Работаем с пакетом программ Microsoft Office 2000
Добавление графического объекта
В последнее время у нас в стране резко сократилось количество научной компьютерной литературы, зато количество литературы пользовательской, напротив, возросло. При этом существенная часть ее посвящена именно продуктам Microsoft Office. Написаны как толстые пособия о пакете в целом, так и еще более фундаментальные учебники, посвященные отдельным компонентам. У читателя может возникнуть вопрос: зачем нужна еще одна серия публикаций для обучения продуктам Microsoft Office?
Для того чтобы ответить на этот вопрос, взгляните на наших пользователей. Обычно они делятся на две категории: первые любят сначала всему научиться по толстой книге без компьютера, другие считают, что если есть компьютер, то книги уже не нужны. Приверженцы первого подхода успевают изучить толстую книгу как раз к тому времени, когда программа заменяется новой версией. Вторые действуют по принципу: если с третьего раза не получилось, можно посмотреть в инструкцию. Для них книга в 500 страниц слишком велика. Причем жизненный цикл такой книги не так уж долог. Еще недавно был Office 97, а сегодня уже двухтысячный! При этом обновилось-то не более чем 30 процентов информации! Есть ли смысл покупать толстую книгу, 70 процентов информации в которой вам известно? Мы не хотим сказать, что книги не нужны. Они нужны! Просто мы уверены, что для большинства аудитории не нужно в который раз «начинать все с самого начала», и оперативное периодическое издание в целом ряде случаев позволяет своевременно донести до читателя новое, не загружая его излишними подробностями и повторениями.
Поэтому мы надеемся, что многие воспользуются нашей рубрикой. Мы предполагаем, что читатель уже имеет общие навыки работы с программой Windows, однако знакомство с более ранними версиями офиса для изучения материала не обязательно. Мы не собираемся давать систематическое описание пакета (переходя к описанию следующего компонента только по завершении предыдущего): наоборот, мы планируем показать, как пользоваться разными составляющими нового офиса в решении наиболее часто применяемых на практике задач.
Начинаем работу
Надеемся, что комплект Microsoft Office 2000 уже установлен на вашем компьютере.
Задание 1. Написать с помощью программы Word деловое письмо, содержащее таблицы Word и Excel.
Выполнив данное задание, вы должны поверить в свои силы и убедиться в том, что пользоваться программами Office 2000 совсем не сложно и даже приятно.
Начните работу, щелкнув кнопкой Пуск (рис. 1), находящейся на панели задач (в левом нижнем углу вашего экрана). В результате появится главное меню.
Как видно из рис. 1, в главном меню имеется два пункта: Открыть документ Office (2) и Cоздать документ Office (3).
Выберите пункт Cоздать документ Office (3). В результате появится окно (рис. 2), в котором имеется широкий выбор создания документов офиса: новый документ Word, новая книга Excel и т.д.
Выберите Новый документ Word, выделенный на рис. 2, в котором мы и будем создавать необходимый документ1.
Предположим, что вам необходимо создать такое письмо, как показано на рис. 3.
Проследим, как его можно получить.
Ввод текста
Введите текст письма, который содержится на рис. 3 до таблицы, не меняя размера шрифта и формата. Для перевода строки пользуйтесь клавишей Enter, а для редактирования — клавишами Delete и Backspace.
Добавление таблицы Word
Для того чтобы добавить таблицу Word, выполните команду Таблица > Добавить > Таблица, как показано на рис. 4(а); в результате появится окно задания параметров добавляемой таблицы (рис. 4(б)).
Поменяйте параметры «число столбцов» и «число строк» в окне (рис. 4(б)) на необходимые вам (4x4), и вы получите заготовку нужной вам таблицы. Добавьте текст в таблицу, и письмо (рис. 3) почти готово.
Таблица Word обладает намного меньшими возможностями, чем таблица Excel, и иногда в документе важно иметь именно последнюю. Например, если вам ежедневно необходимо обновлять данные, над ними производить вычисления и рассылать их, то таблица Excel сэкономит вам массу времени. И хотя в нашей таблице пока никаких вычислений нет, уже сейчас полезно научиться вставлять таблицу Excel в документ Word. Поэтому следующим шагом мы попробуем заменить таблицу Word таблицей Excel.
Удаляем таблицу Word
Выделите таблицу Word и выполните команду Таблица > Удалить > Таблица. Тем самым мы освободим место под таблицу Excel.
Добавляем таблицу Excel
Для того чтобы вставить таблицу Excel, щелкните мышью на кнопке Добавить таблицу Excel (она изображается пиктограммой на стандартной панели инструментов (рис. 5(а)). В результате откроется меню ячеек, которое позволяет выбирать необходимый размер вашей будущей таблицы путем перемещения мыши (размер будущей таблицы отображается синим цветом). Выбрав необходимый размер, щелкните мышью на синем поле, и таблица Excel необходимого размера появится в вашем документе.
