ЕВФРАТ-Документооборот v. 12 — здоровое сердце Вашего бизнеса!
Если мы представим успешную компанию в виде здорового человеческого организма, то кровеносной системой этого организма будет документооборот, а сердцем — система документооборота. Именно поэтому компания Cognitive Technologies выбрала для своей системы электронного документооборота девиз «ЕВФРАТ-Документооборот — здоровое сердце Вашего бизнеса!»
сентябре Cognitive Technologies объявила о начале продаж новой версии системы электронного документооборота (СЭД) ЕВФРАТ-Документооборот v. 12, в которой заказчикам предлагаются более удобные и широкие возможности по настройке системы под пользователя. ЕВФРАТ-Документооборот, пожалуй, одна из самых известных систем на российском рынке СЭД. В настоящее время она активно используется частными предпринимателями, предприятиями малого и среднего бизнеса, крупными производственными холдингами и государственными учреждениями. В этой статье мы подробно остановимся на новых возможностях ЕВФРАТ-Документооборот v. 12 и на их практическом применении.
В новой версии появилась подсистема обмена документами между серверами ЕВФРАТ-Документооборот, вследствие чего стало возможно обмениваться документами, письмами и поручениями как в территориально распределенных организациях, так и между различными организациями, использующими данную систему. Также через подсистему можно осуществлять взаимодействие с другими системами электронного документооборота. В предыдущих версиях территориально распределенная работа поддерживалась только в рамках проектных решений на базе промышленных СУБД MY SQL и Oracle, а работа удаленных пользователей стандартного комплекта ЕВФРАТ-Документооборот осуществлялась через тонкий клиент.
Система ЕВФРАТ-Документооборот v. 12 интегрирована с электронной почтой, что значительно повышает удобство работы. Теперь пользователи могут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (TXT или HTML) и приложенные к ним файлы в документы ЕВФРАТ-Документооборот и отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты внешним контрагентам, не использующим СЭД.
Для пользователей и разработчиков, которые хотят интегрировать ЕВФРАТ-Документооборот с другими информационными системами (например, с ERP/CRM-системами, системами бухгалтерского учета, правовыми и иными системами), в новой версии обеспечена возможность обмена информацией в формате XFF (формат разработан на основе XML).
Известно, что в любой организации секретари и сотрудники отдела делопроизводства много времени тратят на обработку типовых документов. В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот пользователи могут регистрировать документ на основе уже существующего, с автоматическим заполнением всех необходимых реквизитов. Это позволяет упростить и ускорить работу с типовыми документами. И если пользователь по ошибке будет пытаться зарегистрировать документ, который уже есть в системе (например, вначале документ поступил по факсу или по электронной почте и был зарегистрирован, а впоследствии пришел его оригинал по почте или с курьером), то после автоматической проверки на дублирование регистрируемого документа будет выдано соответствующее предупреждение.
В новой версии расширены возможности по контролю исполнения. В частности, добавлены напоминания для контролера о том, что приближается (наступил) срок не только контролируемого им документа, но и каждого в отдельности контролируемого им поручения. Другое нововведение заключается в следующем: для того чтобы сделать процесс выполнения заданий еще более прозрачным и оперативным, пользователи ЕВФРАТ-Документооборот при получении поручения теперь могут принять или не принять его к исполнению. В том случае, когда по тем или иным причинам сотрудник не может приступить к выполнению задачи, появляется окно, в котором он должен объяснить свое решение руководителю. Новые возможности контроля исполнения позволят руководителям иметь более полную картину о ходе выполнения работы и при необходимости своевременно перераспределять нагрузку в коллективе. Это особенно важно для организаций, которые работают с большим количеством контрагентов или в условиях сжатых сроков выполнения работ.
Не остались без внимания и администраторы системы ЕВФРАТ-Документооборот v. 12. Так, новые возможности администрирования обеспечивают повышение надежности и упрощение процесса внедрения и эксплуатации системы. В частности, теперь возможно получать список пользователей из Windows для настройки структуры предприятия. Кроме того, в новой версии архивирование базы данных можно проводить не только вручную, но и автоматически, по расписанию. Для удобства работы система может запускаться как сервис NT. Что касается настройки системы, то появилась возможность импорта/экспорта типовых маршрутов для последующего их тиражирования, разработан новый генератор отчетов и др.
В стандартный комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот входят типовые отчетные формы и встроенный Генератор отчетов, который позволяет пользователям самостоятельно создавать и изменять шаблоны отчетов в соответствии с требованиями организации. В Генераторе отчетов расширены возможности построения отчетов и упрощена процедура их создания. Так, для создания нового шаблона отчета пользователю достаточно лишь отредактировать уже существующий. Новый Генератор отчетов позволяет импортировать готовые отчеты в приложения MS Word и Excel.
Предоставив более совершенные механизмы для успешного ведения бизнеса, система ЕВФРАТ-Документооборот сохранила свою универсальность и осталась коробочным продуктом. Универсальность заключается в том, что независимо от количества приобретенных лицензий заказчик получает полнофункциональную СЭД. А поскольку коробочный принцип позволяет настроить систему самостоятельно, то обеспечивается достаточно низкая совокупная стоимость владения.
