Полезные советы по MS Office
Рисование нескольких однотипных фигур
Быстрое добавление элемента в автозамену
Защита от последствий заражения вирусом
Некорректное копирование таблиц из Word
Фильтрация при количестве условий больше двух
Обновление курсов евро и доллара
Проблемы с выравниванием групп объектов
Вставка и анимация математических выражений
Минимизация Outlook в системный трей
Автоматизация заполнения полей при ответах на письма
Автоматизация работы с рассылками
Автоматизация подготовки персональных рассылок
Общеизвестно, что немалая часть практических задач решается на компьютере в среде MS Office, в частности в Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Фактически, для работы с ними пользователю достаточно самых минимальных знаний. Тем не менее во многих случаях знать дополнительные приемы не помешает — они помогут сэкономить массу времени и усилий. Некоторые способы повышения эффективности работы в MS Office мы и рассмотрим в этой статье.
MS Word
Слово-буквица
Как правило, буквица — это первая буква абзаца, однако мало кто знает, что буквицу можно сделать и на основе первого слова предложения. Технически все осуществляется точно так же: выделяете первое слово в предложении, в меню Формат выбираете команду Буквица и в открывшемся окне определяете тип буквицы.
Сочетание клавиш в подсказках
Всем известно, что при наведении мышки на иконку панели инструментов появляется всплывающая подсказка. По умолчанию в текст подсказок не включены сочетания клавиш, дублирующие кнопки. Помнить огромное количество существующих в приложении комбинаций клавиш не имеет смысла, но для некоторых наиболее часто используемых стоит сделать исключение. Дело в том, что нажать комбинацию клавиш — это намного быстрее, нежели выбрать нужную кнопку на панели инструментов. Нужные сочетания клавиш легко запомнятся, если вы часто будете встречать их во всплывающих подсказках. Для этого из меню Сервис выберите команду Настройка=>Параметры и в разделе Другие активизируйте опцию Включить в подсказки сочетание клавиш (рис. 1).
Рисование нескольких однотипных фигур
Нарисовать в Word, например, несколько прямоугольников или эллипсов несложно — единственное неудобство заключается в том, что перед рисованием очередной фигуры приходится выбирать соответствующий объект на панели инструментов Рисование. Чтобы не щелкать каждый раз на кнопке с объектом, можно активизировать ее двойным щелчком мыши. Тогда вы войдете в особый режим, в котором можно нарисовать нужное количество фигур, не выбирая каждый раз вид фигуры перед рисованием. Выход из режима непрерывного рисования осуществляется при нажатии клавиши Esc. Данная возможность реализована только для линий, стрелок, прямоугольников и эллипсов.
Продолжение поиска
Предположим, что вам нужно найти все случаи употребления какого-то слова. Для этого можно использовать команду Найти (диалоговое окно Найти и заменить), вызываемую через командное меню или, например, с помощью комбинации клавиш Ctrl+F. Затем в открывшемся окне нужно напечатать слово для поиска и нажать кнопку Найти далее. Для нахождения следующего случая использования данного слова потребуется вновь щелкнуть на кнопке Найти далее. Но вполне возможна ситуация, что в тот момент, когда вам потребовалось найти следующее слово, вы уже закрыли диалоговое окно. Можно, конечно, вновь его открыть и продолжить поиск, но есть и более быстрые способы продолжения поиска.
Для поиска вниз по документу вы можете нажать мышкой синюю двойную стрелку, направленную вниз, на вертикальной полосе прокрутки (рис. 2) или воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+PageDown. Для поиска вверх по документу нажмите синюю двойную стрелку, направленную вверх, на вертикальной полосе прокрутки или комбинацию клавиш Ctrl+PageUp.
Ввод греческих символов
Напечатать греческие символы в Word несложно, но занимает это довольно много времени из-за того, что для набора того или иного символа каждый раз приходится выполнять команду Вставка=>Символ. Если при подготовке документов такая ситуация повторяется частенько, лучше найти другой способ для автоматизации ввода.
