ARIS Toolset/BPwin: выбор за аналитиком

Владимир Репин, Сергей Маклаков

Введение. Типовые задачи описания бизнес-процессов

Описание нотаций AR

   Нотация ARIS eEPC

   Нотация ARIS Organizational Chart

   Нотация ARIS Information Flow

Нотации, поддерживаемые BPwin 4.0

   Описание нотаций IDEF0 и IDEF3

   Описание нотации DFD

   Организационные диаграммы (Organizational Chart) в BPwin 4.0

Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

Функциональные возможности продуктов ARIS и BPwin

Выводы. Рекомендации по применению систем в зависимости от типовых задач

Литература

Анализ деятельности предприятий и реорганизация бизнес-процессов — чрезвычайно сложная задача, требующая методической и инструментальной поддержки. В последнее время среди бизнес-аналитиков все большую популярность приобретают CASE-средства BPwin (Computer Associates) и ARIS Toolset (ARIS). В настоящей статье дается краткий сравнительный анализ этих средств и рекомендации по их использованию.

Введение. Типовые задачи описания бизнес-процессов

а ранних этапах проектов, целью которых является реорганизация бизнес-процессов и внедрение информационных систем, у руководителей и специалистов наиболее часто возникают следующие вопросы:

1. каких результатов с точки зрения улучшения деятельности организации можно добиться, используя технологии описания и реорганизации бизнес-процессов;
2. какое программное обеспечение использовать в проекте («ARIS лучше BPwin?», «ERwin лучше ARIS?» и т.п.);
3. как моделировать процессы с использованием продукта «Х»;
4. как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи продукта «Х»;
5. какую методологию использовать для описания процессов;
6. что делать дальше с полученными моделями бизнес-процессов.

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют так или иначе создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. В то же время существуют системы, ориентированные в первую очередь на создание моделей процессов и неудобные или вообще не предназначенные для создания моделей данных и настройки СУБД. Очевидно, что выбор системы определяется целями проекта и в значительной мере влияет на весь его дальнейший ход. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании и ее специалистами нескольких аспектов:

1. целей проекта;
2. требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
3. возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п. 2;
4. особенностей разрабатываемой/внедряемой информационной системы.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, а также основные задачи, которые данный проект должен решить. В нашей статье сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций (систем обозначений, принятых при моделировании), используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что этот материал послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO 9000 и т.д. Для каждой такой задачи существуют определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
2. в какой последовательности выполняются эти процедуры;
3. какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
4. роли и ответственности — кто выполняет процедуры процесса;
5. какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
6. какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
7. какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
8. какие документация/условия регламентируют выполнение процедуры;
9. какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом;
10. существует ли последовательность процессов, минимизирующая затраты (в том числе стоимость, время и т.д.);
11. насколько процесс поддерживается/будет поддерживаться информационной системой.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, так как ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

Описание нотаций ARIS

Нотация ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain — расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В табл. 1 приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.

Помимо указанных в табл. 1 основных объектов при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа разных объектов, связанных различными типами связей, значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рис. 1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

На рис. 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

1. каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
2. в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.

На рис. 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количеством пользовательских атрибутов.

Из рис. 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC не может быть отражена визуально. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено одновременное выполнение двух задач. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе Microsoft Project.

Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Примеры моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рис. 3 и 4.

Нотация ARIS Organizational Chart

Нотация Organizational Chart является одной из основных нотаций ARIS и предназначена для построения схем организационной структуры предприятия. Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес-процессов. В модели отражаются существующие подразделения предприятия в виде иерархической структуры, как показано на рис. 5.

Модель строится из объектов «Organizational unit», «Position», «Internal person» и др. Заложенные в нотацию виды связей позволяют отразить различные виды отношений между объектами организационной структуры. В представленном на рис. 5 примере «Предприятие» управляется «Директором», при этом используется тип связи «is Organization Manager for». Иерархия подразделений строится при помощи связей типа «is composed of». Кроме того, могут быть указаны должности — «Position» и фамилии реальных сотрудников, их занимающих: «Internal person», а также тип связи «occupies».

