Редактируем и форматируем документ средствами Word 2000
Мы продолжаем цикл статей о работе с Office 2000 и в настоящей публикации рассмотрим некоторые возможности Word 2000 для редактирования и оформления текста.
Редактируем и форматируем документ средствами Word 2000
Перемещение по документу Word 2000
Выделение с помощью клавиатуры
Вставить текст из буфера в новое место
Редактирование с помощью функции Найти и заменить
Проверка грамматики и орфографии
Горизонтальная линейка Word 2000
Выравнивание текста относительно полей
Для того чтобы оперативно редактировать текст большого объема (а Word 2000 — это достаточно мощное средство, чтобы подготовить в нем текст брошюры или даже маленькой книги), необходимо уметь быстро перемещаться по документу и находить нужное для редактирования место.
 |
|
Перемещение по документу Word 2000
Перемещение по документу можно осуществлять как мышью, так и с помощью клавиатуры, причем часть функций удобнее выполнять мышью, а часть — с помощью клавиатуры.
На рис. 1 показаны основные элементы вертикальной полосы прокрутки, управляя которыми можно перемещаться по документу. По-видимому, дополнительных комментариев требует только один элемент — Выбор объекта перехода.
Щелкните мышью по кнопке Выбор объекта перехода, в результате чего на экране появится панель (рис. 2), где представлены различные объекты перехода. Например, щелкнув по кнопке Рисунок, вы переместитесь по тексту к следующему рисунку.
Щелкнув мышью по иконке Перейти (горизонтальная стрелочка), вы активизируете вкладку Перейти (рис. 3) панели Найти и заменить. Данная вкладка предлагает те же функции, только в расширенном виде, позволяя вводить количественные характеристики. Например, вы можете переместиться непосредственно на нужный вам номер рисунка или нужную страницу.
Для перемещения по документу при помощи клавиатуры, кроме стрелок курсора и клавиш PgUp и PgDn, полезно также использовать некоторые комбинации клавиш:
- Ctrl + (стрелочка вверх/вниз) — переход на абзац вверх/вниз;
- Ctrl + Home — перейти в начало документа;
- Ctrl + End — перейти в конец документа.
После того как вы научились перемещаться по тексту, можно перейти к процессу редактирования.
|
|
|
Выделение текста
Прежде чем видоизменить какую-либо часть текста, ее необходимо выделить. Выделять текст можно опять-таки как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.
|
|
|
Выделение с помощью мыши
- Нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте курсор по тексту — подсвеченный текст является выделенным. Эту процедуру можно выполнить и иначе. Перемещайте курсор в левый край экрана, пока он не примет форму стрелки, после этого нажмите левую кнопку мыши и перемещайте стрелку вертикально по тексту.
- Для того чтобы выделить отдельное слово, дважды щелкните по нему мышью — в результате будет выделено это слово и один пробел, следующий за словом.
- Чтобы выделить все предложение, нажмите Ctrl и щелкните мышью в любом месте предложения.
- Для выделения строки перемещайте курсор в левый край экрана, пока он не примет форму стрелки, после чего щелкните мышью — строка напротив стрелки окажется выделенной.
- Чтобы выделить абзац, перемещайте курсор в левый край экрана, пока он не примет форму стрелки, после этого дважды щелкните мышью. Абзац можно выделить и другим способом: трижды щелкните мышью в любом месте абзаца — он будет выделен.
Даже если вы виртуозно владеете мышью, у вас не дрожат руки и перемещение мыши приводит к перемещению курсора без досаждающих вам проскальзываний — даже в этом случае пользоваться мышью для выделения текста не всегда удобно.
Особенно неудобно пользоваться мышью при выделении блока, который больше одного экрана, — в этом случае нередко «проскакивание» далее того места, где необходимо остановить выделение блока. Или, например, неудобство возникает, когда вам нужно выделить часть слова с точностью до одной буквы, а с помощью мыши вам предлагается выделить все слово целиком. В этом случае удобнее пользоваться клавиатурой.
|
|
|
Выделение с помощью клавиатуры
Чтобы выделить часть слова с точностью до буквы, весьма удобно пользоваться сочетанием клавиш
Shift + -> и Shift <-
Выделить длинный блок и «вовремя остановиться» удобно, пользуясь следующим сочетанием клавиш: Shift + стрелочка вверх/вниз. Возможен также вариант выделения, когда вы переходите в режим выделения, нажав клавишу F8 или дважды щелкнув мышью на нижней панели в окошке ВДЛ (Выделение); после этого клавишами со стрелкой можно выделять необходимый фрагмент.