Для этого можно настроить режим автозамены, сделав так, чтобы, например, слово alfa заменялось на ?, beta — на ? и т.д. Для этого вызовите команду Вставка=>Символ, выберите вставляемый символ, щелкните на кнопке Автозамена, в окне Заменить введите набор символов, который при вводе должен автоматически заменяться (рис. 3), последовательно щелкните на кнопках Добавить и ОК.
Можно поступить по-другому, и вместо греческих букв набирать соответствующие английские, например вместо ? — английскую букву «a», вместо ? — английскую «b» и т.д. Набрав английскую букву, выделите ее и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Q — и буквы превратятся в греческие.
А можно назначить греческим буквам определенные комбинации клавиш. Откройте диалоговое окно Символ с помощью команды Вставка=>Символ, выберите нужный символ, нажмите кнопку Сочетание клавиш, в текстовое поле Новое сочетание клавиш введите нужную комбинацию клавиш (рис. 4), щелкните на кнопке Назначить и закройте окно.
Быстрое добавление элемента в автозамену
Для добавления нового элемента в список автозамены обычно приходится выбирать команду Сервис=>Параметры автозамены, вводить нужные слова, а затем последовательно нажимать кнопки Добавить и ОК. Этот процесс можно немного ускорить, для чего вместо щелчков по кнопкам просто дважды нажмите клавишу Enter.
Исключения из правил
Вполне возможно, что при подготовке ряда материалов вам приходится применять нестандартные сокращения, о которых Word и не подозревает, например такие, как грн. (гривна), барр. (баррель) и т.п. Очевидно, что после набора любого неизвестного программе сокращения следующее слово будет начинаться с прописной (большой) буквы, так как оно идет после точки, а это нежелательно. Можно отказаться от данной функции Word, сохранив функцию начинать новое предложение с большой буквы, если определить используемые вами сокращения в качестве исключений.
Выберите команду Сервис=>Параметры автозамены, щелкните по кнопке Исключения и на вкладке Первая буква введите применяемое сокращение в текстовое поле Не заменять прописной буквой после (рис. 5), щелкните на кнопке Добавить и закройте окно.
Ускорение вызова команд
Подавляющее большинство команд приходится вызывать через командное меню. Однако некоторые командные окна могут быть открыты и обычным двойным щелчком мыши в определенной части экрана. Например, вызов окна записи макроса (команда Сервис=>Макрос =>Начать запись) можно осуществить, дважды щелкнув в строке состояния на кнопке ЗАП. Не стоит обращать внимание на то, что кнопка неактивна — она активизируется только после начала записи макроса.
Двойной клик на линейке вызывает диалоговое окно Параметры страницы (команда Файл=>Параметры страницы). Двойной щелчок в левой части строки состояния приведет к открытию окна Найти и заменить (команда Правка=>Заменить), а щелкнув дважды в свободной части любой из панелей инструментов, вы откроете окно Настройка, вызываемое командой Сервис=>Настройка.
Защита от последствий заражения вирусом
Чтобы избежать неприятных последствий заражения макровирусом, поражающим файл шаблона, и после исцеления не настраивать программу заново, стоит позаботиться о сохранении копии файла normal.dot. Для этого после полной настройки Word нужно скопировать файл normal.dot в независимую папку с другим именем и расширением. Тогда после заражения и излечения потребуется лишь скопировать этот файл под исходным названием в папку Шаблоны (как правило, ее можно найти по адресу C:\Documents and Settings\Пользователь\Application Data\Microsoft\Шаблоны) — и все сделанные вами настройки программы снова заработают.
 |
|
MS Excel
Уменьшение рабочей области
В ходе обработки данных рабочая область неоднократно меняется, а часть ячеек при этом просто подвергается очистке. В результате может произойти серьезная корректировка размеров самой области, и тогда использование комбинации клавиш Ctrl+End для перемещения в правую нижнюю ячейку с данными перестает срабатывать — переход по-прежнему осуществляется в очищенную ячейку, где когда-то была информация. Это неудобно. Чтобы по комбинации Ctrl+End переход происходил в реальную правую нижнюю ячейку, нужно удалить (а не очистить) все использовавшиеся ранее, но потом очищенные нижние строки и крайние правые столбцы и обязательно сохранить документ. После этого рабочая область будет соответствовать реальной.
