Borland Tempo Governance Suite — управление портфелями проектов
Зачем нужно управлять портфелями проектов
Методология управления портфелем проектов
Borland Tempo Governance Suite
В настоящей статье мы рассмотрим новое решение компании Borland для стратегического и оперативного управления информационными технологиями (IT Management & Governance). Данное решение явилось результатом приобретения корпорацией Borland компании Legadero, специализировавшейся на подобных решениях.
Зачем нужно управлять портфелями проектов
Цель применения информационных технологий в любой компании — снижение затрат на основное производство и повышение эффективности работы сотрудников. Тем не менее расходы на информационные технологии в современных компаниях неуклонно растут, постоянно стартуют работы над новыми проектами по разработке нового программного обеспечения и внедрению готовых систем безопасности, управления производством или иными аспектами деятельности предприятия — без этого довольно легко проиграть в конкурентной борьбе. В то же время, согласно данным Gartner Group, три четверти подобных проектов не укладываются во временные или бюджетные рамки. Поэтому в подобных условиях решение проблемы эффективности затрат на модернизацию IT-инфраструктуры и приложений, используемых в компании, не может ограничиваться управлением конкретными проектами и предполагает умение управлять совокупностью проектов, в частности отказаться от убыточных или нереализуемых проектов в пользу прибыльных.
Управление портфелем проектов требуется как минимум для того, чтобы эффективно использовать идеи и учитывать мнения разных сотрудников, занятых в различных подразделениях компании, избегать ненужных и дублирующих друг друга действий, оценивать риски и затраты проектов, оперативно реагировать на изменения в бизнесе, повышать качество как самих бизнес-процессов компании, так и их обеспечения.
 |
|
Методология управления портфелем проектов
С точки зрения Borland в общем случае участники управления портфелем проектов выполняют следующие роли:
- менеджер — пользователь, не имеющий отношения к IT-отделу и являющийся в основном источником новых требований или запросов на изменение существующей функциональности ПО;
- руководитель или другой ответственный сотрудник подразделения — человек, принимающий решения о том, какие из требований следует реализовывать, и влияющий на выделение соответствующего финансирования (этого человека принято называть заказчиком);
- руководитель проекта — сотрудник, в обязанности которого входит постановка задач для IT-отдела и информирование заказчика о ходе выполнения работ;
- руководитель или другое ответственное лицо IT-отдела — сотрудник, рассматривающий предложения и отслеживающий среди выполняющихся проектов те, что требуют пересмотра в связи с возникшими изменениями в бизнесе или в технологиях;
- персонал IT-отдела — работники, которые реализуют задачи, поставленные руководителем проекта.
Процесс управления портфелем проектов состоит из нескольких этапов:
- выявление потребностей — появление новых требований или запросов на изменения, поддержка их руководителями проектов или ответственными лицами в подразделениях и в IT-отделе, их первичная классификация и определение источников финансирования;
- выявление избыточности — выяснение, не выполняется ли в компании другой подобный проект, и принятие решения о возможности объединения этих проектов в один;
- оценка полезности — определение и документирование количественных показателей эффективности бизнеса в результате реализации проекта;
- подтверждение на уровне подразделения — процесс рассмотрения положительно оцененных проектов ответственным лицом IT-отдела и вынесение решения о принятии проекта или об отказе от него;
- подтверждение на уровне комиссии по управлению проектами (состоящей из ответственных лиц подразделения и возглавляемой ответственным лицом IT-отдела) — процесс принятия решений на основе всех собранных ранее и представленных в удобном для восприятия виде сведений о данном проекте и других проектах с учетом влияния проекта на деятельность различных подразделений, инвестиций в проект, финансовых затрат на реализацию и выгод для различных подразделений, а также оценки рисков проекта;
- планирование — создание детального плана выполнения проекта его руководителем;
- реализация и управление изменениями — процесс добавления новых требований заказчиками и постановки соответствующих задач персоналу IT-отдела в ходе реализации проекта, с возможной повторной оценкой полезности проекта в случае, если новые требования вызывают значительное изменение стоимости, времени выполнения или рисков проекта;
- сдача работ — принятие решения оплачивающим проект подразделением относительно того, что работы выполнены, либо выявление невыполненных требований с возможным обновлением плана работ или пересмотром проекта в целом;
- окончание работ — процесс документирования проекта, включая проблемы, возникающие при его реализации, а также периодическая оценка выгод от реализации проекта в процессе эксплуатации его результатов.
Одним из важнейших аспектов управления портфелем проектов является постоянный сбор сведений, требующихся для поддержки принятия решений, — чем качественнее будет собрана и обработана информация, тем выше окажутся адекватность и качество принимаемых решений. Теоретически для этого не требуется никакого программного обеспечения, однако на практике, особенно в случае больших проектов, все-таки удобнее применять соответствующие программные средства, к примеру Borland Tempo Governance Suite. Обычно бывает оправданно и применение средств управления проектами, к примеру семейства Microsoft Project, — как минимум на этапах планирования и реализации проекта.
|
|
Borland Tempo Governance Suite
Borland Tempo Governance Suite представляет собой решение для осуществления связи процессов принятия решений (стратегическое управление, IT Governance) с ежедневными процессами выполнения (оперативное управление (IT Management), применяемое на всех этапах процесса управления портфелем проектов). Оно включает поддержку управления требованиями, финансами, ресурсами, активами и портфелями проектов. На данный момент это единственное решение, обслуживающее все вышеперечисленные процессы.
Так, для упрощения управления требованиями Borland Tempo Governance Suite содержит соответствующие мастера, позволяющие собирать сведения от различных участников процесса и формировать отчеты, удобные для принятия решений (рис. 1).
Рис. 1. Одна из форм для ввода требований
Для упрощения управления портфелем проектов данный продукт позволяет выбирать такой набор связанных проектов, служб, изменений в инфраструктуре, который обеспечивает достижение оптимального равновесия между выгодой, затратами и рисками. Средства управления проектами сравнительно просты в применении и позволяют координировать выполнение как независимых, так и связанных между собой проектов. Средства управления IT-активами дают возможность отслеживать связи между элементами инфраструктуры и используемыми в компании бизнес-приложениями, а также управлять обновлениями составных частей IT-инфраструктуры. Средства управления ресурсами (человеческими, финансовыми и прочими) обеспечивают наиболее эффективное их задействование за счет планирования их загрузки и использования и за счет внесения коррективов в планы выполнения проектов (рис. 2). Средства управления службами гарантируют их своевременное выполнение в соответствии с потребностями бизнес-пользователей.
Рис. 2. Средства управления ресурсами
Все перечисленные инструменты реализованы в виде Web-приложений, использующих технологию J2EE и серверных СУБД производства Microsoft или Oracle и обладающих средствами поддержки Web-служб, интеграции с LDAP-каталогами, приложениями Microsoft Office, SMTP-серверами.
Продукт обладает англоязычным интерфейсом, но поддерживает ввод данных на различных языках, в том числе на русском.
Отметим, что наряду с Borland Tempo Governance Suite компания Borland предоставляет также услуги по обучению менеджеров и совершенствованию процессов управления портфелем проектов.