Могут быть полезны также следующие сочетания клавиш:
- Shift + Home — выделение части текущей строки слева от курсора;
- Shift + End — выделение части текущей строки справа от курсора;
- Shift + PgUp — выделение части экрана от курсора вверх;
- Shift + PgDn — выделение части экрана от курсора вниз;
- Ctrl + A — выделить все.
Существуют также и более сложные сочетания (вплоть до одновременного нажатия четырех клавиш), что, хотя и дает хорошую тренировку пальцам, является неудобным. Найти описания подобных комбинаций можно в более полных изданиях.
|
|
|
Редактирование текста
Большинство операций при редактировании приходится на манипуляции, показанные на рис. 4, а именно:
- выделенный текст можно копировать или вырезать в буфер (накапливая в буфере до 12 элементов) и затем вставить в новое место;
- можно воспользоваться функцией Перетащить и оставить, то есть перетащить мышью и оставить в новом месте;
- можно просто удалить.
|
|
|
Процедура копирования
Процедуру Копировать можно выполнить различными способами:
- выполнив команду Правка -> Копировать;
- нажав сочетание клавиш Ctrl + C;
- используя кнопку Копировать на стандартной панели инструментов;
- щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Копировать.
Поскольку процедура копирования — одна из наиболее часто встречающихся, оптимальным вариантом выделения стоит считать сочетание клавиш Ctrl + C — тем более что данное сочетание клавиш принято для обозначения процедуры копирования во многих программах, и его не вредно запомнить.
|
|
|
Процедура вырезания
Выполнить процедуру Вырезать можно также различными способами:
- выполнив команду Правка -> Вырезать;
- нажав сочетание клавиш Ctrl + X;
- использовав кнопку Вырезать на стандартной панели инструментов;
- щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Вырезать.
|
|
|
Буфер обмена
Любая из вышеперечисленных процедур копирования и вырезания приведет к добавлению вашего выделенного фрагмента в буфер обмена (рис. 5).
|
|
|
Вставить текст из буфера в новое место
Последний блок, помещенный в буфер, можно вставить в текст, нажав на кнопку Вставить, расположенную на стандартной панели инструментов. Если вы хотите сортировать набранные в буфер элементы или воспользоваться функцией Вставить все, вам необходимо вызвать на экран панель буфера обмена. Сделать это можно, выполнив команду Вид -> Панели инструментов -> Буфер обмена. Удобство нового буфера состоит еще и в том, что если у вас в тексте есть несколько длинных повторяющихся названий, то добавлять их по тексту очень удобно, заранее поместив в буфер. Одним из недостатков буфера обмена является то, что он имеет обыкновение «забиваться» и его нужно периодически чистить.
|
|
|
Перетащить и оставить
Перетащить вырезая
Если помещение элемента в буфер и вставка из буфера в текст проходят в два этапа, то функция Перетащить и оставить выполняется одномоментно. Этот метод позволяет перемещать фрагменты как в пределах одного, так и между разными документами. Выполнить эту процедуру несложно. Выделите необходимый текст с помощью одной из процедур, описанных выше, подведите курсор к выделенному тексту и (удерживая левую кнопку мыши) перетащите на новое место. В процессе выполнения этой процедуры курсор изменит вид (под стрелочкой появится прямоугольник), а в тексте возникнет вертикальная черта, которая указывает, куда попадет перемещаемый текст, в случае если вы отпустите левую кнопку мыши.
Перетащить копируя
Если вы хотите не переместить, а скопировать выделенный текст, выполните ту же процедуру, но при нажатой клавише Ctrl.
|
|
|
Удаление
Если вам просто нужно удалить текст, то нет смысла пользоваться функцией вырезания, забивая буфер, — выделите удаляемый текст и нажмите клавишу Delete.
|
|
|
Редактирование с помощью функции Найти и заменить
Достаточно часто при редактировании текста необходимо заменить одно слово (или фразу) на другое столько раз, сколько это слово встречается по тексту. Например, такая задача весьма актуальна, если вам необходимо заменить в договоре имя компании, которое изменилось или написано с ошибкой. Избежать «ручного» сканирования по тексту в подобных случаях позволяет функция Заменить.
Активизировать функцию Заменить можно, выполнив команду Правка -> Заменить или с помощью клавиатуры (Ctrl + H), в результате чего появится окно (рис. 6), в котором вам предлагается ввести искомое слово или фразу, а также вариант, на который его необходимо заменить.
В принципе, на панели Найти и заменить имеется три вкладки, собственно вкладка Заменить (см. рис. 6), Найти (рис. 7), которая позволяет просто найти необходимое слово или фразу, и вкладка Перейти, об использовании которой мы уже упоминали (см. рис. 3).