Некорректное копирование таблиц из Word
Наверное, все, кто хоть раз копировал таблицы из Word в Excel, знают, что часто таблица в Word не соответствует таблице в Excel: в ней появляются новые ячейки, которых в исходной таблице из Word не было, и многие заголовки оказываются в итоге разбиты на несколько ячеек. Поэтому после копирования таблицу приходится приводить в порядок, на что уходит немало времени. Причиной тому является изначально некорректный набор таблицы, поскольку Word предъявляет к таблицам менее строгие требования. При их наборе пользователи часто не задумываются о возможных последствиях создания ненужных абзацев нажатием клавиши Enter, ведь в Word все будет выглядеть так, как и было задумано. В то же время в Excel это станет причиной возникновения лишних ячеек.
Данное обстоятельство стоит учесть при наборе таблицы в текстовом редакторе: если необходимо записать заголовки в несколько строк, то следует разместить их части в разных ячейках, а потом объединить ячейки и не использовать клавишу Enter при заполнении таблицы — в таком случае проблем не возникнет.
Если же таблица уже набрана, то в ряде случаев (это зависит от особенностей конкретной таблицы) может помочь удаление ненужных абзацев еще до ее копирования (рис. 6). Для этого откройте таблицу в Word и воспользуйтесь командой Правка=>Заменить с параметрами, как показано на рис. 6, и щелкайте на кнопке Заменить все до тех пор, пока не появится сообщение о том, что произведено ноль замен. В итоге все знаки абзацев будут заменены на обычные пробелы. После этого лишние пробелы удалите с помощью той же команды Правка=>Заменить, указав в строке поиска два пробела, а в строке замены — один пробел. По завершении этих действий в таблице не останется скрытых абзацев, и ее можно будет копировать в Excel.
Быстрое форматирование ячеек
Как правило, для открытия диалогового окна Формат ячеек из меню Формат выбирают команду Ячейки или нажимают правую кнопку мыши и из контекстного меню выбирают команду Формат ячеек. Если вы хотите получить доступ к этому окну более быстрым способом, то, выделив форматируемые ячейки, нажмите комбинацию Ctrl+1 — результат будет тот же. Только обратите внимание, что необходимо использовать клавишу «1» в верхней части клавиатуры, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.
Если часть ячеек таблицы у вас уже отформатирована нужным образом, а на ряд других нужно наложить точно такой же формат, то имеет смысл воспользоваться форматированием по образцу. Для этого выделите любую ячейку с нужным форматом и щелкните в панели инструментов Стандартная на кнопке Формат по образцу (рис. 7). Указатель превратится в знак «+» и кисточку. После этого щелкните ячейку, формат которой нужно изменить, или выделите группу таких ячеек, и форматирование у них изменится. Единственное неудобство заключается в том, что выделять для форматирования по образцу можно лишь смежные ячейки, столбцы или строки.
Фильтрация при количестве условий больше двух
Если речь идет о фильтрации по одному или двум условиям, то в Excel это совсем нетрудно осуществить с помощью Автофильтра. Сложнее обстоит дело, когда нужно отфильтровать данные по более чем двум условиям.
Например, есть некоторая таблица со столбцом рядов, и в результате фильтрации в ней должны остаться только строки с теми рядами, номера которых были указаны. Причем количество оставляемых номеров рядов больше двух.
Для решения данной задачи создайте вспомогательный столбец, который можно делать скрытым на момент печати таблицы, и поместите в него результат работы функции вида:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(НАЙТИ(СЦЕПИТЬ(",";B2;",");",1,2,3,"));0;1), где B2 — соответствующая ячейка с номером ряда, а вместо «,1,2,3,» стоит список нужных вам номеров рядов, обязательно разделенных запятыми. Результатом работы данной функции будет значение «1», если запись удовлетворяет условию, и значение «0» в противном случае (рис. 8).
