Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса
Введение
истемы электронного документооборота (СЭД) получают в России все большее распространение. Аналитики и эксперты прогнозируют 100-процентный ежегодный рост рынка в течение ближайших 2-3 лет. Повышение интереса к решениям подобного класса объясняется тем, что СЭД в организации уже не рассматривается только как способ автоматизации процессов делопроизводства. Сегодня пришло понимание того, что система электронного документооборота — это нужный и важный инструмент управления организацией. И если до недавнего времени развитие подобных систем в России обусловливалось в основном интересом государственных учреждений, то текущая динамика обеспечивается повышением спроса на них именно в коммерческих организациях.
В настоящее время в России представлено около 30 различных решений в области автоматизации документооборота. Заказчиками подобных систем в основном выступают крупные организации. Число внедрений СЭД на малых и средних предприятиях весьма незначительно. Это объясняется тем, что большинство систем электронного документооборота слишком дорогие, а процесс их внедрения оказывается сложным и длительным и окупается не скоро. Все это является неприемлемым для небольших компаний со скромными IT-бюджетами, несмотря на их высокую заинтересованность в автоматизации документооборота. Однако при этом на рынке присутствует несколько решений, отличающихся умеренной стоимостью лицензий и заявленной разработчиками возможностью самостоятельной настройки, вследствие чего их внедрение не требует значительных временных затрат и привлечения большого количества специалистов. Чтобы убедиться в этом, редакция провела тестовое внедрение подобной системы на небольшом предприятии. В качестве СЭД была выбрана наиболее распространенная в различных коммерческих организациях система «Евфрат-Документооборот».
Методика
еред нашей тестовой лабораторией была поставлена непростая задача — провести эксперимент по моделированию реального процесса внедрения системы электронного документооборота на примере «Евфрат-Документооборот» в организации с небольшим бюджетом. В испытании приняли участие специалист по внутренним процессам организации (аналитик), IT-специалист (системный администратор) и сотрудники лаборатории в качестве пользователей. В обязанности первого входило проведение анализа бизнес-процессов организации, разработка технического задания (ТЗ) на систему и осуществление контроля за процессом внедрения. Задача IT-специалиста заключалась в изучении системы и ее настройке под разработанное ТЗ. В нашем случае организация должна была приобрести 10 лицензий
«Евфрат-Документооборот», оплатить обучение администратора и самостоятельно произвести установку и настройку системы. После этого система прошла комплексное тестирование на рабочих местах 10 пользователей, в ходе которого также анализировались простота обучения и удобство работы пользователей.
Тестирование
ля тестирования, которое проходило в ноябре, Cognitive Technologies предоставила бета-версию продукта «Евфрат-Документооборот v. 12» и ключ на 10 рабочих лицензий. На подготовительном этапе было сформулировано ТЗ на настройку системы. ТЗ включало список документов, участвующих в электронном документообороте, схемы их прохождения (типовые бизнес-процессы) и формы отчетности для осуществления анализа эффективности деятельности компании. Нашим аналитикам также было предложено разделить полномочия сотрудников по доступу к информации. После этого технический специалист прошел обучение в Cognitive Technologies и приступил к внедрению системы. Сначала была установлена серверная часть системы, куда администратором была занесена структура организации, информация о всех сотрудниках, определены их права доступа. Далее с помощью дизайнера форм за три дня были созданы шесть регистрационных карточек документов (входящие, исходящие, договора, приказы, служебные записки, акты). Затем за два дня были настроены семь маршрутов прохождения и согласования документов с подробным описанием. По ТЗ в зависимости от вида договора выбирался один из трех настроенных вариантов технологической цепочки их обработки. На создание шести отчетных форм ушло менее трех дней. Затем на компьютеры пользователей были установлены рабочие места «Евфрат-Документооборот», интегрированные с почтовым клиентом. Для поддержки согласования и визирования документов в электронном виде для сотрудников были настроены электронно-цифровые подписи. Затем система была запущена в двухнедельную опытную эксплуатацию, в которой участвовали 10 пользователей, — при этом были опробованы все автоматизированные системой процессы и проверено удобство работы с системой. По ее результатам были доработаны настройки прав доступа к информации и контроля за ходом исполнения работ. На этом этапе система была готова к сдаче в промышленную эксплуатацию.
В настоящее время довольно часто организации имеют два и более удаленных друг от друга офисов. Исключением не являются и представители сегмента СМБ. В 12-й версии «Евфрат-Документооборот» (коробочный вариант поставки) реализована поддержка территориально распределенной работы, которую мы также решили протестировать. Для этого наш опытный технический специалист на отдельном компьютере установил серверный компонент системы. Затем он перенес уже имеющуюся конфигурацию с сервера протестированной ранее системы. После этого с помощью встроенных настроек было организовано взаимодействие между двумя серверами, как было описано в прилагаемой документации. В новом «филиале» была создана своя структура предприятия, установлены пользовательские места системы. Для тестирования работы в режиме взаимодействия двух серверов был запущен бизнес-процесс (подготовка договора), включающий согласование и параллельную маршрутизацию договоров, в котором приняли участие сотрудники обоих офисов. Данный процесс для пользователя системы ничем не отличался от варианта работы в рамках локального офиса и поддерживал всю функциональность системы, кроме ЭЦП, которая в коробочной версии не передается между серверами.
Выводы
ББезусловно, важный этап организации электронного документооборота — исследование предприятия, целью которого является систематизация внутренних бизнес-процессов и выявление реальных потребностей компании в автоматизации. Лучше всего для выполнения подобных работ привлекать специалистов, имеющих опыт внедрения систем электронного документооборота. Мы же на этом этапе достаточно активно консультировались со специалистами Cognitive Technologies.
На основе проведенного исследования формируются требования к будущей системе. Продолжительность данного этапа четко определить очень сложно из-за большого количества субъективных факторов. В нашем случае на подготовку ТЗ ушла неделя, в реальности при внедрении любой системы документооборота этот этап оказывается самым трудоемким и в зависимости от количества участвующих в нем сотрудников и их квалификации может длиться несколько месяцев. Квалификация нашего технического специалиста позволила после прохождения им трехдневного обучения на администратора системы осуществить ее внедрение примерно за две недели. В течение этого времени компания Cognitive Technologies оказывала консультационные услуги в рамках договора на поставку.
При испытании системы «Евфрат-Документооборот» были опробованы все заявленные разработчиками в 12-й версии возможности, включая и взаимодействие удаленных офисов для организации работы в распределенной среде управления.
В результате тестового внедрения мы получили работающую систему электронного документооборота с возможностью ее модификации при изменении организационной структуры и бизнес-процессов компании без привлечения разработчика. Функциональные возможности системы, отсутствие необходимости приобретения стороннего ПО, простота освоения и удобство настройки позволили осуществить внедрение в разумные сроки при минимальных финансовых вложениях. Стоимость смоделированного в нашей лаборатории внедрения системы «Евфрат-Документооборот» складывалась лишь из цены лицензий и затрат на обучение администратора.
