере получения новых элементов почтовый ящик Microsoft Outlook быстро увеличивается и старые элементы необходимо архивировать. В Outlook автоархивация включена по умолчанию и выполняется автоматически через заданные промежутки времени. При ее выполнении старые элементы и достигшие заданного возраста архивации удаляются из папок.
При первом запуске средства автоархивации архивный файл автоматически создается в одной из следующих папок в зависимости от используемой операционной системы:
- Microsoft Windows 2000 — C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst;
- Microsoft Windows NT — C:\winnt\profiles\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst;
- Microsoft Windows 98 — C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ Archive.pst.
На рис. 17 показаны панели автоархивации Outlook 2000 (вверху) и Outlook 2002 (внизу). Как видно из рисунка, в Outlook 2002 появились дополнительные опции.
В новой версии Outlook, помимо настроек автоархивации для элементов почтового ящика, могут действовать политики хранения данных, которые определяются администратором на уровне организации и регламентируют сроки хранения документов. Эти политики имеют более высокий приоритет, чем настройки автоархивации.
|
|
Усовершенствованная поддержка региональных стандартов
Outlook 2002 позволяет сделать работу с приложением удобной для пользователей, говорящих на разных языках, за счет предоставления усовершенствованной поддержки Unicode при работе с электронной почтой, контактами, встречами и файлами данных. Реализована поддержка независимых процедур инсталляции для различных языков, автоматически определяются языковые настройки, используемые операционной системой.
Итак, Outlook 2002 приобрел много полезных усовершенствований, наиболее заметными из которых являются следующие. Первое состоит в том, что в Outlook 2002 устранено разделение на режим Интернета и режим Exchange и теперь можно создать несколько типов записей одновременно (Exchange, POP3, IMAP, HTTP, LDAP, MS Mail и др.). Второе — новый режим безопасности, и прежде всего блокирование вложений электронной почты, связанных потенциально небезопасными файлами. Есть также целый ряд менее заметных изменений, касающихся как работы с почтой, так и с календарем и контактами.
КомпьютерПресс 10'2001