После этого останется только провести саму фильтрацию на основе данных вспомогательного столбца, применив команду Данные=>Фильтр =>Автофильтр и указав условие как на рис. 9. Результат фильтрации будет напоминать рис. 10.
Обновление курсов евро и доллара
При вычислениях довольно часто необходимо учитывать ежедневно меняющиеся курсы евро и доллара. Для этого приходится каждый день выяснять значение курса и вручную изменять соответствующие данные в таблицах, что довольно неудобно. В то же время Excel позволяет использовать Интернет-данные прямо с Web-страниц, например с http://www.cbr.ru/, для чего создаются специальные Web-запросы.
Для формирования такого запроса в Excel в меню Данные выберите команду Импорт внешних данных=>Создать веб-запрос. В открывшемся окне введите адрес Web-страницы, с которой требуется загрузить данные, и нажмите кнопку Пуск — в окне откроется указанная Web-страница. Нажмите стрелку вправо рядом с таблицами, которые требуется импортировать, или точно такую же стрелку в левом верхнем углу страницы, чтобы импортировать всю страницу, — импортируемая информация окажется выделенной (рис. 11). Если рядом с таблицами на открывшейся Web-странице отсутствуют названные кнопки, то щелкните на кнопке Показать значки (рис. 12), чтобы их отобразить. Выделив импортируемые данные, нажмите кнопку Импорт и укажите, куда их поместить, — в данном примере выбран вариант вставки данных на новый лист (рис. 13). После нажатия кнопки ОК в строке состояния появится крутящийся значок обновления, означающий выполнение запроса. А результатом Web-запроса станет появление в таблице импортированных данных (рис. 14).
Сформированный Web-запрос будет сохранен в книге, и в дальнейшем импортированные данные придется регулярно обновлять, щелкая на кнопке Обновить данные (рис. 15) панели инструментов Внешние данные. Для ускорения этой операции можно создать соответствующий макрос.
Теперь воспользуемся импортированными из Интернета данными для решения реальной практической задачи. Пусть имеется прайс-лист с ценами, указанными в долларах и в рублях. Учитывая колебания курса доллара, можно предположить, что при фиксированных ценах в долларах цены в рублях будут колебаться, и в нашем случае нужно максимально автоматизировать процесс их пересчета.
Исходя из уже созданного нами листа с импортированными курсами доллара и евро (назовем его лист Курс), мы можем организовать пересчет цен, просто используя соответствующие значения с данного листа (рис. 16).
Следует иметь в виду, что в случае изменения дизайна сайта, с которого берется обновляемая информация, формулы расчетов станут неверными и весь процесс их создания придется повторять.
|
|
MS PowerPoint
Выбор объектов
Иногда возникает необходимость выбрать на слайде очень маленький объект или объект, который находится позади других объектов и закрыт ими. В этом случае можно поступить так: вначале нажмите клавишу Esc, чтобы быть уверенным, что ничего не выбрано, а затем нажимайте клавишу табуляции до тех пор, пока нужный объект не будет выбран.
А если вам нужно выбрать группу наложенных объектов, то проще это сделать с помощью кнопки Выбор объектов на панели инструментов Рисование. Активизируйте кнопку и сформируйте прямоугольную зону вокруг группы объектов — все объекты, попавшие в зону, окажутся выделенными.
Быстрое выравнивание объектов
Довольно часто на слайдах презентации присутствует серия однотипных объектов, которые нужно выровнять определенным образом. Самый быстрый способ осуществить эту операцию — выделить объекты и применить подходящую команду из группы Выровнять/распределить (меню Действия палитры Рисование).
В случае выравнивания объектов, например, вдоль вертикальной линии нужно разместить один из них оптимальным образом, перетащив влево или вправо, и по нему уже сориентировать все остальные. Для осуществления этого выделите распределяемые объекты и воспользуйтесь командой Действия=>Выровнять/распределить=>Выровнять по правому краю (рис. 17).