Кроме моделей иерархии подразделений, могут быть построены модели иерархии подчиненности в проектных командах, группах и т.д. Все отраженные в моделях объекты могут быть использованы в дальнейшем при построении моделей бизнес-процессов. При построении сложных иерархических структур может быть использована декомпозиция, например структура подразделения может быть отражена на более детальной схеме.

Нотация ARIS Information Flow

Нотация Information Flow является аналогом нотации DFD (см. ниже) и используется при построении схем потоков данных или документов между функциями бизнес-процессов предприятия, как показано на рис. 6.

Простота нотации ограничивает области ее полезного применения. Основными объектами нотации являются «Function» (используется также при построении моделей бизнес-процессов) и «Information Flow» — информационный поток (рис. 7).

При построении моделей бизнес-процессов сначала может быть построена модель eEPC, а затем, с использованием определенных в процессе функций, — модель информационных потоков.

Нотации, поддерживаемые BPwin 4.0

Описание нотаций IDEF0 и IDEF3

Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. IDEF0 получила чрезвычайно широкое распространение и является, в частности, стандартом в таких международных организациях, как НАТО и МВФ. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Объекты нотаций IDEF0 и IDEF3 показаны в табл. 2 и 3.

Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Полное описание стандартов IDEF можно найти на сайте http://www.idef.com/.

Пример описания бизнес-процесса в нотации IDEF0 показан на рис. 8 (соответствует процессу, показанному на рис. 3).

Одной из особенностей описания процессов в нотации IDEF0 является четкое выявление достоинств и недостатков бизнес-процессов. Работы на диаграмме IDEF0 располагаются в порядке доминирования — с левого верхнего угла диаграммы в правый нижний. В левом верхнем углу размещается либо самая важная работа, либо работа, выполняемая первой. Стрелки связывают работы, при этом различается пять типов связей. Стрелка, направленная с выхода вышестоящей работы на вход или управление нижестоящей, является прямой связью; стрелка, направленная с выхода нижестоящей работы на вход или управление вышестоящей, является обратной связью. Отсутствие обратных связей, работы без выхода или управления, дублирующиеся работы указывают на несовершенство бизнес-процессов.

На рис. 9 показан пример описания бизнес-процесса в нотации IDEF3 (соответствует процессу, показанному на рис. 4).

В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса. Диаграмма в нотации IDEF3 позволяет представить процесс целиком, причем отслеживается последовательность выполнения операций и логика выполнения процесса.

Описание нотации DFD

Нотация DFD предназначена для описания информационных потоков в обследуемой организации. Объекты нотации DFD показаны в табл. 4. Наличие объектов «хранилище данных» и двунаправленных стрелок позволяет наиболее эффективно описать документооборот и требования к информационной системе.

На рис. 10 показан пример диаграммы DFD.

Для более детального описания и проектирования информационной системы совместно с BPwin может быть использован ERwin — CASE-средство, позволяющее создавать и воссоздавать модель данных. Связь модели процессов BPwin и модели данных ERwin производится посредством импорта словаря сущностей и атрибутов из ERwin в BPwin. В модели процессов каждой стрелке может быть поставлен в соответствие набор сущностей и атрибутов, а каждой работе — набор правил использования данных. Такая взаимосвязь моделей процессов и данных позволяет детально описать соответствие данных и их потребителей и тем самым исключить ошибки, которые могут возникать при создании и внедрении информационных систем.

Организационные диаграммы (Organizational Chart) в BPwin 4.0

Организационные диаграммы BPwin (рис. 11) являются аналогом организационных диаграмм ARIs и так же, как и в ARIS, предназначены для описания иерархии подчинения в организациях.

Для создания организационной диаграммы в BPwin необходимо предварительно в словарях внести следующую информацию.

1. Изображения (bitmaps), если на организационной диаграмме предполагается использовать иконки.
2. Группы ролей — могут соответствовать структурным подразделением. В примере на рис. 10 показаны группы ролей «Дирекция», «Бухгалтерия» и «Цех № 1».
3. Роли — могут соответствовать должности. В примере на рис. 10 показаны роли «Ген. директор», «Бухгалтер», «Технолог» и др.
4. Ресурсы — могут соответствовать фамилии конкретной персоны.