Чтобы установить дополнительные параметры, щелкните по кнопке Больше (см. рис. 6), что приведет к появлению расширенной панели (рис. 8).
На панели (см. рис. 8) можно установить дополнительные параметры поиска, что позволит ускорить процесс поиска и замены:
- Учитывать регистр (например, если вы ищете «Word», то слово
«word» предлагаться не будет);
- Только слово целиком (например, если вы ищете «рот», то слово «ротор»
предлагаться не будет);
- Подстановочные знаки (например, вы можете найти все упоминания в тексте файлов с расширением doc, используя запись *doc).
Выставив необходимые параметры, нажмите кнопку Найти далее. По мере того как машина предлагает вам очередное найденное для замены слово, у вас будет три варианта дальнейших действий:
- Найти далее (замена не происходит);
- Заменить (происходит замена данного слова);
- Заменить все (происходит замена всех слов без вашего контроля по всему документу).
Внимание! Применение процедуры Заменить все без правильно выставленных параметров поиска может привести к ошибкам.
Говоря о редактировании, необходимо напомнить, что Word 2000 предлагает весьма эффективную помощь в проверке правописания редактируемого документа.
|
|
|
Проверка грамматики и орфографии
Проверка может осуществляться как в процессе создания документа (с помощью автоматической проверки), так и после его полного создания.
Функция автоматической проверки может быть отключена в вашей программе. Чтобы использовать автоматическую проверку орфографии и грамматики, активизируйте соответствующие флажки на панели (рис. 9). Вызвать данную панель можно, выполнив команду Сервис -> Параметры -> Правописание.
После того как автоматическая проверка грамматики и орфографии установлена, Word начинает подчеркивать «подозрительные с его точки зрения» слова. Зеленая волнистая линия указывает на возможную грамматическую ошибку, а красная — на орфографическую ошибку. Если для вас не очевидно, в чем заключается ваша ошибка, подведите курсор к подчеркнутому слову и щелкните правой кнопкой мыши — это приведет к выводу подсказки (рис. 10).
В случае грамматической ошибки (рис. 10а) у вас есть возможность принять предложенное изменение, которое дается жирным шрифтом, пропустить предложение либо уточнить, в чем суть ошибки, щелкнув на кнопке Грамматика.
При орфографической ошибке программа проявляет еще большую заботу о пользователе и предлагает меню с множественным выбором (рис. 10б).
Вы можете выбрать тот вариант исправления, который вам кажется логичным:
- выбрать вариант Пропустить все — то есть сообщить программе, что впредь это слово не нужно расценивать как ошибку в оставшейся части документа;
- вариант Добавить, если слово написано правильно и его нужно добавить в словарь;
- вариант Автозамена, если вы предполагаете, что эта ошибка может у вас повториться и ее всегда нужно исправлять именно этим способом.
Функция автозамены может оказаться полезной не только при проверке правописания — ее можно использовать, чтобы всегда автоматически исправлять некоторые слова (которые вы будете писать сокращенно) на их полные аналоги. Так, например, вставив в список автозамены «правило» (исправлять всегда MS Win на Microsoft Windows), вы можете писать данное слово сокращенно, а Word будет автоматически заменять его на полное.
Чтобы вызвать меню Автозамена, выполните команду Сервис а Автозамена, что приведет к появлению панели, показанной на рис. 11.
Для проверки готового документа достаточно щелкнуть мышью по кнопочке стандартной панели Правописание (на ней изображены буквы АБВ и галочка). При проверке правописания готового документа вам предлагаются те же функции, что и при автоматической проверке. Единственная новая возможность, которая предлагается при данном виде проверки, — это Пропустить все.
При анализе орфографии, применив эту команду, вы сообщаете программе, что настоящее слово написано верно и до конца данного текста его изменять не нужно.
|
|
|
Форматирование
Если текстовые редакторы низкого уровня типа Note Pad в качестве основной структурной единицы рассматривают символ, то Word 2000 является более <интеллектуальной> системой, которая в качестве основной структурной единицы рассматривает целый абзац.
Смысл вышесказанного заключается в том, что Word берет на себя целый ряд функций, которые выполняет человек, пользуясь редактором низкого уровня, а именно:
- обеспечение определенной длины строки;
- выделение заголовков специальным шрифтом;
- добавление маркеров списков и т.д.
Всю эту работу Word может взять на себя. При этом пользователю необходимо лишь указать правила (установить параметры), в соответствии с которыми будет форматироваться документ.
При этом, естественно, Word оставляет вам также возможность и «ручного» форматирования.
|
|
|
Ручное форматирование
Выбор шрифта
Word 2000 предоставляет широкие возможности для выбора и видоизменения шрифта с учетом типа шрифта, вида его начертания, цвета и даже специальных эффектов.