А если объекты нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга, то потребуются команды Распределить по горизонтали или Распределить по вертикали, также вызываемые через Действия=>Выровнять/распределить.
Проблемы с выравниванием групп объектов
Если команды из группы Выровнять/распределить недоступны (рис. 18), это означает, что было выделено недостаточное количество объектов — для доступа к командам выравнивания необходимо выделить по крайней мере два объекта, а для доступа к командам расстановки — три.
В некоторых ситуациях после выравнивания объекты накладываются друг на друга или на какой-то другой объект. В этом случае попробуйте отменить операцию выравнивания и перед ее повторением переместите объекты на другие позиции. Если ошибку устранить не удалось, ее причиной может являться параметр Привязать к объектам. Он выравнивает объекты по отношению к ближайшему объекту при их перетаскивании или перемещении. Для отключения параметра выберите команду Вид=>Сетка и направляющие и снимите флажок Привязать к другим объектам (рис. 19).
Если при попытке выравнивания объекты перемещаются не туда, куда следует, причин тому может быть две. Во-первых, возможно, в меню Выровнять/распределить был установлен флажок Относительно слайда — в таком случае объекты перемещаются как относительно слайда, так и относительно других объектов. Для отключения флажка в меню Выровнять/распределить выберите команду Относительно слайда. А во-вторых, может быть установлен параметр Привязать к сетке, что обеспечивает выравнивание объектов по отношению к ближайшему узлу сетки. Для отключения параметра выберите пункт Сетка и направляющие в меню Вид и снимите флажок Привязать к сетке.
Анимация картинок
Если вам хотелось бы вставить в презентацию картинку, которая строится у вас на глазах, то для картинок из коллекции Microsoft Office это сделать не трудно. Откройте нужный слайд презентации и вставьте понравившуюся картинку с помощью команды Вставка=>Рисунок =>Картинки.
Выделите изображение и щелкните на нем правой кнопкой мыши, из контекстного меню выберите команду Группировка=>Разгруппировать (рис. 20). Если при этом появится предложение о необходимости преобразования импортированного рисунка в рисунок Microsoft Office, нужно согласиться, а затем вновь вызвать команду Группировка=>Разгруппировать. В итоге картинка предстанет в виде целой серии отдельных объектов, для каждого из которых будет необходимо настроить анимацию.
Затем в меню Показ слайдов выберите команду Настройка анимации. Используя кнопку Выбор объектов на панели инструментов Рисование, выделите все объекты картинки, установите для них нужный эффект, щелкнув на кнопке Добавить эффект (рис. 21).
В диалоговом окне Настройка анимации в списке объектов для анимации щелкните на первом объекте, удерживая клавишу Shift, прокрутите список до конца и выберите последний объект — в результате будут выделены все объекты картинки. Определите для них особенности появления (например, установите вариант После предыдущего — рис. 22), направление и скорость перемещения.
Запустите презентацию — каждая часть рисунка будет появляться в соответствии с установленным вами эффектом.
Вставка и анимация математических выражений
При создании презентации наряду с PowerPoint можно использовать редактор Equation для внедрения математических выражений. С его помощью можно легко создать презентации, иллюстрирующие различные математические операции, например дополнить график математической функции соответствующей формулой или использовать формулы при объяснении некоторого материала.
Для вставки математического выражения откройте слайд презентации и с помощью команды Вставка=>Объект =>Microsoft Equation 3.0 введите нужное выражение. После закрытия окна программы Equation выражение в виде картинки появится на экране — разместите его подходящим образом и увеличьте (рис. 23).
При желании созданное математическое выражение можно разгруппировать, щелкнув правой кнопкой по выражению и выбрав из меню команду Группировка/Разгруппировать, — в итоге выражение превратится в группу индивидуальных символов и шаблонов, которые можно будет при необходимости оживить, воспользовавшись стандартными возможностями анимации по аналогии с анимацией картинок.