После создания словаря BPwin позволяет с помощью диалогов-гидов создать иерархию подчинения, включающую группы ролей, роли и ресурсы. В диаграммах IDEF0, IDEF3 и DFD каждой работе может быть назначен исполнитель-ресурс из словаря ресурсов. Роли и ресурсы могут быть также использованы при создании диаграммы Swim Lane — разновидности диаграммы IDEF3, на которой в виде отдельных полос показываются зоны ответственности служащих предприятия при выполнении технологических операций.

Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

равнительный анализ нотаций ARIS и IDEF приводится в табл. 5.

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления — стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Workflow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются.

На рис. 12 функция 4 является контрольной и служит для проверки результатов работы, выполняемой функциями 2 и 3. Но данная модель не отвечает на вопросы:

1. каким образом осуществляется управляющее воздействие на функции 2 и 3? Показан только тот факт, что по ходу процесса возможен возврат и повторное выполнение функций 2 и 3; информация об этой обратной связи может быть раскрыта только в виде описания в атрибутах объектов модели;
2. какие документы (например, нормативы), распоряжения, внешние условия (например, влажность воздуха в помещении), регламентируют выполнение функций?

Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей) и модель станет сложной и плохо читаемой (эти недостатки присущи также и нотации IDEF3). Указанные недостатки отсутствуют у нотации IDEF0. В то же время в моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.

Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться о том, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

Функциональные возможности продуктов ARIS и BPwin

ункциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPwin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимущества и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот, ослабевать. То же самое можно сказать и о недостатках: недостаток системы в рамках одного проекта может не быть таковым в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPwin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, процедура, выполняемая одним сотрудником, может быть более адекватно описана при помощи eEPC ARIS, чем при помощи IDEF0 или IDEF3 BPwin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в табл. 6.

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPwin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели. Для групповой работы над большими проектами предусмотрено хранение моделей BPwin в репозитарии Model Mart (поставляется отдельно). Model Mart является хранилищем моделей для BPwin и ERwin и использует реляционные СУБД Oracle, Informix, MS SQLServer, Sybase). В нем предусмотрено администрирование, в том числе разграничение прав доступа до уровня объекта модели, сравнение версий, слияние моделей и т.д.

Часто одним из недостатков BPwin сторонники ARIS называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий — обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPwin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPwin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, то есть требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, в среде директоров компаний распространено убеждение в том, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Но это далеко от истины. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией — так называемыми соглашениями по моделированию. Разработка этих соглашений сама по себе является сложной, дорогостоящей и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPwin отличается простотой в использовании и достаточно строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более «тяжелым» инструментом, по сравнению с BPwin, но в итоге это оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Выводы. Рекомендации по применению систем в зависимости от типовых задач

азличные ситуации применения инструментальных средств моделирования бизнес-процессов и их экспертная оценка по 5-балльной шкале показаны в табл. 7.

Позиционирование систем можно провести по отношению к решению задачи моделирования бизнес-процессов (рис. 13).

Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человек в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPwin. Для крупных и/или длительных проектов (например, таких как внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS. Следует отметить, в что системе ARIS Toolset неудобно создавать информационные модели, а проектирование и настройка баз данных не предусмотрена. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.

Об авторах:

В.В.Репин, к.т.н., менеджер сайта www.finexpert.ru, специалист по моделированию бизнес-процессов; С.В.Маклаков, к.ф-м.н.

Литература

1. Интернет-сайт www.finexpert.ru
2. Интернет-сайт www.interface.ru
3. Интернет-сайт www.idef.com
4. С.В.Маклаков. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2000, 256 с.
5. Д.А. Марка, К. МакГоуэн Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 1993.
6. «Методы ARIS». Файл pdf, более 1000 стр. Поставляется вместе с демо-версией системы ARIS Toolset.
7. Август-Вильгельм Шеер. Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы. Москва: Просветитель, 1999.

КомпьютерПресс 1'2002