Microsoft Office OneNote 2007
Типы используемых данных и пользовательский интерфейс
Microsoft Office OneNote 2007 — это приложение для создания заметок, которое позволяет пользователям хранить в одном месте разнообразные данные, относящиеся к одной и той же предметной области, событию или мероприятию, и обладает интуитивно понятным интерфейсом, использующим концепцию записной книжки. Рассмотрим основные возможности данного продукта.
Типы используемых данных и пользовательский интерфейс
Office OneNote 2007 является одним из приложений семейства Microsoft Office 2007. В отличие от других приложений, таких как почтовые клиенты, текстовые редакторы, средства подготовки изображений и презентаций, он позволяет управлять разнообразными видами данных, включая текст, графические изображения, результаты рукописного ввода, аудио- и видеозаписи. Данные, отнесенные пользователем к одной предметной области, в плане интерфейса сосредоточены в одном месте — на странице так называемой записной книжки (именно эта концепция пользовательского интерфейса применяется в данном продукте — рис. 1).
Рис. 1. Пользовательский интерфейс OneNote 2007
Office OneNote 2007 повышает производительность работы пользователей за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиск информации в сообщениях электронной почты, бумажных записных книжках и файловой системе. С точки зрения пользователя, Office OneNote 2007 представляет собой электронную записную книжку, которая дает пользователям возможность собирать свои заметки и другие данные в одном месте и быстро находить нужные сведения при помощи мощного средства поиска, а также предоставляет простые в применении общие записные книжки для управления большими массивами информации.
Интерфейс Office OneNote 2007 сходен с интерфейсом других приложений семейства Microsoft Office, что позволяет пользователю сразу же начать работу, сокращая до минимума время и средства, затрачиваемые на обучение.
Средства работы с данными
Когда приходится работать с большим объемом разнообразных данных, содержащихся в различных источниках и формах, требуется единое место для их хранения и достаточно гибкий инструмент, позволяющий сохранять их там. Электронный способ создания рукописных заметок (например, с помощью компьютера с экраном, чувствительным к нажатию, — Tablet PC) в этом плане имеет серьезное преимущество перед применением карандаша и бумаги — хотя бы за счет того, что такие заметки не требуется фотографировать и сканировать, чтобы позже обмениваться ими с другими пользователями. То же самое касается и неструктурированных данных (например, аудио- и видеоданных, графических изображений, документов, содержащих встроенные документы других форматов) — как правило, такие данные хранятся непосредственно в файловой системе, а обмен ими происходит с помощью электронной почты, в папках которой осуществлять поиск может быть довольно затруднительно.
Office OneNote 2007 упрощает решение таких задач, предоставляя единую «точку входа» для доступа к подобным данным. С точки зрения пользователя, все данные, отнесенные им к одной и той же предметной области, хранятся в одном месте, включая заметки в произвольной форме, изображения, документы, файлы других приложений Microsoft Office и мультимедиаданные. У пользователя есть и возможность, наоборот, вставлять данные из OneNote в эти приложения.
Отметим, что Office OneNote 2007 содержит удобные средства рисования и создания таблиц, синхронизации печатных или рукописных заметок с аудио- и видеозаписями, средства создания так называемых заметок на полях (заметок, которые делаются во время работы с другими приложениями), а также синхронизации записных книжек с мобильными устройствами под управлением Microsoft Windows Mobile.
Из средств синхронизации с приложениями Microsoft Office отметим средства двусторонней синхронизации между Office OneNote 2007 и Microsoft Office Outlook версий 2003 и 2007, позволяющие управлять задачами. Кроме того, возможна привязка заметок и другой информации к определенным контактам Office Outlook 2007 или Outlook 2003.
Важной особенностью, интересной для ИТ-служб, является и то, что Office OneNote 2007 автоматически сохраняет и архивирует записные книжки, хранящиеся как в локальных, так и в сетевых общих папках, что снижает риск потери данных. А разработчикам будет интересно узнать, что Office OneNote 2007, как и другие приложения семейства Microsoft Office, содержит прикладной программный интерфейс, позволяющий осуществлять перенос данных OneNote 2007 в бизнес-приложения.
Средства поиска данных
Все мы знаем, как много времени может занять поиск нужного файла, особенно созданного довольно давно, и как непродуктивно тратится время, посвященное этому утомительному занятию. Не будучи, конечно, панацеей в данном случае, Office OneNote 2007, тем не менее, может упростить поиск нужных данных, избавляя пользователя от необходимости обращаться к различным источникам данных (к файловой системе, сообщениям электронной почты и т.п.).
Office OneNote 2007 также позволяет выполнять поиск в текстах, находящихся на рисунках (правда, на данный момент возможность распознавания русского текста в этом продукте отсутствует). Для англоязычного же текста поиск возможен как на рисунках, так и в аудиозаписях (рис. 2).
Рис. 2. Распознавание текста на рисунке
Результаты поиска отображаются в виде гиперссылок, представленных в сводной области задач, и, чтобы перейти к тому или иному результату поиска, нужно просто щелкнуть по ссылке.
Имеется возможность автоматически конфигурировать Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 или Microsoft Office SharePoint Server 2007 для автоматического индексирования файлов Office OneNote 2007 и тем самым встраивать данные в базу знаний организации.
Коллективная работа
Совместное использование данных оказывает значительное влияние на эффективность и качество работы, и не секрет, что весьма популярный сегодня обмен материалами по электронной почте в его нынешнем виде уже далеко не всегда отвечает потребностям распределенных рабочих групп — найти что-то нужное в сотнях сообщений оказывается не так-то просто, равно как и организовать коллективное редактирование одних и тех же документов. С помощью Office OneNote 2007 можно эффективно организовать совместную работу, поскольку при его применении устраняются проблемы, связанные с расположением необходимой для работы информации в различных источниках.
Так, Office OneNote 2007 позволяет осуществлять совместную работу нескольких пользователей в одной записной книжке в интерактивном или автономном режиме и, поскольку при этом применяется коллективный доступ к одному и тому же файлу, им не нужно отслеживать версии и синхронизировать изменения. Это позволяет создавать в виде записных книжек различные базы знаний, а также избегать дублирования данных.
Стоит обратить внимание и на такую интересную особенность, как возможность применения Office OneNote 2007 в качестве общей цифровой демонстрационной доски, на которой участники виртуальной группы работают в реальном времени, просматривая и редактируя один и тот же набор заметок (рис. 3).
Рис. 3. Коллективная работа в реальном времени
Отметим, что возможность совместного использования заметок доступна и пользователям, на компьютерах которых приложение Office OneNote 2007 не установлено. Такие пользователи могут получать заметки из записных книжек в формате HTML.
При коллективной работе можно применять разграничение доступа к записным книжкам Office OneNote, защищая паролем те из них, которые не предназначены для всеобщего доступа.
***
Таким образом, приложение Office OneNote 2007 позволяет конечному пользователю еще больше абстрагироваться от данных, с которыми он имеет дело, не думать о файлах, архивации и поиске данных, а сосредоточиться на своих бизнес-задачах и тем самым упрощает и ускоряет их выполнение. Собственно, именно для этого и существуют информационные технологии…
 |
|