Отправка слайдов в Word
Слайды презентации вставлять в документ Word несложно. Для этого, открыв презентацию в меню Файл, выберите команду Отправить=>В Microsoft Word.
Установите нужную разметку страницы (рис. 24) и включите флажок Вставить для внедрения слайдов в документ или флажок Связать для того, чтобы связать слайды с документом. Имейте в виду, что внедренные слайды не обновляются, а связанные обновляются после исправления их в PowerPoint.
|
|
MS Outlook
Минимизация Outlook в системный трей
По умолчанию Outlook сворачивается на панель задач. Однако можно заставить приложение сворачиваться и в системный трей, то есть в иконку рядом с часами.
Для этого запустите редактор системного реестра Regedit и перейдите в раздел HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences. Создайте новый параметр MinToTray (тип DWORD) и присвойте ему значение «1» (рис. 25). Чтобы изменения вступили в силу, закройте редактор реестра и перезапустите Windows.
Автоматизация заполнения полей при ответах на письма
Если вам достаточно часто приходится посылать копии писем, например в бухгалтерию, когда вы отвечаете на письмо в папке Счета, то помочь может плагин для Microsoft Outlook 2000/XP Autofill BCC (AFB — http://www.mapilab.ru/files/fill_bcc_rus.zip, shareware). С его помощью вы можете быстро создать правило для заполнения полей Кому, Копия, Ск (скрытая копия) и Тема при ответе на письмо в заданной папке. При этом для разных папок могут быть использованы различные настройки, а те поля письма, которые вы не хотите изменять, останутся нетронутыми. Autofill BCC работает как с личными, так и с общими папками.
После установки AFB запустите Outlook, зайдите в меню Сервис=>Параметры, выберите закладку Autofill BCC и произведите настройку плагина. Для этого щелкните на кнопке Добавить, определите папку, получателей и тему (рис. 26, 27).
После этого можете приступать к ответам на письма из данной папки — при открытии любого письма папки Счета и щелчке на кнопке Ответить будет формироваться ответ с уже заполненными, как на рис. 28, полями.
Автоматизация работы с рассылками
Чтобы автоматизировать работу с собственными рассылками, можно воспользоваться плагином Subscription Manager (SUM) — http://www.mapilab.ru/files/subscription_manager_rus.zip, shareware. SUM самостоятельно обработает запросы ваших подписчиков и изменит состояние подписки: выдаст список доступных рассылок, подпишет либо отпишет от рассылки, поэтому вам не придется читать и обрабатывать все эти письма вручную.
Для изменения состояния подписки или получения справки клиенту достаточно будет отправить на ваш адрес обычное почтовое сообщение с определенной командой для Subscription Manager в поле Тема. Подписка на тот или иной список рассылки может производиться как с получением подтверждения от подписчика, так и без него.
В процессе работы SUM отслеживает появление новых сообщений от подписчиков, в зависимости от настроек, просматривая либо все новые сообщения, либо новые сообщения только из конкретной папки Outlook. Обнаружив такое сообщение, SUM анализирует содержимое поля Тема сообщения на предмет наличия в нем одной из команд: subscribe; unsubscribe или help, а затем отправляет подписчику сообщение, содержащее информацию о результате выполнения его запроса.
Для настройки плагина воспользуйтесь командой Сервис=>Параметры =>Subscription Manager и определите Папку списков рассылки и Почтовую папку входящих сообщений (рис. 29).
При необходимости в этом же окне можно определить, на какие рассылки допустима подписка, а щелкнув на кнопке Дополнительно, можно указать пути к файлам шаблонов автоответов и ряд прочих дополнительных настроек.
Затем отредактируйте входящие в дистрибутив SUM готовые шаблоны автоответов, хотя можно этого и не делать, если текст шаблонов вас полностью устраивает. Для того чтобы начать редактирование того или иного шаблона, выберите его из меню Сервис=>Шаблоны автоответов Subscription Manager (рис. 30).