Для выбора необходимого шрифта можно воспользоваться как командой Формат -> Шрифт, так и соответствующим элементом панели форматирования, где расположены в строчку клавиши Шрифт, Размер шрифта и вид начертания шрифта (жирный (Ж), курсив (К), подчеркивание (Ч)).
В Word 2000, в отличие от предыдущих версий, появилась возможность более оперативного выбора нужного шрифта, поскольку теперь шрифт появляется в виде ниспадающего меню (рис. 12), название шрифта в котором воспроизводится непосредственно этим шрифтом.
Это позволяет быстро выбрать нужный шрифт. Выбор размера шрифта не требует комментариев. Выбор начертания соответственно позволяет представить текст как полужирный, как текст, выделенный курсивом, и как подчеркнутый. Помимо клавиш на панели Форматирование можно использовать клавиатуру:
- Ctrl + B — Полужирный;
- Ctrl + I — Курсив;
- Ctrl + U — Подчеркнутый.
|
|
|
Выделение цветом
В вашем распоряжении имеется возможность изменить цвет как фона вашего текста (рис. 13а), так и непосредственно шрифта (рис. 13б).
Требования к палитре цветов текста со временем возрастают, и в связи с этим в отличие от Word 97 в новой программе Word 2000 появилась возможность отображения текста в режиме True color (рис. 14).
Дополнительные модификации текста доступны из вкладки Шрифт, получить доступ к которой можно выполнив команду Формат -> Шрифт.
Здесь вы можете представить текст в виде верхнего индекса, в виде нижнего индекса с тенью, с контуром и т.д.
На этом возможности разнообразить ваш текст не заканчиваются. Например, вы можете менять межбуквенный интервал, задавая разреженный или уплотненный вид словам при написании текста. Эта функция доступна из следующей вкладки панели Шрифт — вкладки Интервал.
Третья вкладка — Анимация позволит сделать ваш текст вообще неузнаваемым, применив к нему процедуру под названием «красные муравьи», или «мерцание».
Для дальнейшего рассмотрения процедуры форматирования и настройки отступов и выступов при оформлении текста следует напомнить читателям о настройке параметров горизонтальной линейки Word 2000.
|
|
|
Горизонтальная линейка Word 2000
Для того чтобы активизировать линейку на экране (или, наоборот, скрыть ее), выполните команду Вид -> Линейка.
|
|
|
Маркеры табуляции
На линейке Word можно установить пять типов маркеров табуляции (рис. 15), которые позволяют создавать табулированный текст:
- По левому краю — левый край текста выравнивается по табуляции (текст размещается справа от позиции табуляции);
- По правому краю — текст размещается слева от позиции табуляции. Если свободного места недостаточно, текст смещается вправо;
- По центру — текст выравнивается по центру;
- По разделителю — целая часть числа размещается слева от позиции табуляции, а дробная — справа;
- С чертой — рисует в документе вертикальную линию.
|
|
|
Установка маркера табуляции
Поместите курсор в любом месте абзаца, который будет табулироваться. Щелкните на кнопке режима табуляции (рис. 15) столько раз, сколько понадобится для того, чтобы появился нужный символ табуляции. Щелкните мышью на линейке в том месте, где вам необходимо установить маркер (чтобы удалить маркер табуляции, перетащите значок на поле режима табуляции).
Расставив маркеры табуляции и пользуясь клавишей Tab, вы, например, можете вводить числа в виде таблицы.
|
|
|
Маркеры отступов
Отступ первой строки (см. рис. 15) определяет левое поле первой строки абзаца.
- Выступ — определяет левое поле строк абзаца (кроме первой строки);
- Отступ слева — определяет левое поле строк абзаца;
- Отступ справа — определяет правое поле строк абзаца.
Для установки вышеописанных маркеров выделите абзац, к которому следует добавить отступ, и перетащите (удерживая левую кнопку мыши) необходимый маркер в требуемое положение.
Для задания отступа с большей точностью можно установить параметры на вкладке Отступы и интервалы. Для этого необходимо выполнить команду Формат -> Абзац, что приведет к появлению панели (рис. 16).
|
|
|
Выравнивание текста относительно полей
В панели инструментов Форматирование есть удобное средство выравнивания текста относительно полей (рис. 17).
Для выполнения процедуры выделите необходимый для выравнивания участок текста и щелкните на одной из кнопок в зависимости от того, как должен быть выровнен текст.
О том, как можно автоматически форматировать текст, применяя стили, темы и шаблоны, мы расскажем в следующей статье этого цикла.
КомпьютерПресс 4'2000