В результате в документе Word появилась таблица Excel. Вместе с появлением таблицы Excel меню и стандартные панели Word заменяются инструментами Excel (рис. 5(б)). Это свидетельствует о том, что теперь вы можете пользоваться всеми возможностями электронных таблиц, не выходя из окна, в котором набран ваш текст. Введите значения в ячейки таблицы, как показано на рис. 3. Щелкнув мышью вне листа Excel, вы вновь возвращаетесь к документу Word, а таблица принимает внешний вид аналогичной таблицы Word. Однако это не просто таблица Word, а внедренный объект Excel, и, дважды щелкнув на нем мышью, вы вновь активизируете инструменты Excel и сможете производить все необходимые расчеты, доступные из Excel.
Документ почти готов, но, возможно, он выглядит не очень изящно: в нем не хватает форматирования текста и так называемой шапки письма.
Форматирование текста
В программе Word имеется огромное количество способов усовершенствовать текст, чтобы он лучше читался и выглядел изящнее. Рассмотрим несколько элементарных операций по форматированию текста.
Для начала поменяем шрифт в обращении.
Выделите мышью фразу «Уважаемые господа» и выполните команду Формат > Шрифт.
В результате появится меню (рис. 6), в котором вы можете поменять шрифт, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный и т.д.), размер и видоизменение шрифта (подчеркнутый с тенью и т.п).
Выбирая параметры шрифта, вы имеете возможность одновременно просматривать, как выглядит начертание выделенной вами фразы в окошке «Образец».
Подобрав наиболее приятное, на ваш взгляд, изображение, можно применить процедуру, нажав на кнопку ok.
Чтобы обращение выглядело, как на рис. 3, выберите шрифт Times New Roman, начертание — полужирный, размер 12, и установите режим подчеркивания.
Добавление графического объекта
Ваше письмо практически готово. Однако выглядит оно несолидно: нет вашего фирменного знака.
Если его художественной продуманности и дизайну вы не придаете особого значения, такой знак можно сделать средствами Word буквально за пять минут. Предположим, что речь идет о фирме под названием «Кенгуру». Если вам достаточно графически «обыграть» название вашей фирмы в значке, то это очень легко сделать с помощью процедуры WordArt, которая и была использована для создания значка на рис. 3.
Выберите команду Вставка > Рисунок > WordArt (рис. 7(а)). Данная команда откроет окно выбора стиля надписи WordArt (рис. 7(б)).
Выберите понравившийся вам стиль надписи и нажмите OK.
Введите запрашиваемый текст «Кенгуру» вместо «текст надписи» (рис. 7(в)) и после нажатия ok получите его объемное начертание, как показано на рис. 7(г).
На рис. 7(г) показаны инструменты, позволяющие варьировать форму, цвет и другие параметры вашего объекта. Так, например, можно изменить вид текста, вписав его в некий геометрический шаблон, скажем, в треугольник, как это показано на рис. 7(д).
Возможно, полученное изображение вас не удовлетворит… Например, вам покажется, что оно получилось достаточно сложным для прочтения и не годится, чтобы использовать его для фирменного знака… В этом случае можно вновь поменять стиль, не отказываясь от данного текста, а непосредственно перейдя из текущего окна к процедуре изменения стилей. Для этого нужно выбрать первую пиктограмму на панели инструментов (рис. 7(д)) (буква А на фоне таблицы), что вернет вас к таблице на рис. 7(б).
Выберите третью сверху ячейку в первом столбце. Изображение вашего текста вновь станет плоским и приобретет желтый цвет. Желтый цвет плохо читается на белом фоне. Замените цвет на черный путем выбора кнопки с пиктограммой «кисточка с краской», и у вас получится такой же графический объект, как показан на рис. 3.
Добавьте под вашим логотипом адрес организации, укажите, кому вы адресуете письмо, как показано на рис. 3, и документ готов. Осталось сохранить его на диске.
Сохранение документа
Для сохранения документа выполните команду Файл > Сохранить как, в результате появится окно (рис. 8). Ваш документ имеет временное название Doc1 и тип файла Документ Word. Документы, подобные созданному, удобно хранить в папке Мои документы — она всегда находится под рукой. Щелкните мышью по значку папки Мои документы, и при сохранении ваш документ попадет в эту папку. Вы можете поменять имя вашего файла на то, которое позволит быстрее его найти, и сохранить в формате Документ Word. Можно также поменять формат документа и сохранить его, например, как HTML-документ. Если все параметры указаны верно, нажмите кнопку Сохранить, и документ будет сохранен на диске.
Возможно, вы сохраните свой документ в какой-либо другой папке. Важно, чтобы после его сохранения вы смогли найти свой документ и открыть его вновь.
Открытие готового документа
Вернемся к рис. 1, на котором пунктом (3) обозначена процедура открытия документа Office.
Щелкнув мышью на значке Открыть документ Office, вы получите таблицу, аналогичную показанной на рис. 8, где также присутствуют папки Мои документы и Журнал. Если вы сохранили документ в какой-либо папке, отличной от Мои Документы, вам может быть весьма полезна папка Журнал2, помогающая найти документы, которые вы недавно открывали. Найдите свой документ в списке папки Журнал и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью. Теперь можно быть уверенным, что все, что было создано, никуда не пропало и действительно хранится на вашем компьютере.
КомпьютерПресс 2'2000