Редактируя шаблон, помните, что поля Кому и Копия должны оставаться незаполненными (в противном случае все сообщения автоответа будут отправляться также и по указанным в этих полях адресам). Для сохранения изменений шаблона нажмите кнопку Шаблон <название шаблона> => Сохранить и закрыть (рис. 31).
Кроме того, необходимо автоматическое перемещение корреспонденции от подписчиков из папки Входящие в указанную при настройке плагина папку. Для этого откройте мастер правил Outlook через команду Сервис=>Мастер правил, в диалоговом окне мастера правил нажмите кнопку Создать и выберите вариант Создать новое правило. В качестве условия отбора сообщений укажите Содержащие <текст> в поле «Тема». В поле описания правила щелкните на обозначении <текст> и последовательно добавьте в список поиска слова subscribe, unsubscribe и help (рис. 32). В качестве действия с отобранными сообщениями выберите вариант Переместить их в папку <имя>, указав имя папки для сообщений с запросами подписчиков (рис. 33), и нажмите кнопку Готово.
После этого все входящие сообщения будут проверяться на наличие указанных ключевых слов, затем удовлетворяющие условиям поиска сообщения будут перемещаться в папку с сообщениями подписчиков и обрабатываться в соответствии с настройками Subscription Manager.
Автоматизация подготовки персональных рассылок
Предположим, что вам необходимо отправить одинаковые сообщения нескольким людям, но так, чтобы каждое письмо было адресовано лично и информация в отдельно взятом письме относилась только к конкретному получателю. Теоретически, используя стандартные средства слияния Word и Outlook, это сделать можно, но с определенными ограничениями. Например, при рассылке документов в виде простого текста нередко срабатывает система безопасности Outlook; отсутствуют возможности отправки электронных писем в формате RTF и автоматического прикрепления файлов к отправляемым письмам; при посылке документа в формате HTML гиперссылки, содержащиеся в документе, в конечном счете не работают. А самое главное — отсутствует возможность отображать поля данных в поле Тема, то есть письма не могут содержать в теме письма, например, обращение по имени или фамилии.
Все эти проблемы окажутся разрешенными, если вместо стандартного слияния документов воспользоваться возможностями слияния с помощью плагина Mail Merge Toolkit (http://www.mapilab.ru/files/mail_merge_toolkit_rus.zip, shareware). Он не требует никаких дополнительных настроек, поэтому сразу после его установки можно приступать к работе.
Рассмотрим процесс создания электронной рассылки с использованием возможностей Mail Merge Toolkit. Откройте Word и напечатайте общий текст письма, затем выберите команду Сервис=>Письма и рассылки=>Мастер слияния. В качестве типа документа установите вариант Электронное сообщение, в качестве основы укажите Текущий документ, а выбор получателей осуществите по своему усмотрению, например выбрав соответствующую папку контактов Outlook.
В ходе следующих двух этапов в документ добавляются изменяемые поля данных. Например, вы можете легко создать строку приветствия или вставить блок адреса, поместить в документ поля источника данных, которые в процессе слияния будут автоматически подставляться для каждого получателя сообщения индивидуально. На этом же этапе несложно проконтролировать полученный результат, переключая записи получателей.
На последнем этапе вместо слияния по электронной почте выберите вариант Mail Merge Toolkit (рис. 34). Определите параметры отправки писем (рис. 35). Обратите внимание, что в поле Тема можно вставлять изменяемые поля данных. Например, поле может содержать строку вида «Уважаемый(ая) Иван!». Для определения изменяемых данных в поле Тема введите строку обращения и установите курсор в месте подстановки имени, нажмите кнопку «…» (она находится справа от строки ввода). Появится диалоговое окно, в котором нужно будет выбрать поле данных с именем.
Далее нажмите OK, и начнется процесс подготовки писем к отправке, за которым вы сможете наблюдать в окне состояния подготовки писем (рис. 36). Если в этот момент компьютер подключен к Интернету, подготовленные письма будут тут же отправлены.
